У довіреності зазначене одне найменування ТМЦ, а в накладній під цю довіреність — інше (синонім слова). Наскільки це проблематично? Чи мали ми право відпускати товар за такою довіреністю? Чим нам це загрожує?
Відповідно до п. 6 Iнструкцій №991, під час виписування довіреності перелік цінностей, що отримуються за нею (графа у бланку «Найменування цінностей») повинен обов'язково наводитися із зазначенням найменування та кількості таких цінностей, незалежно навіть від того, чи містяться такі відомості у документах на відпуск (у наряді, рахунку, договорі, замовленні, накладній тощо). Отже, у довіреності має бути зазначене точне найменування отриманого товару — те, під яким він значиться у продавця на складі. Синонім такої назви у довіреності використовуватися не може: інакше або вона, або документ на відпуск товару, до якого її заповнюють, складені неправильно.
1 Iнструкція про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на отримання цінностей, затверджена наказом Мінфіну України від 16.05.96 р. №99.
Відпускати товар за неправильно заповненою довіреністю підприємство не має права. Це прямо встановлено пп. «а» п. 12 Iнструкції №99. Які наслідки це може спричинити?
По-перше, посадовим особам підприємства-постачальника загрожує адмінштраф за незабезпечення належного стану первинного обліку (ч. 1 ст. 186-3 КоАП): у розмірі від 3 до 5 н. м. д. г. (51 — 85 грн); а якщо порушення припуститься підприємець, то йому загрожуватиме адмінштраф у розмірі від 10 до 15 н. м. д. г. (170 — 255 грн). Адже довіреність є первинним документом, і її було оформлено неправильно, а відпуск товарів за нею було проведено. Щоправда, накладати адмінштраф за цією статтею можуть тільки працівники органів статистики. А оскільки стан первинного обліку у підприємств вони перевіряють украй рідко (хоча і мають на це право відповідно до ст. 13 Закону від 17.09.92 р. №2614-ХII «Про державну статистику»), то загроза такого штрафу є радше теоретичною.
По-друге, довіреність є документом, що підтверджує відпуск товару саме покупцеві, скоріше, його довіреній особі. Довіреність оформляється, як ми вже зазначали, обов'язково (виняток — за централізовано-кільцевими постачаннями (встановлено п. 13 Iнструкції №99). Відсутність правильно оформленої довіреності ставить під сумнів відпуск товару покупцеві. А недобросовісний покупець може і скористатися цим, відмовившись оплачувати такий товар. У кращому випадку факт відвантаження буде доведено у суді й оплата надійде із запізненням. У гіршому — факт відвантаження довести не вдасться і вартість товару доведеться списати за рахунок власного прибутку.
Відповідальність за такий неправомірний відпуск лягає на посадових осіб постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск товару (п. 15 Iнструкції №99). Це можуть бути завскладом, керівник підприємства тощо відповідно до посадових інструкцій і наказів по підприємству. Що передбачає така відповідальність? Те, що матеріальний збиток, понесений підприємством внаслідок такого порушення, такі посадові особи будуть зобов'язані відшкодувати. I оскільки, відповідно до ст. 135-1 КЗпП, працівники, які відпускають товари, укладають письмовий договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до ст. 134 КЗпП вони повинні будуть відшкодувати заподіяний їхніми діями збиток працедавцеві у повному обсязі у порядку, встановленому законодавством.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»