До листа Міністерства фінансів України від 15.05.2019 р. №08020-01/1-2/12908
У коментованому листі Мінфіну розглядається питання щодо відшкодування витрат на відрядження за кордон у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються. Причини можуть бути різні: банальна відсутність транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонт транспортного засобу, будь-які не залежні від працівника обставини. Проте в такій ситуації, коли дати у наказі про відрядження, транспортному квитку та відмітки у закордонному паспорті не збігаються, виникають запитання:
— як бути з наказом про відрядження?
— чи виплачуються добові працівнику за час затримки?
— чи відшкодовується працівнику вартість зворотного квитка?
Питання щодо відшкодування витрат на службові відрядження регулюються пп. 170.9.1 ПКУ.
Наказ про відрядження. Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та документальними доказами перебування особи у відрядженні. Для закордонних відряджень це можуть бути: відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.
Зверніть увагу: наявність відміток у закордонному паспорті для відшкодування добових витрат не є обов'язковою: з 2017 року із пп. 170.9.1 ПКУ положення щодо обов'язкової наявності відміток вилучено. Важливою є наявність документальних доказів перебування особи у відрядженні.
А от за відсутності зазначених документів сума добових включається до оподатковуваного доходу працівника. Як наслідок, слід утримати ПДФО та військовий збір.
Оскільки добові відшкодовуються згідно з наказом про відрядження, в якому зазначено дату прибуття, то виходить, що дати на транспортному квитку та у паспорті, як підтвердження відрядження особи, мають збігатися з датою прибуття працівника з відрядження, зазначеною у наказі. Тобто розбіжностей у датах бути не може. Тому з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні, і для виплати добових слід прийняти рішення про продовження строку відрядження (шляхом оформлення відповідного наказу) після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки.
Добові. З огляду на таку форсмажорну ситуацію, як, наприклад, перенесення авіарейсів, роботодавець може встановити додаткові обмеження щодо розміру добових і погодити суму у меншому розмірі, ніж прийнятий на підприємстві1. Це слід відобразити у наказі про продовження строку відрядження (або прописати у Положенні про відрядження).
Тож для виплати добових та невключення до оподатковуваного доходу працівника такої суми слід мати наказ про відрядження та документальні докази перебування особи у відрядженні (додатково див. ЗIР, підкатегорія 103.17).
Відшкодування витрат. Роботодавець повинен відшкодувати понесені витрати працівника у зв'язку зі службовим відрядженням, адже це його прямий обов'язок відповідно до ст. 121 КЗпП. Тож фактичні витрати на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження повинні підтверджуватися документально — у тому числі електронними квитками за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту2, та розрахунковими документами про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами. У цьому випадку витрати, що відшкодовуються працівникові, не є оподатковуваним доходом, тож ПДФО та військовий збір не утримуються (додатково див. ЗIР, підкатегорія 103.17).
1 Нагадаємо: неоподатковувана сума добових для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним курсом НБУ.
2 Більшість користується електронним посадковим талоном, який можна отримати на смартфон і роздрукувати, див. «ДК» №14/2019.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»