Одразу наголосимо, що ситуація, яка розглядається в коментованому листі (Лист ПФУ від 30.03.2026 №2800-030401-8/22533 див. у «ДК» №15/2026), з одного боку, типова, а з іншого, як правило, питання виникає лише щодо одного дня — а саме дня встановлення інвалідності.
Адже тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, оплачується ПФУ застрахованим особам з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), незалежно від звільнення, припинення підприємницької або іншої діяльності застрахованої особи в період втрати працездатності, у порядку та розмірах, установлених законодавством (ч. друга ст. 15 Закону №1105).
Отже, лікарняні за день встановлення інвалідності — не виплачуються.
А яким є цей день? Якою датою у працівника вже є встановлена інвалідність? Фахівці ПФУ нагадали у коментованому листі правила встановлення та продовження інвалідності до та після 2025 року.
Встановлення (підтвердження) інвалідності за старими правилами до 2025 року
Вони були визначені Положенням про порядок, умови та критерії встановлення інвалідності, затвердженого постановою КМУ від 03.12.2009 №1317.
За цим Положенням медико-соціальна експертиза проводилася з метою встановлення інвалідності хворим, що досягли повноліття, потерпілим від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, особам з інвалідністю (далі — особи, що звертаються для встановлення інвалідності) за скеруванням відповідного лікувально-профілактичного закладу охорони здоров’я після проведення діагностичних, лікувальних і реабілітаційних заходів за наявності документів, що підтверджують стійке порушення функцій організму, обумовлене захворюваннями, наслідками травм або вродженими вадами, які спричиняють обмеження нормальної життєдіяльності особи.
МСЕК проводила огляд тимчасово непрацездатної особи, що звернулася для проведення медико-соціальної експертизи, протягом п’яти робочих днів з дня надходження скерування лікарсько-консультативної комісії та ухвалювала рішення про наявність чи відсутність інвалідності.
Пунктом 8 Положення №1317 було визначено, що датою встановлення інвалідності та ступеня втрати професійної працездатності потерпілому від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання у відсотках вважався день надходження до МСЕК документів.
А якщо особу скеровано на підтвердження вже встановленої раніше групи інвалідності, то датою підтвердження має бути дата, до якої було встановлено попередню групу інвалідності.
Встановлення (підтвердження) інвалідності за новими правилами з 2025 року
З 1 січня 2025 року МСЕК уже немає.
Експертизу щодо встановлення інвалідності відповідно проводять експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (далі — експертні команди).
Експертиза тепер проводиться відповідно до Порядку проведення оцінювання повсякденного функціонування особи, затвердженого Постановою №1338 (далі — Порядок оцінювання), а також Центром оцінювання функціонального стану осіб відповідно до Положення про експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування особи, затвердженого Постановою №1338 (далі — Положення про експертні команди).
У разі первинного встановлення інвалідності та/або ступеня втрати професійної працездатності датою встановлення інвалідності та/або ступеня втрати професійної працездатності є дата скерування на оцінювання, дата заповнення медичного формуляра, що передається відповідно до міждержавних договорів (угод), або дата видачі скерування до медико-соціальних експертних комісій, що передані до експертних команд для проведення оцінювання.
Для осіб, які скеровані на оцінювання з метою продовження тимчасової непрацездатності, та в разі ухвалення рішення експертної команди про встановлення інвалідності датою встановлення інвалідності є дата ухвалення рішення експертною командою. Незалежно від ухваленого рішення про встановлення або невстановлення інвалідності експертна команда може ухвалювати рішення про потребу в продовженні тимчасової непрацездатності, при цьому рішення про строк тимчасової непрацездатності ухвалює лікуючий лікар.
У разі проведення оцінювання особи, якій раніше було встановлено інвалідність, у рішенні експертної команди датою встановлення інвалідності зазначається дата, до якої було встановлено інвалідність за результатами останньої експертизи, але не більше ніж за три роки, при цьому в разі ухвалення рішення про зміну (невстановлення) групи інвалідності датою зміни (невстановлення) групи інвалідності вважається дата ухвалення рішення експертною командою.
Датою, до якої встановлено інвалідність, вважається перше число місяця, наступного за місяцем, у якому має бути проведено повторне оцінювання.
Отже, якщо ми говоримо про працівника, який захворів, якому відкрили листок непрацездатності і який має бути оплачений до дати встановлення інвалідності, навіть у 2026 році датою первинного встановлення інвалідності (з якої припиняється виплата лікарняних), є дата скерування на оцінювання до експертної команди. А не дата, коли це оцінювання фактично проводилося і коли було ухвалено відповідне рішення.
Наслідки виплати допомоги від ПФУ за день встановлення інвалідності
Окремо фахівці ПФУ зауважили, що відповідно до частини третьої статті 22 Закону №1105 рішення про призначення страхової виплати ухвалює страхувальник або уповноважені ним особи. Страхувальник або уповноважені ним особи контролюють правильність нарахування і своєчасність здійснення страхових виплат, ухвалюють рішення про відмову в призначенні або припинення страхових виплат (повністю або частково), розглядають підставу і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат.
Тобто лікар має закрити листок непрацездатності до дати встановлення інвалідності. Але якщо він цього не зробив, перевірити правильність складання листка непрацездатності має роботодавець. І вже він повинен правильно визначити суму лікарняних — так, щоб за день встановлення інвалідності за непрацездатністю, яка була причиною сплати лікарняних, такі лікарняні не виплачувалися.
Якщо страхувальник виплатив застрахованій особі суму допомоги по тимчасовій непрацездатності за період з дати підтвердження раніше встановленої групи інвалідності, то така сума допомоги підлягає поверненню на рахунок ПФУ.
Повернути кошти ПФУ нескладно — просто сплатити їх з банківського рахунку. ПФУ наводив реквізити такого рахунку, в 2024 — 2025 вони не змінювалися, але їх можна уточнити в органі ПФУ за місцем обліку на момент повернення.
Увага: повернути слід не суму зайво виплачених лікарняних, а суму, зайво отриману від ПФУ. В чому різниця? В ПДФО та ВЗ. Адже вони були утримані і сплачені зі суми таких зайвих лікарняних, і працівник отримав лікарняні вже після оподаткування. А ПФУ має отримати суму до оподаткування.
Але це ще не все!
Треба буде подати уточнення до поданої раніше заяви-розрахунку. Адже ПФУ має знати, чому саме кошти йому повернули. Ми навели поради ПФУ, як це зробити.
І так, краще виправити помилку та повернути кошти самостійно, адже, якщо її знайдуть фахівці ПФУ, то, крім повернення коштів, буде ще й штраф у розмірі 50% за використання коштів не за цільовим призначенням.
Чи треба буде виправити показану раніше суму лікарняних в єдиній «зарплатній» звітності, якщо ви її вже встигли подати із завищеною сумою лікарняних? Так, безумовно. Про те, як виправити помилки, читайте за посиланням.
А далі треба з’ясувати, за чий кошт увесь цей «бенкет». Тобто чи можна утримати зайво виплачені лікарняні з працівника, чи треба буде списати ці повернені ПФУ кошти на власні витрати роботодавця.
За законом, на жаль, утримати з працівника не можна. Позаяк ідеться про помилку роботодавця. Причому помилка ця була не лічильна (коли рахували суму лікарняних), а полягала в неправильному обчисленні днів непрацездатності, які підлягають оплаті. Ця кількість днів лікарняних, які треба оплатити, зазначена в рішенні про оплату листка непрацездатності. Тобто лічильної помилки не було, і відрахувати зайво виплачену суму із зарплати працівника згідно зі ст. 127 КЗпП не вийде.
Утім, залишається варіант домовитися з працівником, щоб він добровільно подав заяву про таке відрахування. Але обов’язку такого працівник не має, тож може і не погодитися. Тоді роботодавець буде змушений списати повернуті ПФУ кошти на власні витрати. Дехто використовує для цього субрахунок 948, але, на думку автора, цей субрахунок варто застосовувати для штрафних санкцій (от якщо ПФУ їх застосує, то списувати саме на цей субрахунок). А для списання повернутих за власні кошти найбільш відповідним є субрахунок 949.
Від того, чи погодиться працівник повернути зайво виплачені йому кошти, чи ні, залежить і порядок виправлень в єдиній «зарплатній» звітності. Адже в ній відображають саме нараховану суму доходів (виплати в додатку 4ДФ теж показують у межах нарахування).
Тобто якщо ви сторнуєте зайво нараховану суму лікарняних (а працівник потім отримує зарплати менше на суму зайво виплачених йому лікарняних), то ви зменшуєте суму лікарняних в єдиній «зарплатній» звітності, зменшуєте суму ЄСВ, ПДФО та ВЗ — бо зменшиться база їх нарахування. При цьому зарплату, з якої буде утримано суму зайво виплачених лікарняних, відображаєте у звіті в нарахованому розмірі, без зменшення на суму такого утримання.
Якщо ж ви не утримуєте ці кошти з працівника, то дохід у нього залишається. Так, це вже не лікарняні (тобто їх суму однаково треба в єдиній звітності зменшити), але це дохід, і його треба в цій звітності при виправленні помилки показати, за той місяць, у якому йому були нараховані зайві лікарняні. Як саме, це вже обирає сам роботодавець, здебільшого таку суму додають до доходу у вигляді зарплати (як виплату за невідпрацьований час). Тобто сумарно дохід, ЄСВ, ПДФО та ВЗ за такий місяць не зміняться. Але зміниться склад доходу працівника.
Читайте більше про підтвердження статусу працівників з інвалідністю:
- Застосування ставки ЄСВ на рівні 8,41% у 2025 році: за яких умов та підстав?
- Застосування ставки ЄСВ до зарплати працівника при встановленні інвалідності
- Працівник з інвалідністю: як підтвердити цей статус у 2025 році?
- Працівник має довідку МСЕК про інвалідність: чи достатньо для застосування ставки ЄСВ 8,41%?
- З 20 червня діють зміни до Інструкції про нарахування ЄСВ щодо документів для підтвердження інвалідності
- Підтвердження інвалідності для нарахування ЄСВ у розмірі 8,41% з 20 червня: що врахувати бухгалтеру?
- Чи підтверджує право на ставку 8,41% ЄСВ довідка від ПФУ про пенсію особи з інвалідністю?
- Як надавати щорічну основну відпустку працівникам з інвалідністю у 2025 році?
- Витяг про підтвердження інвалідності надано в електронному вигляді: чи треба засвідчувати копію PDF-файлу?