Суттєво. ДПСУ наголошує на тому, що одного наказу про відрядження в такому випадку недостатньо. А форму посвідчення про відрядження скасували ще в 2011-му році. Тобто, хоч це і не сказано прямо, наразі такі посвідчення податківці не вважають доказом перебування у відрядженні.
! Роботодавцям
Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), розглянула звернення <…> щодо практичного застосування норм чинного законодавства і в межах компетенції повідомляє.
Відповідно до інформації, наведеної у зверненні, під час відряджень, що здійснюються працівниками Банку на власному автомобілі (одноденних і триваліших) мають місце випадки, коли у працівника відсутні додаткові витрати на транспорт, проживання, що призводить до відсутності відповідних підтверджуючих документів, таких як рахунки на проживання, квитки або фіскальні чеки.
Відповідно до абзацу третього частини п’ятої ст. 8 Закону України від 16 липня 1999 року №996-XIV«Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон №996) Банк самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.
Банком розроблено, відповідно до вимог Закону №996 до первинних документів Посвідчення про відрядження, в якому міститься інформація про організацію, її адресу, до якої відряджається працівник Банку. Посвідчення містить дати прибуття до організації та вибуття працівника, яка засвідчується особистим підписом відповідальної особи організації із зазначенням її посади, прізвища.
Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питання:
1.Чи є достатнім підтвердженням добових витрат на відрядження наказ на відрядження при відсутності будь-яких інших витрат, підтверджених документально?
2. Чи є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором сума добових витрат у разі відсутності інших документів, крім наказу на відрядження, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні?
3. Чи є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором сума добових витрат у разі використання у якості первинного документу для підтвердження перебування працівника у відрядження Посвідчення, розробленого Банком з урахуванням вимог Закону №996 та використання якого регламентовано внутрішньо-розпорядчими документами Банку, у разі відсутності інших підтвердних документів?
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом ІV Кодексу.
Відповідно до п. 162.1 ст. 162 Кодексу платником податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа — резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.
Перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема, сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
Разом з тим перелік доходів, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено ст. 165 Кодексу, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
Відповідно до пп. 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, що згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.36 п. 165.1 ст. 165, пп. 3 і 4 п. 170.13-1 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.
Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку — фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
При цьому до підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Згідно з пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку, зокрема завершує таке відрядження.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.
Відповідно до пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Кодексу Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.
Форма Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджено наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841.
Враховуючи викладене, до оподатковуваного доходу платника податку — фізичної особи не включається сума добових витрат на відрядження в межах України у розмірі не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, за умови документального підтвердження перебування такої особи у відрядженні та дотримання інших вимог, визначених п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Водночас регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (п. 2 ст. 6 Закону №966).
Отже, з питань визначення документів, які повинні бути надані відрядженою особою для підтвердження перебування її у відрядженні з метою звільнення від оподаткування сум добових витрат, доцільно звернутись до Міністерства фінансів України.
Водночас доводимо до відома, що наказом Міністерства фінансів України від 21.06.2011 №738 була скасована форма посвідчення про відрядження.
Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.