Головним нормативним актом, що регулює ці питання, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
Відповідно до пп. 50 Положення №148, підприємство зобов’язане:
— розробити та затвердити внутрішнім документом (зазвичай це наказ або розпорядження керівника) власний порядок розрахунку ліміту каси;
— розробити цей порядок з урахуванням особливостей роботи підприємства.
Таким чином, саме підприємство визначає для себе алгоритм розрахунку. У цьому внутрішньому документі доцільно прописати:
— базу розрахунку: середньоденні надходження або середньоденні видатки;
— розрахунковий період: за які місяці беруться дані для розрахунку (наприклад, будь-які три місяці з останніх дванадцяти);
— форму розрахунку ліміту каси: позаяк затвердженої форми немає, підприємство розробляє її самостійно.
Надходження чи видатки: що брати за основу?
Пункт 50 Положення №148 чітко вказує, що підприємства встановлюють ліміт каси «на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника».
Вибір залежить від специфіки діяльності:
— середньоденне надходження доцільно обирати підприємствам, які мають постійну готівкову виручку (роздрібна торгівля, сфера послуг);
— середньоденну видачу обирають ті, хто переважно видає готівку з каси (наприклад, на закупівлю сировини, відрядження, господарські потреби), а надходження має нерегулярний характер.
Рішення про вибір бази розрахунку ухвалює керівник і фіксує його у відповідному наказі.
За який період розраховувати ліміт?
Положення №148 не встановлює конкретного розрахункового періоду. Підприємство визначає його самостійно у внутрішньому порядку розрахунку ліміту.
На практиці здебільшого обирають період, який найоб’єктивніше відображає обсяги готівкових операцій. Це можуть бути:
— будь-які три місяці з останніх дванадцяти, що передують установленню ліміту (найпоширеніший варіант);
— один місяць, квартал, півроку або рік.
Як зазначено у консультації тут, підприємство може обрати для розрахунку показники за будь-які три місяці з останніх дванадцяти, причому не обов’язково поспіль.
Як часто переглядати ліміт каси?
Законодавство не вимагає обов’язкового щорічного чи іншого періодичного перегляду встановленого ліміту каси.
Проте згідно з пп. 55 Положення №148, ліміт каси може переглядатися за наявності таких обставин:
— зміни в законодавстві України;
— зміни в надходженнях/видатках готівки (наприклад, істотне зростання або зменшення обсягів продажів);
— зміни внутрішнього трудового розпорядку, графіків змінності тощо.
Для підприємств, що розпочинають діяльність, передбачено особливий порядок (абз. 4 п. 50 Положення №148):
— на перші три місяці роботи ліміт встановлюється на підставі прогнозних розрахунків;
— після закінчення перших трьох місяців роботи ліміт обов’язково переглядається у двотижневий строк за фактичними показниками діяльності.
Якщо ліміт не встановлено
Згідно з пп. 53 Положення №148, він вважається нульовим. Це означає, що вся готівка в касі на кінець дня є понадлімітною, що є порушенням.
Фінансові санкції до підприємства за перевищення ліміту каси скасовано ще у 2019 році. Адміністративна відповідальність може бути застосована до осіб, відповідальних за здавання виручки (директора, касира), за порушення термінів здавання готівки, що призвело до перевищення ліміту. Штраф передбачений ст. 164-4 КУпАП, але на практиці застосовується вкрай рідко.