Не є доходом платника податку — фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому витрат на відрядження у межах фактичних витрат, зокрема на (абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):
— на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);
— обов’язкове страхування;
— інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Отже, компенсація витрат на візу не є доходом відрядженого працівника. Проте, якщо наказу про відрядження не було або воно було скасоване, така компенсація витрат стає оподатковуваним доходом працівника.
Чи буде відрядження, вирішує керівник і підтверджує це рішення наказом, зазначаючи в ньому необхідність відповідних витрат. Навіть за умови що саме керівник буде скерований у відрядження, наказ на відрядження має бути.
Тому оформлювати закордонні паспорти та візи доцільно після видання наказу про відрядження. Це дозволяє забезпечити чіткий зв’язок між витратами на оформлення документів і господарською діяльністю підприємства.
Відповідно до наведеної умови у запитанні, оформлення візи розпочато до видання наказу і сам наказ не було складено. Тож фактично витрати, понесені працівником і відшкодовані йому роботодавцем, є додатковим благом працівника.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ) у вигляді вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), визначеної за правилами звичайної ціни, а також суми знижки звичайної ціни (вартості) товарів (робіт, послуг), індивідуально призначеної для такого платника податку, крім сум, зазначених у пп. 165.1.53 ПКУ (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ).
Додаткове благо оподатковується ПДФО і ВЗ у загальному порядку, тобто з вартості суми відшкодування, яке підприємство виплачує працівникові, треба утримати ПДФО (18%) і ВЗ (5%).
Компенсація проводиться у грошовій формі, але компенсуються при цьому витрати на оплату послуг візового центру, перекладача та певний платіж до бюджету іноземної країни. Щодо компенсації вартості послуг, то тут сумнівів немає — це дохід фізособи у негрошовій формі і до їх вартості слід застосувати «натуральний» коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ (для розрахунку бази оподаткування ПДФО). Щодо платежу до бюджету іноземної країни, то тут потрібно діяти за аналогією до роз’яснення податківців щодо ситуації, коли суб’єкт господарювання сплачує за фізособу податки (див. у «ЗІР»). Податківці теж вважають таку сплату додатковим благом, але про «натуральний» коефіцієнт не згадують.
Для визначення бази оподаткування ВЗ «натуральний» коефіцієнт не застосовують.
У додатку 4ДФ дохід у вигляді додаткового блага відображають з ознакою доходу «126». При цьому не в нарахованій сумі, а як базу оподаткування ПДФО (тобто зі збільшенням на «натуральний» коефіцієнт тієї частини такого доходу, до якої він застосовується).
Для підтвердження витрат працівник має надати виписки, фіскальні чеки та інші документи щодо понесених витрат.