Відповідно до статті 2 Закону України «Про захист персональних даних» відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована, є персональними даними. Первинними джерелами відомостей про фізичну особу є: видані на її ім'я документи; підписані нею документи; відомості, які особа надає про себе.
Таким чином, відомості про працівників, відображені в кадрових документах (картки Т-2, особові справи, трудові книжки тощо), зокрема про вік, дату і місце народження, місце проживання, ідентифікаційний номер, соціальний статус, пільги відповідно до закону (одинокі матері, жінки з дітьми віком до трьох років, «чорнобильці», неповнолітні, пенсіонери та ін.), з точки зору Закону вважаються персональними даними, які у своїй сукупності складають базу персональних даних або її частину.
Крім того, документація підприємств, установ та організацій в електронній формі та/або у формі картотек, що містить певним чином структуровані персональні дані найманих працівників, також вважається базою персональних даних або її частиною.