До листа Міністерства фінансів України від 19.01.2018 р. №35210-07-10/1591
Головбух і бухгалтерія
Нагадаємо: Мінфін та Мінсоцполітики вважають, що не може бути посади «головний бухгалтер» без створення відповідного структурного підрозділу1. Порушена тема спричинила багато запитань у наших читачів.
Відповідь від Мінсоцполітики
До Міністерства соцполітики редакція звернулася з такими запитаннями:
1) Чи є порушенням трудового законодавства наявність на підприємстві або у самозайнятої особи посади «головний бухгалтер» без структурного підрозділу та без наявності підлеглих?
2) На кого буде покладена відповідальність за наявність посади «головний бухгалтер» без структурного підрозділу та без наявності підлеглих?
3) Як діяти, якщо таке порушення практикувалося постійно? Чи потрібно вносити зміни до штатного розпису, наказів про прийняття на таку посаду працівників та до їхніх трудових книжок? Як бути зі звільненими працівниками, які займали цю посаду раніше?
Мінсоцполітики в своїй відповіді2 орієнтувалося на бюджетні установи. Але, на нашу думку, це роз'яснення можна застосовувати й небюджетним юрособам.
Юридичний департамент міністерства зазначив, що, згідно зі ст. 8 Закону про бухоблік, однією з форм ведення бухгалтерського обліку є:
— або введення до штату підприємства посади бухгалтера;
— або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером.
Отже, створення бухгалтерської служби не обов'язкове. Цілком можливо, що бухгалтерський облік юрособи веде єдиний бухгалтер. Що саме він повинен та має право робити, — визначає посадова інструкція, яку затверджує керівник юрособи.
Та зверніть увагу: за відсутності бухгалтерської служби це має бути посада не головного, а просто бухгалтера. Мінсоцполітики наголошує, що на такого спеціаліста поширюються кваліфікаційні вимоги, визначені кваліфікаційною характеристикою «Бухгалтер (з дипломом спеціаліста)», встановлені Національним класифікатором ДК 003:2010 із кодом 2411.2.
Якщо ви вирішили змінити форму ведення бухобліку та наказом керівника юрособи замість головного бухгалтера і підлеглого йому структурного підрозділу призначається бухгалтер, який має їх замінити, це не створює правових наслідків для звільнених працівників.
Зверніть увагу: Мінсоцполітики наголошує на залежності від наявності структурного підрозділу, а не наявності підлеглих для того, щоб ввести до штатного розпису посаду «головний бухгалтер».
Відповідь від Мінфіну
Мінфін3 також зазначив, що відповідатиме за можливі порушення з призначення особи, яка відповідає за ведення бухобліку на підприємстві:
— або керівник такого підприємства;
— або інша, уповноважена на це особа (керівний орган);
— або його власники.
1 Листи Мінфіну від 30.06.2017 р. №35210-07-10/17419 див. у «ДК» №1-2/2018 та Мінсоцполітики від 13.11.2017 р. №21929/0/2-17/13 див. у «ДК» №1-2/2018.
2 Лист Мінсоцполітики від 17.01.2018 р. №28/0/22-18 див. «ДК» №7/2018.
3 Лист Мінфіну від 19.01.2018 р. №35210-07-10/1591 див. «ДК» №7/2018.
Але ми поставили Мінфіну ще й інше запитання: «Хто має ставити підписи в графі «Головний бухгалтер», якщо такий реквізит зазначений у типових формах первинних документів та звітності, а на підприємстві немає відповідного структурного підрозділу (бухгалтерії) та єдиний бухгалтер не має підлеглих?».
З відповіді Мінфіну стає зрозуміло, що це питання теж має вирішити керівник підприємства. Якщо він (згідно з повноваженнями, наданими йому засновниками) вирішує, хто саме на підприємстві веде бухоблік і якими є обов'язки єдиного бухгалтера на такому підприємстві, то зазначає у розпорядчому документі (наприклад, у посадовій інструкції, затвердженій наказом такого керівника), на яких документах має право підпису такий єдиний бухгалтер. Крім того, він має контролювати виконання цим бухгалтером його трудових обов'язків.
Відповідь від Пенсійного фонду
Також наших читачів турбувало запитання щодо пенсійного стажу, а саме:
1) Яким чином і чи вплине на страховий стаж та отримання пенсій те, що працівник працює на посаді «головний бухгалтер» без відповідного структурного підрозділу (відділу, сектору тощо) та без підлеглих?
2) Чи буде і яким чином відбуватиметься перевірка працівника, який йде на пенсію з посади «головного бухгалтера», на наявність відповідного структурного підрозділу та підлеглих на підприємствах, де працював такий працівник?
Фахівці ПФУ нагадали1, що страховий стаж — це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов'язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески у сумі, не меншій ніж мінімальний страховий внесок (ст. 24 Закону №10582).
1 Лист ПФУ від 18.01.2018 р. №2122/02-12 див. «ДК» №7/2018.
2 Закон України від 09.07.2003 р. №1058-IV «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування».
За роз'ясненням ПФУ, обчислення страхового стажу не залежить від назви займаної посади, наявності чи відсутності структурного підрозділу, в якому працює зазначена особа.
Отже, якщо ви — головний бухгалтер без бухгалтерської служби, то на ваш страховий стаж та пенсію це жодним чином не вплине.
Висновки
1) Наявність посади «головний бухгалтер» у штатному розписі прямо пов'язана зі створенням на підприємстві бухгалтерської служби. Якщо такий підрозділ є, має бути і головний бухгалтер. Якщо немає, то не має бути і головного бухгалтера (в такому разі обирається інший шлях ведення бухобліку, згідно зі ст. 8 Закону про бухоблік).
2) Найпростіший шлях для уникнення цих проблем — створити на підприємстві бухгалтерську службу. Кількість працівників у ній жодним нормативним документом не встановлена, тому в ній може бути і один працівник — головний бухгалтер. Можлива ситуація і коли посади в такому підрозділі вакантні. Тобто в штатному розписі вони є, а працівників, які їх займають, немає. Таким чином, на практиці можливо, що, незважаючи на наявність на підприємстві бухгалтерської служби, фактично всі її обов'язки виконує головний бухгалтер.
3) Законом про бухоблік чи іншими законами для випадку наявності головбуха без підлеглих не передбачено спеціальних санкцій, і порушення законодавства з праці в цьому випадку немає. Про це ми писали в «ДК» №4/2018 у статті «Головбух без бухгалтерської служби».
Бухгалтерська служба — створюємо підрозділ
Як роз'яснювали юристи від Мінсоцполітики в коментованому листі, бухгалтерська служба утворюється як самостійний структурний підрозділ, вид якого залежить від обсягу, характеру та складності бухгалтерської роботи.
За Законом про бухоблік, підприємство може створити посаду головного бухгалтера, якщо воно створює бухгалтерську службу. Проте в цій бухгалтерській службі не обов'язково в кожен момент часу мають бути інші працівники (цілком можлива наявність вакансій в цьому підрозділі! Або підрозділ з однієї особи).
Отже, як працюватиме цей підрозділ і скільки в ньому буде працівників, підприємство вирішує самостійно. Яким документом слід оформити створення такого підрозділу? Адже типової форми наказу про створення структурного підрозділу немає.
Як зазначав юридичний департамент Мінсоцполітики у листі від 27.06.2007 р. №162/06/187-07, штатний розпис — це документ, що встановлює для підприємства, установи, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.
Крім цього, в наказі про облікову політику (за наявності) треба записати, що підприємство обрало саме такий спосіб ведення бухобліку: «створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером».
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»