Перш за все слід зауважити, що не всі фахівці вважають легальним оформлювати службове використання автомобіля, який належить працівнику, шляхом виплати йому компенсації. Справа в тому, що сама така виплата ґрунтується лише на нормі КЗпП — ст. 125, яка говорить про компенсацію зносу інструменту. Автомобіль — це, безумовно, не інструмент, а про використання іншого майна працівника ця норма нічого не говорить. В ЦКУ ж така компенсація не передбачена, а плата за таке користування чужим майном називається орендною платою. Втім, самі податківці не заперечують право роботодавця і працівника домовитись про таку компенсацію і не відмовляють роботодавцю в податковому кредиті за витратами, понесеними у зв’язку із експлуатацією такого автомобіля (див., наприклад, ІПК від 08.12.2017 г. №2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК). Але обережні роботодавці можуть отримати з цього питання власну ІПК.
На практиці виплату компенсації за використання автомобіля, який належить працівнику, оформлюють по-різному: наказом керівника, передбачають у трудовому договорі (контракті) з працівником або укладають окремий договір.
В цих документах треба висвітлити, крім іншого, такі питання: дані автомобіля (марка, державний номер, рік випуску); питання технічного обслуговування і ремонту (хто саме і за чий рахунок має їх здійснювати); розмір і порядок виплати компенсації. При цьому треба пам’ятати, що такий автомобіль не переходить у володіння підприємства, а залишається у власності працівника. Що стосується розміру компенсації, то вона визначається за домовленістю сторін і її розмір залежить від вартості автомобіля, нормативного строку його служби, строку та інтенсивності використання тощо.
Розраховувати компенсацію податківці радять у межах норм амортизації автомобіля (оскільки компенсація виплачується за зношення автомобіля). Для цього потрібно визначитися з вартістю автомобіля на момент його передачі роботодавцю у використання та з порядком розрахунку зносу (амортизації). Підтвердженням вартості автомобіля є документи на його купівлю, якщо автомобіль новий, або експертний висновок, якщо автомобіль був в експлуатації. Амортизація нараховується одним із методів, визначених п. 26 НП(С)БО 7 «Основні засоби».
Також радимо скласти наказ керівника підприємства про порядок використання автомобіля працівника в господарській діяльності підприємства із виплатою компенсації. Цим наказом встановлюється напрямок використання автомобіля на підприємстві (з якою метою він використовуватиметься), порядок використання (хто саме ним користуватиметься); порядок оформлення документів про таке використання (наприклад, на підставі подорожніх листів) тощо.
Бухгалтерський облік
У бухгалтерському обліку рахунок для відображення витрат на компенсацію вартості використання авто працівнику залежить від напряму використання такого автомобіля (Д-т 23, 91, 92, 93 чи 94). За кредитом радимо використовувати рахунок 663 «Розрахунки з працівниками за іншими виплатами».
Податковий облік
Податок на прибуток. Вартість компенсації за користування авто, так само, як і вартість придбаного і використаного у зв’язку з таким користуванням бензину, у бухгалтерському обліку потрапить до витрат підприємства у повній сумі. Розділ ІІІ ПКУ не передбачає коригувань фінрезультату у таких ситуаціях.
Податок на додану вартість. Оскільки власником автомобіля є фізособа — неплатник ПДВ, то, звісно, жодного податкового кредиту в сумі сплаченої компенсації або орендної плати підприємство не матиме.
Але якщо підприємство за договором буде здійснювати витрати на ремонти та утримання автомобіля, то матиме і податковий кредит на суми ПДВ, сплачені у ціні придбаних у зв’язку з цим товарів та послуг. І не буде визнавати податкове зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ у разі документального підтвердження використання автомобіля в господарській діяльності.
ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Сума компенсації за використання авто не належить до фонду оплати праці, вона є додатковим благом. Тому із суми компенсації потрібно утримати ПДФО у розмірі 18% та військовий збір у розмірі 1,5%. Ознака доходу у такому разі «126». А ось ЄСВ на такий дохід не нараховується (п. 11 р. І Переліку №1170).