До листа Головного управління ДФС у м. Києві від 25.05.2018 р. №24376/10/26-15-14-09-12
Складання касових документів: роз'яснення ДФСУ
Набрання чинності з 05.01.2018 р. Положенням №1481, яким затверджено новий порядок ведення касових операцій та нові форми касових документів, спричинило безліч запитань з боку суб'єктів господарювання. На частину з них на запит редакції «Дебет-Кредит» відповіло ГУ ДФС у м. Києві2.
Чому редакція зробила запит до ДФС?
Про те, як по-новому здійснювати касові операції та оформляти касові документи, ми писали відразу, як Положення №148 набрало чинності, — див. «ДК» №3/2018.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
2 Лист Головного управління ДФС у м. Києві від 25.05.2018 р. №24376/10/26-15-14-09-12 див. «ДК» №25-26/2018.
Новиною сьогодення стало внесення НБУ змін до Положення №148, згідно з якими суб'єктам господарювання дозволили до 30.06.2018 р. використовувати у своїй діяльності форми відомості на виплату грошей, прибуткового касового ордера, видаткового касового ордера, журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, касової книги, книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки та акта про результати інвентаризації наявних коштів, установлені скасованим Положенням №637.
Ці зміни набрали чинності з 01.06.2018 р., тобто вже після того, як майже 5 місяців всі обережні суб'єкти господарювання застосовували нові форми касових документів. I переробляти їх через такий запізнілий дозвіл НБУ, звісно, ніхто вже не буде.
Але якщо при їх складанні були помилки, що виникли через відсутність роз'яснень від контролерів і прямих норм Положення №148, то доведеться переробити такі касові документи. Адже виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються (п. 32 Положення №148).
Однією з причин такої додаткової роботи, на жаль, може стати відповідь ГУ ДФС в м. Києві на наш запит.
Але звертаємо вашу увагу, що будь-які листи податківців мають виключно інформаційний та рекомендаційний характер. Тому погоджуватися з цим листом чи ні, чи можна застосувати поради податківців саме у вашій ситуації (в умовах відсутності прямої норми в Положенні №148), кожне підприємство вирішує для себе самостійно.
Реєстрація касових документів та горезвісний «№ з/п»
У нових формах касових ордерів з'явився реквізит «№ з/п», який одразу викликав суперечки між фахівцями через відсутність у Положенні №148 вимог щодо його заповнення. Щоб поставити крапку в цьому питанні, ми склали запит та надіслали його до ДФС та НБУ. На відповідь останнього ще очікуємо, а от ГУ ДФС у м. Києві відповіло таке.
Податківці нагадали, що за п. 33 Положення №148 прибуткові та видаткові касові ордери до передавання до каси реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
При цьому вести такий журнал можна як у паперовій формі, так і за допомогою комп'ютера та відповідного програмного забезпечення.
Бухгалтер (відповідальна особа установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів) має право реєструвати касові ордери і видаткові відомості за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування відповідних касових документів. У документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується формування даних для обліку руху коштів.
I ось під час реєстрації касових ордерів і відбувається, на думку податківців, магія: документ отримує не лише порядковий номер, а й номер за рахунком «№ з/п».
На думку ГУ ДФС в м. Києві, «№ з/п» має збігатися з номером касового ордера і номером запису в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
А що як цей принцип не дотримувався?
Тут можливі два варіанти: помилка в журналі або помилка в касовому ордері.
На наше запитання щодо відповідальності за порушення ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та самих касових документів (через відсутність чіткого алгоритму такого ведення в Положенні №148), податківці, на жаль, відповіді не дали. Вони зазначили, що тип порушення можна з'ясувати лише під час документальної перевірки, а там, мовляв, і дізнаєтесь.
Але свого листа податківці почали з нагадування: готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день одержання готівки у повній сумі. Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств/відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги/застосуванням РРО та КОРО (у разі застосування КОРО без застосування РРО), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів/фіскальних звітних чеків (або даних розрахункових квитанцій).
Як свідчить практика попередніх років, складені з помилками прибуткові касові ордери не можуть бути підставою для запису до касової книги про надходження готівки (податківці читають норму про заборону виправлень як заборону і самих помилок). Тож готівка, яка буде оформлена прибутковим касовим ордером, складеним із порушеннями, найімовірніше, вважатиметься податківцями не оприбуткованою. I суб'єкту господарювання загрожуватиме штраф за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки — у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми.
Щодо неправильно оформленого видаткового касового ордера ситуація зворотна — готівка, що в ньому зазначена, найімовірніше, вважатиметься не виданою з каси. У підсумку суб'єкту господарювання може загрожувати штраф за порушення ліміту каси — у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день.
Обидві фінансові санкції передбачені ст. 1 Указу №4361.
1 Указ Президента від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
Крім цього, можлива й адміністративна відповідальність (ст. 163-15 КУпАП) — за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги). За це до посадових осіб підприємства можуть застосувати штраф в розмірі від 1700 до 3400 грн (від 100 до 200 н. м. д. г.), а в разі повторного застосування цього штрафу протягом року — від 8500 до 17000 грн (від 500 до 1000 н. м. д. г.). Хоча, згідно з ч. 1 ст. 38 КУпАП, цей штраф може бути накладено не пізніше ніж через 2 місяці з дня вчинення правопорушення.
Реквізит «Додаток» в касовому ордері
За п. 34 Положення №148 касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити:
1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатками 2 та 3 до цього Положення, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із цих вимог.
Але постає запитання (відповіді на яке в Положенні №148 немає): як саме треба зазначати в документах ці додатки: кількістю (цифрами) чи словами, чи потрібен опис цих додатків?
Податківці в коментованому листі нам відповіли, що реквізит «Додаток» у прибутковому/видатковому касовому ордері треба заповнювати словами, і не просто навести кількість додатків (наприклад, «два»), а докладно — із зазначенням реквізитів документів (вважаємо, що мається на увазі назва документа), їх номерів та дат.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»