Суттєво. У разі якщо працівник для проведення розрахунків під час відрядження застосував платіжну картку (в т. ч. корпоративну), то вартість витрат засвідчується випискою та/або відомостями з рахунку в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітована така картка.
! Роботодавцям
Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), розглянула звернення <…> (далі — Товариство)
<…> щодо практичного застосування окремих норм податкового законодавства та в межах компетенції повідомляє.
У своєму зверненні платник податків зазначив, що Товариство систематично відправляє співробітників у службові відрядження з метою виконання виробничих завдань, участі у переговорних процесах та вирішення інших господарських питань, що зумовлює виникнення супутніх витрат на транспортування та проживання, які згідно з чинним законодавством України підлягають компенсації працівникам та включенню до складу витрат підприємства для цілей оподаткування податком на прибуток.
Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:
1. Чи встановлюється обов’язковість додаткового подання виписки з банківського рахунку до транспортних квитків та/або документів, отриманих від суб’єктів господарювання, що надають послуги з тимчасового розміщення та проживання, оплачених за допомогою корпоративного чи особистого платіжного інструменту для належного документального підтвердження понесених витрат під час службового відрядження?
2. Чи є достатнім для цілей документального обґрунтування витрат, пов’язаних зі службовим відрядженням, подання виключно транспортних квитків та документів щодо тимчасового розміщення без супровідного подання виписок та/або відомостей з банківських рахунків?
3. Чи наділений платник податків правом самостійного вибору виду підтвердного документа з переліку, визначеного положеннями пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу?
4. Які документи підпадають під поняття «Відомості з рахунку» та яку саме інформацію вони повинні містити?
Щодо питань першого — четвертого
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом ІV Кодексу.
Відповідно до п. 162.1 ст. 162 Кодексу платником податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа — резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.
Перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема, сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
Разом з тим перелік доходів, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено ст. 165 Кодексу, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
Відповідно до пп. 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, що згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.36 п. 165.1 ст. 165, пп. 3 і 4 п. 170.13-1 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.
Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку — фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
При цьому до підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Відповідно до ст. 68 Закону України від 07 грудня 2000 року №2121-ІІІ «Про банки і банківську діяльність» банки зобов’язані вести бухгалтерський облік та складати фінансову звітність відповідно до Закону України
від 16 липня 1999 року №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон №996) та міжнародних стандартів фінансової звітності.
Бухгалтерський облік має забезпечувати своєчасне та повне відображення всіх банківських операцій та надання користувачам достовірної інформації про стан активів і зобов’язань, результати фінансової діяльності та їх зміни.
При цьому згідно з п. 63 Положення про організацію бухгалтерського обліку в банках України, затвердженого постановою правління Національного банку України від 04.07.2018 №75, зі змінами, виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів з/на цього/цей рахунку/рахунок клієнта, якщо вона містить такі реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату складання;
3) найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи;
4) зміст та обсяг операції (підстави для її здійснення) та одиницю її виміру за кожною операцією, відображеній у виписці з рахунку клієнта;
5) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку.
Разом з цим відповідно до частини першої ст. 9 Закону №996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Частиною другою ст. 9 Закону №996 передбачено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону №996.
Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Враховуючи викладене, у разі якщо платник податків (працівник) для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Одночасно зауважуємо, що відповідно до ст. 40 Закону України 20 травня 1999 року №679-XIV «Про Національний банк України» Національний банк України встановлює правила, форми і стандарти розрахунків банків та інших юридичних і фізичних осіб в економічному обігу України із застосуванням як паперових, так і електронних документів, а також платіжних інструментів та готівки, координує організацію розрахунків, дає дозволи на здійснення клірингових операцій та розрахунків.
Таким чином, з питання визначення переліку документів, які підпадають під «Відомості з рахунку» доцільно звернутися до Національного банку України.
Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.1
1 Ця індивідуальна податкова консультація діє до зміни/втрати чинності норм законодавства, щодо яких надано індивідуальну податкову консультацію.