Розділ 6. Лікарняні, відпустки та відрядження

Лікарняні, декретні і допомога на поховання від ФСС

Для працюючих отримання допомоги, передбаченої державним соціальним страхуванням, відбувається за місцем роботи. На які саме види допомоги має право працівник і який порядок отримання фінансування на їх виплату, читайте далі.

Види матеріального забезпечення та соціальних послуг за страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності

Статтею 20 Закону №1105 передбачено, що за страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності надаються такі види матеріального забезпечення та соціальних послуг:

1) допомога по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною);

2) допомога по вагітності та пологах;

3) допомога на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві);

4) оплата лікування в реабілітаційних відділеннях санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм.

А за ч. 1 ст. 30 Закону №1105 матеріальне забезпечення та соціальні послуги за страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), призначаються та надаються за основним місцем роботи (крім допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною), допомоги по вагітності та пологах, які надаються за основним місцем роботи та за сумісництвом).

У разі ліквідації (реорганізації) підприємства, установи, організації матеріальне забезпечення за страховими випадками, які настали до їх ліквідації (реорганізації), виплачується застрахованим особам їх правонаступником, а в разі відсутності правонаступника — робочим органом Фонду за місцем здійснення обліку ліквідованого підприємства, установи, організації як страхувальника.

Лікування в реабілітаційних відділеннях санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм

Цей вид державної допомоги слід розглянути окремо, оскільки зараз він має спеціальні правила надання. Хто ж має право отримати безкоштовні путівки на відновлювальне лікування в реабілітаційних відділеннях санаторно-курортних закладів за рахунок коштів Фонду?

На відновлювальне лікування в реабілітаційних відділеннях санаторно-курортних закладів за страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності мають право будь-які застраховані особи та члени їхніх сімей відповідно до Закону №1105. Це право виникає з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування та звільнення), якщо інше не передбачено законом.

Порядок відшкодування витрат за надані соціальні послуги з лікування застрахованих осіб та членів їх сімей після перенесених захворювань і травм у реабілітаційних відділеннях санаторно-курортних закладів за рахунок коштів Фонду соціального страхування України затверджено постановою ФСС від 13.07.2017 р. №39.

Порядком №39 передбачено, що застрахована особа має право на лікування в реабілітаційному відділенні санаторно-курортного закладу відповідно до медичних показань за рекомендацією лікуючого лікаря та за наявності висновку лікарсько-консультативної комісії (далі — висновок ЛКК) лікувально-профілактичного закладу, клініки медичної науково-дослідної установи або жіночої консультації (далі — заклад охорони здоров'я) згідно з додатком 3 до цього Порядку.

Застрахована особа з порушенням перебігу вагітності може направлятися до реабілітаційного відділення санаторно-курортного закладу безпосередньо із жіночої консультації.

Термін лікування в реабілітаційному відділенні, який є необхідним для відновлення здоров'я та працездатності застрахованої особи відповідно до профілю лікування та особливостей перебігу хвороби, визначається лікуючим лікарем та ЛКК, але не більше 24 днів.

Відшкодування витрат за надані послуги із реабілітаційного лікування в межах граничних розмірів витрат здійснюється виконавчою дирекцією Фонду, її управліннями та їх відділеннями (далі — органами Фонду) за рахунок та в межах коштів, передбачених у бюджеті Фонду на ці цілі на відповідний рік, шляхом оплати вартості послуг із реабілітаційного лікування у формі безготівкового перерахування коштів санаторно-курортним закладам, з якими укладено тристоронні договори.

Форма тристороннього (між застрахованою особою, органом Фонду та санаторно-курортним закладом) договору про відшкодування Фондом санаторно-курортному закладу витрат за надані послуги із реабілітаційного лікування за вибором застрахованої особи (далі — Договір) є типовою і затверджується правлінням Фонду.

За рахунок коштів Фонду застрахованим особам надаються послуги з реабілітаційного лікування згідно з переліком профілів медичної реабілітації, зазначених в додатку 2 до Порядку №39.

Тобто що ми бачимо?

1. Між фізособою, ФСС та санаторієм укладається договір про надання послуг з реабілітаційного лікування. Але право на вибір санаторію у фізособи з'являється за наявності відповідного висновку від лікаря або ЛКК.

2. Роботодавець у цій процедурі участі не бере, путівок своїм працівникам не дістає і договорів із ФСС та санаторіями за них не укладає.

3. ФСС оплачує реабілітаційне лікування в межах граничних сум, установлених Фондом. Суму перевищення вартості такого лікування (якщо така буде) оплачуватиме сам працівник (про це домовляються при укладанні договору).

4. Застрахована особа, яка направляється на реабілітаційне лікування, отримує матеріальну допомогу по тимчасовій непрацездатності на весь період перебування у санаторно-курортному закладі. Отже, для роботодавця цей період — звичайний лікарняний у працівника. Про них ми розповімо нижче.

Допомога на поховання

Згідно зі ст. 27 Закону №1105, допомога на поховання за рахунок ФСС надається у разі смерті застрахованої особи, а також членів сім'ї, які перебували на її утриманні:

1) дружини (чоловіка);

2) дітей, братів, сестер та онуків, які не досягли 18 років або старших за цей вік, якщо вони стали інвалідами до 18 років (братів, сестер та онуків — за умови що вони не мають працездатних батьків), а студентів та учнів середніх професійно-технічних та вищих навчальних закладів з денною формою навчання — до 23 років;

3) батька, матері;

4) діда та баби за прямою лінією спорідненості.

Не вважаються такими, що перебували на утриманні застрахованої особи, члени сім'ї, які мали самостійні джерела засобів до існування (одержували заробітну плату, пенсію тощо).

Зверніть увагу: допомога надається застрахованій особі, члену її сім'ї або іншим юридичним чи фізичним особам, які здійснили поховання.

Розмір допомоги на поховання, яку сплачує ФСС, у 2021 році становить 4100 грн (відповідно до Постанови правління ФСС від 8 лютого 2017 року №17 «Про встановлення розміру допомоги на поховання»).

Статтею 30 Закону №1105 передбачено, що матеріальне забезпечення та соціальні послуги за страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), цивільно-правового договору та на інших підставах, передбачених законом, призначаються та надаються за основним місцем роботи. Тобто допомога на поховання працюючим особам призначається та надається лише за основним місцем роботи.

Рішення про призначення допомоги на поховання приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування підприємства, установи, організації.

Допомога на поховання члена сім'ї застрахованої особи призначається на підставі свідоцтва про смерть, виданого центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, виконавчим органом сільської, селищної чи міської (крім міст обласного значення) ради, та довідки з місця проживання про перебування померлого члена сім'ї на утриманні застрахованої особи (ч. 4 ст. 31 Закону №1105).

З метою уникнення подвійної виплати допомоги на поховання застрахованої особи до зазначених вище документів потрібно надати витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть (у разі реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської ради — довідку для отримання допомоги на поховання).

Юридичні та фізичні особи, які здійснили поховання і не є членами сім'ї померлого, для отримання допомоги на поховання також повинні надати копії документів, що підтверджують здійснення витрат на поховання.

Згідно з ч. 3 ст. 32 Закону №1105 допомога на поховання призначається не пізніше дня, що настає за днем звернення, і виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від Фонду.

Частиною 5 ст. 32 Закону №1105 передбачено граничні строки набуття права на отримання матеріального забезпечення, у тому числі допомоги на поховання. Так, допомога на поховання виплачується у разі, якщо звернення за її призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців із дня смерті застрахованої особи або члена сім'ї, який перебував на її утриманні.

Слід зазначити, що дванадцятимісячний період відлічується з дня смерті застрахованої особи або члена сім'ї, який перебував на її утриманні, зазначеного у свідоцтві про смерть, від першого числа місяця, наступного за тим, у якому настала відповідна подія (смерть застрахованої особи або члена сім'ї, який перебував на її утриманні). Для обчислення періоду 12 календарних місяців беруть цілі місяці з 1 до 31 (30 або 28 (29) — для лютого) числа.

У випадку смерті працюючих пенсіонерів, в тому числі осіб з інвалідністю, допомога на поховання виплачується за рахунок коштів Пенсійного фонду України.

Відповідно до ст. 1 Закону №1058 пенсіонер — це особа, яка відповідно до цього Закону отримує пенсію, довічну пенсію.

Статтею 9 Закону №1058 передбачено, що за рахунок коштів Пенсійного фонду надається пенсія по інвалідності внаслідок загального захворювання (у тому числі каліцтва, не пов'язаного з роботою, інвалідності з дитинства), а також допомога на поховання пенсіонерів.

Умови надання і розмір цієї допомоги визначені у ст. 53 Закону №1058, згідно з якою у разі смерті пенсіонера особам, які здійснили його поховання, виплачується допомога на поховання пенсіонера в розмірі двомісячної пенсії, яку отримував пенсіонер на момент смерті.

Отже, чинним законодавством визначено, що допомога на поховання пенсіонера, у тому числі і такого, який отримував пенсію по інвалідності, надається за рахунок коштів Пенсійного фонду України незалежно від того, перебував він у трудових відносинах на момент настання смерті чи ні.

Лікарняні (оплата перших п'яти днів та решти днів тимчасової непрацездатності)

Згідно зі ст. 22 Закону №1105, оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, здійснюється за рахунок коштів роботодавця у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України (на сьогодні це Порядок №440).

Як наслідок, оплата всіх наступних днів такої тимчасової непрацездатності отримала назву «допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням».

Така допомога виплачується Фондом застрахованим особам починаючи з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією (далі — МСЕК) інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності) незалежно від звільнення застрахованої особи в період втрати працездатності.

Допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, виплачується Фондом застрахованим інвалідам, які працюють на підприємствах та в організаціях товариств УТОГ і УТОС, починаючи з першого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності незалежно від звільнення застрахованої особи в період втрати працездатності.

Застрахованим особам, які працюють на сезонних і тимчасових роботах, допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, надається не більш як за 75 календарних днів протягом календарного року.

При цьому Список сезонних робіт і сезонних галузей затверджено постановою КМУ від 28.03.1997 р. №278.

Так, до сезонних робіт і галузей належать:

1. Лісова промисловість і лісове господарство:

— добування живиці, барасу і ялинкової сірки;

— заготівля пньового осмолу;

— заготівля лика;

— лісокультурні роботи — підготовка ґрунту, посів і садіння лісу, догляд за лісовими культурами, робота в лісорозсадниках;

— лісозахисні і протипожежні роботи — боротьба зі шкідниками і хворобами лісу, прокладання мінералізованих смуг, чергування на пожежних вишках, наземне пожежне патрулювання лісів;

— заготівля насіння;

— збирання і переробка харчових продуктів лісу;

— польові лісовпорядні роботи.

2. Торф'яна промисловість:

— болотяно-підготовчі роботи;

— добування, сушіння та збирання торфу;

— ремонт і обслуговування технологічного обладнання в польових умовах.

3. Сільське господарство:

— робота в овочівництві, садівництві, виноградарстві, буряківництві, хмелярстві, на вирощуванні і збиранні картоплі, тютюну, кормів, баштанних культур, лікарських рослин;

— робота на інкубаторно-птахівничих та міжгосподарських інкубаторних станціях.

4. Переробні галузі промисловості:

— робота на підприємствах переробки плодоовочевої продукції;

— робота на підприємствах цукрової галузі промисловості;

— первинне виноробство.

5. Санаторно-курортні заклади і заклади відпочинку:

— роботи, пов'язані з санаторно-курортним обслуговуванням хворих і відпочивальників в санаторно-курортних закладах і закладах відпочинку.

6. Транспортно-дорожній комплекс:

— авіаційні роботи в сільському та лісовому господарствах.

Крім того, визначення терміна «тимчасові працівники» надає Указ Президії ВР СРСР від 24.09.1974 р. №311-IX, який діє згідно з Постановою Верховної Ради України від 12.09.1991 р. №1545-XII «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР».

Зокрема, тимчасовими робітниками і службовцями вважаються робітники і службовці, прийняті на роботу на строк до двох місяців, а для заміщення тимчасово відсутніх працівників, за якими зберігається їх місце роботи (посада), — до чотирьох місяців.

Зверніть увагу, що лікарняні (оплата перших 5 днів + допомога від ФСС) надаються застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (доходу), у разі настання в неї одного з таких страхових випадків:

1) тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві;

2) необхідності догляду за хворою дитиною;

3) необхідності догляду за хворим членом сім'ї;

4) догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною-інвалідом віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною;

5) карантину, накладеного органами санітарно-епідеміологічної служби;

6) тимчасового переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижче оплачувану роботу;

7) протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства;

8) перебування в реабілітаційних відділеннях санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм.

Увага, самоізоляція!

Оскільки під час карантину велика кількість працівників час від часу потрапляє до самоізоляції, коли вони можуть працювати з дому, але цей період теж закривається лікарняним і відповідно оплачується, до ст. 20 Закону №1105 внесли відповідне зауваження.

Допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням, перебування у закладах охорони здоров'я, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій, виплачується Фондом застрахованим особам починаючи з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією (далі — МСЕК) інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності) незалежно від звільнення, припинення підприємницької або іншої діяльності застрахованої особи в період втрати працездатності, у порядку та розмірах, встановлених законодавством.

Однак Держпраці консультує, що в цьому випадку слід діяти за звичною схемою. Отже, якщо ваш працівник повідомив по телефону або електронною поштою, що потрапив до ізоляції, можливі, залежно від обставин, такі варіанти:

дистанційна робота, відпустка за власний рахунок, щорічна відпустка, лікарняний. Залежно від обраного варіанта слід заповнити табель та визначитися з оплатою.

Листок непрацездатності. На сьогодні передбачено можливість оформити листок непрацездатності на час самоізоляції особи, яка контактувала з хворим на COVID-19, навіть якщо контактна людина не захворіла (ч. 1 ст. 22 Закону №1105).

Такий листок непрацездатності всім, окрім медиків, оплачують у розмірі 50% від середнього заробітку, незалежно від стажу (ч. 2 ст. 24 Закону №1105). Тривалість самоізоляції під меднаглядом — 14 днів. Перші 5 днів оплачує працедавець, а з 6-го витрати лягають на Фонд соцстрахування.

Якщо працівник не захворіє, за два тижні він має надати листок непрацездатності і приступити до роботи. Табелювати працівника на самоізоляції слід як відсутнього з нез'ясованих причин («НЗ» або «28»). Після надання листка непрацездатності табель потрібно відкоригувати.

Дистанційна робота. Якщо працівник не бажає звертатися до лікаря і добре почувається, тоді лікарняний не оформлюють. У такому разі, якщо умови дозволяють, він може перейти на дистанційну роботу, тобто продовжувати працювати, залишаючись вдома. Перевести працівника на дистанційну роботу можна на підставі його заяви або, якщо немає змоги передати заяву, — без неї. Рішення керівника цілком може бути обґрунтовано поточною ситуацією з пандемією коронавірусу. Тимчасовий перехід на віддалену роботу у зв'язку з пандемією не є зміною режиму праці, тож не потребує попередження працівника за 2 місяці.

Частина 2 ст. 60 КЗпП України надає можливість переходити на дистанційну роботу на час загрози поширення епідемії або пандемії за рішенням керівника без укладання письмового трудового договору. У наказі можна встановити період, протягом якого працівник працюватиме вдома. Зміст такого наказу слід терміново довести до відома працівника — засобами телефонного зв'язку, за допомогою Skype тощо. Оригінал наказу можна надіслати працівнику поштою з адресною доставкою або почекати його повернення та вже тоді отримати «живий» підпис про ознайомлення.

Відпустка. На бажання працівника і за згоди роботодавця працівнику можна надати відпустку на час, який потрібно провести вдома. Але, якщо щорічна відпустка надається поза графіком, тоді для її оформлення потрібний оригінал заяви від працівника. За умови що він перебуває на самоізоляції, він може передати заяву кур'єром або кимось із родичів. Але якщо такої можливості немає, надавати відпустку на підставі копії заяви не можна. Так само оригінал заяви потрібний для надання відпустки без збереження зарплати.

Відсутність не оформлена. Так, таке теж може бути. Працівник може повідомити телефоном про необхідність самоізоляції та більше не виходити на зв'язок. Проте таку відсутність не можна розцінювати як прогул. У табелі час відсутності слід позначити як неявки з нез'ясованих причин («НЗ» або «28»). Коли працівник повернеться, слід отримати від нього пояснення про причини відсутності. Якщо керівник причини відсутності визнав поважними, підстав для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності немає. Час такої відсутності працівника на роботі не оплачують (за аналогією з прогулом).

Лікарняні по догляду за хворою дитиною або за членом сім'ї

Допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною віком до 14 років виплачується застрахованій особі з першого дня за період, протягом якого дитина за висновком лікаря потребує догляду, але не більш як за 14 календарних днів.

Допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною віком до 14 років, якщо вона потребує стаціонарного лікування, виплачується застрахованій особі з першого дня за весь час її перебування в стаціонарі разом із хворою дитиною.

Допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворим членом сім'ї (крім догляду за хворою дитиною віком до 14 років) надається застрахованій особі з першого дня, але не більш як за 3 календарні дні, а у виняткових випадках, з урахуванням тяжкості хвороби члена сім'ї та побутових обставин, — не більш як за 7 календарних днів.

Допомога по тимчасовій непрацездатності в разі захворювання матері або іншої особи, яка фактично здійснює догляд за дитиною віком до трьох років або дитиною-інвалідом віком до 18 років, надається застрахованій особі, яка здійснює догляд за дитиною, з першого дня за весь період захворювання.

Допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною віком до 14 років, по догляду за хворим членом сім'ї та в разі захворювання матері або іншої особи, яка фактично здійснює догляд за дитиною віком до трьох років або дитиною-інвалідом віком до 18 років, не надається, якщо застрахована особа перебувала у цей час у щорічній (основній чи додатковій) відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням або творчій відпустці.

Iнші випадки виплат лікарняних

У разі тимчасового переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижче оплачувану роботу цій особі надається допомога по тимчасовій непрацездатності з першого дня за час такої роботи, але не більш як за два місяці. Ця допомога обчислюється за загальними правилами, але надається в розмірі, який разом із заробітком за тимчасово виконувану роботу не може перевищувати суми повного заробітку до часу переведення.

Допомога по тимчасовій непрацездатності в разі здійснення протезування за медичними показаннями в стаціонарі протезно-ортопедичного підприємства надається застрахованій особі з першого дня за весь період перебування в цьому підприємстві з урахуванням часу на проїзд до протезно-ортопедичного підприємства і назад.

Застрахованій особі, яка направляється на лікування та/або для надання реабілітаційної допомоги до відділень санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм безпосередньо зі стаціонару закладу охорони здоров'я або реабілітаційного закладу, відділення, підрозділу, допомога по тимчасовій непрацездатності надається за весь час перебування у санаторно-курортному закладі (з урахуванням часу на проїзд до санаторно-курортного закладу і у зворотному напрямку) у розмірах, встановлених Законом №1105.

Допомога по тимчасовій непрацездатності застрахованій особі, яка виховує дитину-інваліда віком до 18 років, надається за весь період санаторно-курортного лікування дитини-інваліда (з урахуванням часу на проїзд до санаторно-курортного закладу і у зворотному напрямку) за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за нею.

У разі настання тимчасової непрацездатності застрахованої особи у період вирішення спору про незаконність її звільнення з роботи допомога по тимчасовій непрацездатності надається за умови поновлення застрахованої особи на роботі з дня винесення такого рішення відповідним органом.

Чи видається лікарняний під час відпустки?

Це залежить від того, хто саме захворів, працівник чи його дитина (член сім'ї).

У 2021 році Держпраці роз'яснювала таке. Якщо особа бажає отримати оплачуваний лікарняний під час такої відпустки, вона зобов'язана звернутися до роботодавця для узгодження щодо продовження або перенесення відпустки на бажаний термін та повідомити про причини продовження або перенесення відпустки. Своєю чергою, роботодавець має видати наказ про продовження або перенесення відпустки. Підставами для такого наказу є листок непрацездатності та заява працівника. Відпустку продовжують або переносять на кількість календарних днів хвороби, що припадають на період відпустки. Такого висновку фахівці Держпраці доходять, ґрунтуючись на нормах частини другої статті 11 Закону про відпустки, за якими відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена, зокрема, у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку.

Продовжувати/переносити щорічну оплачувану відпустку на дні лікарняного по догляду за дитиною (іншим членом сім'ї) не можна.

Утім, якщо йдеться про відпустку по догляду за дитиною, тут є варіант. На думку Мінсоцполітики (лист від 23.10.2014 р. №1601/5/75-14), право на отримання допомоги для догляду за хворою дитиною настає у разі припинення особою відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку незалежно від того, вийшла особа працювати на повний чи неповний робочий день.

Як відмовити у виплаті лікарняних?

I ще слід пам'ятати про те, коли роботодавець (як, власне, і ФСС) має право відмовити у виплаті лікарняних.

Допомога по тимчасовій непрацездатності не надається (ст. 23 Закону №1105):

1) у разі одержання застрахованою особою травм або її захворювання при вчиненні нею злочину;

2) у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров'ю з метою ухилення від роботи чи інших обов'язків або симуляції хвороби;

3) за час перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;

4) за час примусового лікування, призначеного за постановою суду;

5) у разі тимчасової непрацездатності у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння або дій, пов'язаних з таким сп'янінням;

6) за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням.

Також застраховані особи, які в період отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності порушують режим, встановлений для них лікарем, або не з'являються без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, у тому числі на лікарсько-консультативну комісію (ЛКК) чи медико-соціальну експертну комісію (МСЕК), втрачають право на цю допомогу з дня допущення порушення на строк, що встановлюється рішенням органу, який призначає допомогу по тимчасовій непрацездатності.

Умови надання і тривалість виплати допомоги по вагітності та пологах

Згідно зі ст. 25 Закону №1105, допомога по вагітності та пологах надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

Допомога по вагітності та пологах застрахованій особі виплачується за весь період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, тривалість якої становить 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей — 70) календарних днів після пологів. Жінкам, віднесеним до 1 — 4 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, допомога по вагітності та пологах виплачується за 180 календарних днів зазначеної відпустки (90 — до пологів та 90 — після пологів). Розмір зазначеної допомоги обчислюється сумарно та надається застрахованій особі в повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів.

Допомога по вагітності та пологах виплачується застрахованій особі, яка усиновила дитину протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження, за період з дня усиновлення і до закінчення 56 календарних днів (70 календарних днів у разі одночасного усиновлення двох і більше дітей, 90 календарних днів — для жінок, віднесених до 1 — 4 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи).

У разі надання застрахованій особі відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами у період її тимчасової непрацездатності листок непрацездатності по тимчасовій непрацездатності закривається і з дня настання цієї відпустки видається інший листок непрацездатності. Кожен із зазначених листків оплачується за відповідними нормами цього Закону.

У разі надання застрахованій особі відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами у період простою підприємства, установи, організації не з вини застрахованої особи, щорічної (основної чи додаткової) відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, додаткової відпустки у зв'язку з навчанням, творчої відпустки допомога по вагітності та пологах надається з дня виникнення права на відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами.

За період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, що збігається з відпусткою для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, допомога по вагітності та пологах виплачується незалежно від допомоги по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Підстави для отримання допомоги від ФСС

Згідно зі ст. 31 Закону №1105, підставою для призначення лікарняних та допомоги по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності, а в разі роботи за сумісництвом — копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи.

Порядок і умови видачі, продовження та обліку листків непрацездатності, здійснення контролю за правильністю їх видачі встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони здоров'я, за погодженням з Фондом. На сьогодні ці процедури регулює Iнструкція №455.

Для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності в розмірі 100 відсотків середньої заробітної плати (доходу) застраховані особи додають копії відповідних посвідчень або інші документи, які підтверджують право на пільгу (докладніше про те, хто має право на отримання лікарняних у такому розмірі, читайте далі).

Допомога на поховання застрахованої особи призначається сім'ї померлого або особі, яка здійснила поховання, на підставі свідоцтва про смерть, виданого центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів громадянського стану, виконавчим органом сільської, селищної чи міської (крім міст обласного значення) ради.

Допомога на поховання члена сім'ї застрахованої особи призначається застрахованій особі на підставі свідоцтва про смерть, виданого центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів громадянського стану, виконавчим органом сільської, селищної чи міської (крім міст обласного значення) ради, та довідки з місця проживання про перебування померлого члена сім'ї на утриманні застрахованої особи. З метою уникнення подвійної виплати допомоги на поховання застрахованої особи також треба надати витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть.

Електронні та паперові листки непрацездатності

Паперові листки непрацездатності — це стара і дуже відома форма документа, на підставі якого проводиться оплата лікарняних та декретних. Електронна форма такого документа є новою і повністю (поки що!) паперові листки непрацездатності не скасувала. Розповімо про це докладніше.

Треба нагадати, що листок непрацездатності (або лікарняний, як часто його ще називають) — це багатофункціональний документ.

По-перше, він фіксує тимчасову втрату працездатності і містить діагноз. Таким чином, і сама фізособа, і її роботодавець можуть дізнатися про те, що зі здоров'ям працівника щось не гаразд, і отримати загальне уявлення про те, що саме. Подробиць щодо перебігу лікування роботодавець, звісно, не дізнається (це персоніфіковані і захищені законом відомості), але виходячи з досвіду і важкості захворювання він зможе спланувати, скільки працівник буде хворіти і чи потрібно знайти йому тимчасову заміну.

По-друге, він є виправданням працівника, оскільки пояснює його відсутність на робочому місці і неможливість виконання ним трудових обов'язків та наказів керівника. Останнє важливо навіть зараз, коли багато працівників перейшли на надомну або дистанційну роботу. Адже навіть коли працівник хворіє вдома, він все ж таки хворіє, а отже, цілком можливо, що фізично не може працювати. При цьому наявність листка непрацездатності гарантує працівнику збереження робочого місця — за ст. 40 КЗпП з ініціативи роботодавця звільнення можливе, лише якщо стан здоров'я перешкоджає продовженню цієї роботи (а це треба довести!) або ж якщо лікарняний триває більше ніж 4 місяці поспіль.

По-третє, він є підставою для збереження середнього заробітку працівника, тобто для виплати йому лікарняних або декретних. При цьому за чинними зараз правилами оригінал листка непрацездатності подається за основним місцем роботи, а за сумісництвом надається його копія і довідка про розрахунок лікарняних (декретних) за основним (та іншими) місцем роботи, де вже було нараховано такі виплати за цим листком непрацездатності.

Як усі ці дуже важливі функції реалізовані в паперовій та в електронній формі?

Електронний листок непрацездатності (або е-лікарняний) — це сформований (виданий) програмними засобами на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності у Реєстрі таких листків електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

Отже, у 2021 році введено в обіг певний електронний документ, який виконує, як мінімум, дві з наведених вище функцій — він звільнятиме від роботи і буде підставою для збереження середнього заробітку. Але який вигляд він матиме і що з нього можна буде дізнатися?

Електронний реєстр листків непрацездатності

Усі листки непрацездатності будуть формуватися на підставі інформації з цього Реєстру.

Вести Реєстр буде Пенсійний фонд України (далі — ПФУ). Як передбачається, при цьому відбуватиметься інформаційний обмін між Національною службою здоров'я України (НСЗУ), ПФУ та ФСС. У Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженому постановою КМУ від 17.04.2019 р. №328, вони мають назву «суб'єкти інформаційного обміну». А ще інформацію з цього Реєстру надаватимуть Держпраці.

Iнформація з Реєстру подаватиметься до ризик-орієнтованої інформаційно-аналітичної системи Фонду соціального страхування.

Iнформація з Реєстру, що надаватиметься Держпраці, міститиме відомості про посилання на нещасний випадок на виробництві, професійне захворювання в обсязі, необхідному для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві.

Страхувальники (тобто роботодавці) і застраховані особи (тобто фізособи, працівники) згадуються окремо.

Адже ведення Реєстру передбачає:

1) створення записів у Реєстрі;

2) оброблення в Реєстрі інформації про листки непрацездатності;

3) формування єдиного реєстраційного номера листка непрацездатності;

4) пошук відомостей у Реєстрі;

5) внесення змін до Реєстру;

6) передачу інформації між суб'єктами інформаційного обміну, інформаційну взаємодію їхніх інформаційно-телекомунікаційних систем;

7) формування повідомлень суб'єктам інформаційного обміну, застрахованим особам, страхувальникам;

8) надання відомостей з Реєстру застрахованим особам, страхувальникам, Держпраці;

9) використання довідників і класифікаторів державних реєстрів, а також Національного класифікатора НК 025:2019 «Класифікатор хвороб та споріднених проблем охорони здоров'я», україномовного варіанта Міжнародної класифікації первинної медичної допомоги ICPC-2-E;

10) функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в Реєстрі, отримання відомостей з Реєстру, періодичне оприлюднення інформації з Реєстру.

Тобто алгоритм такий:

на підставі медичного висновку інформація про тимчасову втрату працездатності вноситься до Реєстру;

їй присвоюється унікальний номер (який далі вважатиметься єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності), за яким цю інформацію можна буде знайти у Реєстрі.

Запис, який вноситься до Реєстру, містить досить багато інформації. При цьому можна виділити:

— персональні дані фізособи, зокрема й діагноз. Тобто першу функцію цей запис виконує;

— період тимчасової непрацездатності (звільнення від роботи). Це виконання другої функції;

— щодо третьої функції, то електронний листок непрацездатності буде підставою для виплати лікарняних та декретних. При цьому у записі відображатиметься й інформація щодо оплати їх роботодавцями і ФСС, або ж результати документальної перевірки від ФСС щодо обґрунтованості видачі та подовження таких листків.

Тобто один запис міститиме увесь загальний масив інформації, наявної щодо конкретного листка непрацездатності. I все це зберігатиметься у Реєстрі.

Чим е-лікарняні відрізняються від паперових?

У першу і головну чергу тим, що е-лікарняний не треба буде випрошувати у працівника. Доступ до таких листків непрацездатності буде онлайн і одразу в усіх зацікавлених осіб: у лікаря і ФСС, у працівника і роботодавця.

Докладніше про це йдеться у Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстру листків непрацездатності. Його затверджено наказом МОЗ від 17.06.2021 р. №1234.

Зверніть увагу! Хоч е-лікарняні і передбачають певну дистанційність, відкрити навіть е-лікарняний без візиту до лікаря більше не вийде, навіть під час карантину.

МОЗ наказом від 02.08.2021 р. №1609 (зареєстрований в Міністерстві юстиції 20.08.2021 р. за №1104/36726) внесло зміни до:

1) Iнструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян.

З неї вилучено норму п. 1.7 розділу 1, згідно з якою на період проведення карантинних заходів було дозволено видавати листки непрацездатності на підставі звернення та опитування хворого за допомогою засобів телефонного зв'язку або інтернет-телефонії лікарем, який надає первинну медичну допомогу, з обов'язковим відповідним записом у медичній картці амбулаторного хворого, терміном до 5 календарних днів;

2) Порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров'я.

Уточнено, що формування медичних висновків буде здійснюватися тільки після особистого огляду хворого лікуючим лікарем, про що має бути зроблено відповідний запис у Реєстрі медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров'я з обґрунтуванням тимчасової непрацездатності.

Також вилучено норму, якою дозволялося на період проведення заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню COVID-19, формувати медичні висновки в амбулаторних умовах надання медичних послуг лікарем, який надає первинну медичну допомогу, на підставі звернення та опитування хворого за допомогою засобів телефонного зв'язку або інтернет-телефонії, засобів телемедичного зв'язку.

Алгоритм дій (працівник — роботодавець — ФСС)

Для паперових лікарняних існував такий алгоритм:

1. Прийняття рішення комісією або уповноваженим із соціального страхування про матзабезпечення або відмову в оплаті листка непрацездатності — не пізніше 10 днів з дня їх надходження.

2. Бухгалтерія на підставі листка непрацездатності (копії, якщо йдеться про сумісника) і протоколу нараховує матзабезпечення та не пізніше 5-ти робочих днів з дати прийняття рішення комісією зі соцстраху надає до робочого органу ФСС заяву-розрахунок.

3. Робочий орган ФСС протягом робочих 10 днів з дня надходження заяви-розрахунку перевіряє правильність нарахування виплат, уточнює дані, надаючи запити страхувальнику. У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення. Якщо ж зауважень до заяви-розрахунку немає, робочий орган ФСС надає фінансування.

4. Страхувальник після отримання фінансування здійснює виплату:

— працівникам — у найближчий після призначення строк для виплати зарплати;

— особам, які виконують роботи (надають послуги) за договором ЦПХ, — протягом 10-ти днів після призначення допомоги.

5. Страхувальник повідомляє робочий орган ФСС про виплату матзабезпечення протягом місяця з дня проведення виплати. Якщо ж страхувальник не подасть повідомлення про виплати застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування, робочі органи виконавчої дирекції ФСС здійснюють позапланову перевірку щодо використання страхувальником отриманих коштів.

Що змінилось? Для паперових лікарняних — нічого. А от якщо на працівника оформлено е-лікарняний, зміни є.

Що змінюється для працівника?

Працівнику, щодо страхового випадку якого сформовано е-лікарняний, не потрібно передавати його роботодавцю для отримання допомоги від ФСС. Після оформлення лікуючим лікарем електронного медичного висновку автоматично відбувається відкриття е-лікарняного.

Працівник має повідомити про відкриття е-лікарняного свого роботодавця будь-яким зручним обом способом, наприклад телефоном! При цьому працівнику не потрібно роздруковувати е-лікарняний та надавати роботодавцю будь-яких паперових підтверджень про тимчасову непрацездатність.

Після закриття е-лікарняного він стає підставою для призначення матеріального забезпечення і оформлення роботодавцем заяви-розрахунку (в разі допомоги по вагітності та пологах — одразу після відкриття).

Дата отримання коштів від Фонду за е-лікарняними, як і за паперовими, залежить від дати подання роботодавцем заяви-розрахунку за відповідним лікарняним до ФССУ. Як і щодо паперових лікарняних, подати заяву-розрахунок до ФССУ роботодавець має не пізніше 5 робочих днів з моменту прийняття рішення про призначення матеріального забезпечення комісією (уповноваженим).

Що змінюється для роботодавця?

Оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, здійснюється за рахунок коштів роботодавця. Тобто тут заяву-розрахунок до ФСС подавати не потрібно. Достатньо отримати рішення від комісії (уповноваженого) із соцстрахування — і проводимо оплату.

Зміни торкнуться оформлення роботодавцем заяви-розрахунку за е-лікарняними працівників. Оскільки е-лікарняні не мають серії та видаються за оновленими кодами причин тимчасової непрацездатності, заяви-розрахунки за ними подаються роботодавцями окремо від заяв-розрахунків, сформованих за паперовими лікарняними листками.

Зразок складання заяви-розрахунку від ФСС

При цьому фахівці Фонду звертали увагу на те, що е-лікарняний не має серії, але йому присвоюється унікальний номер. Тому в заяві на е-лікарняні серію не наводимо (у графі 7 заяви проставляємо «х»), але номер (графа 8) зазначаємо обов'язково! А ще у графі 10 треба обов'язково зазначити причину непрацездатності — так, як вона була закодована в е-лікарняному (наводимо код від 1 до 10).

Комісії (уповноважені) із соціального страхування на підприємствах продовжують свою роботу та призначають матеріальне забезпечення, як і раніше, незалежно від виду лікарняного. Вони зберігають весь обсяг функцій, передбачених Положенням про комісію (уповноваженого) із страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. №13.

Найголовніше питання — а що буде підставою для призначення виплат? Що саме розглядатиме комісія (уповноважений)? По суті, інформацію з Е-реєстру лікарняних, яку можна отримати у вигляді витягу і роздрукувати. Е-лікарняний друкується або залишається в електронному вигляді (за рішенням роботодавця) — таке роз'яснення надав ФСС.

Листок непрацездатності, що формується у Електронному реєстрі листків непрацездатності, є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, як і його паперова версія.

I ще раз: сформований е-лікарняний стане доступним для перегляду у день його створення, однак підставою для надання матеріального забезпечення стане лише після закриття. А у випадку допомоги по вагітності та пологах — одразу після створення. Ці дати мають бути зазначені в самому е-лікарняному!

Коли відбудеться повна заміна паперових листків непрацездатності на електронні? Час цієї події постійно змінюється.

Навесні МОЗ повідомляв, що нарешті відбудеться запуск Електронного реєстру листків непрацездатності. Тоді це планувалося з 1 травня 2021 р.

Потім законотворці вкотре все переграли, і МОЗ повідомив, що повноцінний запуск Електронного реєстру листків непрацездатності очікується з 1 вересня 2021 року.

А з 4 червня до 31 серпня 2021 року діє перехідний період, коли листки непрацездатності будуть створюватися як в електронній формі (тими лікарями, які мають відповідні технічні можливості), так і в паперовій формі (якщо можливості скласти е-лікарняний лікар не матиме).

Але чим ближче був вересень, тим ставало зрозуміліше, що про закінчення тестового режиму говорити ще зарано.

Спочатку з'явився проєкт наказу МОЗ «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров'я України».

Ним передбачалися винятки для обов'язкового переходу на е-лікарняний із 1 вересня. Зокрема, перенесення на 1 жовтня у випадку відсутності технічної можливості для формування електронних медичних висновків:

для категорії медичних висновків «Вагітність та пологи»;

для тимчасової непрацездатності, яка виникла внаслідок захворювання на ВIЛ або внаслідок психічного розладу.

Тобто до 1 жовтня 2021 року у цих випадках планувалося формувати ще паперові листки непрацездатності.

А потім МОЗ зробило оголошення, що вже у понад 2 тисячах медзакладів можуть формувати електронні лікарняні. Але зважаючи на те, що є окремі відомчі лікарні — ті, що в глибинках, яким треба трохи більше часу, — буде складено наказ, який продовжить цей перехідний період до жовтня.

Тобто наразі вже можна оформляти лікарняні в електронному форматі, але деякий час медзаклади ще зможуть видавати й паперові листки непрацездатності. Орієнтовно це триватиме до 1 жовтня 2021 (але і ця дата не є граничною).

Порядок виплати лікарняних унаслідок травми за рахунок ФСС

Лікарняні щодо нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань трапляються не так часто, як звичайні лікарняні, але все ж таки трапляються. I роботодавець повинен знати, як їх оплачувати.

Виявлення таких «виробничих» лікарняних відбувається двома шляхами. Iноді на підприємстві трапляється аварія або інший нещасний випадок, і про це одразу повідомляють керівництво. А буває що й не повідомляють, або ж працівник відчуває проблеми зі здоров'ям вже вдома, в інший позаробочий час. I тоді про те, що трапився нещасний випадок на виробництві або що у працівника розвилася професійна хвороба, першим дізнається лікар.

Відповідно до Положення про експертизу тимчасової непрацездатності, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 09.04.2008 р. №189, у разі звернення хворого з приводу нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві без направлення підприємства в медичній картці амбулаторного (стаціонарного) хворого лікуючий лікар зазначає дату та час звернення хворого; дату, час, місце та обставини травми; вид травми (виробнича чи побутова) зі слів хворого, які надалі не можуть виправлятись або змінюватись.

Iнструкцією про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров'я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406, чітко визначений порядок заповнення графи «Причина непрацездатності» у ЛН — обов'язково підкреслити відповідну причину звільнення від роботи. «Причина непрацездатності»: пункт 5 — «невиробнича травма», пункт 2 -«професійне захворювання та його наслідки», пункт 4 — «нещасний випадок на виробництві та його наслідки». Пункти 2 та 4 виправленню не підлягають.

Рішення про призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг приймає комісія (уповноважений) із соціального страхування, що створюється (обирається) на підприємстві, в установі, організації, до складу якої входять представники адміністрації підприємства, установи, організації та застрахованих осіб (виборних органів первинної профспілкової організації (профспілкового представника) або інших органів, які представляють інтереси застрахованих осіб), відповідно до ч. 3 ст. 30 Закону №1105.

Відповідно до Положення «Про комісію (уповноваженого) із страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності», затвердженого постановою правління Фонду від 19.07.2018 р. №13, комісія (уповноважений) із соціального страхування приймає рішення про призначення або відмову в призначенні матеріального забезпечення (допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною), вагітністю та пологах, на поховання) і передає його роботодавцю для проведення виплат, здійснення розрахунків тощо. Приймає рішення про припинення виплати матеріального забезпечення (повністю або частково). Перевіряє правильність видачі та заповнення документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг.

При прийнятті рішення щодо призначення та виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, в тому числі у разі нещасного випадку невиробничого характеру — «невиробнича травма», комісія (уповноважений) із соціального страхування з'ясовує обставини та причини нещасного випадку, що стався з працівником, і приймає рішення про призначення або відмову у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності, що фіксується у протоколі засідання комісії.

Крім цього, використовує дані Акта форми НТ, який складається відповідно до Порядку №270.

Під нещасними випадками невиробничого характеру слід розуміти непов'язані з виконанням трудових обов'язків травми, у тому числі отримані внаслідок заподіяних тілесних ушкоджень іншою особою, отруєння, самогубства, опіки, обмороження, утоплення, ураження електричним струмом, блискавкою, травми, отримані внаслідок стихійного лиха, контакту з тваринами тощо (далі — нещасні випадки), які призвели до ушкодження здоров'я або смерті потерпілих (п. 2 Порядку №270).

Нещасні випадки (за винятком групових), які сталися з працюючими особами, розслідуються комісією, утвореною організацією, де працює потерпілий, у складі голови комісії — посадової особи, яку визначає керівник організації, і членів комісії — керівника відповідного структурного підрозділу, представника профспілкової організації, членом якої є потерпілий, або уповноваженого трудового колективу, якщо потерпілий не є членом профспілки. Рішення щодо розслідування нещасного випадку приймає керівник організації на підставі звернення потерпілого або особи, яка представляє його інтереси, листка непрацездатності або довідки лікувально-профілактичного закладу. Відповідно до п. 8 Порядку №270 розслідування нещасних випадків зі смертельним наслідком, групових нещасних випадків у разі смерті хоча б одного з потерпілих, нещасних випадків, пов'язаних із заподіянням тілесних ушкоджень іншою особою, а також нещасних випадків, які сталися внаслідок контакту зі зброєю, боєприпасами та вибуховими матеріалами або дорожньо-транспортної пригоди, проводиться органом досудового розслідування. Акти за формою НТ, які затверджуються керівником органу (організації), що проводив розслідування, зберігаються в організації разом із матеріалами розслідування протягом 45 років.

Статтею 23 Закону №1105 передбачено підстави для відмови в наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності, а саме:

у разі одержання застрахованою особою травм або її захворювання при вчиненні нею злочину;

у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров'ю з метою ухилення від роботи чи інших обов'язків або симуляції хвороби;

за час перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;

за час примусового лікування, призначеного за постановою суду;

у разі тимчасової непрацездатності у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння або дій, пов'язаних із таким сп'янінням;

за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати.

Під час призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства повинна переконатися у відсутності підстав, що стали б причиною відмови в наданні допомоги за кожним із зазначених вище випадків.

Особливо звертаємо увагу на надання допомоги по тимчасовій непрацездатності у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння або дій, пов'язаних із таким сп'янінням (п. 5 ч. 1 ст. 23 Закону №1105).

У разі, коли в ЛН є позначка, що застрахована особа на момент отримання травми була у стані алкогольного, наркотичного чи токсичного сп'яніння, комісія із соціального страхування підприємства з'ясовує обставини травмування і встановлює причинний зв'язок травми з вживанням алкоголю, наркотичних, токсичних речовин. Якщо такий зв'язок встановлено, комісія приймає рішення про відмову в наданні допомоги. У випадку, коли травма не пов'язана з вживанням алкоголю та згаданих вище речовин, допомога надається на загальних підставах.

На практиці також трапляються випадки, коли в ЛН причиною непрацездатності визначено код 4 — «нещасний випадок на виробництві та його наслідки», а фактично нещасний випадок стався не під час виконання працівником своїх трудових обов'язків, тобто не пов'язаний з виробництвом.

Після отримання такого листка непрацездатності, в якому зазначено «Причина непрацездатності: нещасний випадок на виробництві та його наслідки — 4», відповідно до вимог Порядку розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 р. №337, на підприємстві створюється комісія для розслідування нещасного випадку. За результатами розслідування при визнанні нещасного випадку таким, що не пов'язаний з виробництвом, складається акт за формою Н-1/НП, який комісія із соціального страхування підприємства бере до уваги при прийнятті рішення про призначення матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду і подає заяву-розрахунок з кодом причини непрацездатності 5 — «невиробнича травма».

На підставі рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування про надання матеріального забезпечення страхувальник подає до Фонду заяву-розрахунок для проведення фінансування листків непрацездатності. Фінансування проводиться відповідно до Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого постановою правління Фонду від 19.07.2018 р. №12.

З метою контролю за правомірністю використання коштів Фонду щодо надання матеріального забезпечення при поданні заяви-розрахунку, куди включено ЛН по травмах, спеціалісти робочих органів виконавчої дирекції Фонду додатково приймають копії пояснень застрахованих осіб та акти розслідування травм невиробничого характеру.

Розрахунок лікарняних і декретних

Порядок і строки виплати допомоги від ФСС ми розглянули вище. Тепер розповімо, як визначається розмір такої допомоги.

Визначаємо розмір лікарняних

Розмір лікарняних, не пов'язаних з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням, визначено ст. 24 Закону №1105:

— 50% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж до 3 років;

— 60% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від 3 до 5 років;

— 70% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від 5 до 8 років;

— 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж понад 8 років;

— 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, віднесеним до 1 — 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та особам, на яких поширюється чинність Закону «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену статтею 10 Закону України «Про донорство крові та її компонентів»; особам, реабілітованим відповідно до Закону «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 — 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув'язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.

Увага, COVID-19! Особам, які перебувають у закладах охорони здоров'я, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню корона вірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується у розмірі 50% середньої заробітної плати (доходу) незалежно від страхового стажу, за винятком медичних працівників, яким допомога по тимчасовій непрацездатності у таких випадках виплачується в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) незалежно від страхового стажу, та працівників і гіг-спеціалістів резидентів «Дія Сіті», яким допомога по тимчасовій непрацездатності у таких випадках виплачується в розмірі заробітної плати (доходу) таких осіб, з якого фактично сплачувалися страхові внески до Фонду, незалежно від страхового стажу.

Але якщо не брати до уваги окремі винятки, у загальному випадку розмір допомоги з тимчасової непрацездатності залежить від страхового стажу працівника: чим більший стаж — тим більший відсоток виплати. Для того щоб його правильно порахувати, треба знати, що таке страховий стаж.

Згідно із Законом №1105, страховий стаж — це період (строк), протягом якого особа підлягала страхуванню у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та за який щомісяця сплачено страхові внески в сумі, не меншій за мінімальний страховий внесок. Страховий стаж визначається за даними персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, а за періоди до його запровадження — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше.

Розгляньмо порядок розрахунку страхового стажу за періодами залежно від того, як змінювалося законодавство.

До 28.02.2001 р. загальний трудовий стаж обчислювався згідно із записами у трудовій книжці. Відповідно до Правил №1658 також зараховувалися інші періоди, серед них:

— служба у Збройних силах, внутрішніх військах МВС та інших військових формуваннях України;

— навчання у професійно-технічному закладі освіти;

— період перебування у відпустці по догляду за дитиною до трьох та до шести років;

— період одержання допомоги по безробіттю.

Між іншим, час навчання у вищому закладі освіти та в аспірантурі не зараховувався.

З 28.02.2001 р. до 01.01.2011 р. до загального трудового стажу, набутого за попередні періоди, додавався страховий стаж. Чому саме з 28.02.2001 р.? Тому що з цієї дати набрав чинності Закон №2240, відповідно до якого рахувався вже не загальний трудовий стаж, а страховий стаж.

Підставою, як і раніше, є трудова книжка. До страхового стажу додаються тільки періоди: час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та отримання виплат допомоги по безробіттю.

З 01.01.2011 р., тобто з моменту запровадження Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, страховий стаж визначається за даними персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб.

Таким чином, розмір страхового стажу за період роботи після 01.01.2011 р. пов'язано з розміром сплаченого страхового внеску.

Місяць роботи можна зарахувати як повний тільки за умови, якщо сума сплачених страхових внесків є не меншою за суму внеску, обчисленого з розміру мінімальної заробітної плати.

До страхового стажу також зараховується період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а також отримання виплат по безробіттю та пенсії по інвалідності.

Таким чином, стаж для нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності визначається в три етапи: до 28.02.2001 р., з 28.02.2001 р. до 01.01.2011 р. та після 01.01.2011 р. Усе підсумовується та визначається відсоток, який буде застосовано до середньоденної заробітної плати.

Крім цього, відповідно до частини 4 статті 19 Закону №1105, застраховані особи, які протягом дванадцяти місяців перед настанням страхового випадку, за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, мають страховий стаж менше шести місяців, мають право на допомогу по тимчасовій непрацездатності виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Як отримати інформацію про страховий стаж працівника

Така інформація зараз є в Пенсійному фонді України, адже саме він веде Реєстр застрахованих осіб. Рахувати страховий стаж самостійно не варто!

Звісно, отримати відповідну довідку від ПФУ можна й у паперовому вигляді, проте все більше роботодавців надають перевагу отриманню такої інформації онлайн.

Ось що з цього приводу повідомляє ПФУ.

Роботодавець може отримати довідку на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Увійти на вебпортал можна за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП).

Так, щоб отримати довідки про страховий стаж (форми ОК-5, ОК-7), застрахованим особам потрібно на вебпорталі обрати категорію «Портал електронних послуг» та перейти в категорію «Дані з реєстру застрахованих осіб» (цей сервіс надається для користувачів, які увійшли на вебпортал за кваліфікованим електронним підписом).

Довідка ОК-5 формується за період з 2000 року та містить відомості про суми заробітку для нарахування пенсії і страховий стаж.

Довідка ОК-7 формується за період з 2011 року і містить відомості про суми заробітної плати, з якої сплачується єдиний соціальний внесок (у межах максимальної величини), та страховий стаж. В основному ця довідка використовується задля визначення страхового стажу для нарахування допомоги по безробіттю та ін.

Довідка про трудовий та страховий стаж формується за період з 2004 року і не містить суми нарахованої заробітної плати, але в ній чітко визначено, за який період внески сплачено в повному обсязі, а за який — частково. Наразі роботодавці активно використовують її для визначення страхового стажу під час нарахування допомоги у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності.

Для її отримання ПФУ радить обрати пункт «Запит на отримання електронних документів». У формі анкети, що з'явиться після цього, слід обрати за типом звернення — «Довідка про трудовий та страховий стаж» та зазначити персональні дані працівника (П. I. Б., податковий номер, телефон). Дані роботодавця при цьому будуть заповнені автоматично. Підписаний ЕЦП запит роботодавця автоматично надійде до Пенсійного фонду.

Довідку про страховий і трудовий стаж працівника можна завантажити у розділі «Звернення» меню ліворуч вебпорталу. Якщо документ не з'явиться одразу, необхідно натиснути «Оновити» (у верхньому правому куті форми звернень).

Як рахується середня зарплата для оплати лікарняних

Механізм обчислення середньої заробітної плати для оплати періоду тимчасової непрацездатності визначає Порядок №1266.

Згідно з пунктом 2 Порядку №1266, сума страхових виплат застрахованій особі та оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті.

Враховуючи зазначене, оплаті підлягають усі календарні дні, визначені листком непрацездатності, незважаючи на те що на період тимчасової непрацездатності працівника припадають дні, які є для нього неробочими, зокрема, у зв'язку із встановленням неповного робочого часу або якщо період тимчасової непрацездатності припадає на вихідні, святкові дні.

Середньоденна зарплата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин.

До поважних причин належать:

— тимчасова непрацездатність;

— відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;

— відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;

— відпустка без збереження заробітної плати.

При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:

1) повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);

2) неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, то до розрахунку беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);

3) відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44).

З розрахункового періоду в усіх випадках обчислення вилучаються періоди, не відпрацьовані з поважних причин (і дні, і кошти).

Сума лікарняних обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. А от для декретних стаж значення не має, адже вони виплачуються у розмірі 100% незалежно від стажу.

При цьому розрахована середньоденна зарплата не повинна перевищувати розміру середньоденної зарплати, визначеної з максимальної величини доходу, на який нараховується ЄСВ, яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44). Такі правила нарахування декретних та лікарняних передбачено п. 11 та 25 — 28 Порядку №1266.

Коли слід застосовувати 30,44 і що це за величина?

30,44 — це середномісячна кількість календарних днів у році (з Порядку №1266).

У разі коли страхові виплати призначаються виходячи з розміру середньомісячної заробітної плати (доходу), середньомісячна заробітна плата (дохід) обчислюється шляхом множення середньої заробітної плати (доходу) за один календарний день на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

А також ділимо на 30,44:

1. Для розрахунку виплат за страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності добровільно застрахованим особам, які протягом дванадцяти місяців перед настанням страхового випадку, за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, мають страховий стаж менше шести місяців, середній дохід обчислюється:

— для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності — виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку;

— для розрахунку допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами — виходячи з розміру доходу, на який нарахований ЄСВ, але не вище двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленого законом у місяці настання страхового випадку.

2. Якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи, середня заробітна плата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання права на страхову виплату.

3. Якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи (для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, в тому числі внаслідок захворювання або травми, що пов'язані з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням), середня заробітна плата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку. Якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлюється, розрахунок проводиться виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку.

Відповідно до вищезгаданого, середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини (у разі коли особа працює у режимі неповного робочого дня чи тижня), двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) (п. 5 Порядку №1266).

Розрахунок лікарняних:

1) середньоденна зарплата за фактичними даними (7000 грн + 7000 грн + 7000 грн) : (31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.) = 228,26 грн;

2) з урахуванням загального страхового стажу: 228,26 х 100% = 228,26 грн;

3) середньоденна зарплата на рівні МЗП становить: 6000,00 : 30,44 к. д. = 197,11 грн;

4) розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 197,11 х 5 к. д. = 985,55 грн.

Розрахунок лікарняних:

1) середньоденна зарплата за фактичними даними — 5500,00 грн : 30,44 к. д. = 180,68 грн;

2) з урахуванням загального страхового стажу: 180,68 грн х 100% = 180,68 грн;

3) середньоденна зарплата на рівні МЗП: 6000,00 : 30,44 к. д. = 197,11;

4) розраховують лікарняні за рахунок підприємства на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, оскільки вона менша за МЗП: 180,68 х 3 к. д. = 542,04 грн.

Розрахунок лікарняних:

1) розрахунковим періодом для цього випадку є січень — грудень 2020 року. Але оскільки в цьому періоді у працівниці не було заробітку, середньоденна зарплата за фактичними даними становитиме, виходячи з її окладу: 8900 грн : 30,44 = 292,38 грн;

2) з урахуванням загального страхового стажу: 292,38 грн х 100% = 292,38 грн;

3) розрахунок лікарняних за рахунок підприємства на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною включається до її страхового стажу: 292,38 грн х 5 к. д. = 1461,9 грн.

Визначаємо розмір декретних

За частиною першою ст. 26 Закону №1105, допомога по вагітності та пологах надається застрахованій особі у розмірі 100% середньої заробітної плати, обчисленої у порядку, встановленому КМУ (Порядок №1266), і не залежить від страхового стажу.

Частиною другою ст. 26 Закону №1105 передбачено, що сума допомоги по вагітності та пологах з розрахунку на місяць:

— не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску, з якої сплачувалися страхові внески до Фонду,

— не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Середньоденна зарплата на рівні МЗП: 6000,00 : 30,44 к. д. = 197,11 грн.

Сума декретних за фактичними даними — 34425,72 грн (273,22 грн х 126 к. д.),

а з розрахунку на рівні МЗП — 24835,86 грн (197,11 грн х 126 к. д.).

Оскільки сума декретних не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений з МЗП, встановленої на час настання страхового випадку, то у такому разі її слід буде нарахувати на рівні фактичного заробітку працівниці (в розмірі 34425,72 грн).

Середньоденна сума заробітку становить: 522,88 грн = 80000 грн : (31 + 30 + 31 + 30 + 31).

Середньоденна зарплата на рівні МЗП: 6000,00 : 30,44 к. д. = 197,11.

Середньоденна зарплата на рівні двох МЗП: 6000,00 х 2 : 30,44 к. д. = 394,22 грн.

Середньоденна зарплата, обчислена виходячи з фактичних доходів працівниці, становить 522,88 грн, що перевищує максимально допустимий для її випадку розмір середньої зарплати, виходячи з якого їй може нараховуватися допомога, — це середньоденна зарплата на рівні двох МЗП (394,22 грн).

Тому розмір її допомоги становитиме 49671,72 грн (394,22 грн х 126 к. д.).

Резиденти «Дія Сіті» і правила оплати лікарняних та декретних

Проєкт Уряду «Дія Сіті» — справа нова, і про неї наразі можна лише говорити.

«Дія Сіті» — це віртуальне цифрове місто з пільговим податковим та правовим режимом. Воно було запроваджене Законом від 15.07.2021 р. №1667-IХ «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні», який набрав чинності 14.08.2021 р.

Вимоги до резидента «Дія Сіті» наведені в ст. 5 Закону №1667:

1. Це має бути юрособа, зареєстрована на території України.

2. Вона має здійснювати діяльність у сфері цифрової економіки — комп'ютерне програмування, видання комп'ютерних ігор, освітню діяльність у галузі інформаційних технологій, оброблення даних, дослідження та розробки щодо інформаційних технологій, організація кіберспортивних змагань, кібербезпека, обіг віртуальних активів тощо.

3. Розмір доходу від зазначених «цифрових» видів діяльності має становити не менше 90% загальної суми доходу.

4. Розмір середньої місячної винагороди працівникам та гіг-спеціалістам має бути не меншим, ніж еквівалент 1200 євро. Відповідно до п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону №1667 розмір середньої місячної винагороди працівникам та гіг-спеціалістам — сума, що розраховується шляхом ділення суми всіх виплат у вигляді винагороди (заробітної плати) (до утримання податків, зборів та інших обов'язкових платежів), здійснених юридичною особою працівникам та гіг-спеціалістам у відповідному календарному місяці, на загальну кількість працівників та гіг-спеціалістів, яким здійснювалися такі виплати.

5. Середньооблікова місячна кількість працівників та гіг-спеціалістів має становити не менше 9 осіб.

Довідково: гіг-спеціаліст — це фізособа, яка є підрядником та/або виконавцем за гіг-контрактом. Такою фізособою може бути й іноземець. А гіг-контракт — це цивільно-правовий договір, за яким фізособа виконує роботи та/або надає послуги для резидента «Дія Сіті». Докладніше про цих спеціалістів та контракти читайте нижче, в окремому розділі.

У ч. 2 ст. 5 Закону №1667 наведено ознаки, за наявності яких юрособа не може бути резидентом «Дія Сіті»:

— якщо вона зареєстрована на території іноземної держави;

— або має неприбутковий статус;

— або має податковий борг;

— організовує азартні ігри тощо.

Так от, працівники резидентів нового віртуального міста теж підлягають державному соціальному страхуванню. А отже, мають право на лікарняні та декретні! Про це вже зазначено у ст. 18 Закону №1105.

Що стосується лікарняних, то в цьому випадку буде така особливість. До доходу, з якого рахуються лікарняні, включатиметься сума заробітної плати (доходу) застрахованої особи, яка є працівником або гіг-спеціалістом резидента «Дія Сіті», з якої фактично сплачено страхові внески до Фонду, незалежно від страхового стажу. Тобто їхні лікарняні завжди становитимуть 100%! Навіть під час карантину і тоді, коли причиною лікарняного став СОVID-19. Це зазначено у ст. 24 Закону №1105.

Але для таких працівників є обмеження: сума допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім'ї) з розрахунку на місяць, що виплачується працівникам та гіг-спеціалістам резидентів «Дія Сіті», не має перевищувати розміру заробітної плати (доходу) таких осіб, з якого фактично сплачувалися страхові внески до ФСС.

Те саме стосується і декретних виплат. Допомога по вагітності та пологах надається застрахованій особі, яка є працівником або гіг-спеціалістом резидента «Дія Сіті», у розмірі заробітної плати (доходу) такої особи, з якого фактично сплачувалися страхові внески до Фонду, незалежно від страхового стажу (ч. 1 ст. 26 Закону №1105).

Що треба знати про відпустки

Бухгалтерам підприємств треба знати, яку саме відпустку можна надати тому чи іншому працівникові, та головне — як правильно нарахувати відпусткові з урахуванням змін до Порядку №100.

Відпочинок — для кого він?

Право на відпочинок працівників гарантовано Конституцією України (ст. 45), а реалізується воно відповідно до КЗпП (глава V), Закону про відпустки та інших нормативно-правових актів.

Згідно зі ст. 2 Закону про відпустки та ст. 74 КЗпП, право на відпустку мають громадяни України, а також іноземні громадяни й особи без громадянства, які працюють в Україні і перебувають у трудових відносинах з підприємством незалежно від його форми власності та виду діяльності. Право на відпустку мають і особи, які працюють у фізичної особи за трудовим договором.

А ось громадяни, які працюють за договорами цивільно-правового характеру, не мають права на відпустки, бо такі відносини є цивільними, а не трудовими. На таких осіб не поширюються гарантії, встановлені трудовим законодавством, зокрема щодо права на відпочинок.

Які бувають відпустки

Статтею 4 Закону про відпустки встановлено такі види відпусток:

1) щорічні відпустки: основна відпустка (ст. 6); додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7); додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8); інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;

2) додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (статті 13, 14, 15 і 15-1);

3) творча відпустка (ст. 16);

3-1) відпустка для підготовки та участі в змаганнях (стаття 16-1);

4) соціальні відпустки: відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 17); відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18); відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (стаття 18-1); додаткова відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19); відпустка при народженні дитини (стаття 19-1 цього Закону);

5) відпустки без збереження заробітної плати (статті 25, 26).

Колективним договором (угодою), трудовим договором можуть встановлюватися інші види відпусток (див. ст. 4 Закону про відпустки).

Крім того, згідно зі ст. 9-1 КЗпП та ч. 6 ст. 69 ГКУ, підприємства у межах своїх повноважень та за власні кошти можуть встановлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціально-побутові пільги для працівників. Це стосується і випадків надання щорічних відпусток більшої тривалості. Такі додаткові пільги мають бути визначені трудовими та колективними договорами.

Розгляньмо особливості надання саме щорічних відпусток.

Як ми зазначали вище, щорічні відпустки поділяються на основні та додаткові. Відмінність між ними полягає у тривалості, підставах та порядку надання.

Щорічна основна відпустка — це відпустка, право на яку має кожен працівник, незалежно від сфери зайнятості, стажу роботи чи умов праці.

А ось право на додаткову відпустку має далеко не кожен. Для її одержання потрібні спеціальні підстави: шкідливі чи важкі умови праці, особливий характер праці тощо.

Тимчасові «карантинні» відпустки

Так звана «карантинна» відпустка з'явилася в березні 2020 року, коли Законом України від 17.03.2020 р. №530-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)» було:

— у п. 1 розділу II «Прикінцеві положення» Закону №530 передбачено: на період встановлення карантину або обмежувальних заходів, пов'язаних із поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19), роботодавець може доручити працівникові виконувати протягом певного періоду роботу, визначену трудовим договором, удома, а також надавати працівнику за його згодою відпустку. При цьому не оговорювалося, чи є така відпустка оплатною. Тож це може бути як оплачувана, так і неоплачувана відпустка (або декілька) з аналогічною підставою;

— доповнено ст. 26 Закону про відпустки новою нормою, яка звучить так: «У разі встановлення Кабінетом Міністрів України карантину відповідно до Закону України «Про захист населення від інфекційних хвороб» термін перебування у відпустці без збереження заробітної плати на період карантину не включається у загальний термін, встановлений частиною першою цієї статті» (не більше 15 календарних днів на рік).

Отже, коли йдеться про надання відпустки працівникам на час карантину відповідно до ст. 26 Закону про відпустки, слід пам'ятати, що надати таку безоплатну відпустку працівникам можна лише за бажанням працівника, а не з ініціативи роботодавця. Держпраці попереджала, що примусове направлення працівників у відпустку за власний рахунок може бути розцінено як грубе порушення законодавства про працю, відповідальність за яке передбачається ст. 172 Кримінального кодексу України.

Отже, відпустка без збереження заробітної плати надається працівникові на підставі письмової заяви. У ній мають бути зазначені:

1) причина, з якої працівник просить надати неоплачувану відпустку;

2) дата початку відпустки;

3) тривалість відпустки.

Після розгляду заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки за свій рахунок. Держпраці радить: якщо йдеться про відпустку за власний рахунок на час карантину, в заяві (а отже, і в наказі) зазначати «у зв'язку із запровадженням карантину», а також робити посилання на постанову КМУ, за якою вводиться карантин.

Таку відпустку не подовжують на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на неї, як це відбувається зі щорічними відпустками, про що далі.

Роботодавець має право як надати «карантинну» відпустку, так і відмовити у її наданні. I в разі відмови працедавця перевести трудові відносини на «карантинні рейки» можна іншим способом: через встановлення режиму надомної (дистанційної) праці, простою тощо.

Як розраховують дні щорічної відпустки

Тривалість основної та додаткових відпусток є різною та залежить від багатьох чинників. Проте вона завжди розраховується у календарних днях, незалежно від режимів та графіків роботи на підприємстві (ст. 5 Закону про відпустки).

При розрахунку тривалості як основної відпустки, так і додаткових святкові та неробочі дні не враховують. Це означає: якщо на той період, на який надається відпустка, припадають святкові та неробочі дні, її тривалість збільшується на кількість таких днів.

В Україні встановлено такі святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП):

святкові дні:

1 січня — Новий рік;

7 січня і 25 грудня — Різдво Христове;

8 березня — Міжнародний жіночий день;

1 травня — День праці;

9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги);

28 червня — День Конституції України;

24 серпня — День Незалежності України;

14 жовтня — День захисників і захисниць України;

неробочі дні (коли робота не провадиться в дні релігійних свят):

7 січня і 25 грудня — Різдво Христове;

один день (неділя) — Пасха (Великдень);

один день (неділя) — Трійця.

Зверніть увагу! Вихідні дні (субота, неділя) до тривалості щорічних відпусток включаються як звичайні календарні дні. Тому на кількість вихідних днів, які припадають на період відпустки, відпустка не продовжується.

Слід враховувати, що загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (ст. 10 Закону про відпустки).

Як надати щорічну відпустку

Основна щорічна відпустка

Тривалість основної відпустки за відпрацьований рік не може бути меншою ніж 24 календарні дні. Це мінімум, який встановлено у ст. 75 КЗпП та у ст. 6 Закону про відпустки. Виняток становлять сезонні працівники, а також тимчасові працівники (згідно зі Списком сезонних робіт), відпустка яким надається пропорційно до відпрацьованого ними часу.

Деякі категорії працівників, які користуються правом на відпустку більшої тривалості, показані у таблиці 1.

Додаткові щорічні відпустки

Додаткові щорічні відпустки працівник може використати або одночасно з основною відпусткою, або окремо від неї. Таке право працівника закріплено у ст. 10 Закону про відпустки. Згідно з тією самою статтею щорічні основна й додаткові відпустки повинні надаватися працівникові, як правило, у межах відповідного робочого року працівника. Нагадаємо, таким роком для працівника вважається проміжок часу, що за тривалістю дорівнює календарному року, але розраховується з дня прийняття його на роботу.

Категорії працівників, які мають право на додаткові щорічні відпустки, а також умови праці, які дають на це підстави, див. у таблиці 2.

Додаткові відпустки за шкідливі чи важкі умови праці

Як зазначено у таблиці 2, цим категоріям працівників (пункти 1 та 3 таблиці) щорічні додаткові відпустки надаються за списками, затвердженими постановою КМУ від 17.11.1997 р. №1290: у додатку 1 до постанови — Список виробництв, цехів, професій і посад зі шкідливими і важкими умовами праці (далі — Список 1), а у додатку 2 — Список виробництв, робіт, професій і посад працівників з особливим характером праці (далі — Список 2).

Щорічні додаткові відпустки, передбачені списками 1 та 2, надаються незалежно від галузі господарства та форми власності підприємств, організацій і установ.

Якщо працівник має право на кілька додаткових відпусток за наведеними списками одночасно, то він повинен вибрати одну з них. Працівникам, професії та посади яких позначені у списках позначкою «*», можуть бути надані щорічні додаткові відпустки з кількох підстав.

Працівникам, професії та посади яких не передбачені у Списку 1, але які в окремі періоди робочого часу виконують роботу на виробництвах, у цехах, за професіями і на посадах, означених цим списком, додаткова відпустка надається на тих самих підставах, що й працівникам, які мають право на таку відпустку.

Якщо працівники виконували роботу на різних виробництвах, у цехах, за професіями і на посадах, за роботу на яких призначено додаткову відпустку різної тривалості, час роботи підраховують окремо за кожним видом робіт. А кількість днів відпустки розраховують пропорційно до відпрацьованого часу.

Звертаємо увагу: час, відпрацьований за кожним видом робіт, обліковує власник або уповноважений ним орган. До розрахунку часу, що дає право працівникові на додаткову відпустку за списками 1 і 2, зараховуються дні, в які працівник був фактично зайнятий на роботах зі шкідливими та важкими умовами праці не менше 1/2 тривалості робочого дня, встановленого для працівників цих виробництв, цехів, професій і посад.

Кому надається відпустка повної тривалості

У перший рік роботи право на щорічну відпустку (як основну, так і додаткову) повної тривалості у працівника виникає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. У разі надання працівникам щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їхня тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки).

Окремим категоріям працівників на їхнє прохання щорічні відпустки повної тривалості мають надаватися і до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи на підприємстві:

1. Жінкам перед або після відпустки у зв'язку з вагітністю і пологами, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда.

2. Особам з інвалідністю.

3. Особам віком до 18 років.

4. Чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю і пологами.

5. Особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання.

6. Сумісникам (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи).

7. Працівникам, які успішно навчаються у навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою.

8. Працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не отримали за неї грошової компенсації (у таких ситуаціях її перераховують на нове місце роботи).

9. Працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування.

10. Батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу.

11. Iншим категоріям працівників, визначеним законодавством.

За домовленістю між працівником та роботодавцем можуть бути передбачені й інші випадки надання повної відпустки до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи на підприємстві, але вони мають бути обумовлені колективним чи трудовим договором.

Відпустки за другий і наступні роки роботи на підприємстві можуть бути надані працівникові у будь-який період відповідного робочого року.

Таблиця 1

Тривалість основних щорічних відпусток для деяких категорій працівників

№ з/п	Категорія працівників	Тривалість (у календарних днях)	Особливості	Чим встановлено тривалість
1.	Промислово-виробничий персонал вугільної, сланцевої, металургійної, електроенергетичної промисловості, а також зайняті на відкритих гірничих роботах, на роботах на поверхні шахт, розрізів, кар'єрів і рудників, на будівельно-монтажних роботах у шахтному будівництві, на транспортуванні та збагаченні корисних копалин	24	Відпустка збільшується за кожні два відпрацьовані роки на 2 календарні дні, але не може бути більшою за 28 календарних днів	Ч. 2 ст. 6 Закону про відпустки
2.	Невоєнізовані працівники гірничорятувальних частин	24	Зі збільшенням на 2 календарні дні при стажі роботи на цьому підприємстві 2 роки і більше, але не більше 28 календарних днів	Ч. 5 ст. 6 Закону про відпустки
3.	Працівники, зайняті у розрізах, кар'єрах і рудниках глибиною до 150 м	24	Відпустка збільшується на 4 календарні дні, якщо стаж роботи працівника на цьому підприємстві 2 роки і більше	Ч. 3 ст. 6 Закону про відпустки
4.	Iнваліди III групи	26		Ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки
5.	Працівники, зайняті на підземних гірничих роботах, у розрізах, кар'єрах, рудниках глибиною 150 м і нижче	28	Незалежно від стажу роботи	Ч. 3 ст. 6 Закону про відпустки
6.	Працівники лісової промисловості та лісового господарства, державних заповідників, національних парків, що мають лісові площі, лісомисливських господарств, постійних лісозаготівельних та лісогосподарських підрозділів інших підприємств, а також лісництв	28	Згідно зі Списком, затвердженим постановою КМУ від 09.06.97 р. №570	Ч. 4 ст. 6 Закону про відпустки
7.	Помічники вихователів дошкільних навчальних закладів	28		П. 4 ст. 30 Закону України від 11.07.2001 р. №2628-III «Про дошкільну освіту»
8.	Воєнізований особовий склад гірничорятувальних частин	30		Ч. 5 ст. 6 Закону про відпустки
9.	Iнваліди I і II груп	30		Ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки
10.	Особи віком до 18 років	31		Ч. 8 ст. 6 Закону про відпустки
11.	Керівні працівники навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічні, науково-педагогічні працівники та наукові працівники	До 56	У порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. №346	Ч. 6 ст. 6 Закону про відпустки

Таблиця 2

Тривалість основних щорічних додаткових відпусток для деяких категорій працівників

№ з/п	Категорія працівників	Тривалість (у календарних днях)	Особливості	Чим встановлено тривалість
Щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці
1.	Працівникам, зайнятим на роботах, пов'язаних із негативним впливом на здоров'я шкідливих виробничих факторів згідно зі Списком, наведеним у додатку 1 до постанови КМУ від 17.11.1997 р. №1290	До 35	Надається відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мінпраці та соціальної політики України від 30.01.1998 р. №16. Конкретна тривалість відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часу зайнятості працівника у цих умовах	Ст. 7 Закону про відпустки
Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці
2.	Працівникам із ненормованим робочим днем	До 7	За списками посад, робіт і професій, визначених колективним договором (угодою). Конкретна тривалість встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах. Рекомендації надання такої відпустки затверджені наказом Мінпраці від 10.10.1997 р. №7	П. 2 ст. 8 Закону про відпустки
3.	Особам, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних і геологічних умовах підвищеного ризику для здоров'я згідно зі Списком, наведеним у додатку 2 до постанови КМУ від 17.11.1997 р. №1290	До 35	Надається відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мінпраці та соціальної політики України від 30.01.1998 р. №16. Конкретна тривалість встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника у цих умовах	П. 1 ст. 8 Закону про відпустки
Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей
4.	Жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років, або дитину-інваліда, або яка усиновила дитину, одинокій матері, батькові, який виховує дитину без матері (у т. ч. й у разі тривалого перебування матері у лікувальному закладі), а також особі, яка взяла дитину під опіку, чи одному із прийомних батьків	10 календарних днів	Відпустка може надаватися за кількома зазначеними підставами, але її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів	Ст. 19 Закону про відпустки
5.	Особі, яка усиновила дитину з числа дітей-сиріт або дітей, позбавлених батьківського піклування, старших трьох років	56 календарних днів	Надається одноразова оплачувана відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (70 календарних днів — при усиновленні двох і більше дітей) без урахування святкових і неробочих днів після набрання чинності рішенням про усиновлення дитини (якщо усиновлювачами є подружжя — одному з них на їхній розсуд)	Ст. 18-1 Закону про відпустки

Графік відпусток — для чого потрібен

Чинним законодавством, а саме ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки, передбачено такий порядок погодження періодів надання щорічних відпусток працівникам:

1) за ініціативою власника (уповноваженого ним органу) або виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу складається графік відпусток. При складанні графіків ураховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А тому кожен працівник має право обирати (пропонувати) найсприятливіший період для своєї відпустки. Проте при складанні графіка мають враховуватися також інтереси роботодавця;

2) з урахуванням інтересів обох сторін формується остаточний варіант графіка, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;

3) затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства.

Форму графіка надання відпусток чинним законодавством не встановлено, отже, він може складатися у довільній формі. Як правило, у графіках відпусток конкретна дата початку відпустки не встановлюється, а визначається місяць початку використання відпустки. Iнколи зазначають два місяці: місяць початку відпустки та її закінчення. Але конкретні дати початку та закінчення відпустки у межах, установлених графіком, погоджують працівник і власник.

Так, згідно з ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки, не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку власник або уповноважений ним орган зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Це можна зробити як шляхом вручення працівникові окремо складеного повідомлення, так і шляхом ознайомлення його з наказом про надання відпустки під підпис у цьому наказі. Слід пам'ятати, що порушення строку такого повідомлення даватиме працівникові право вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період.

Якщо у графіку відпусток, з яким були ознайомлені працівники (бажано під підпис), зазначено конкретне число початку відпусток працівників, то окремо повідомляти їх про дату початку відпустки не потрібно.

Є категорія працівників, яким власник зобов'язаний надати відпустку в будь-який зручний для них час (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки).

Щорічні відпустки за бажанням працівника в зручний для нього час надаються:

1) особам віком до вісімнадцяти років;

2) особам з інвалідністю;

3) жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

5) одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

6) дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

7) ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

8) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;

9) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

10) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.

Умову про надання відпустки у зручний для них час будь-яким іншим категоріям працівників можна закласти до трудового або колективного договору.

Час відпустки із зазначеними працівниками можна погоджувати й у графіку відпусток. Проте за потреби такий працівник має право вимагати відпустки в інший термін.

Якщо працівник, який належить до однієї з перерахованих вище категорій, йде у відпустку в обумовлений графіком час, то подавати заяву про надання відпустки не обов'язково. У решті випадків такий працівник подає заяву про надання відпустки.

Ні в Законі про відпустки, ні в КЗпП не міститься вказівка на строк, у який має бути складено та затверджено графік відпусток. Як правило, графіки відпусток складають щороку, на початку календарного року.

Звертаємо увагу, що працівники, час відпусток яких визначається графіками, мають право йти у відпустку в обумовлений термін без додаткового подання заяв про надання відпусток. Законодавство про працю не вимагає їх подання. А для роботодавця (відділу кадрів) підставою для наказу про надання відпустки у цьому разі буде графік відпусток, затверджений в описаному вище порядку. I в наказі має бути визначено конкретний період відпустки працівника.

Якщо графіка відпусток немає

Деякі роботодавці графіки відпусток все ще не складають (і в них будуть проблеми при перевірках від Держпраці, про що ми розповімо окремо).

У таких випадках підставою для надання відпустки є заява працівника, в якій зазначається, з якого числа і на який строк працівник хоче піти у відпустку. За наявності права на додаткову відпустку працівник повинен зазначити підставу для надання такої відпустки.

Заява також подається у разі, якщо працівник з певних обставин бажає піти у відпустку в інший час, ніж передбачений графіком.

Коли керівник візує заяву, то або погоджується із запропонованим працівником строком, або вносить свої корективи, про що повідомляє працівника. Заява, підписана керівником, передається до відділу кадрів, який готує наказ про надання відпустки, що потім передається до бухгалтерії.

Як можна перенести відпустку на інший строк

За згодою сторін щорічну відпустку можна перенести на інший період. Iніціатором перенесення при цьому може бути як працівник, так і роботодавець.

На прохання працівника відпустка має бути обов'язково перенесена лише у двох випадках: якщо працівник за два тижні до встановленого графіком терміну не отримав письмового повідомлення про відпустку або йому не були виплачені відпусткові за три дні до початку відпустки (ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

В інших випадках власник самостійно вирішує, задовольняти чи не задовольняти прохання працівника про перенесення відпустки.

Власник може бути ініціатором перенесення лише у виняткових випадках, коли надання щорічної відпустки працівникові у раніше обумовлений період може несприятливо вплинути на нормальну роботу підприємства та за умови, що частину відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде надано у поточному робочому році.

При цьому таке перенесення можливе лише за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Перенесення відпустки можливе не лише за бажанням однієї зі сторін, а й в обов'язковому порядку.

Згідно з ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки, щорічна відпустка переноситься у разі:

1) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;

2) виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;

3) настання строку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;

4) збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням.

Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період. У разі перенесення невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

При перенесенні відпустки її новий строк встановлюється за домовленістю між працівником та роботодавцем. Перенесення здійснюється на підставі відповідної заяви працівника, де зазначаються дата бажаного відпочинку та період.

Як можна поділити щорічні відпустки

На прохання працівника та за згодою з роботодавцем щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості. Проте основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів. Це може бути як перша частина, так і друга, третя і т. д.

Наприклад, до кінця робочого року відпустку працівника загальної тривалості 28 днів було розбито на 6, 8 та 14 днів. З метою недопущення втрат робочого часу роботодавець може й не погодитися на поділ відпустки. Він також може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові, як правило, до кінця робочого року, але в будь-якому разі не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Особливості надання відпустки при звільненні працівника

Відповідно до ст. 3 Закону про відпустки, за бажанням працівника в разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення у такому разі вважатиметься останній день відпустки.

У разі звільнення працівника у зв'язку із закінченням строку трудового договору невикористана відпустка може за його бажанням надаватися і тоді, коли час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. У такому разі чинність трудового договору продовжується до закінчення відпустки.

Якщо працівник з будь-яких причин не скористався своїм правом на щорічні відпустки за кілька попередніх років, він має право використати їх, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток згідно зі статтею 24 Закону про відпустки.

Законодавство не передбачає терміну давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки.

Не обмежується строком і право працівника підприємства вимагати виплати йому компенсації за невикористані відпустки.

Відпустка для сумісників

Робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою жодних обмежень обсягу трудових прав працівників (ч. 3 ст. 56 КЗпП). А оскільки всі громадяни, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, мають право на відпустку (ст. 2 Закону про відпустки), сумісники також мають право на щорічну відпустку. Тобто сумісник має право отримати щорічну відпустку і за основним місцем роботи, і за неосновним місцем роботи (за сумісництвом). При цьому як щорічна відпустка за основним місцем роботи, так і щорічна відпустка, що надається за сумісництвом, підлягає оплаті.

Тривалість відпустки за сумісництвом така сама, як і тривалість відпустки за основним місцем роботи, і не може бути меншою за 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору за сумісництвом.

Як правило, відпустка на підприємстві, де працівник працює за сумісництвом, надається у той самий час, що й за основним місцем роботи.

Працівник на умовах неповного робочого часу

Про такий режим праці ми вже говорили на початку книги, тож зараз нагадаємо головне.

Можливість укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу передбачено ст. 56 КЗпП. На прохання вагітної жінки, жінки, яка має дитину віком до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю, у т. ч. таку, що перебуває під її опікою, або здійснює догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний встановлювати їй неповний робочий час.

Неповний робочий час може встановлюватися як шляхом зменшення тривалості щоденної роботи (неповний робочий день), так і шляхом зменшення кількості робочих днів протягом тижня (неповний робочий тиждень) або одночасного зменшення щоденної роботи при неповному робочому тижні. Законодавством не встановлено мінімальної тривалості неповного робочого часу.

Неповний робочий час може бути встановлений як на певний період, так і без обмеження строком. Конкретна норма неповного робочого часу фіксується у наказі керівника підприємства із зазначенням конкретних днів та годин роботи.

Робота на умовах неповного робочого часу встановлюється за погодженням сторін трудового договору, тобто між працівником і власником. Такі умови праці можуть бути погоджені як при прийнятті на роботу, так і згодом, шляхом подання відповідної заяви і видання наказу про встановлення неповного робочого часу. За наявності змін в організації виробництва і праці неповний робочий час може бути встановлено за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП). Колективним договором може бути визначено нижню межу неповного робочого часу, яка може бути встановлена за ініціативою власника або уповноваженого ним органу.

Слід пам'ятати: робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою жодних обмежень трудових прав працівників, а оплата праці провадиться пропорційно до відпрацьованого часу або залежно від виробітку (ч. 3 ст. 56 КЗпП). Таким чином, робота на умовах неповного робочого дня або неповного робочого тижня не спричиняє скорочення тривалості щорічних відпусток, а обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки працівникам, які працюють на таких умовах, провадиться у загальному порядку відповідно до норм Порядку №100.

Працівник з ненормованим робочим днем

Попри те що законодавство про працю й досі не містить визначення терміна «ненормований робочий день», воно часто вживає його. Ба більше, згідно зі ст. 8 Закону про відпустки, для працівників з ненормованим робочим днем передбачено надання щорічної додаткової відпустки тривалістю до 7 к. д.

Відсутність законодавчого трактування згаданого поняття ще раніше спробувало компенсувати Мінпраці, затвердивши наказом від 10.10.1997 р. №7 Рекомендації щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці (далі — Рекомендації №7).

У п. 1 Рекомендацій №7 дається визначення ненормованого робочого дня — це особливий режим робочого часу, що встановлюється для певної категорії працівників у разі неможливості нормування часу трудового процесу. За потреби ця категорія працівників виконує роботу понад нормальну тривалість робочого часу (ця робота не вважається надурочною). Міра праці у цьому разі визначається не лише тривалістю робочого часу, а й колом обов'язків та обсягом виконаних робіт (навантаженням).

У Рекомендаціях №7 пропонуються категорії працівників, для яких може бути встановлено ненормований робочий день:

1) особи, праця яких не піддається точному обліку у часі;

2) особи, робочий час яких за характером праці поділяється на частини невизначеної тривалості (сільське господарство);

3) особи, які розподіляють час для роботи на власний розсуд.

Конкретний перелік професій і посад, для яких може застосовуватися ненормований робочий день, на підприємстві має бути визначено колективним договором.

Зауважимо: єдиною особливістю надання щорічних відпусток працівникам із ненормованим робочим днем є те, що вони мають право на щорічну додаткову оплачувану відпустку тривалістю до 7 календарних днів. У всьому іншому відпустки надаються у загальному порядку.

Надання додаткової відпустки для цієї категорії працівників зумовлене особливим характером їхньої праці. Додаткова відпустка є певною компенсацією таким працівникам за виконаний обсяг робіт, ступінь напруженості, складність і самостійність у роботі, необхідність періодичного виконання службових завдань понад встановлену тривалість робочого часу.

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки працівникам із ненормованим робочим днем встановлюється колективним або трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника на таких умовах.

При наданні відпусток працівникам із ненормованим робочим днем, які при цьому працюють на умовах неповного робочого часу, треба враховувати деякі нюанси. Так, згідно з п. 2 Рекомендацій №7, ненормований робочий день не може встановлюватися для працівників, зайнятих на роботі з неповним робочим днем. Це логічно, адже йдеться про два різні режими роботи: неповний робочий день передбачає фіксовану тривалість робочого дня, тимчасом як ненормований робочий день такої фіксації не передбачає. Тобто це два взаємовиключні поняття.

Таким чином, працівники, яким встановлено неповний робочий час шляхом зменшення тривалості робочого дня або шляхом зменшення тривалості робочого тижня з одночасним зменшенням тривалості робочого дня, не користуються правом одержання додаткової відпустки за особливий характер роботи, а саме за роботу в умовах неповного робочого дня.

А ось для працівників, які працюють на умовах неповного робочого тижня, ненормований робочий день застосовуватися може (щодо тих днів, які є робочими для працівника). Тому вони користуються правом одержання додаткової відпустки за особливий характер праці.

Декретні відпустки і для чоловіків — що змінилося?

Насправді раніше чоловік мав право скористатися відпусткою для догляду за дитиною. Проте зараз це право чітко і кілька разів закріпили і в КЗпП, і в Законі про відпустки.

До 09.05.2021 р. декретними відпустками називали два види відпусток:

— відпустка по вагітності та пологах (якою користувалися лише жінки);

— відпустка для догляду за дитиною до 3-х років, а в деяких випадках і до 6 років (якою користувалися і чоловіки).

З 09.05.2021 р.:

— відпустка по вагітності та пологах залишається виключно жіночою;

— щодо відпустки для догляду за дитиною в ст. 179 КЗпП та ст. 18 Закону про відпустки внесли уточнення — прописали, що ця відпустка надаватиметься матері або батьку. Втім, право догляду для решти родичів, наприклад діда або баби, теж залишається. Зверніть увагу! З'явилася норма, за якою в разі, якщо ця відпустка закінчується достроково, про це треба повідомити роботодавця не менш ніж за 10 днів!

— З'явився третій вид відпусток — відпустка при народженні дитини (нова стаття 77-3 КЗпП і стаття 19-1 Закону про відпустки).

Не зайвим буде наголосити і на тому, що порядок надання відпустки при народженні дитини мав встановити Кабмін. I він це зробив Постановою №693, яка почала діяти з 10.07.2021 р. Тому на практиці саме з цієї дати почалось фактичне надання таких відпусток.

Одноразова оплачувана відпустка при народженні дитини тривалістю до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів) надається не пізніше трьох місяців з дня народження дитини таким працівникам (одному з них!):

1) чоловіку, дружина якого народила дитину;

2) батьку дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір'ю дитини, за умови що вони спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки;

3) бабі або діду, або іншому повнолітньому родичу дитини, які фактично здійснюють догляд за дитиною, мати чи батько якої є одинокою матір'ю (одиноким батьком).

Оплачувати відпустку, звісно, мають роботодавці. I це обов'язковий для роботодавця вид відпусток — тобто, якщо працівник бажає і надає потрібні документи, роботодавець не може відмовити!

Якщо за відпусткою звертається чоловік, дружина якого народила дитину, він повинен пред'явити:

1) заяву про надання відпустки;

2) документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини;

3) свідоцтво про шлюб.

Якщо за відпусткою звертається батько дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір'ю дитини, він має надати такі документи:

1) заяву про надання відпустки;

2) документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини;

3) довідку про реєстрацію місця проживання.

Зверніть увагу на той факт, що слід надати довідку про реєстрацію місця проживання, але не уточнюється, про кого вона має бути складена — про батька чи дитину.

Також жодним чином не пояснюється, для чого потрібна така довідка. Хоча, швидше за все, вносячи до переліку цей документ, автори Порядку №693 хотіли, аби саме ним визначалося спільне проживання, пов'язання спільним побутом та наявність взаємних прав і обов'язків. Тобто щоб місце реєстрації дитини і батька збігалися і відпустка була використана для догляду за дитиною.

Та не секрет, що дуже багато людей фактично проживають спільно, але не зареєстровані за одним і тим самим місцем проживання. Або ж у великих містах молоді люди часто спільно проживають в орендованому житлі, яке не реєструють як місце проживання. Тож із цих положень Порядку №693 можна зробити висновок, що фахівці КМУ хочуть позбавити права на відпустку при народженні дитини татів, які спільно проживають із дитиною, але не зареєстровані за тим самим місцем проживання, що вона.

До відома! «Документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини» — це медичне свідоцтво про народження, яке видав пологовий будинок.

У ст. 135 СКУ зазначається, що при народженні дитини у матері, яка не перебуває у шлюбі, у випадках, коли немає спільної заяви батьків, заяви батька або рішення суду, запис про батька дитини у Книзі реєстрації народжень провадиться за прізвищем та громадянством матері, а ім'я та по батькові батька дитини записуються за її вказівкою.

Баба, дід або інший повнолітній родич дитини, батько якої є одиноким, під час подання своєму роботодавцеві заяви про надання відпустки повинні пред'явити:

1) документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини;

2) заяву одинокого батька, в якій засвідчується невикористання ним такої відпустки та зазначається особа, що фактично здійснюватиме догляд за дитиною (баба, дід або інший повнолітній родич дитини);

3) для підтвердження статусу «одинокого батька» такі особи також додають свідоцтво про смерть матері дитини або рішення суду про позбавлення її батьківських прав, визнання безвісно відсутньою чи оголошення померлою.

Як бачимо, якщо тато дитини вже скористався цією відпусткою, то інший родич чи баба/дід уже не зможуть піти у відпустку при народженні дитини.

Якщо у відпустку бажають піти баба, дід або інший повнолітній родич дитини, мати якої є одинокою, то під час подання своєму роботодавцеві заяви про її надання вони повинні пред'явити:

1) документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини;

2) заяву одинокої матері, в якій зазначається особа, що фактично здійснюватиме догляд за дитиною (дід, баба, повнолітні рідні брат або сестра);

3) для підтвердження статусу «одинокої матері» такі особи також додають копію витягу з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини чи довідки про народження із зазначенням відомостей про батька дитини відповідно до ст. 135 СКУ або свідоцтво про смерть батька дитини чи рішення суду про позбавлення його батьківських прав, визнання безвісно відсутнім чи оголошення померлим.

Засвідчувати невикористання такої відпустки одинокою матір'ю не треба, адже матерям вона не надається.

У ст. 19-1 Закону про відпустки зазначається, що одноразова оплачувана відпустка при народженні дитини надається не пізніше трьох місяців з дня народження дитини.

А в Порядку №693 уточнено, що ця відпустка повинна бути використана працівником не пізніше 104-го дня з дня народження дитини.

Наприклад, якщо дитина народилася 16 червня 2021 року, то останній день, коли можна звернутися за такою відпусткою, — 16 вересня 2021 року, і при цьому максимальний строк останнього дня перебування у цій відпустці — 27 вересня 2021 року (104-й день з дня народження дитини). Та якщо порахувати кількість днів відпустки з 16.09.2021 р. по 27.09.2021 р. включно, то аж ніяк не виходить 14 календарних днів. Тож хочемо наголосити, що не треба зволікати з отриманням такої відпустки і відкладати на останній день, бо якщо працівник звернеться в останній день, коли є право на таку відпустку, то вже не зможе отримати максимальну кількість днів відпустки (14 календарних днів), позаяк є обмеження в 104 дні з дня народження дитини.

Розгляньмо інший приклад. Дитина народилася 31 серпня 2021 року. Позаяк 31 листопада немає, то останній день, коли зацікавлена особа може звернутися за такою відпусткою, — 30.11.2021 р. (не 1 грудня). I при цьому останнім днем перебування у відпустці (104-й день з дня народження дитини) у цьому випадку буде 12 грудня 2021 р. Тобто кількість днів відпустки з 30.11.2021 р. до 12.12.2021 р. — 13 календарних днів. I цей приклад підтверджує, що зволікання і відкладання на останній день отримання відпустки призводить до зменшення кількості днів цієї відпустки.

Коли оплачується така відпустка? Ось тут у Порядку явні суперечності із Законом про відпустки.

У ст. 21 Закону про відпустки зазначається, що заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку.

Та у Порядку №693 зазначається, що граничний строк виплати заробітної плати працівникам за час цієї відпустки не може перевищувати трьох днів з дня її початку. Тобто Порядок №693 допускає, що відпусткові при наданні відпустки при народженні дитини можуть бути виплачені пізніше, але не більше трьох днів з дня її початку.

Тут, на нашу думку, слід звернутися до ст. 7 Конвенції №132. Для чого? Щоб зрозуміти, що норма Закону про відпустки в цьому випадку має пріоритет.

I якщо роботодавець не встигає працівнику виплатити відпусткові у строки, зазначені саме у ст. 21 Закону про відпустки, то порушення не буде, якщо сам працівник напише заяву і вкаже про отримання відпусткових в інші строки, визначені за згодою між працівником та роботодавцем.

Правила розрахунку відпусткових

Щодо порядку нарахування відпусткових — ніби нічого складного у розрахунку немає: визначити середньоденну зарплату і помножити на кількість днів відпустки. Але є тут і нюанси.

Порядок нарахування

Розрахунок сум відпусткових при наданні працівникам щорічної відпустки або при виплаті їм компенсації за невикористану відпустку провадиться відповідно до Порядку №100.

Нарахування виплат за час відпустки або компенсації за невикористану відпустку здійснюється виходячи з розміру середньоденної заробітної плати шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду. Отриманий результат множиться на кількість календарних днів відпустки.

Розрахунок відобразимо у вигляді формули:

В = Д х ЗП : (К - С - Н),

де: В — сума відпусткових;

Д — кількість календарних днів відпустки;

ЗП — сума заробітної плати та інших виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати та нараховані в розрахунковому періоді;

К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — 365 (у високосному році — 366) календарних днів або за інший менший період);

С — кількість святкових та неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;

Н — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, у розрахунковому періоді.

Отже, для правильного розрахунку суми відпусткових необхідно правильно визначити:

— кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

— виплати, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати.

Проте якщо розрахунок середньої заробітної плати робиться виходячи з посадового окладу чи мінімальної заробітної плати, то її нарахування здійснюється шляхом множення посадового окладу чи мінімальної заробітної плати на кількість місяців розрахункового періоду. Як це працює на практиці, див. приклади нижче.

Період для розрахунку відпусткових

Як зазначено у п. 2 Порядку №100, обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток або для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Працівникові, який пропрацював на підприємстві, в установі, організації чи у фізичної особи — підприємця або фізичної особи, які в межах трудових відносин використовують працю найманих працівників, менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.

Час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Якщо у працівника немає розрахункового періоду, то середня заробітна плата обчислюється відповідно до абзаців третього — п'ятого пункту 4 цього Порядку.

А саме:

— якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу;

— якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводиться з розміру мінімальної заробітної плати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.

Для працівників з відрядною оплатою праці в разі відсутності оперативних даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду він може замінюватися іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду.

Виплати, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати

Склад виплат, які включаються до середнього заробітку для розрахунку середньої зарплати, визначено розділом III Порядку №100 (див. таблицю 5).

При розрахунку середнього заробітку суми всіх виплат включаються в тому розмірі, в якому вони нараховані, тобто без зменшення на суми утримань з них (податки, внески, аліменти тощо). Винятками є лише премії, нараховані за два чи більше місяців.

При цьому в місяцях, які входять до розрахункового періоду, працівник був відсутній на роботі в березні 2020 року, а саме з 1 до 31 березня 2020 року працівник перебував у щорічній відпустці.

Розрахунковий період для нарахування середньої заробітної плати для оплати часу відпустки, початок якої у грудні 2020 року: грудень 2019 року — листопад 2020 року.

Згідно з нормами Порядку №100, премія за IV кв. 2019 року, яка нарахована та виплачена в січні 2020 року, буде відноситися до заробітної плати жовтня, листопада та грудня 2019 року; премія за I кв. 2020 року, яка нарахована та виплачена в квітні 2020 року, буде відноситися до заробітної плати січня, лютого та березня 2020 року; премія за II кв. 2020 року, яка нарахована та виплачена у липні 2020 року, — до квітня, травня та червня 2020 року; а премія за III кв. 2020 року, яка нарахована та виплачена у жовтні 2020 року, — до липня, серпня та вересня 2020 року.

Необхідно здійснити розрахунок частини квартальної премії, яка буде відноситись до кожного місяця розрахункового періоду.

Для цього суму премії за IV кв. 2019 року необхідно розділити на кількість відпрацьованих робочих днів IV кв. 2019 року: 3000 грн : 64 відпр. р. дн = 46,88 грн та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, що відноситься до розрахункового періоду (грудень 2019 року): 46,88 грн х 21 відпр. р. дн. грудня = 984,48 гривні.

Суму премії за I кв. необхідно розділити на кількість відпрацьованих робочих днів I кв.: 3000 грн : 41 відпр. р. дн = 73,17 грн та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, що відноситься до розрахункового періоду: 73,17 грн х 21 відпр. р. дн. січня = 1536,57 грн; 73,17 х 20 відпр. р. дн. лютого = 1463,40 грн; 73,17 х 0 відпр. р. дн. березня = 0 грн (у березні працівник перебував у щорічній відпустці).

Суму премії за II кв. необхідно розділити на кількість відпрацьованих робочих днів II кв.: 4500 грн : 60 відпр. р. дн = 75 грн та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, що відноситься до розрахункового періоду: 75 грн х 21 відпр. р. дн. квітня = 1575 грн; 75 грн х 19 відпр. р. дн. травня = 1425 грн; 75 грн х 20 відпр. р. дн. червня = 1500 грн.

Суму премії за III кв. необхідно розділити на кількість відпрацьованих робочих днів III кв.: 6000 грн : 65 відпр. р. дн = 92,31 грн та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, що відноситься до розрахункового періоду: 92,31 грн х 23 відпр. р. дн. липня = 2123,13 грн; 92,31 грн х 20 відпр. р. дн. серпня = 1846,2 грн; 92,31 грн х 22 відпр. р. дн. вересня = 2030,82 гривень.

Водночас слід зауважити, що у разі нарахування та виплати премії за IV кв. 2020 року (наприклад, у січні 2021 року) необхідно буде здійснити перерахунок середньої заробітної плати для оплати часу відпустки з урахуванням суми премії за IV кв. 2020 року, яка відноситиметься до жовтня, листопада та грудня 2020 року.

Якщо на момент такого розрахунку працівник не мав заробітку не зі своєї вини, то такий розрахунок здійснюється виходячи з установленої йому у трудовому договорі тарифної ставки (посадового окладу тощо) (розділ III Порядку №100). Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводиться з розміру мінімальної заробітної плати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.

Отже, у наведеному прикладі середня заробітна плата для оплати часу відпустки становитиме:

6500 грн х 12 місяців = 78000 грн — умовний дохід працівника за дванадцять місяців;

78000 грн : 355 кал. дн. = 219,72 грн — середньоденна заробітна плата;

219,72 грн х 10 дн. відпустки = 2197,20 грн.

Якщо перший робочий день не перше число місяця: суперечок більше не буде

Не один рік точилися суперечки між роботодавцями і контролерами, чи враховувати до розрахункового періоду місяць, якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, але дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця. Тепер однозначно — враховуємо!

В абзаці другому п. 2 Порядку №100 зазначено: якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.

Таблиця 3

Кількість календарних днів у місяцях розрахункового періоду за умовами прикладу 3

№ з/п	Місяць розрахункового періоду	Календарні дні (за винятком святкових і неробочих)
1	Березень 2021	30*
2	Квітень 2021	30
3	Травень 2021	28
4	Червень 2021	28
5	Липень 2021	31
6	Серпень 2021	30
7	Вересень 2021	30
8	Жовтень 2021	30
9	Листопад 2021	30
10	Всього	267
* Чому в березні беремо до уваги 30 днів? Тому що у Порядку зазначається «цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць». А в березні 31 календарний день і 1 день святковий (8 березня). Тому до розрахунку потрапляє 31 - 1 = 30 днів.

З Порядку №100 прибрали згадку про «інші поважні причини» відсутності

Раніше (до 12.12.2020 р.) у Порядку №100 згадувалися «інші поважні причини» відсутності на робочому місці, але не наводився перелік таких поважних причин. Неможливо було визначити цей перелік й за іншими нормативними актами. А це впливало на розрахунок середньої зарплати.

Тепер внесено зміни до абзацу шостого частини 2 Порядку №100. «Iнші поважні причини» з нього прибрали, натомість цей абзац виглядає так: «Час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду».

Таблиця 4

Дані для обчислення середньої зарплати за умовами прикладу 4

№ з/п	Місяць розрахункового періоду	Календарні дні, які враховуємо при обчисленні середньої зарплати (за винятком святкових і неробочих)	Виплати, які беремо до уваги під час розрахунку, грн	Примітки
1	Березень 2020	30	7000
2	Квітень 2020	29	7000
3	Травень 2020	0	0	Місяць виключається з розрахункового періоду повністю (відпустка без збереження заробітної плати, частина 3 ст. 26 Закону про відпустки)
4	Червень 2020	0	0	Місяць виключається з розрахункового періоду повністю (відпустка без збереження заробітної плати, частина 3 ст. 26 Закону про відпустки)
5	Липень 2020	31	3333,33	Місяць враховується до розрахункового періоду повністю (працівник не працював не згідно із законодавством)
6	Серпень 2020	0	0	Місяць виключається з розрахункового періоду повністю (і дні, і виплата, оскільки простій виплачено із розрахунку 2/3, а не з розрахунку середнього заробітку)
7	Вересень 2020	30	7000,000
8	Жовтень 2020	30	70000,00
9	Листопад 2020	30	7000,00
10	Всього	180	38333,33

Таблиця 5

Виплати, що включаються до середнього заробітку для розрахунку середньої зарплати, згідно з Порядком №100

Виплати, що включаються до розрахунку середньої зарплати

Виплати, які не враховуються при обчисленні середньої зарплати

Усі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім винятків. З 12.12.2020 р. премії та інші виплати, які виплачуються за два місяці або більш тривалий період, при обчисленні середньої заробітної плати включаються шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду частини, що відповідає кількості відпрацьованих робочих днів періоду (місяців), за які такі премії та інші виплати нараховані. Така частина визначається діленням суми нарахованих премій та інших виплат на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, що відноситься до розрахункового періоду для обчислення середньої заробітної плати. Обов'язково до розрахунку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю. А з вересня 2021 р. премії (в тому числі премії за місяць) та інші стимулюючі виплати за підсумками певного періоду включатимуться до заробітку періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця їх нарахування. Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додаватиметься частина, яка визначатиметься діленням суми премії та іншої стимулюючої виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів кожного відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період. При цьому працівникам, яким у період з 12.12.2020 р. до вересня 2021 р. обчислення середньої заробітної плати було здійснено відповідно до Порядку №100 без врахування нарахованих у цьому періоді премій та виплат за підсумками роботи за певний період, протягом трьох місяців (тобто у вересні, жовтні або листопаді) треба зробити перерахунок середньої заробітної плати відповідно до нових вересневих правил врахування премій, встановлених постановою КМУ від 01.09.2021 р. №917

1) виплати за виконання доручень одноразового характеру, що не входять до обов'язків працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад — виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачуються за виконання обов'язків тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу працівникам, які не є штатними заступниками); 2) одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, вихідна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію); 3) компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових); 4) премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об'єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності); 5) грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо; 6) літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором; 7) вартість безоплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувального харчування; 8) дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв та будинків відпочинку; 9) виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу; 10) вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування; заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством); 11) суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я; 12) доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами трудового колективу в майно підприємства; 13) компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати; 14) заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму; 15) винагороди державним виконавцям

Так ці нові правила застосовувалися вже з 12 грудня 2020 року, і саме так вони застосовуватимуться і в 2021 році. Тож тим роботодавцям, які оформлювали простій або безоплатні відпустки працівникам на час карантину, слід це врахувати.

Коригувати відпусткові через збільшення окладу чи ні?

Змінами, внесеними Постановою №1213 до Порядку №100, зокрема, вилучено норму щодо застосування коефіцієнта коригування при обчисленні середньої заробітної плати у разі підвищення тарифних ставок (посадових окладів) у розрахунковому періоді чи у періоді збереження середньої заробітної плати.

Тобто у разі підвищення тарифних ставок (посадових окладів), наприклад з 1 січня 2021 року, всі виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, враховуватимуться у тому розмірі, в якому вони нараховані без застосування коефіцієнта підвищення тарифних ставок (посадових окладів).

При цьому підстав для перерахунку середньої заробітної плати, яка зберігалася за працівниками до набрання чинності Постановою №1213 і була нарахована з урахуванням коефіцієнтів підвищення тарифних ставок (посадових окладів), немає, але в подальшому її розмір коригуватися не буде.

Але Міністерство економіки у листі від 01.07.2021 р. №4711-06/34454-07 повідомляє, що згідно з чинним законодавством рішення про коригування середньої заробітної плати може прийматися безпосередньо на підприємстві шляхом внесення такої норми до змісту колективного договору або затвердженням окремого локального акта.

Таким чином, якщо на підприємстві в колективному договорі чи іншому внутрішньому нормативному акті підприємства буде передбачена норма щодо коригування (збільшення) відпусткових у разі підвищення посадових окладів, то таке підприємство має право й надалі при розрахунку середньої заробітної плати застосовувати коефіцієнт підвищення окладів, і це не буде порушенням трудового законодавства. Однак, оскільки такого обов'язку норми Порядку №100 більше не встановлюють, порядок зазначеного коригування слід встановити тим самим внутрішнім нормативним документом підприємства.

Створюємо резерв відпусткових

За нормами НП(С)БО 11 «Зобов'язання» до собівартості товарів, загальновиробничих та адмінвитрат входить резерв відпусток, а не відпусткові. Резерв на оплату відпусток створюється з метою недопущення різких коливань показника собівартості і відповідно спотворення проміжних показників фінансових результатів. Звичайно, якщо на підприємстві є графік відпусток (як скласти графік відпусток, ми розглянули на початку матеріалу), якого чітко дотримуються, і суми відпусткових помісячно не відрізняються значно, то великої погрішності у визначенні оподатковуваного прибутку не буде.

Якщо не створювати резерву, приміром, на підприємстві, що виробляє морозиво, де влітку виготовляється, наприклад, 100 т ласощів, а взимку — 15 т, і на зимові місяці припадає більша частина відпусток, — виходить, що влітку витрати на виготовлення 1 т морозива умовно становлять 40 тис. грн, а взимку — 90 тис. грн. Якщо дотримуватися норм бухобліку, тобто нараховувати відпусткові за рахунок створеного резерву, таких відхилень не буде.

НП(С)БО 26 «Виплати працівникам» у п. 5 розшифровує, що виплати працівникам включають: заробітну плату за окладами та тарифами, інші нарахування з оплати праці; виплати за невідпрацьований час (щорічні відпустки та інший оплачуваний невідпрацьований час); премії та інші заохочувальні виплати, що підлягають сплаті протягом 12 місяців після закінчення періоду, у якому працівники виконують відповідну роботу, тощо. Далі п. 7 цього ж НП(С)БО 26 наголошує, що виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді.

Процитуємо лист Мінфіну від 09.06.2006 р. №31-34000-20-25/12321: «Норма, встановлена пунктом 7 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 26 «Виплати працівникам», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 28 жовтня 2003 р. №601, і пунктом 13 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 11 «Зобов'язання», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31 січня 2000 року №20, є імперативною¹ для застосування підприємством нормою. Забезпечення на виплату відпусток створюється у тому звітному періоді, в якому у підприємства виникло внаслідок минулих подій зобов'язання, оцінка якого може бути розрахунково визначена».

¹ Від лат. іmрerаtіvus — владний, наказовий; normа — правило, взірець. У національному законодавстві — норма права, що містить чітко визначене правило поведінки, категоричні приписи. Формами вираження імперативності правових норм є категоричність припису, визначеність кількісних (строки, розміри, періодичність, частки, відсотки тощо) та якісних (перелік видів майна, опис передбачених дій і порядок їх виконання тощо) умов застосування і способу реалізації правової норми, заборона інших, ніж передбачено, дій.

Нагадаємо, що наказ про облікову політику необхідний не для «галочки», а для того, щоб убезпечити себе і підприємство від зайвих витрат. Якщо правильно обчислити собівартість продукції і створити резерв відпусткових, можна спланувати витрати й оптимізувати оподаткування.

Згідно з п. 16 НП(С)БО 11 сума забезпечення визначається за обліковою оцінкою ресурсів (за вирахуванням суми очікуваного відшкодування), необхідних для погашення відповідного зобов'язання, на дату балансу. Залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, за потреби, коригується (збільшується або зменшується). У разі відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов'язань сума такого забезпечення підлягає сторнуванню (п. 18 НП(С)БО 11), адже згідно з п. 17 НП(С)БО 11 забезпечення має використовуватися для відшкодування лише тих витрат, для покриття яких його було створено. Проте згідно з Iнструкцією №291 на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» сума забезпечення визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці. Отже, є відповідь на запитання, на який період створювати такий резерв. Щодо цього НП(С)БО 11 не дає певних рекомендацій, але Iнструкція №291, як бачимо, вимагає, щоб резерв був місячним. Проте для його визначення слід знати й річну планову суму витрат на оплату відпусток. Крім того, щоб дотримуватися Iнструкції №291, одночасно із визначенням планової (тобто первісної, отриманої за розрахунком) суми резерву відпусткових слід визначити і плановий розмір фонду оплати праці протягом року, а також їх співвідношення.

Як оцінити, яка саме сума річного забезпечення потрібна? Оскільки НП(С)БО 11 не встановлює чіткої методики такої оцінки, кожне підприємство визначає необхідну суму на свій розсуд. Ми можемо надати лише кілька рекомендацій щодо того, як це зробити.

Звернімося до Закону про відпустки. Стаття 10 цього Закону говорить: «Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводяться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну».

Отже, перший документ, який уможливить розрахунок необхідної суми резерву, — це графік відпусток на підприємстві. Він дасть змогу визначити кількість працівників, які у поточному році мають піти у відпустку, а отже, й отримати відпусткові. Також за цим документом можна встановити тривалість відпусток, які будуть надані працівникам протягом року.

Далі слід встановити, які саме витрати на оплату відпусток матиме підприємство щодо кожного з таких працівників. Згідно зі ст. 2 Закону про відпустки, право на відпустки забезпечується, зокрема, збереженням на її період заробітної плати (крім випадку надання відпустки без збереження зарплати згідно зі статтями 25, 26 цього Закону). На практиці це зазвичай означає, що за час перебування у відпустці працівнику виплачується середня зарплата, розрахована згідно із Порядком №100. Отже, для того щоб визначити суму резерву відпусткових, слід розрахувати очікувану середньоденну зарплату, з якої виплачуватимуться відпусткові кожному з працівників, і помножити її на кількість календарних днів відпустки за графіком.

До цієї суми також треба додати й суму витрат на сплату єдиного соціального внеску. Цю суму також можна визначити розрахунково, застосувавши ставку ЄСВ, установлену для працедавця, до нарахованої суми відпусткових щодо кожного працівника. Адже на субрахунку 471 також узагальнюється інформація про забезпечення обов'язкового нарахування ЄСВ від сум планових витрат на оплату відпусток.

Використання забезпечення відпусткових та ЄСВ, обчисленого з їх суми, відбуватиметься протягом року під час нарахування фактичних сум відпусткових і ЄСВ за фактичними відпустками працівників або під час виплати їм компенсації за невикористану відпустку під час звільнення.

Якщо ж розрахованої суми резерву забракне, відпусткові нараховуватимуться у загальному порядку, за фактичними відомостями, а в бухгалтерському обліку просто списуватимуться на операційні витрати у кореспонденції із субрахунками 661 «Розрахунки за заробітною платою» і 65 «Розрахунки за страхуванням», без застосування субрахунку 471. Фінансових санкцій за перевищення резерву відпусткових немає.

Якщо ж наприкінці року у підприємства залишиться невикористана сума резерву, то, на нашу думку, сторнувати його треба лише у випадку, передбаченому п. 18 НП(С)БО 11, а саме у разі відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов'язань. Тобто не використану у поточному році суму резерву можна використати й у наступному році, якщо у підприємства залишилися працівники і є ймовірність, що вони наступного року також підуть у відпустку, а отже, буде потреба в резервуванні витрат на їх оплату. Просто наступного року нарахування резерву відпусткових відбуватиметься з урахуванням цієї «зайвої» суми.

Податковий облік відпусток дуже простий. Адже, згідно з нормами ст. 139 ПКУ, навіть ті платники податку на прибуток, які зобов'язані коригувати фінансовий результат до оподаткування на суми різниць, встановлених ПКУ, не проводять таке коригування у зв'язку зі створенням і використанням резерву відпусток. Отже, як витрати на оплату відпусток (і сплату ЄСВ, нарахованого на суму відпусткових) будуть визнані в бухгалтерському обліку, так вони визнаватимуться і в податковому обліку.

Правила спрямування у відрядження

Розповідаючи про виплати, які здійснюються працівникам, важко обійти підзвітні кошти. А якщо враховувати, що гарантії під час відрядження регулюються однією зі статей КЗпП і відповідальність за їх порушення вважається порушенням законодавства з праці, стає зрозуміло: в цій книзі про відрядження обов'язково слід розповісти. Почнімо з самого початку — порядку спрямування у відрядження.

Максимальні строки відрядження

КЗпП не встановлює максимальної тривалості відрядження працівників. Тому таке рішення самостійно приймається керівником підприємства небюджетної сфери. Такі строки слід навести у затвердженому на підприємстві Положенні про відрядження. А от бюджетним організаціям слід орієнтуватися на Iнструкцію №59 та Постанову №98.

За п. 6 Постанови №98 граничні строки перебування працівника у відрядженні становлять:

— у межах України — 30 календарних днів;

— за кордон — 60 календарних днів;

— на термін будівництва — при виконанні монтажних, будівельних, ремонтних робіт;

— один рік — при направленні працівників за кордон за зовнішньоекономічними договорами для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проєктних, проєктно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів;

Строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, та поліцейських, направлених для підвищення кваліфікації, перепідготовки, спеціалізації до закладів вищої освіти зі специфічними умовами навчання та закладів професійної (професійно-технічної) освіти, що здійснюють підготовку поліцейських, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, — 18 місяців.

Компенсація витрат працівника у відрядженні

Добові

Граничні розміри добових у відрядженні встановлені виключно для підприємств бюджетної сфери. Для працівників підприємств небюджетної сфери такого обмеження не встановлено.

Проте пп. 170.9.1 ПКУ визначає граничні розміри добових витрат, що не оподатковуються ПДФО (див. табл. 6).

Таблиця 6

Граничні розміри добових витрат, що не оподатковуються ПДФО

Країна відрядження	Неоподаткований розмір добових витрат із розрахунку на кожен день відрядження
Україна	у 2021 році — не більше 600,00 грн
Закордон	не більше 80 євро

Неоподатковувані добові для відряджень в Україні встановлені в розмірі не більш ніж 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, визначеної станом на 1 січня податкового року, за кожен день відрядження (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Тому зростання мінімальної зарплати з 1 січня 2021 року (до 6000 грн) призвело до збільшення суми неоподатковуваних добових по Україні.

Але для відряджень за кордон така сума залишається незмінною — не більше 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день .

Тобто фактично розмір добових небюджетні підприємства та ФОПи встановлюють для своїх працівників самостійно. I він може бути значно більшим, ніж зазначені неоподатковані норми. Але сума перевищення буде оподаткововуватися ПДФО та ВЗ, про що ми зазначали у відповідному розділі цієї книги!

З метою неоподаткування ПДФО добових витрат на відрядження в межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), перебування у відрядженні має бути підтверджено наказом про відрядження та відповідними первинними документами. При цьому конкретного переліку таких первинних документів у пп. 170.9.1 ПКУ не встановлено.

На нашу думку, якщо відрядження оформлено відповідним наказом, працівник відзвітував про відрядження вчасно і зазначив суму належних йому добових у авансовому звіті відповідно до цього наказу, при цьому сума добових не перевищує розміру, встановленого пп. 170.9.1 ПКУ, цього достатньо для того, щоб не оподатковувати такі суми.

Також варто зобов'язати працівника, крім подання авансового звіту, на доказ того, що він справді перебував у відрядженні (за відсутності інших підтвердних документів), подавати у довільній формі звіт про виконання службового завдання у відрядженні. Таке службове завдання як мета відрядження обов'язково має фіксуватися у наказі про відрядження.

Хоча ось у листі від 04.05.2011 р. №31-07230-16-25/11433 Мінфін висловлював думку: у разі якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов'язаних із таким відрядженням, і як наслідок — немає згаданих первинних документів, сума добових у цьому разі визначатиметься лише згідно з наказом.

Якщо роботодавець не належить до бюджетних підприємств та встановив добові у розмірі, більшому ніж за пп. 170.9.1 ПКУ, то сума перевищення є надміру витраченими коштами для працівника й відповідно є його оподаткованим доходом.

Зверніть увагу: надміру витрачені кошти, отримані на відрядження або під звіт, оподатковуються з урахуванням коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ), який розраховується за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де: К — коефіцієнт;

Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування. Оскільки до такого доходу застосовується ставка ПДФО 18%, то розмір такого коефіцієнта становить: 100 : (100 - 18) = 1,21951.

I під таке оподаткування, як ви вже зрозуміли, можуть потрапити не тільки добові, а й інші витрати на відрядження, якщо працівник та роботодавець не дотримаються правил, установлених п. 170.9 ПКУ. Ці правила є важливими, тож давайте продовжимо їх аналізувати.

Проживання

За наявності підтвердних документів (таких як рахунок з готелю або від осіб, що надають послуги з розміщення) витрати на проживання працівника у відрядженні не підлягають оподаткуванню ПДФО.

Доволі поширеними є ситуації, коли декілька працівників скеровуються в одне відрядження, але витрати на проживання несе один працівник за всіх. Тоді жодних обмежень на включення таких сум до авансового звіту працівника, який оплачував проживання, немає, бо ці витрати підтверджені відповідними документами (у яких містяться прізвища інших осіб, що були скеровані у відрядження) та є зв'язок таких витрат із виконанням завдань, пов'язаних із діяльністю підприємства (про це йшлося й у листі Міністерства фінансів від 31.08.2007 р. №31-26030-13-16/17569).

Аналогічної думки, хоча і з цікавою умовою, дотримуються і податківці. Так, в індивідуальній консультації від 30.11.2018 р. №5048/6/99-99-13-02-03-15/IПК тоді ще ДФСУ зазначала: якщо оплата вартості проживання, проїзду фізичних осіб (працівників) під час відрядження здійснюється одною фізичною особою (працівником) від імені та за рахунок юридичної особи (роботодавця) з використанням корпоративної платіжної картки, то сума понесених витрат не вважається додатковим благом працівників, оскільки під час відрядження ними виконуються обов'язки трудового найму. Втім, на нашу думку, якщо корпоративна картка і не використовувалася, але роботодавець відшкодує працівнику такі витрати на підставі підтвердного розрахункового документа та авансового звіту, додаткове благо ані в такого працівника, ані в тих, чиї витрати на відрядження працівник оплатив, не виникатиме.

Транспорт до місця відрядження і назад

Підпунктом 170.9.1 ПКУ передбачено, що до оподатковуваного доходу фізосіб, за наявності підтвердних документів, не включаються відшкодування на проїзд, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд, обов'язкове страхування або будь-які податки чи збори, що підлягають сплаті у зв'язку з оформленням дозволів. Тож, як бачимо, підприємство може компенсувати працівнику не тільки вартість віз до країни відрядження, але й саме оформлення закордонного паспорта.

Щоб витрати на проїзд не були об'єктом оподаткування, треба мати підтвердні документи, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами.

До неоподатковуваних витрат відрядженого працівника, відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, належать витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті). Такі витрати засвідчуються: транспортними квитками або транспортними рахунками (багажні квитанції), у т. ч. електронними квитками за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахунковими документами про придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами.

Зверніть увагу! Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то тільки у цьому разі витрати на таке страхування не оподатковуються ПДФО та військовим збором.

Після повернення з відрядження працівник загубив квитки на проїзд. Чи відшкодовуються витрати працівнику?

Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. Iнша річ, що згідно з пп. 170.9.1 ПКУ для неоподаткування ПДФО витрати на проїзд мають підтверджуватися документально. За відсутності підтвердження компенсація витрат на проїзд включається до оподатковуваного доходу працівника. Втрата квитків зобов'язує нарахувати й утримати ПДФО та військовий збір.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження, але не може підтвердити понесених витрат документально, такий аванс у частині витрат на проїзд отримує ознаки оподатковуваного доходу. Датою нарахування буде дата затвердження звіту. Враховуючи, що дохід надається у негрошовій формі (розуміємо: у вартості квитків), відповідно до пп. 164.2.17 та п. 164.5 ПКУ для визначення бази ПДФО слід застосовувати коефіцієнт.

Наприклад, вартість загубленого квитка становить 270,00 грн, база для ПДФО: (270,00 х 1,219512) = 329,27 грн, сума ПДФО: (329,27 х 18%) = 59,27 грн. Базою для військового збору буде вартість квитка без збільшення на коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ визначає базу оподаткування виключно для ПДФО). Сума військового збору — 4,05 грн.

Крім вищезгаданих розрахунків, рекомендуємо працівникові скласти заяву-пояснення причин непідтвердження витрат на проїзд у відрядженні. Таке пояснення буде підтвердженням відображення витрат підприємства у бухобліку. Визнання витрат відбувається відповідно до НП(С)БО 16 і жодним чином не пов'язане з оподаткуванням ПДФО та військовим збором. Враховуючи, що заява не містить обов'язкових реквізитів первинного документа, очевидно, віднесення витрат слід підтвердити оформленням бухгалтерської довідки. Але рішення про компенсацію витрат і віднесення до складу витрат в обліку підприємства має підтверджуватися розпорядженням керівника.

Представницькі витрати у відрядженні

У загальному випадку документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт працедавцем на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків, у встановлених межах, які здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламною метою, до складу оподатковуваного доходу такого працівника не включаються (пп. 170.9.1 ПКУ).

Ключова особливість представницьких витрат — це їх рекламна мета. За своєю суттю представницькі витрати спрямовані на просування і рекламу товарів (послуг) конкретних підприємств, поширення або донесення інформації про особу чи товар і мають сформувати (підтримати) обізнаність споживачів та їхній інтерес до таких осіб чи товару в будь-якій формі і в будь-який спосіб.

У ПКУ визначення терміна «представницькі витрати» немає. Єдиний документ, де його можна знайти, — це наказ Мінфіну від 14.09.2010 р. №1026: «Представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на приймання й обслуговування іноземних представників та делегацій, що прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, встановлення і підтримання взаємовигідної співпраці».

У цьому визначенні є прив'язка до бюджетних установ, адже цей наказ стосується саме їх. Але таке визначення можна взяти за основу і приватним суб'єктам господарювання (лист ДФСУ від 22.11.2012 р. №5743/0/61-12/15-1415). Крім того, варто абстрагуватися від фрази «іноземних представників та делегацій» і брати до уваги й українських партнерів (лист Міндоходів від 25.10.2013 р. №14054/6/99-99-19-03-02-15).

Слід уважно ставитися до ідентифікації витрат як представницьких та їх відповідного документального оформлення.

Перше, що треба взяти до уваги, — всі первинні документи за загальним правилом мають бути оформлені з урахуванням вимог ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення №88. Також треба подбати про повний пакет документів, що дозволить ідентифікувати конкретний захід чи зустріч як такі, що мають представницьке спрямування.

Такими документами можуть бути, зокрема:

— наказ про проведення офіційної зустрічі, прийому або презентації (в документі мають бути прописані коло осіб, які беруть участь в організації та проведенні переговорів, презентації з боку підприємства, дата і місце проведення, кількість запрошених осіб, основні організаційні моменти заходу, його план, кількість подарунків чи безоплатних зразків продукції, які планується роздати запрошеним, відповідальні особи заходу);

— список запрошених і власне запрошення (можна зазначити спосіб його доставки, а також підтвердити звітом про надсилання);

— програма офіційного прийому або презентації (можна додати роздрукований варіант слайд-шоу чи інших демонстраційних матеріалів);

— плановий кошторис витрат (які витрати на цей захід передбачаються);

— звіт про фактичні витрати (фактичне підтвердження, що відповідний захід відбувся (фотозвіт, відеозвіт) і витрати були понесені (акти виконаних робіт (послуг), накладні на відпуск продукції, товарів зі складу тощо, що були наявні на заході).

Не зайвим буде також після такого заходу скласти та підписати протокол про наміри, укласти договір або інший подібний документ (у довільній формі).

Певна річ, ніде не сказано, що перелік документів обов'язково має бути саме таким. Але на такий перелік документів орієнтують нас податківці (лист ДФСУ від 25.10.2013 р. №14054/6/99-99-19-03-02-15).

Оподаткування витрат без підтвердних документів та неповерненого залишку

Якщо працівник отримав аванс, він має відзвітувати про його використання.

Якщо кошти витрачено, то працівник має надати первинні документи, які підтверджують понесені витрати (їх ми частково розглянули вище).

Якщо ж таких документів немає, то роботодавець може або повірити працівнику «на слово» і затвердити (підписом керівника) авансовий звіт із понесеними ним витратами. Або ж не повірити і вимагати повернення авансу (в сумі, яка не підтверджена документами про понесені витрати). На таке повернення у працівника досить небагато часу, про що далі.

Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених або не витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, сума, розрахована згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Розгляньмо на прикладах відображення в обліку витрат на відрядження, а також компенсацію понесених витрат, які мають оподатковуватися ПДФО та військовим збором.

Таблиця 7

Облік операцій, пов'язаних з відрядженням директора (до прикладу 1)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1.	Видано аванс на відрядження	372	301	3000,00
2.	Затверджено авансовий звіт працівника	92	372	2750,00
3.	Утримано із зарплати не повернуту вчасно суму невикористаних коштів	661	372	250,00
4.	Утримано ПДФО з використанням натурального коефіцієнта (250 х 1,21951) із суми не повернутих вчасно коштів	661	641	54,88
5.	Утримано військовий збір із суми не повернутих вчасно коштів	661	642	3,75

Зверніть увагу! Згідно з п. 19 розділу III Iнструкції №59, відшкодування витрат, понесених працівником в іноземній валюті під час закордонного відрядження, відбувається в національній валюті і за курсом на дату затвердження авансового звіту!

Таблиця 8

Облік операцій, пов'язаних із закордонним відрядженням працівника (до прикладу 2)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1.	Видано аванс на відрядження: 300$ х 26,50 грн = 7950,00	372	301	7950,00/300$
2.	Затверджено авансовий звіт:
	на суму авансу	92	372	7950,00/300$
	на суму витрачених власних коштів: 50$ х 27,00 грн = 1350,00	92	372	1350,00/50$
3.	Повернено кошти працівнику на особистий рахунок	372	311	1350,00

Таблиця 9

Облік витрат на відрядження, не підтверджених документами (до прикладу 3)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1.	Затверджено авансовий звіт працівника 600$ х 27,00 грн = 16200,00 грн	93	372	16200,00
2.	На суму документально не підтверджених витрат утримано ПДФО з урахуванням натурального коефіцієнта 170$ х 27,00 грн х 1,21951 х 18% = 1007,56 грн	661	641	1007,56
3.	Утримано військовий збір із суми не повернутих вчасно коштів 16200 грн х 1,5% = 243,00 грн	661	642	243,00
4.	Працівнику на особистий картковий рахунок повернено суму витрачених на відрядження коштів	372	311	16200,00

Оплата праці під час відрядження

За ст. 121 КЗпП оплата праці за виконану роботу відряджених осіб здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку.

Отже, для оплати відрядження існує певний мінімальний розмір зарплати. Це середня зарплата, менше якої працівник не може отримати оплату за відпрацьований час протягом відрядження. Але цілком може бути, що оклад (місячна тарифна ставка) працівника вищі за середньомісячну зарплату. Тож оплату треба проводити за найвищим із цих двох показників. Для цього треба знати їх обидва.

Тому фахівці Мінекономіки наголошують, що необхідно:

1) здійснити розрахунок денної заробітної плати та середньоденної заробітної плати;

2) порівняти їх значення;

3) після цього нараховувати зарплату за час відрядження виходячи з більшого значення.

Що входить до розрахунку середньої зарплати?

Для визначення денного заробітку враховуються всі елементи заробітної плати, які працівник отримує згідно з умовами трудового, колективного договору в місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, індексація тощо.

Проте є виплати, які до такого розрахунку не входять. Наведемо їх для наочності у таблиці 10.

Таблиця 10

Які виплати враховуємо під час розрахунку середньої зарплати для оплати відрядження?

Виплати, що включаються до середнього заробітку для розрахунку середньої зарплати

Виплати, які не враховуються при обчисленні середньої зарплати

1) Основна заробітна плата — це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (норми часу, виробітку, обслуговування, посадові обов'язки). Вона встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок для робітників та посадових окладів для службовців. 2) Додаткова заробітна плата — це винагорода за працю понад установлені норми, за трудові успіхи та винахідливість та особливі умови праці. Вона включає доплати, надбавки, гарантійні та компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством; премії, пов'язані з виконанням виробничих завдань і функцій. 3) Iнші заохочувальні та компенсаційні виплати. До них належать виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами і положеннями, виплати в рамках грантів, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства або які провадяться понад встановлені зазначеними актами норми. Зверніть увагу! Премії та інші виплати, які виплачуються за два місяці або триваліший період, при обчисленні середньої заробітної плати включаються шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду частини, що відповідає кількості відпрацьованих робочих днів періоду (місяців), за які такі премії та інші виплати нараховані. Така частина визначається діленням суми нарахованих премій та інших виплат на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, що відноситься до розрахункового періоду для обчислення середньої заробітної плати

1) Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов'язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачуються працівникам, які виконують обов'язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками). 2) Одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо). 3) Компенсаційні виплати на відрядження та переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових). 4) Премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об'єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності). 5) Грошові та речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо. 6) Пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати. 7) Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором. 8) Вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування. 9) Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку. 10) Виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо. 11) Вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування. 12) Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством). 13) Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я. 14) Доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу та вкладами членів трудового колективу в майно підприємства. 15) Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати. 16) Заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму. 17) Винагороди державним виконавцям. Зверніть увагу! При обчисленні середньої заробітної плати за останні два місяці, крім перелічених вище виплат, також не враховуються виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника (за час виконання державних і громадських обов'язків, щорічної та додаткової відпусток, відрядження, вимушеного прогулу тощо), та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю

Як проводиться розрахунок середньої зарплати за Порядком №100?

Розрахунок середньоденної заробітної плати, яка зберігається за працівником у разі службового відрядження, здійснюється відповідно до норм Порядку №100.

Пунктом 2 Порядку визначено, що у всіх випадках збереження середньої заробітної плати (крім оплати часу відпусток та виплати компенсації за невикористані відпустки) середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов'язана відповідна виплата.

Пунктом 8 Порядку встановлено, що нарахування виплат, які обчислюються зі середньої заробітної плати за останні два місяці роботи, провадиться шляхом множення середньоденного (годинного) заробітку на кількість робочих днів (годин), які мають бути оплачені за середнім заробітком. Середньоденна (годинна) заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на кількість відпрацьованих робочих днів (годин) за цей період.

Середній заробіток відрядженого за 4 дні відрядження: (10000 + 10000) : (20 р. д. + 22 р. д.) х 4 р. д. = 1904,76 грн.

Оплата праці за 4 дні відрядження за оплатою праці за трудовим договором відрядженого: 10000 грн : 21 р. д. х 4 р. д. = 1904,76 грн.

Оскільки оплата праці за дні відрядження за окладом не перевищує розраховану за середнім заробітком, то оплату праці за дні відрядження буде нараховано саме за середнім заробітком.

А як же мінімальна зарплата?

Звісно, що відряджений працівник теж має право на всі державні гарантії, встановлені для всіх працівників. Зокрема, і на оплату праці, не нижчу за мінімальний розмір зарплати, встановлений Законом про Держбюджет на певний рік.

Свого часу фахівці Мінсоцполітики у листі від 25.05.2017 р. №1545/0/101-17/28 зауважували: якщо працівникові за час службового відрядження виплачується заробітна плата згідно зі ст. 121 КЗпП, то нарахована заробітна плата працівника за місяць не може бути нижчою від розміру мінімальної заробітної плати.

При цьому доплата до розміру мінімальної заробітної плати є обов'язковою виплатою, яка здійснюється згідно зі законодавством і належить до додаткової заробітної плати. Проте зверніть увагу, що випадків збереження середньої зарплати ця гарантія не стосується! I взагалі така доплата рахується не окремо за період відрядження, а цілком за місяць.

Тож давайте подивимося, як цих правил дотримуватися у Прикладі 1, коли у серпні є оплачене з середнього заробітку відрядження. В цьому випадку період відрядження вилучається з періоду, за який надається державна гарантія у вигляді фіксованого розміру мінімальної зарплати. А сама така гарантія застосовується пропорційно. Рахуватиметься пропорція так:

— нарахована зарплата виходячи з окладу: 10000 : 21 р. д. х 17 р. д. = 8095,24 грн.

— мінімальна зарплата пропорційно до часу, оплаченого за окладом: 6000 : 21 р. д. х 17 р. д. = 4857,14 грн.

Оскільки другий показник менший, то жодних доплат робити не треба. А ось якби зарплата за окладом становила, наприклад, 4000 грн, то роботодавцю довелося б нараховувати доплату в сумі різниці: 4857,14 - 4000 = 857,00.

Крім того, не слід забувати й випадок, коли сама середня зарплата рахується, виходячи з мінімального розміру заробітної плати.

Це випадок, коли одночасно виконуються дві умови:

1) у розрахунковому періоді працівник не відпрацював жодного дня, і доходів, з яких порахувати середню зарплату, не має;

2) оклад (місячна тарифна ставка) працівника менша за мінімальний розмір зарплати, встановлений державою.

У такому випадку, як зазначено у п. 4 Порядку №100, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводиться з розміру мінімальної заробітної плати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.

У яких випадках застосовують середньогодинну зарплату?

Середня заробітна плата, як правило, нараховується виходячи зі середньоденної заробітної плати.

Середньогодинний заробіток обчислюється у випадках, коли згідно зі законодавством необхідно здійснити працівнику оплату за середнім заробітком лише декількох годин (наприклад, якщо працівника було викликано до суду, направлено на медобстеження тощо).

Таке роз'яснення було наведено й у листі Мінсоцполітики від 06.10.2017 р. №19671/0/2-17/28:

— за час перебування працівника на курсах підвищення кваліфікації, у відрядженні, за дні здавання крові та (або) її компонентів тощо оплату проводять з урахуванням середньоденного заробітку;

— у випадках відсутності працівника на роботі згідно зі законодавством упродовж кількох годин (наприклад, унаслідок виклику до суду) за ці години за ним зберігається середньогодинний заробіток, а за відпрацьовані години оплата праці здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим договором.

Отже, для відрядження, як правило, середньогодинна оплата не застосовується. Виняток — якщо працівник перебуває у відрядженні не цілий робочий день і ще встигає попрацювати на робочому місці. В такому випадку він отримує оплату за відрядження зі застосуванням середньогодинної зарплати (відбувається порівняння середньогодинної зарплати і годинної, порахованої за звичайними правилами), а відпрацьовані на робочому місці години оплачуються за звичайними правилами, встановленими трудовим договором.

Відрядження у вихідні: вибуття та прибуття, робота в такі дні

Чи може компанія направляти у відрядження працівника у святкові (неробочі, вихідні) дні, якщо мета відрядження — проведення тренінгу чи навчання? Якщо на період відрядження припадає святковий (неробочий, вихідний) день, а на підприємстві, куди відряджено працівника, цей день є робочим і відряджений працівник у цей день працював, яка компенсація передбачена йому в такому разі?

Пунктом 7 Iнструкції №59 визначено, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

За п. 8 Iнструкції №59 на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке його відряджено. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Утім, ось ця норма є обов'язковою тільки для роботодавців, які фінансуються з бюджету. Для небюджетників є вибір — вони самостійно встановлюють (у наказі про конкретне відрядження або в положенні про відрядження), за яким режимом — свого підприємства чи того, куди від відряджений, працівник має працювати під час відрядження. Але так чи інакше, у такого працівника будуть під час відрядження робочі, а іноді і вихідні дні.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Отже, якщо в наказі про відрядження працівника зазначено, що виконання ним роботи у відрядженні проводитиметься у вихідні чи святкові (неробочі) дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується згідно зі ст. 107 КЗпП, за якою робота у святковий (неробочий, вихідний) день оплачується у подвійному розмірі:

— відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;

— працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — в розмірі подвійної годинної або денної ставки;

— працівникам, які одержують місячний оклад, — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася в межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота провадилася понад місячну норму.

У такому розмірі оплачуються години, фактично відпрацьовані у святковий (неробочий чи вихідний) день.

Отже, для правильного нарахування заробітної плати працівникові потрібно зробити відповідні відмітки в табелі обліку робочого часу.

Щодо компенсації в тому разі, якщо працівник відбуває чи прибуває з відрядження у вихідний день, то згідно з Iнструкцією №59, якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

Оскільки положення Iнструкції №59 є обов'язковими для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, то госпрозрахункові підприємства питання, які стосуються гарантій працівникам за час відрядження, повинні самостійно врегулювати, зокрема питання щодо компенсації працівникам у разі їхнього вибуття (прибуття) у відрядження у вихідні дні.

Відрядження за рахунок сторони, що приймає

Iноді підприємства вирішують між собою, що всі витрати на відрядження працівників іншого підприємства бере на себе сторона, що приймає.

Які наслідки це матиме для обох сторін та для працівників? Як документально оформити такі операції?

Одразу зазначимо, що чинне законодавство не встановлює обов'язку сторони, що приймає, фінансувати відрядження працівників іншого підприємства. Тому встановити такий обов'язок сторона, що приймає, і роботодавець, який скеровує працівників у відрядження, можуть тільки у договорі між собою.

Але згідно з ч. 2 ст. 121 КЗпП саме на роботодавця покладається обов'язок працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачувати:

— добові за час перебування у відрядженні;

— вартість проїзду до місця призначення і назад;

— витрати на наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

З огляду на цю норму на законодавчому рівні встановлено обов'язок таких виплат саме для роботодавців своїм працівникам.

Бюджетним установам при відшкодуванні витрат на відрядження слід ще застосовувати норми Iнструкції №59.

Для установ, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів, в ній прямо прописана норма, що дозволяє не платити добові у разі їх сплати стороною, що приймає.

Згідно з п. 16.8 р. III Iнструкції №59, якщо відрядженого за кордон працівника сторона, що приймає, забезпечує додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (окрім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат. Тому сторона, яка скеровує у відрядження, виплату добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, що приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

Але для небюджетних підприємств така можливість нормативними документами не передбачена, оскільки для них норми Iнструкції №59 мають лише рекомендаційний характер.

Iнструкцію №59 таким підприємствам можна брати за основу для розроблення власного положення про відрядження. Але норма ст. 121 КЗпП щодо виплати суми добових та компенсації витрат на наймання житла саме роботодавцем є обов'язком. I цей обов'язок залишається незалежно від того, чи виплачувала щось відрядженим працівникам сторона, що їх приймала, чи ні.

При цьому прямої норми у законодавстві, яка б дозволяла не сплачувати/сплачувати у меншій сумі добові та не компенсувати вартість проживання госпрозрахунковим підприємствам, немає. За невиконання цього обов'язку на роботодавця під час перевірки чекає штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат на момент виявлення порушення за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.

Негативні наслідки в разі, якщо фінансування проїзду, проживання і навіть добових відбувається коштом сторони, що приймає, можуть виникнути і в результаті податкової перевірки:

у відрядженого працівника можуть визнати додаткове благо у вигляді вартості безкоштовно наданого (оплаченого) проживання та решти доходів, отриманих не від роботодавця під час відрядження. При цьому обов'язок з утримання ПДФО й військового збору з такого доходу покладається саме на сторону, що приймає, бо у цьому разі вона є податковим агентом;

сплачені стороною, що приймає, суми, якщо вони передбачені договором із роботодавцем відряджених працівників, можуть визнати як частину оплати вартості наданих роботодавцем послуг або виконаних робіт. Адже такі доходи виплачуються не стороннім особам, а працівникам такого підприємства при виконанні ними замовлених стороною, що приймає, робіт (наданні послуг), у межах витрат, які повинен був профінансувати сам роботодавець.

Щоб запобігти виникненню таких ризиків, є два шляхи:

1) або уникати таких виплат стороною, що приймає. Тобто завжди скеровувати своїх працівників за свій кошт. Якщо ж сторона, що приймає, бажає відшкодувати такі витрати, то варто одразу включати суму такої компенсації до ціни робіт чи послуг;

2) або оформити договір доручення між роботодавцем і стороною, що приймає, на виплату добових, надання місць для проживання відряджених працівників та організацію їх проїзду до місця відрядження і назад коштом роботодавця. При цьому компенсація понесених стороною, що приймає, витрат може відбуватися шляхом перерахування коштів від виконавця або взаємозаліку — утриманням цих коштів із винагороди виконавця.

Якщо оформлено договір доручення

Облік у сторони, що приймає. У бухобліку у сторони, що приймає (повіреного), операції з надання житла, організації проїзду та виплати добових працівникам довірителя відображатимуться так:

Д-т 377 К-т 301, 311, 631 — на суму витрат, понесених у зв'язку з оплатою проїзду, проживання та виплатою добових. Такі витрати зазначаються у звіті повіреного, що надається довірителю;

Д-т 361 К-т 702 — визнано дохід від надання послуг за договором доручення згідно з актом (у разі якщо в договорі доручення не зазначено, що ці послуги надаються безоплатно);

Д-т 311 або 631 К-т 377 — при отриманні відшкодування витрат або зарахування заборгованості за ними із заборгованістю зі сплати за надані довірителем послуги, виконані роботи;

Д-т 311 К-т 361 — при отриманні оплати за надані послуги повіреного.

У податковому обліку різниці при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток за зазначеними операціями у повіреного не виникнуть (якщо довіритель не є нерезидентом, а зазначені операції не потраплять до контрольованих).

Якщо повірений — платник ПДВ, то він матиме право на податковий кредит з ПДВ у ціні проживання та проїзду таких працівників, а при отриманні відшкодування таких витрат варто визнати податкові зобов'язання виходячи з їх вартості (крім суми добових). Водночас об'єктом оподаткування буде (за наявності) сума винагороди повіреного.

Окремо слід розглянути оподаткування доходу відряджених працівників, отриманого від повіреного. Насправді, оскільки ситуація не типова, уникнути оподаткування цих доходів стороною, що приймає, вкрай важко. Адже такі фізособи не є працівниками сторони, що приймає, а саме вона в цій ситуації може бути визнана податковим агентом (незважаючи на те що діє за договором доручення і надає доходи, які є неоподатковуваними, бо пов'язані з відрядженням). Уникнути такого оподаткування допоможе лише індивідуальна податкова консультація, отримана згідно зі ст. 52 ПКУ. Якщо ж такої консультації не буде отримано або вона вимагатиме оподаткувати зазначені доходи, то стороні, що приймає, доведеться відобразити ці доходи як додаткове благо і нарахувати ПДФО та військовий збір з такого доходу у звичайному порядку.

Бухоблік у роботодавця відряджених працівників. У бухобліку у довірителя зазначені операції будуть відображені таким чином:

Д-т 372 К-т 685 — виплачені добові, витрати на проїзд та проживання за договором доручення згідно зі звітом повіреного;

Д-т 23 К-т 631 — визнано витрати в сумі винагороди повіреного згідно з актом;

Д-т 685 К-т 361, 311 на суму витрат повіреного, компенсованих йому з поточного рахунку добових або у випадку взаємозаліку;

Д-т 23 К-т 372 — затверджено авансові звіти працівників (добові, проїзд та проживання).

У податковому обліку різниці при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток за зазначеними операціями у довірителя не виникнуть (якщо повірений не є нерезидентом, а зазначені операції не потраплять до контрольованих).

Якщо поручитель і повірений — платники ПДВ, то поручитель матиме право на податковий кредит з ПДВ у ціні проживання та проїзду таких працівників, а також у винагороді повіреного на підставі податкової накладної, складеної і зареєстрованої повіреним.

Суми добових, вартості проїзду та проживання відряджених працівників таким роботодавцем не оподатковуються у разі виконання норм п. 170.9 ПКУ.

Якщо договір доручення не буде оформлено, а сторона, що приймає, надасть проживання, проїзд та добові за власний рахунок

Облік у сторони, що приймає. Якщо договір доручення оформлений не буде, то витрати, які понесла сторона, що приймає, вона відображатиме у складі власних витрат. Яких саме — вирішувати стороні, що приймає. Але оскільки зазначені виплати пов'язані із наданням послуг або виконанням робіт, найімовірніше, такі витрати сторона, що приймає, відобразить за дебетом того самого рахунку, на який буде списано витрати з оплати таких робіт або послуг.

Податковий облік таких витрат буде аналогічним до зазначеного вище.

Облік у роботодавця відряджених працівників. Оскільки витрат з оплати проїзду і проживання працівників такий роботодавець не несе, то немає і підстав відображати їх в бухобліку. Відповідно, не будуть відображатися зазначені витрати і в податковому обліку роботодавця.

А ось із добовими ситуація буде цікава. Річ у тім, що незалежно від того, чи видавався працівникам аванс на відрядження, контролюючі органи під час перевірок вимагають складання такими працівниками авансового звіту. I порожнім він, як вважають контролери, бути не повинен — у ньому мають зазначатися суми добових, адже це витрати на відрядження, які не потребують інших підтвердних документів!

За таких умов у роботодавця виникне заборгованість у сумі добових, а працівник матиме можливість отримати їх двічі — і від сторони, що приймає, і від роботодавця. Адже саме на роботодавця покладається обов'язок з виплати таких добових за ст. 121 КЗпП. Тому ми не радимо проводити виплату добових через сторону, що приймає, а радимо робити таку виплату у звичайному порядку — готівкою чи на картку працівника.

У відрядження на таксі: що з ПДФО?

Згідно з пп. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку — фізособи, який перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Зазначені в абзаці другому пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об'єктом оподаткування податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами.

При цьому будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

З огляду на викладене, якщо юрособа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат за користування таксі під час відрядження, як у межах території України, так і за кордоном, не є об'єктом оподаткування ПДФО, за умови виконання вимог, установлених п. 170.9 ПКУ.

Як використовуємо корпоративну картку під час відрядження

На сьогодні ці операції проводяться із урахуванням постанови НБУ від 05.11.2014 р. №705. Адже саме нею затверджене Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням (далі — Положення №705).

Отже, корпоративна картка насправді — це корпоративний (бізнесовий) електронний платіжний засіб. А пластикова картка — це лише форма носія такого платіжного засобу.

Користувач має право використовувати корпоративну картку для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з банком-емітентом. А ще за допомогою корпоративної картки можна отримувати готівку (в касі банку або за допомогою банкомату тощо). I, безумовно, корпоративні картки часто використовуються для забезпечення працівників коштами на відрядження, як по Україні, так і за кордон.

Якщо працівник є держателем корпоративної картки, підприємство перераховує на цю картку певну суму коштів на відрядження або господарські витрати. Ця операція ще не є видачею працівнику підзвітних коштів, це просте переміщення коштів з одного рахунку підприємства на інший.

Надалі працівник може знімати ці кошти готівкою у банкоматі або розраховуватися карткою. Кожна така операція відображається у виписці банку за картковим рахунком, яка й буде тим первинним документом, що підтверджуватиме отримання готівки працівником або списання коштів з картрахунку. Обидві ці операції, по суті, є видачею працівнику підзвітних коштів безпосередньо з рахунку підприємства: Д-т 372 К-т 311.

У виписці за картрахунком видно лише зняття певної суми готівки або списання коштів через POS-термінал теж у певній сумі. Кому та за що було заплачено — цієї інформації у виписці немає. При цьому працівник отримає або квитанцію банкомата про зняття готівки, або квитанцію POS-термінала про списання коштів з картрахунку.

Квитанція банкомата про зняття готівки не має цінності для бухгалтера підприємства, оскільки вона не відповідає ознакам первинного документа. Квитанція POS-терміналу не дає жодної інформації про те, що саме було придбано під час здійснення даної розрахункової операції. Тож списання коштів з картрахунку проводиться в обліку підприємства на підставі банківської виписки.

Документами, що свідчать про фактичне здійснення витрат у відрядженні або господарських витрат з корпоративної картки, будуть стандартні документи — касовий чек РРО, товарний чек, закупівельний акт або інші. Ці документи долучаються до авансового звіту, на підставі якого кредитується рахунок 372 та виводиться сальдо розрахунків з працівником щодо отриманих та витрачених підзвітних коштів.

Дати здійснення та бухоблік цих операцій покажемо в таблиці 1.

Таблиця 1

Відображення в обліку операцій за умовами прикладу 1

Суб'єкти господарювання — резиденти можуть розраховуватися з нерезидентами за допомогою корпоративних карток. Але лише у межах незначного розміру.

Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
	Д-т	К-т
Перерахування коштів на корпоративну картку — на підставі банківської виписки за 30.08.2021 р.	311/рах. 2605	311/рах. 2600	12000,00
Розрахунок карткою за канцтовари — на підставі банківської виписки за 31.08.2021 р.	372	311/2605	10600,00
Зняття готівки з корпоративної картки у банкоматі — на підставі банківської виписки за 31.08.2021 р.	372	311/2605	1100,00
Списано з картрахунку комісію за зняття готівки — на підставі банківської виписки за 31.08.2021 р.	92	311/2605	11,00
Затверджено авансовий звіт працівника — 03.09.2021 р.	209	372	11680,00
Невикористані підзвітні кошти повернено в касу готівкою 03.09.2021 р., про що складено прибутковий касовий ордер	301	372	20,00

Згідно з п. 32 Положення №2 суб'єкти господарювання — резиденти (юридичні особи та фізичні особи — підприємці) мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором (контрактом, угодою, іншим документом, що застосовується в міжнародній практиці та може вважатися договором) з експорту (імпорту) товарів за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищуватиме незначний розмір.

Зараз такий розмір встановлює ст. 20 Закону про фінмоніторинг, і він становить 400 тис. грн.

Тобто ваш працівник може придбавати для підприємства товари за кордоном (за допомогою Iнтернету) або ж привозити із закордонного відрядження придбані там для роботодавця ТМЦ. Порушення порядку ЗЕД-розрахунків не буде, якщо вартість придбаного за раз не перевищуватиме 400 тис. грн!

Документальне оформлення такої операції та її бухгалтерський облік буде аналогічним до операцій в межах України. Проте особливості, звісно, будуть.

Потрібно пам'ятати, що операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції.

I якщо здійснюється виплата авансу (йдеться про отримання коштів під звіт, яке в цьому випадку виникає на дату оплати за допомогою корпоративної картки), витрати визнають за курсом НБУ на дату виплати. Це немонетарна стаття балансу (п. 4 П(С)БО 21), тому далі її не перераховують і курсові різниці не визнають.

Проте монетарною статтею балансу є іноземна валюта на банківському рахунку.

Якщо корпоративна картка емітована до інвалютного рахунку, то курсова різниця виникне під час списання таких коштів з рахунку (це буде різниця між курсами НБУ на дату зарахування цих коштів на рахунок або, якщо це було пізніше, на дату останнього балансу та на дату списання).

Якщо корпоративна картка емітована до гривневого рахунку, то банк, щоб провести розрахунок, продає власнику рахунку інвалюту і проводить оплату нею нерезиденту. Проте на банківській виписці буде відображено рух гривні (будуть списані витрати на придбання такої валюти за комерційним курсом). Отже, курсової різниці не буде, а далі, на дату подання авансового звіту, витрати вже не перераховують.

Дати здійснення та бухоблік цих операцій покажемо в таблиці 2.

Таблиця 2

Відображення в обліку операцій за умовами прикладу 2

Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
	Д-т	К-т
Перерахування коштів на корпоративну картку: 300$ х 27,50 грн = 8250,00	312/рах. 2605	311/рах. 2600	8250,00/300$
Розрахунок карткою за кордоном — на підставі банківської виписки: 250$ х 27,55 грн = 6887,50	372	312/2605	6887,50/250$
Відображено курсову різницю: 250$ х (27,55 грн - 27,50 грн) = 12,50	945	312/2605	12,50
Затверджено авансовий звіт працівника	92	372	6887,50/250$

Документальне оформлення

Відрядження потребує не тільки виконання службового завдання, а й правильно оформлених документів — і щодо понесених витрат, і щодо самого звіту працівника, і щодо виконання роботодавцем гарантій, встановлених працівнику під час відрядження.

Положення про відрядження

Говорячи про відрядження, неможливо оминути такий документ, як «положення про відрядження». I тут, як часто трапляється в нашому законодавстві, ми стикаємося з певною невизначеністю. Усім відома Iнструкція №59 поширюється лише на органи державної влади, а також на підприємства, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Для небюджетних підприємств більшість питань щодо скерування працівників у відрядження на законодавчому рівні не врегульовано.

Таким чином, небюджетним підприємствам слід розробити своє внутрішнє положення про відрядження на кшталт Iнструкції №59. У ньому слід докладно описати всі питання, що можуть стосуватися працівників у відрядженні, починаючи з визначення терміна «відрядження» і закінчуючи поданням звітів.

У положенні про відрядження має бути передбачено:

1. Загальні положення.

2. Документи, відповідно до яких оформляється відрядження, строк відрядження:

— службова записка;

— наказ про відрядження;

— порядок видачі та реєстрації документів про відрядження;

— вимоги до документів, які додаються до авансового звіту.

3. Вимушена затримка та рішення про продовження строку відрядження.

4. Порядок та строки видачі коштів (авансу).

5. Витрати, що відшкодовуються працівнику за час перебування у відрядженні.

6. Заборона на відшкодування витрат на відрядження.

7. Порядок, розміри та строки виплати добових витрат.

8. Порядок подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

9. Порядок повернення коштів у разі скасування поїздки.

10. Виплата додаткових коштів.

Розробити положення про відрядження можна на основі Iнструкції №59 таким чином:

1) видалити норми, що стосуються лише бюджетних підприємств;

2) видалити норми, які підприємство не планує впроваджувати;

3) деталізувати решту норм відповідно до потреб підприємства;

4) доповнити додатковими розділами та нормами за потреби;

5) затвердити розпорядчим актом, за потреби узгодивши з профспілкою або представником трудового колективу;

6) ознайомити під підпис працівників, яких воно стосується.

При цьому слід пам'ятати про положення ПКУ, що стосуються відряджень.

Податкові орієнтири при розробленні положення про відрядження

Формуючи положення про відрядження (та й загалом роблячи обчислення), слід застосовувати ПКУ, а саме:

пп. 164.2.11 — застосування підвищуючого коефіцієнта при визначенні бази оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податків під час відрядження;

пп. 165.1.11 — включення/невключення до доходу працівника коштів, отриманих на відрядження;

пп. 170.9.2, 170.9.3 — строки подання підзвітною особою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження;

пп. 170.9.1 — оподаткування ПДФО суми перевищення розміру добових витрат на відрядження понад установлені максимальні норми;

пп. 170.9.1 — обов'язковість наявності наказу про відрядження для виплати добових.

Документальне оформлення відрядження

Документи для відрядження можна поділити на такі групи:

1) ті, що підтверджують факт відрядження: наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження та суми, що відшкодовується без документального підтвердження;

2) ті, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження, документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори, контракти), інші підтвердні документи.

Направлення працівника у відрядження здійснюється роботодавцем і оформляється наказом/розпорядженням, який повинен містити такі дані:

— пункт призначення;

— за необхідності — назву чи ім'я контрагента, куди відряджається працівник;

— термін, мету та/або службове завдання (доручення);

— добові витрати — суму, що відшкодовується без документального підтвердження.

Наказом/розпорядженням роботодавець може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження, витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортних та інших витрат.

Кошторис витрат і видача авансу

Підприємство, як правило, забезпечує працівника коштами (авансом) у розмірах, установлених внутрішніми нормативно-правовими актами про службові відрядження. Проте обов'язкової видачі авансу (грошової суми перед відрядженням) на сьогодні законодавством не передбачено. Як правило, для визначення розміру авансу складається кошторис витрат на відрядження. Але достатньо передбачити необхідну суму в наказі про відрядження.

Як правило, ґрунтуючись на нормах чинного раніше законодавства і беручи за аналогію норми чинної Iнструкції №59, кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні, але, знову ж таки, для небюджетників це питання ніде чітко не висвітлено. З чого можна зробити висновок, що це слід зазначити в локальних актах підприємства. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, як правило, добові відшкодовуються як за повну добу, але підприємство може врегулювати це у своєму положенні про відрядження.

Сума добових визначається відповідно до положення про відрядження та підтверджується відповідними первинними документами. Аванс відрядженому працівникові можна видавати готівкою або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

На практиці склалося так, що аванс видають до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження. Але в законодавстві чітко не зазначено, що «аванс видається до відрядження», тож це питання рекомендуємо висвітлити у колективному договорі чи іншому локальному акті.

Авансовий звіт

Заключним етапом при відрядженні є надання працівником авансового звіту до бухгалтерії. Авансовий звіт подається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (зі змінами, внесеними згідно з наказом Мінфіну від 10.03.2016 р. №350).

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником у касу або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання авансового звіту.

Якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Працівнику, який застосував платіжні картки у відрядженні для проведення розрахунків у безготівковій формі, якщо строк подання ним звіту не перевищив десяти банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до двадцяти банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, сума, розрахована згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Працівник, який отримав кошти під звіт, заповнює всі графи звіту, крім:

— «Звіт перевірено»;

— «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;

— кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;

— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, який заповнюється особою, яка надала такі кошти.

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Продовження, скорочення строку відрядження

У чинному законодавстві України немає заборон щодо зміни строку відрядження.

Причини скорочення чи продовження строку відрядження можуть бути як особисті, так і виробничі.

Виробничими причинами вважають:

— дострокове виконання працівником службового доручення через скорочення/збільшення його обсягу за місцем відрядження;

— відсутність умов для виконання доручення з причин, які не залежать від працівника, що відряджається;

— скорочення або збільшення часу на дорогу;

— відсутність подальшої потреби у виконанні доручення;

— потреба у присутності працівника на робочому місці.

Iніціатором скорочення строку відрядження в такому разі можуть бути:

— відряджений працівник;

— безпосередній керівник працівника;

— керівник підприємства.

Щодо причин особистого характеру, що призводять до скорочення/продовження строку відрядження, то це, як правило:

— хвороба працівника;

— смерть близьких;

— неналежне ставлення до виконання службового доручення тощо.

У разі скорочення чи продовження строку відрядження обов'язково видається наказ.

Якщо ж строк відрядження змінюється не за рішенням керівника, додатково оформлюється доповідна записка відрядженого працівника та/або безпосереднього керівника.

Офіційна думка