Затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. №1246
Чинний з 01.01.2011 р.
Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних
Суттєво. Визначено механізм внесення відомостей, що містяться у ПН та/або розрахунку коригування, до Єдиного реєстру ПН платників ПДВ.
! Платникам ПДВ
1. Цей Порядок визначає механізм внесення відомостей, що містяться у податковій накладній та/або розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до неї (далі — податкова накладна та/або розрахунок коригування), до Єдиного реєстру податкових накладних (далі — Реєстр) платників податку на додану вартість — продавців товарів (послуг), звіряння даних, що містяться у виданих платникам такого податку — покупцям товарів (послуг) податковій накладній та розрахунку коригування, з відомостями, які містяться у Реєстрі.
Подання податкової накладної та/або розрахунку коригування Державній податковій службі в електронній формі здійснюється відповідно до Порядку підготовки і подання податкових документів в електронній формі засобами телекомунікаційного зв'язку, затвердженого Державною податковою службою.
2. Внесення відомостей, що містяться у податковій накладній та/або розрахунку коригування, до Реєстру (далі — реєстрація), здійснюється шляхом подання протягом операційного дня зазначених документів в електронній формі Державній податковій службі з використанням електронного цифрового підпису та внесення відповідних відомостей до Реєстру.
Операційний день триває з 0 до 23-ї години.
3. Якщо продавець складає розрахунок коригування до податкової накладної, що підлягає реєстрації, до Реєстру в обов'язковому порядку вносяться також відомості, що містяться у такому розрахунку.
У разі коли продавець складає розрахунок коригування до податкової накладної, що не підлягає реєстрації, у зв'язку з чим загальна сума податку за операцією з постачання товарів (послуг) досягає обсягу, визначеного пунктом 11 підрозділу 2 розділу XX Податкового кодексу України, до Реєстру в обов'язковому порядку вносяться відомості, що містяться у такому розрахунку.
Розрахунок коригування податкової накладної, відомості якої не внесено до Реєстру, реєструється після реєстрації такої накладної незалежно від дати її складення.
4. Не підлягають реєстрації податкові накладні, які не видаються покупцеві та залишаються у продавця в порядку, встановленому Державною податковою службою.
5. Продавець складає податкову накладну та/або розрахунок коригування у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому Державною податковою службою, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення.
Після складення податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається електронний цифровий підпис посадових осіб платника податку у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
За відсутності у продавця посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Продавець, що є фізичною особою — підприємцем, накладає електронний цифровий підпис у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис фізичної особи — підприємця; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі продавець отримує засоби електронного цифрового підпису в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає податковому органу за місцем реєстрації посилені сертифікати електронного цифрового підпису зазначеної особи. У такому разі електронні цифрові підписи посадових осіб продавця накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
6. Після накладення електронного цифрового підпису продавець здійснює шифрування податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі та надсилає їх Державній податковій службі засобами телекомунікаційного зв'язку з урахуванням вимог законів України «Про електронний цифровий підпис» та «Про електронні документи та електронний документообіг». Примірник податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі зберігається у продавця.
7. Після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі до Державної податкової служби здійснюється їх розшифрування, перевіряється електронний цифровий підпис, визначається відповідність електронного документа формату (стандарту), затвердженому Державною податковою службою, та проводиться їх реєстрація.
8. Для підтвердження прийняття податкової накладної та/або розрахунку коригування до реєстрації продавцю видається квитанція в електронній формі у текстовому форматі, у якій зазначаються реквізити зазначених документів, відповідність електронного документа формату (стандарту), затвердженому Державною податковою службою, результати перевірки електронного цифрового підпису, інформація про продавця, дата та час прийняття, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова накладна та/або розрахунок коригування. Квитанція, на яку накладається електронний цифровий підпис Державної податкової служби, підлягає шифруванню та надсилається продавцеві засобами телекомунікаційного зв'язку. Примірник квитанції в електронній формі зберігається в Державній податковій службі.
9. Причиною відмови у прийнятті податкової накладної та/або розрахунку коригування до реєстрації є:
1) наявність помилок;
2) відсутність у Реєстрі відомостей, що містяться у податковій накладній, яка коригується;
3) факт реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування з такими ж реквізитами.
Квитанція, на яку накладається електронний цифровий підпис Державної податкової служби, підлягає шифруванню та надсилається протягом операційного дня продавцеві засобами телекомунікаційного зв'язку. Примірник квитанції в електронній формі зберігається в Державній податковій службі.
10. Датою та часом подання податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі Державній податковій службі є дата та час, зазначені у квитанції про їх прийняття (підтвердження реєстрації) або неприйняття.
11. Квитанція, що підтверджує факт реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування, надсилається протягом операційного дня продавцеві.
Якщо протягом операційного дня продавцеві не надіслано квитанцію, що підтверджує прийняття (підтвердження реєстрації) або неприйняття податкової накладної та/або розрахунку коригування, такі податкова накладна та/або розрахунок коригування вважаються зареєстрованими.
12. Якщо продавець надіслав Державній податковій службі кілька примірників однієї податкової накладної та/або розрахунку коригування, то зареєстрованою (зареєстрованим) вважається та податкова накладна та/або розрахунок коригування, щодо яких прийнято рішення про внесення до бази даних і надійшла квитанція, що підтверджує факт їх прийняття.
13. З метою отримання інформації, що міститься у Реєстрі, покупець складає запит за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення в електронному вигляді у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому Державною податковою службою, та надсилає його засобами телекомунікаційного зв'язку Державній податковій службі.
На запит покупця стосовно надання інформації, що міститься у Реєстрі, видається:
про податкову накладну та/або розрахунок коригування — витяг з Реєстру;
про податкову накладну, до якої на дату надходження такого запиту зареєстровано розрахунок коригування, — витяг, що містить відомості про податкову накладну та відповідний розрахунок коригування;
про розрахунок коригування до податкової накладної — витяг, що містить відомості про податкову накладну та відповідний розрахунок коригування.
14. Запит щодо надання відомостей про податкові накладні та/або розрахунки коригування з Реєстру складається у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому Державною податковою службою, за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.
На запит накладаються електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки покупця.
За відсутності у покупця посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки покупця.
Покупець, що є фізичною особою — підприємцем, накладає електронний цифровий підпис у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис платника податку, другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки покупця.
15. Запит покупця в електронній формі підлягає шифруванню та надсилається Державній податковій службі засобами телекомунікаційного зв'язку з урахуванням вимог законів України «Про електронний цифровий підпис» та «Про електронні документи та електронний документообіг». Примірник запиту в електронній формі зберігається у покупця.
16. Державна податкова служба після надходження від покупця запиту в електронній формі проводить його розшифрування, перевіряє електронний цифровий підпис, визначає відповідність електронного документа формату (стандарту), затвердженому Державною податковою службою.
17. Державна податкова служба здійснює пошук зазначеної у запиті податкової накладної та/або розрахунку коригування та складає витяг з Реєстру, у якому наводяться відомості щодо податкової накладної та розрахунку коригування. Зазначений витяг надсилається покупцеві не пізніше операційного дня, що настає за днем надходження запиту.
На зазначений витяг накладається електронний підпис Державної податкової служби, який після шифрування надсилається на електронну адресу, зазначену в запиті покупця.