За відрядженого працівника платить інший або його друзі (родичі): чи буде в нього додаткове благо?
ІПК від 07.10.2025 №5362/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК роз’яснює щодо оподаткування витрат на відрядження у разі відсутності отриманого авансу. Коли такі витрати не оподатковуються ПДФО та ВЗ, а коли є додатковим благом та підлягають оподаткуванню?
Почати цю історію варто із заклику: надавайте працівникам аванс на відрядження! Навіть якщо закон цього прямо не вимагає!
Причому, якщо працівники їдуть групою, надавайте аванс кожному окремо і перед відрядженням (але на підставі наказу про відрядження). Нехай ваші працівники витрачають зі службовою метою не власні, а підзвітні кошти, і роблять це не на власний розсуд, а тільки на підставі письмового наказу.
Бо всі спірні питання, про які йтиметься далі, виникли з однакової причини: працівники витрачають власні або чужі кошти на відрядження чи придбання речей, послуг, необхідних роботодавцю. Тому що або їм забракло авансу, або вони не отримали коштів під звіт.
І тому були змушені шукати іншого джерела фінансування службових потреб: або один працівник (часто директор) платив за всіх, або платили друзі та родичі (з обіцянкою повернення боргу, коли роботодавець ці витрати відшкодує).
Але ж чи відшкодує? І чи не доведеться з цих коштів платити ПДФО та ВЗ?
ДПС України у ІПК від 07.10.2025 №5362/ІПК/99-00-24-03-03 (див. «ДК» №43/2025) розглядає такі ситуації з практики.
Перебуваючи у відрядженні, один із відряджених працівників оплатив вартість проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників коштами з особистого банківського рахунку. І надає документи про витрати та просить відшкодувати їх.
А ще було, що працівникові, який перебував у службовому відрядженні, треті особи (які не працюють у його роботодавця) придбали квитки на проїзд, оплатили вартість проживання в готелі тощо коштами з особистих рахунків. А потім такий працівник надав квитки та рахунки і вимагає оплатити їх.
А ще бували випадки, коли працівник під час відрядження витрачав кошти як з корпоративного, так і з особистого рахунків. Як за ними звітувати і як поділити з метою обліку та оподаткування?
Подібні запитання свідчать про низький рівень контролю за підзвітними коштами на підприємстві, непроведення роз’яснювальної роботи серед працівників про те, що таке «підзвітні кошти», як вони надаються на відрядження та на підставі яких документів відшкодовуються.
Водночас податківці відповіли так.
Відповідь ДПСУ
Якщо відряджений працівник оплатив з особистої платіжної картки вартість проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також скеровані у відрядження товариством, то ці витрати відшкодовуються йому з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи, тобто працівника, який сплатив кошти.
Якщо підприємство відшкодовує працівникові всі зазначені витрати, то дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників включатиметься до оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковуватися податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах.
Від редакції: це типова помилка податківців. Перелік доходів, які належать до додаткового блага, наведено в пп. 164.2.17 ПКУ, і безпідставно виплаченої компенсації витрат на відрядження там немає. Проте в ПКУ є термін «надміру витрачені кошти» (пп. 164.2.11 ПКУ), сума яких рахується відповідно до п. 170.9 ПКУ. Якщо роботодавець компенсує працівникові витрати на відрядження, які не були належним чином підтверджені, — це надміру витрачені кошти.
Чому це так важливо?
По-перше, тому що в надміру витрачених коштів інша ознака доходу, а це має значення для складання додатка 4ДФ. У додаткового блага — «126», а у надміру витрачених коштів — «118».
По-друге, для оподаткування ПДФО надміру витрачених коштів застосовується «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). Якщо щодо додаткового блага дехто намагається спорити, потрібно це чи ні, то щодо надміру витрачених коштів — жодних спорів, це пряма норма ПКУ.
Відповідь ДПСУ
Не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб сума відшкодованих роботодавцем витрат платнику податку — фізособі, понесених ним у зв’язку з відрядженням за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (у т. ч. бронювання місць у місцях проживання, бронювання квитків та проїзд), понесених відрядженою особою.
Якщо витрати на проїзд та проживання несе третя сторона або не працівник роботодавця, то виплата відрядженому працівникові коштів у розмірі вартості поживання та проїзду не є відшкодуванням витрат у розумінні пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170, а отже, включається до оподатковуваного доходу такого платника податку (працівника товариства) як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах.
Від редакції: а ось тут можна було б і поспорити, особливо враховуючи факт, що фізособі напевно доведеться роздати отримані кошти тим, хто за нього заплатив. Але — прямої норми в ПКУ про цю ситуацію немає, тож податківці мають рацію.
Наприкінці нагадуємо, що ІПК має індивідуальний характер і може бути використана виключно підприємством, якому її надано.