Мінфін продовжує затверджувати свої підзаконні акти на виконання норм ПКУ відповідно до Указу Президента від 08.04.2011 р. №446/2011. Так, Мінфін наказом від 07.11.2011 р. №1393 затвердив Порядок надання документів великого платника податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки (далі — Порядок №1393, див. у «ДК» №07/2012)1.
Проаналізуємо ті загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання великими платниками податків податкової інформації в електронній формі до органів ДПС при проведенні документальної перевірки, які і визначає Порядок №1393.
Загальне
Спочатку трохи історії. Ще в середині 2010 року до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88, було внесено зміни2, які можна охарактеризувати як «у ногу з прогресом», а саме: до первинних документів відносилися і документи, створені в електронній формі.
Причому, щоб такі документи мали вагу, вони повинні створюватися з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг і обов'язково містити електронний підпис, який також накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документо-обіг. Таким законодавством є Закон №8513 та Закон №8524.
Підпунктом 26 розділу I Закону №36095 норми п. 85.2 ПКУ були викладені у новій редакції.
1 Опублікований 03.02.2012 р. в «Офіційному віснику України» №7/2012. Чинний з дня офіційного опублікування.
2 Зміни внесені Наказом Мінфіну від 07.06.2010 р. №372.
3 Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
4 Закон України від 22.05.2003 р. №852-IV «Про електронний цифровий підпис».
5 Закон України від 07.07.2011 р. №3609-VI.
Зміни у частині порядку надання інформації в електронній формі набрали чинності з 01.01.2012 р. Для початку нагадаємо, який платник у розумінні ПКУ вважається великим платником податків (далі — ВПП). Саме такі платники відповідно до абзацу другого п. 85.2 ПКУ зобов'язані надати в електронній формі «...з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються ним в електронній формі)...». Такі документи мають надаватися не пізніше робочого дня, наступного за днем початку документальної перевірки. Пам'ятаємо, що згідно з п. 75.1 ПКУ документальні перевірки можуть бути планові або позапланові; виїзні або невиїзні.
Визначення великого платника податків (ВПП)
Великий платник податків — юридична особа, у якої обсяг доходу від усіх видів діяльності за останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали перевищує п'ятсот мільйонів гривень або загальна сума сплачених до Державного бюджету України податків за платежами, що контролюються органами державної податкової служби, за такий самий період перевищує дванадцять мільйонів гривень.
Підпункт 14.1.24 ПКУ
На виконання саме норми цього пункту ПКУ Мінфін розробив коментований Порядок №1393. Але ще раніше органи ДПСУ в листі від 26.12.2011 р. №10406/7/18-4017 (див. «ДК» №5/2012) надіслали підпорядкованим органам ДПС і платникам податків так звану Пам'ятку платника податків про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів ДПС. Зі згаданої пам'ятки можна зробити висновок: документи в електронному вигляді існують, але вони мають обов'язково відповідати вимогам, висунутим до первинних документів, створених в електронному вигляді. Iнакше (тобто у разі невідповідності вимогам) вони не визнаватимуться підтвердними документами для визнання доходів/витрат тощо під час перевірки правильності визначення об'єкта оподаткування.
Що потрібно ВПП для подання електронних документів
Для початку такий ВПП повинен мати створені документи в електронному вигляді. Нема створеного документа — нема обов'язку щодо його подання. Підтвердження цього знаходимо і в п. 3.2 Порядку №1393, де зазначається, що електронні документи ВПП подає у разі їх наявності. Але це, зрозуміло, не звільняє його від звичайного надання у повному обсязі всіх документів (паперових), що належать або пов'язані з предметом перевірки відповідно до абзацу першого п. 85.2 ПКУ та п. 3.1 Порядку №1393. А для подання в електронному вигляді, як зазначено у коментованому порядку, великий платник повинен мати «...програмне забезпечення з ведення бухгалтерського обліку для формування електронних документів ВПП у затвердженому форматі». Про формат подання документів спеціалісти податкових органів повідомлятимуть згідно з абзацом третім п. 85.2 ПКУ у листі довільної форми одночасно з повідомленням про проведення перевірки (див. п. 2.4 Порядку №1393).
Платник податків повинен мати ПЗ, а якщо він його не має, то і питання щодо подання електронних документів є вичерпаним. Ще ВПП повинен мати доступ до мережі Iнтернет та можливість надсилання/приймання електронних повідомлень електронною поштою. Такою вимогою сьогодні вже нікого не здивуєш. Ну і, звичайно, без чинних на час перевірки посилених сертифікатів відкритих ключів посадових осіб юрособи, що мають право підпису (керівника, бухгалтера), та печатки юрособи не обійтися.
Але тут напрошується запитання: не всі первинні документи підписуються виключно посадовими особами юрособи, зазвичай підписи ставлять виконавці господарської операції або відповідальні за здійснення такої операції, то чи це означає, що на кожного менеджера треба зробити (отримати) також сертифікат ключа підпису? Чи навпаки — всі первинні документи повинні підписуватися тільки посадовими особами платника?
Але навіть якщо електронний документ підписано не посадовою особою, то все одно перед надсиланням його до органів ДПС на такий документ мають накласти ЕЦП посадових осіб ВПП у такому порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера) або ЕЦП керівника; другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки ВПП. Після цього ще треба зашифрувати електронні документи ВПП. Такі маніпуляції слід здійснити зі всіма документами, які ВПП планує передати до органів ДПС в електронній формі. Підготовлені документи подаються до податкових органів «...особисто відповідальною особою ВПП на електронних носіях або засобами телекомунікаційного зв'язку (у разі наявності технічної можливості) з описом вкладених документів». Вимоги щодо підписування кожного документа виглядають досить дивними з огляду на велику кількість документів, що їх зазвичай мають великі платники податків.
Підтвердженням отримання органом ДПС електронних документів ВПП є повідомлення, яке надається відповідальній особі платника податків або надсилається платникові податків у вигляді електронного документа засобами телекомунікаційного зв'язку. Чекати на повідомлення від податкової потрібно тільки 2 робочі дні. Якщо ж від ДПС нічого на підтвердження про отримання документів чи відхилення електронного документа ВПП від встановленого формату не надходить, то такий платник-відправник повинен вжити додаткових заходів з використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення. Певно, ВПП повинен сісти на телефон і телефонувати. Звідси робиться висновок, що надійніше занести документи особисто на електронному носії.
Дії органів ДПС щодо отримання електронних документів ВПП
Орган державної податкової служби з поданими ВПП в електронному вигляді документами також повинен провести певні дії, а саме перевірити:
— відповідність затвердженому формату;
— ЕЦП платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов'язковими для документів у паперовій формі за умов, установлених ст. 3 Закону №852, та чинність таких ЕЦП на час перевірки.
Також податківці повинні забезпечити зберігання отриманих електронних документів ВПП, надати відомості про формат електронних документів ВПП, електронну адресу та контактні телефони відповідальних осіб у листі довільної форми одночасно з повідомленням про проведення перевірки.
Якщо ж під час перевірки виникла потреба у розгляді та дослідженні документів ВПП, які ним не надавалися, то такий ВПП зобов'язаний або забезпечити доступ перевіряльників до документів за своїм місцезнаходженням, або додатково надати документи на вимогу органу ДПС в електронному вигляді.
Хочеться звернути увагу читачів ще ось на що. Дивно виглядає вимога з боку органів ДПС до ВПП мати програмне забезпечення з бухгалтерського обліку для формування електронних документів у затвердженому форматі, адже про такий формат платник дізнається щойно під час повідомлення про перевірку. Тим паче не відомо, чи ВПП використовують у внутрішньому обліку такі електронні документи у розумінні Наказу №88 та коментованого Порядку. Також жоден нормативний акт не встановлює обов'язку вести облік саме у визначеній певним державним органом бухгалтерській програмі (хоча, можливо, розробникам бухгалтерських програм цього б і хотілося). Тож більшості ВПП, очевидно, у найближчому майбутньому нічого буде надати податковому органу в електронному вигляді під час перевірки. А якщо щось у них і ведеться або вестиметься із застосуванням ЕЦП, то найближчими роками таких документів, вочевидь, буде замало для проведення документальної перевірки лише на їх підставі.
Наостанку зазначимо, що на сайті Держкомпідприємництва днями з'явилося повідомлення: податкова готує нововведення, відповідно до якого з цього літа електронні ключі надаватимуться безкоштовно — не треба буде сплачувати гроші та переоформляти їх щороку1.
Тож, очевидно, сферу електронного бухгалтерського документообігу очікує ще чимало кардинальних змін.
1 http://dkrp.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=278012&cat_id=37571.
Галина БЕДНАРЧУК, «Дебет-Кредит»