У модулі «Первинні документи» системи «M.E.Doc»
Нововведення, про яке ми хочемо розповісти, змінить ваше уявлення про документообіг раз і назавжди. Це те, про що бухгалтери довгі роки могли тільки мріяти. Представники старшого покоління бухгалтерів охоче розкажуть вам про метрові «простирадла» річних балансів, про центнери паперових документів та «приємні» візити до контролюючих органів. А архіви з бухгалтерськими документами! Для того щоб за потреби знайти якийсь документ, бухгалтер був змушений ставати архіваріусом.
На сьогодні такі поняття, як:
- подання звітності в електронному вигляді;
- електронний цифровий підпис;
- електронний документообіг —
стають дедалі поширенішими. Тож сучасне робоче місце бухгалтера цілком може бути обладнане тільки персональним комп'ютером. Звичайно ж, сам собою комп'ютер — це лише інструмент, який без відповідного програмного забезпечення не більш функціональний, ніж молоток.
Саме для того, щоб зробити комп'ютер незамінним помічником бухгалтера, були розроблені спеціальні програмні комплекси. Донедавна одним із найвідоміших та найпоширеніших програмних забезпечень для ведення бухгалтерської документації був ПК «БЕСТ ЗВIТ ПЛЮС», розроблений компанією «БЕСТ».
Новий продукт компанії «БЕСТ» — справді революційна система електронного документообігу «M.E.Doc», яка прийшла на зміну «БЕСТ ЗВIТ ПЛЮС». У системі «M.E.Doc» не лише збережено всі переваги програми-попередниці, а й додано нові можливості, які виводять цю систему на вищий рівень якості продуктів програмного забезпечення. Відповідність усім актуальним вимогам українського законодавства та побажанням клієнтів-користувачів, простота і зручність використання — ось те, що вигідно відрізняє «M.E.Doc» від інших подібних комплексів для роботи бухгалтерів.
За допомогою «M.E.Doc» сучасний бухгалтер без проблем та за короткий проміжок часу зможе створити, перевірити, підписати електронним цифровим підписом та надіслати звіти будь-якої складності до контролюючих органів: податкової інспекції, Пенсійного фонду та статистики. Крім цього, можливості системи дозволяють одержати квитанції про отримання звітів контролюючими органами. Бухгалтерам, яким уже пощастило стати користувачами «M.E.Doc», усі ці можливості добре відомі, активно використовуються ними в роботі.
Проте будь-якому програмному комплексу потрібні постійний розвиток та вдосконалення. Саме тому в новій системі також відбуваються постійні зміни та доопрацювання, розширення її функціональних можливостей.
Однією з таких життєво необхідних для роботи бухгалтера можливостей є обмін первинними документами з контрагентами, а саме: рахунками, податковими накладними, актами виконаних робіт. Важко переоцінити важливість такої функції, реалізованої розробниками у модулі обміну первинними бухгалтерськими документами системи «M.E.Doc».
Чого бракує електронному документу
Створення модуля «Первинні документи» було зумовлене прагненням надати користувачеві зручніший функціонал ведення реєстру первинної документації, починаючи від створення документа (у т. ч. за власним шаблоном) до затвердження його контрагентом, використовуючи для обміну електронні канали зв'язку.
Раніше первинні документи створювалися у загальному «Реєстрі звітів» з розділу комплектності бланків «Первинні документи». У цьому розділі було надано жорсткий набір бланків, який не завжди задовольняв потреби користувачів. Якщо потрібного бланка акта або рахунка не було, користувач змушений був створювати його поза програмним комплексом.
Не було можливості обміну первинною документацією з контрагентами в електронному вигляді. Користувач міг надіслати документ контрагентові за допомогою електронної пошти для ознайомлення. Надіслані документи блокувалися від редагування, тож у разі потреби доопрацювання потрібно було створювати новий документ. При цьому для затвердження все одно треба було обмінятися паперовою копією документа «мокрою» печаткою. Отже, працювати з первинною документацією у програмному комплексі було вкрай незручно.
Враховуючи, що чинним законодавством України дозволено зберігати документи в електронному вигляді та не дублювати їх на папері, легко уявити, які гори тек назавжди покинуть ваш офіс.
Універсальний творець
Модуль «Первинні документи» призначений для створення, редагування первинних документів, як зовнішніх (з метою обміну ними з контрагентами), так і внутрішніх, — для власних потреб підприємства.
Модуль «Первинні документи» призначений для комплексного забезпечення процесу електронного обміну первинною документацією з контрагентами. Система дозволяє автоматизувати повний цикл роботи з «первинкою»:
- створення первинного документа на підставі шаблону;
- підписання документа ЕЦП;
- надсилання документа електронною поштою контрагенту;
- затвердження, відхилення або доопрацювання документа контрагентом.
При цьому затверджений електронний документ буде підписаний з двох сторін ЕЦП, а отже, матиме юридичну силу. Робота з модулем «Первинні документи» дозволяє повністю відмовитися від використання паперових копій первинних документів.
Раніше первинні документи в електронному вигляді зберігалися у модулі «Реєстр звітів» разом із рештою документів та звітів. Тепер для «первинки» виділено окремий модуль. Мало того, користувач сам може створити шаблон потрібного йому документа. А можливість коригування документів та двостороннього накладення цифрового підпису на документ робить цей сервіс унікальним.
Усі створені (вихідні) та отримані електронними засобами (вхідні) первинні документи утворюють реєстр первинних документів. Реєстр модуля успадкував властиві програмному комплексу функції, а також фільтри за станом і типом документів, покликані полегшувати користувачеві процес пошуку потрібного документа.
Модуль є невід'ємною частиною програми. Його реєстр перебрав на себе основні функції комплексу, такі як: відображення реєстру у формі таблиці, відображення записів реєстру в межах зазначеного періоду, фільтрація записів реєстру за станом документа, за типом документа, відображення службової інформації за кожним документом на панелі закладок документа. Переваги такого «спадку» полягають у тому, що вищеперелічені функції дозволяють швидко та легко знайти документ у реєстрі.
Редактор шаблонів
За умовчанням модуль містить стандартний набір шаблонів популярних документів. У реєстрі бланків спеціально є розділ «Первинні документи», на підставі цих бланків можна створювати документи. Але реєстр бланків не можна доповнювати новими шаблонами, а самі бланки не можна редагувати. У модулі «Первинні документи» реалізовано можливість самостійно створювати необхідні шаблони документів і використовувати їх надалі, а також редагувати шаблони у разі якихось змін.
На їх підставі користувач легко може не лише створювати документи, а й редагувати ці самі шаблони «під себе» (мал. 1).
У разі якщо серед набору стандартних документів немає потрібних форм, користувач може самостійно створити шаблон. Для цього модуль забезпечено зручними засобами створення документів. Редактор шаблонів був спеціально створений для модуля «Первинні документи». Усі створені «користувацькі» документи зберігаються у системі і їх можна використовувати й надалі (мал. 2).
Головною метою при створенні цього модуля була реалізація обміну первинними документами з контрагентами електронними каналами зв'язку з використанням ЕЦП.
До створення модуля була можливість обмінюватися лише податковими накладними з контрагентами. Але отриману накладну можна було тільки відхилити або затвердити. Адресат отримував повідомлення про прийняття або про відмову із зазначенням причини відмови.
У модулі «Первинні документи», крім затвердження та відхилення, реалізовано можливість доопрацювання документів. Уся історія змін документа фіксується системою.
Документ без адреси знаходить адресата
Унікальною функцією, яка реалізована у модулі, є можливість надсилати документ контрагенту, не знаючи його електронної адреси. Для цього досить зазначити у відповідному полі документа код ЄДРПОУ контрагента — і система через сервер документообігу (СДО) відправить йому документ, використовуючи так зване пряме з'єднання.
В основу документообігу було покладено схему, показану на малюнку 3. Пояснимо схему обміну первинними документами на прикладі Контрагента 1 і Контрагента 2.
Головна умова — обидва контрагенти є користувачами ПК «M.E.Doc». Ця вимога зумовлена самою можливістю здійснення документообігу.
Документи надсилаються у форматі XML з накладення цифрового підпису, тож прийняти і прочитати їх можна будь-яким програмним комплексом, який підтримує криптобібліотеки (можливість розшифрування даних). Але тільки у системі «M.E.Doc» є функціонал затвердження/відхилення/редагування документів, а також надсилання/отримання звітів про доставку, що і є обміном документами.
1 крок. Контрагент 1 створює первинний документ в однойменному модулі. Після перевірки та збереження документ підписується комплектом ЕЦП. Такий документ надсилається на електронну адресу Контрагента 2.
2 крок. Під час приймання документа Контрагентом 2 автоматично створюється та надсилається адресатові звіт про доставку документа.
3 крок. Отримавши електронний документ, Контрагент 2 може:
- затвердити документ, тобто отриманий документ не містить помилок і повністю влаштовує Контрагента 2. При цьому відправникові документа (Контрагенту 1) буде автоматично надіслано повідомлення про узгодження документа;
- відхилити документ за наявності у ньому помилок і/або небажання співпрацювати. У цьому разі слід зазначити причину відхилення документа. Контрагенту 1 буде автоматично надіслано повідомлення про відхилення документа із зазначенням причини відмови;
- відредагувати, внести свої корективи до документа, якщо документ містить помилки або неточності, і Контрагент 2 має намір виправити їх. Користувач вносить до документа необхідні зміни, підписує його комплектом ЕЦП та надсилає Контрагенту 1 для доопрацювання.
При обміні первинними документами використовується аналог шифрування документів, як і при надсиланні звітності до контролюючих органів. Завдяки надійним криптографічним алгоритмам забезпечується повна конфіденційність інформації, а використання ЕЦП є гарантією автентичності змін, що вносяться, та цілісності документа.
У момент приймання документа Контрагентом 1 автоматично створюється і надсилається адресатові звіт про доставку документа. Своєю чергою, Контрагент 1 також має змогу затвердити, відхилити або відредагувати отриманий документ.
Документ може редагуватися нескінченну кількість разів, поки остаточний варіант не влаштує обидві сторони угоди. Вся історія змін у документі фіксується у системі та може бути переглянута у будь-який момент.
Можливість багатократного редагування документа дозволяє виправляти помилки, внесені до документів, адже від людського чинника ніхто не убезпечений. Але не тільки в цьому полягає практична важливість цієї функції. Функція виручає, коли контрагенти налаштовані на співпрацю один з одним, але їх не цілком влаштовують зазначені у документах умови. Наприклад, при укладенні договору безпосередньо до документа можна вносити зміни та погоджувати їх, пересилаючи один одному документ, до ухвалення остаточного рішення.
А тепер пригадайте: скільки разів ви повертали документи з помилками неуважним чи недбайливим контрагентам, користуючись при цьому послугами пошти або служб кур'єрської доставки? Витрачали на це гроші і сили. З використанням системи «M.E.Doc» зовсім не важко буде виправити свої та чужі помилки. Та головне — економиться безцінний час бухгалтера.