Звіт, що включає все

Модуль консолідації у системі управління «Парус-Підприємство»

Комплексна система автоматизації консолідованого обліку спеціально розроблена для підприємств та установ, що мають розгалужену структуру підзвітних підрозділів, які періодично звітують перед головною організацією. Створена функціонально гнучка система дозволяє зводити й аналізувати інформацію різних аспектів, наприклад зводити бухгалтерську звітність, збирати й аналізувати статистичну інформацію щодо різних напрямів діяльності підприємства або опрацьовувати дані за підзвітними підрозділами.

Система «Парус-Консолідація» дозволяє автоматизувати всі основні етапи роботи зі звітами:

• заповнення, перевірка та друкування первинних звітів;
• отримання та контроль зведеної звітності;
• аналіз інформації, що міститься у звітах, та її подання у вигляді аналітичних звітів, графіків і діаграм;
• зберігання первинних та зведених звітів у базі даних, використання цієї інформації при заповненні й аналізі звітів;
• обмін інформацією між підзвітними структурами та центром, де проводяться зведення й аналіз інформації;
• експорт/імпорт звітів до MS Excel;
• синхронізація з іншими програмними продуктами «Парус».

Однією з основних переваг системи є її гнучкість. Тільки при використанні інструментальних засобів системи користувач має змогу налаштувати систему на роботу практично з будь-яким видом звітів, будь-яких форм.

«Парус-Консолдація» легка у використанні та призначена для фахівців з бухгалтерського, планово-економічного відділів та відділу ліквідності. Система дозволяє формувати і консолідувати різні види звітів: первинні, бухгалтерські, фінансові, аналітичні, зведені, а також довільних форм та спрямувань.

Будь-який звіт у будь-якій формі

Система дозволяє формувати консолідовані звіти у складно структурованих організаціях. У такій організації періодично (раз на рік, квартал, місяць) станом на певну дату спочатку формуються первинні звіти підрозділами. Їх підготовка є автоматизованою та проходить декілька етапів.

На першому етапі відбувається реєстрація звіту з вибором необхідної форми та мнемокоду абонента, від імені якого він буде поданий, графічного образу бланка. Первинні звіти можуть складатися з кількох підзвітів, які заповнюються на однакових бланках.

На другому етапі підзвіти, що входять до звіту, реєструються. Система дозволяє під час роботи додавати пропущені підзвіти.

На третьому етапі заповнюються зареєстровані підзвіти. Ця процедура здійснюється автоматично, але можливим є і ручне введення інформації. Це може знадобитися при створенні звіту внаслідок обробки даних з інших джерел. При автоматичному заповненні звітів використовуються формули, що містяться у словнику «Форми звітів».

На четвертому етапі система автоматично перераховує всі введені до звіту дані. Зведений звіт складається з підзвітів, заповнених на однакових бланках, причому дані з однакових підзвітів будуть зведені в один підзвіт. Як і первинні звіти, зведені звіти перевіряються на узгодженість наведених у них показників. Формули, що обчислюються при такому перерахунку, розробляються при створенні форми звіту та реєструються у словнику «Форми звітів».

На п'ятому етапі здійснюється контроль узгодженості показників звіту. Після того як звіт зведено, занесено всі необхідні додаткові дані, система дає можливість перевірити звіт. Перевірка звіту здійснюється на підставі формул та правил, зареєстрованих у словнику «Переліки перевірок». Формули та правила для перевірки звітності налаштовуються користувачами системи згідно з вимогами та специфікою організації.

Помилки, виявлені системою, автоматично реєструються, виправляються як у зведеному звіті, так і в початковому, якщо саме він став джерелом виникнення помилки. Відтак дається команда на перерахунок звіту і його повторну перевірку. Ця процедура триває доти, доки звіт не перестане містити помилки. Після перевірки зведеного звіту система дозволяє підготувати (роздрукувати, експортувати і відправити з використанням мережі Iнтернет) його до здачі відповідним органам виконавчої влади, фіскальним органам, радам директорів та керуючим компаній тощо.

На завершальному етапі здійснюється експорт звіту. За допомогою експорту первинні звіти вивантажуються зі системи в MS Excel та надсилаються електронною поштою, за допомогою Iнтернету або носіїв до «Філій» (організацій, яким були підзвітні організації, що формують первинний звіт). «Філії» імпортують дані до системи, перевіряють усі отримані звіти і консолідують їх в один. Передача звітів «Філій» до «Головної організації» відбувається таким самим методом, унаслідок чого «Головний офіс» має змогу перевірити отримані звіти філій та консолідувати їх в один.

Важливою функцією системи є можливість аналізувати показники звітів, що дозволяє узагальнити і проаналізувати накопичену під час роботи інформацію. Система має засоби для підготовки аналітичних звітів.

Аналітичний звіт містить показники, отримані шляхом вибірки певних значень з інших звітів та подальшого опрацювання цих значень (обчислення необхідних сумових та статистичних показників) і подає результати обробки у потрібному розрізі (за певною формою). Система дозволяє проводити аналітику за всіма критеріями у звіті, адже параметри аналітичних звітів користувач задає самостійно в однойменній таблиці.

Що дає «Парус-Консолідація»

Таким чином, «Парус-Консолідація» виконує тривалу монотонну роботу замість кількох працівників відділу, що формує звітність, за мінімальний час, з високою точністю, з перевіркою на відсутність помилок. Система накопичує та зберігає всі створені та консолідовані звіти у хронологічному порядку. Така функція дозволяє мати доступ до будь-якого сформованого звіту в реальному часі. За накопиченою інформацією за звітні періоди виникає можливість створювати аналітичні звіти. Система легко синхронізується зі всіма модулями «Парус-Бюджету» та «Парус-Підприємства», дозволяючи експортувати дані, зокрема з модуля «Бухгалтерія».