Електронні трудові книжки
До 10 червня 2021 року працівник при прийнятті на роботу мав надати роботодавцю паперову трудову книжку. Цього вимагала ст. 24 КЗпП.
У новій редакції ст. 24 КЗпП трудова книжка надаватиметься роботодавцю лише у разі її наявності у працівника. А ще у працівника буде вибір, що саме надавати: трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. I ось тут будьте уважні: ми вперше стикаємося з юридичною назвою електронного аналогу добре знайомої нам паперової трудової книжки. Ось ці відомості з реєстру — це й буде те, що ми далі називатимемо «електронна трудова книжка»!
Облік трудової діяльності працівника
З 10 червня 2021 року облік трудової діяльності працівників здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом про ЄСВ (ст. 48 КЗпП).
Пам'ятаєте таблицю 5 старого щомісячного Звіту з ЄСВ? А про новий додаток 5 зведеної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ? Якщо не пам'ятаєте, ми про них розповідаємо в окремому розділі про звітність у цій книзі.
У цих звітах наводилася кадрова інформація щодо прийняття і звільнення працівників, переведення їх на іншу посаду, надання їм декретних відпусток тощо. Вже кілька років вона потрапляє до реєстру застрахованих осіб, який веде ПФУ.
I ось з 10.06.2021 р. відомості з цього реєстру стали повноцінною заміною паперової трудової книжки. А паперова трудова книжка, по суті, поступово перетвориться на дублікат таких відомостей, і потреба в ній зникне. Хоча на бажання працівника до паперової трудової книжки й надалі вноситимуть записи (про що далі).
Проте, звісно, в реєстрі зараз є інформація лише з початку 2000-х. А ті, хто мав трудовий стаж до введення обов'язкового соціального страхування, мають підтверджувати його відповідними документами — зокрема і записами в паперовій трудовій книжці. Для призначення пенсії за віком це досі важливо, тож велика кількість працівників продовжуватиме зберігати паперові трудові книжки і вимагатиме внесення до них записів про власну трудову діяльність.
I роботодавці не зможуть їм відмовити! У новій редакції ст. 48 КЗпП зазначається: власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов'язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Схема 1
Як працівникові скористатись електронним сервісом «Електронна трудова книжка»
Схема 2
Як роботодавцю скористатись електронним сервісом «Електронна трудова книжка»
Як користуватися так званою електронною трудовою книжкою?
ПФУ (який веде реєстр застрахованих осіб, а отже, і збирає відомості, які становитимуть електронну трудову книжку) розповідає про це таке.
Електронна трудова книжка — це зручний та доступний сервіс від Пенсійного фонду України. Сервіс на вебпорталі електронних послуг Фонду (portal.pfu.gov.ua) дозволяє як ознайомлюватися із вже наявними даними в реєстрі застрахованих осіб, так і подавати підписані кваліфікованим електронним підписом скановані копії паперових трудових книжок, інших документів, які підтверджують трудову діяльність працівника.
Впровадження електронної трудової книжки є передумовою для подальшої реалізації автоматичного призначення пенсії (без додаткового звернення) за фактом настання пенсійного віку.
Скановані копії паперових трудових книжок можуть подавати роботодавці або сам працівник.
Відомості про трудову діяльність обліковуються у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
А як щодо тих трудових книжок, які зараз зберігаються у роботодавців?
Їх долю визначає розділ II Закону №1217 («Прикінцеві та перехідні положення»).
По-перше, протягом 5-ти років після 10.06.2021 р. відбуватиметься включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.
Вноситиметься така інформація з даних трудових книжок, а надаватимуть цю інформацію ПФУ, або роботодавці, або самі фізособи (якщо на цей момент вони ніде не працюватимуть і трудова книжка буде в них на руках).
По-друге, після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.
Також роботодавець буде зобов'язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 р. та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.
А як подавати інформацію з трудових книжок до ПФУ?
Подати таку інформацію зможуть як самі фізособи-працівники, так і їхні роботодавці (якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається у роботодавця).
Якщо інформацію подаватиме сам працівник (особисто), то він має два варіанти: може подати трудову книжку в оригіналі до органу ПФУ, а може надіслати за допомогою вебпорталу (сайту) ПФУ електронну копію такої трудової книжки, засвідчену електронним підписом.
Роботодавець вибору не має, він подає таку інформацію через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки, довідок тощо.
Роботодавці, увага! Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід'ємною складовою відомостей, які подаються роботодавцем до ПФУ.
Не забуваймо і про обов'язкове накладення електронного підпису на ці скановані або оцифровані копії.
ПФУ роз'яснює, яким вимогам мають відповідати зазначені копії:
— скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
— скан-копія повинна бути кольорова;
— сканувати необхідно усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно);
— скан-копія має бути чітка та читабельна;
— відскановані документи необхідно зберігати у форматих jpg або pdf;
— розмір кожного файла не має перевищувати 1 МБ;
— назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
Паперові трудові книжки
Вести паперові трудові книжки вже не обов'язково. Але старі у багатьох роботодавців ще зберігаються. Та й у працівників залишилося право вимагати ведення паперових трудових книжок.
10 червня 2021 року набрав чинності Закон №1217, який вніс зміни до КЗпП щодо нових правил обліку трудової діяльності працівника. З цієї дати запроваджено електронний облік трудової діяльності.
Основна суть змін — переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).
А що робити зі старими трудовими книжками? Тим більше що закон допускає продовження ведення паперових трудових книжок за бажанням працівників. Який статус матимуть паперові трудові книжки, які зберігаються на руках у працівників?
Хоча Iнструкцію з ведення трудових книжок ніхто не скасував, норми законодавства змінилися. Отже, статус паперових трудових книжок серйозно змінився.
Прийняття працівника на роботу
До 10.06.2021 р. працівник мав надати роботодавцю трудову книжку (ст. 24 КЗпП). Тепер — трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Що це означає на практиці?
Було
Раніше, якщо працівника брали на основне місце роботи, за таким місцем (тобто у такого роботодавця) мала зберігатися його паперова трудова книжка.
Якщо вона вже була у працівника, він мав її передати роботодавцю під час укладання трудових відносин. Якщо її не було (перше місце роботи, або якщо трудова книжка була пошкоджена, знищена, втрачена), нову трудову книжку протягом 5 днів з початку трудових відносин мав завести на працівника роботодавець. Для цього роботодавець повинен був мати бланки трудових книжок і журнал обліку їх руху, які він придбавав за свій рахунок.
Якщо йшлося про зовнішнього сумісника, то запис про прийняття його на роботу за сумісництвом робився не обов'язково і лише за бажанням працівника.
Стало
Зараз працівник може не надавати паперову трудову книжку і за основним місцем роботи — якщо відомості про його попередню трудову діяльність вже є в реєстрі застрахованих осіб, який веде ПФУ. Тобто якщо його попередній роботодавець вже встиг оцифрувати таку трудову книжку.
Якщо ж іще не встиг (а такий варіант теж можливий, про що ми зазначимо далі), то показати паперову трудову книжку працівнику (за її наявності) усе ж таки доведеться.
Якщо працівник не має трудової книжки, то чи оформляти її в паперовому вигляді наново роботодавцю, чи ні — вирішує працівник! Він має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. У такому разі роботодавець оформлює трудову книжку в обов'язковому порядку не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗпП).
Отже, алгоритм дій такий:
1) претендент на посаду (на власний вибір) надає потенційному роботодавцю один з двох документів — паперову трудову книжку або витяг із реєстру застрахованих осіб із даними про його трудову діяльність. Тобто або паперову трудову книжку, або витяг з електронної;
2) якщо трудової книжки працівник не має, але він бажає її мати, він вимагає оформити паперову трудову книжку у роботодавця (вже після того, як трудові відносини почалися).
КЗпП не вимагає від працівника складати заяву з такою вимогою, а від роботодавця — складати наказ про доручення оформити на працівника трудову книжку. Тобто усного спілкування в цьому випадку буде достатньо. Але якщо виникне спір і роботодавець відмовиться оформити трудову книжку — наявність заяви (і її копії з поміткою про подання) працівнику не завадить.
Заяву можна скласти у довільній формі, зі зазначенням того, кому і ким вона подається, назвою документа «Заява» і, наприклад, такого змісту: «Прошу оформити мені трудову книжку у паперовій формі протягом 5 днів згідно з ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗпП».
Звісно, що в такій заяві треба зазначити дату її складання, П. I. Б. заявника та проставити його підпис.
Оформлення паперової трудової книжки та внесення запису
Постановою №301 та Iнструкцією №58 затверджено зразки бланків трудової книжки, визначено порядок ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок.
Вищезгадані документи вже застарілі й недосконалі, але на сьогодні іншого не створили, тож доведеться керуватися й користуватися тим, що є.
Усі записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагороди й заохочення вносять після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення (п. 2.4 Iнструкції №58). Iз тією різницею, що з 10.06.2021 р. такі записи робляться виключно за бажанням працівника!
Нагадаємо, як це було раніше, адже так доведеться робити й далі, якщо правила не зміняться.
До того як заповнити розділ «Відомості про роботу», слід внести записи із зазначенням дати початку та завершення:
— про час служби у складі Збройних сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
— про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
— про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі. Вноситься час навчання на денних відділеннях;
— про час догляду за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років (див. зразок 1).
Після внесення вищезгаданої інформації вносяться записи про прийняття, звільнення, переведення у загальному порядку.
Записи в трудовій книжці повинні відповідати формулюванням чинного законодавства та містити посилання на статтю та пункт закону.
У графі 3 обов'язково зазначається повна назва підприємства без скорочень та абревіатур. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю «Лани Наддніпрянщини».
Записи про найменування займаної посади, професії повинні чітко відповідати штатному розпису та національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій».
У графі 1 розділу «Відомості про роботу» зазначається порядковий номер запису, а в графі 2 — дата прийняття на роботу, арабськими цифрами. Далі заповнюється графа 3: «Прийнятий на роботу (або призначений на посаду) до цеху, відділу, підрозділу (у разі їх наявності)» (див. зразок 1).
Зразок 1
Внесення записів до трудової книжки про навчання та прийняття на роботу
| ВIДОМОСТI ПРО РОБОТУ | |||||
| № запису | Дата | Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата й номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Навчання у Кіровоградському національному технічному університеті з 01.09.2016 р. до 26.06.2021 р. | Диплом КНТУ від 26.06.2021 р. КВ №391235 | ||||
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Колосся ланів» | |||||
| 1 | 03. | 07. | 2021 | Прийнято на посаду бухгалтера | Наказ від 03.07.2021 р. №143 |
Хто зберігає паперову трудову книжку?
До 10.06.2021 р. основне місце роботи означало місце роботи, де в роботодавця зберігається трудова книжка. Зараз роботодавець позбавлений обов'язку зберігати трудові книжки працівників. Що це означає на практиці?
Було
Раніше після того, як працівник надав трудову книжку при прийняття на роботу, або після того, як роботодавець завів на нього нову трудову книжку, ця паперова трудова книжка залишалася в роботодавця.
Як правило, у відділі кадрів. I видача такої трудової книжки на руки працівнику дозволялася вже у день звільнення. Тобто роботодавець не тільки зберігав, а й відповідав за збереження такого документа. А в разі пошкодження або втрати мав допомогти працівнику її відновити (оформити дублікат).
Утім, це правило стосувалося юросіб-роботодавців. Як роз'яснювало Мінсоцполітики, законодавством і раніше не було передбачено обов'язковості ведення ФОПом Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них або зберігання трудових книжок працівників.
Стало
Зараз обов'язок зі збереження паперової трудової книжки поширюється лише на ті, які були в роботодавців станом на 10.06.2021 р. Тобто на ті, які були отримані від працівників або заведені на них до змін.
Законодавцем встановлено перехідний період тривалістю п'ять років, а саме: розділом II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 р. відбуватиметься включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.
Отже, алгоритм дій такий:
1) роботодавець сканує паперову трудову книжку, надсилає цей скан до ПФУ в електронному вигляді і після отримання повідомлення, що така інформація отримана і все гаразд, видає оригінал трудової книжки працівнику на руки;
2) оформити таку видачу слід записом в Книзі обліку руху трудових книжок. У цьому документі має було зафіксовано факт повернення документа працівнику і його підпис про те, що він цей документ отримав.
Щодо працівників, прийнятих на роботу з 10.06.2021 р., то навіть якщо вони надали паперову трудову книжку при оформленні трудових відносин або її завели на вимогу такого працівника, зберігається така трудова книжка не у роботодавця, а у працівника!
Зразок 2
Внесення записів до трудової книжки про переведення
| ВIДОМОСТI ПРО РОБОТУ | |||||
| № запису | Дата | Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата й номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 10 | 01. | 06. | 2017 | Прийнято на посаду бухгалтера | Наказ від 31.05.2017 р. №129-к |
| 11 | 06. | 07. | 2021 | Переведено на посаду економіста | Наказ від 05.07.2021 р. №150-к |
А як же записи про кадрові накази?
До 10.06.2021 р. у паперовій трудовій книжці обов'язково робилися записи про найважливіші події у трудовій діяльності працівника: прийняття на роботу та звільнення, переведення на іншу посаду тощо.
Тепер паперова трудова книжка ведеться лише за бажанням працівника. Що це означає на практиці?
У новій редакції ст. 48 КЗпП зазначається: роботодавець на вимогу працівника зобов'язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Після цього трудова книжка повертатиметься працівнику.
Отже, алгоритм дій такий:
1) роботодавець видає наказ по кадрах (про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду або у інший відділ, звільнення тощо);
2) працівник звертається до роботодавця з вимогою внести запис про цей наказ до його паперової книжки.
КЗпП не вимагає від працівника складати заяву з таким зверненням, а від роботодавця — складати наказ про доручення зробити такий запис. Тобто усного спілкування в цьому випадку буде достатньо. Але якщо виникне спір і роботодавець відмовиться зробити запис — наявність заяви (і її копії з поміткою про подання) працівнику не завадить.
Заяву можна скласти у довільній формі, зі зазначенням того, кому і ким вона подається, назвою документа «Заява» і, наприклад, такого змісту: «Прошу згідно з ч. 3 ст. 48 КЗпП внести запис до моєї трудової книжки про переведення мене на посаду … за наказом №… від…».
Звісно, що в такій заяві треба зазначити дату її складання, П. I. Б. заявника та проставити його підпис.
Зразок 3
Приклади внесення записів до трудової книжки про звільнення
| ВIДОМОСТI ПРО РОБОТУ | |||||
| № запису | Дата | Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата й номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 28 | 03. | 04. | 2021 | Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП | Наказ від 03.04.2021 р. №53-к |
| 35 | 21. | 04. | 2021 | Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду секретаря Бобринецької міської ради Кіровоградської області, п. 5 ст. 36 КЗпП | Наказ від 21.04.2021 р. №21-к |
| 45 | 24. | 05. | 2021 | Звільнено у зв'язку з переведенням до Товариства з обмеженою відповідальністю «Степи Херсонщини», п. 5 ст. 36 КЗпП | Наказ від 24.05.2021 р. №105-к |
Працівник звільняється — що з паперовою трудовою книжкою?
До 10.06.2021 р. у разі звільнення працівника роботодавець, у якого зберігалася трудова книжка, мав внести до неї запис про таке звільнення і видати цю трудову книжку працівнику у день звільнення. Тепер запис про звільнення вноситься до паперової трудової книжки працівника за його бажанням. Що це означає на практиці?
Було
Відповідно до ст. 47 КЗпП роботодавець був зобов'язаний провести розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку в день звільнення. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в Книзі обліку.
Згідно з п. 2.4, 4.1, 4.2 Iнструкції №58, у разі звільнення запис до трудової книжки вносився у день звільнення і повинен був точно відповідати тексту наказу, тобто підстави звільнення, що зазначені в наказі про звільнення, мали відповідати підставам, зазначеним у трудовій книжці.
При затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові сплачувався середній заробіток за весь час вимушеного прогулу!
У ситуації, коли роботодавець затримав видачу трудової книжки, днем звільнення вважався день її видачі. В такому разі видавався новий наказ, який вносив зміни до попереднього, де зазначався новий день звільнення. Вносилися виправлення і до трудової книжки. Робився запис до трудової книжки працівника про нову дату звільнення, а раніше внесений запис про день звільнення визнавався недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 цієї Iнструкції.
Якщо працівник був відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець цього дня надсилав йому поштове повідомлення з вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену працівником адресу допускалося тільки за письмовою згодою працівника.
Стало
Iнструкція про порядок ведення трудових книжок діє й досі. Проте до КЗпП були внесені істотні зміни щодо ведення трудових книжок, і цю Iнструкцію слід застосовувати в частині, яка не суперечить КЗпП.
Оскільки, як ми зазначили вище, обов'язок зберігати трудові книжки з 10.06.2021 р. скасовано, то роботодавець повертатиме працівнику лише ті трудові книжки, які отримав на зберігання до 10.06.2021 р.
При цьому цілком можливо, що звільнений працівник отримав свою паперову трудову книжку на руки раніше — в разі якщо роботодавець встиг її відсканувати і передати оцифровану інформацію до ПФУ.
Проте, якщо роботодавець ще не встиг відсканувати і передати таку інформацію і паперова трудова книжка все ще зберігається в нього, радимо з видачею трудової книжки не зволікати! Звісно, поновлення працівника на посаді в разі видачі трудової книжки пізніше дня звільнення не буде. Проте це документ, який має зберігатися у працівника і який може йому знадобитися для наступного працевлаштування та оформлення пенсії. Тож, щоб уникнути претензій та позовів від працівника, правило видачі старих паперових трудових книжок у день звільнення варто виконувати і зараз.
I ще один нюанс. Видати трудову книжку на руки варто в день звільнення. А от зробити в ній запис про звільнення на вимогу працівника можна і пізніше.