Розділ 8. відрядження

ПРАВИЛА СПРЯМУВАННЯ У ВІДРЯДЖЕННЯ

Розповідаючи про виплати, які здійснюються працівникам, важко обійти підзвітні кошти. А якщо враховувати, що гарантії під час відрядження регулюються однією зі статей КЗпП і відповідальність за їх порушення вважається порушенням законодавства з праці, стає зрозуміло: в цій книзі про відрядження обов'язково слід розповісти. Почнімо з самого початку — порядку спрямування у відрядження.

Максимальні строки відрядження

КЗпП не встановлює максимальної тривалості відрядження працівників. Тому таке рішення самостійно приймається керівником підприємства небюджетної сфери. Такі строки стід навести у затвердженому на підприємстві Положенні про відрядження. А от бюджетним організаціям слід орієнтуватися на Iнструкцію №59 та Постанову №98.

За п. 6 Постанови №98 граничні строки перебування працівника у відрядженні становлять:

— у межах України — 30 календарних днів;

— за кордон — 60 календарних днів;

— на термін будівництва — при виконанні монтажних, будівельних, ремонтних робіт;

— один рік — при направленні працівників за кордон за зовнішньоекономічними договорами для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів.

Компенсація витрат працівника у відрядженні

Добові

Граничні розміри добових у відрядженні встановлені виключно для підприємств бюджетної сфери. Для працівників підприємств небюджетної сфери такого обмеження не встановлено.

Проте пп. 170.9.1 ПКУ визначає граничні розміри добових витрат, що не оподатковуються ПДФО:

— для відрядження в межах України неоподатковувана сума добових становить 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року (в 2017 році цей показник становить: 0,1 х 3200 = 320 грн);

— для відрядження за кордон — у розмірі 80 євро за кожен календарний день такого відрядження.

З метою неоподаткування ПДФО добових витрат на відрядження в межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), перебування у відрядженні має бути підтверджено наказом про відрядження та відповідними первинними документами. При цьому конкретного переліку таких первинних документів у пп. 170.9.1 ПКУ не встановлено.

На нашу думку, якщо відрядження оформлено відповідним наказом, працівник відзвітував про відрядження вчасно і зазначив суму належних йому добових у авансовому звіті відповідно до цього наказу, при цьому сума добових не перевищує розміру, встановленого пп. 170.9.1 ПКУ, цього достатньо для того, щоб не оподатковувати такі суми.

Також, щоб уникнути запитань з боку податківців, можна зобов'язати працівника, крім подання авансового звіту, на доказ того, що він справді перебував у відрядженні (за відсутності інших підтвердних документів), подавати у довільній формі звіт про виконання службового завдання у відрядженні. Мета відрядження обов'язково має фіксуватися у наказі про відрядження.

Але з огляду на те, що ПКУ вимагає підтвердження факту перебування працівника у відрядженні на території України саме первинними документами (і не уточнює, якими саме, хоча авансовий звіт, складений працівником, це саме первинний документ), і те, що зміни у визначенні терміна «первинний документ» були внесені до Закону про бухоблік відносно нещодавно (тому Мінфін ще не надавав роз'яснення, чи можна вважати первинним документом звіт про відрядження, складений працівником, адже у ньому міститься інформація про таку службову поїздку), при документальній перевірці суперечок щодо оподаткування таких добових не уникнути.

Хоча ось у листі від 04.05.2011 р. №31-07230-16-25/11433 Мінфін висловлював думку: у разі якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов'язаних із таким відрядженням, і як наслідок — немає згаданих первинних документів, сума добових у цьому разі визначатиметься лише згідно з наказом.

Якщо роботодавець не належить до бюджетних підприємств та встановив добові у розмірі більше ніж за пп. 170.9.1 ПКУ, то сума перевищення є надміру витраченими коштами для працівника й відповідно є його додатковим благом. Згідно з Довідником ознак доходів такий дохід відображається у податковому розрахунку за ф. №1ДФ за ознакою доходу «118».

Проживання

За наявності підтвердних документів (таких як рахунок з готелю або від осіб, що надають послуги з розміщення) витрати на проживання працівника у відрядженні не підлягають оподаткуванню ПДФО.

Доволі поширеними є ситуації, коли декілька працівників скеровуються в одне відрядження, але витрати на проживання несе один працівник за всіх. Тоді жодних обмежень на включення таких сум до авансового звіту працівника, який оплачував проживання, немає, бо ці витрати підтверджені відповідними документами (у яких містяться прізвища інших осіб, що були скеровані у відрядження) та є зв'язок таких витрат із виконанням завдань, пов'язаних із діяльністю підприємства (про це йшлося й у листі Міністерства фінансів від 31.08.2007 р. №31-26030-13-16/17569).

Транспорт до місця відрядження і назад

Підпунктом 170.9.1 ПКУ передбачено, що до оподатковуваного доходу фізосіб, за наявності підтвердних документів, не включаються відшкодування на проїзд, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд, обов'язкове страхування або будь-які податки чи збори, що підлягають сплаті в зв'язку з оформленням дозволів. Тож, як бачимо, підприємство може компенсувати працівнику не тільки вартість віз до країни відрядження, але й саме оформлення закордонного паспорта.

Щоб витрати на проїзд не були об'єктом оподаткування, треба мати підтвердні документи, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами.

До неоподатковуваних витрат відрядженого працівника, відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, належать витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті). Такі витрати засвідчуються: транспортними квитками або транспортними рахунками (багажні квитанції), у т. ч. електронними квитками за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахунковими документами про придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами.

Зверніть увагу! Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то тільки у цьому разі витрати на таке страхування не оподатковуються ПДФО та військовим збором.

Після повернення з відрядження працівник загубив квитки на проїзд. Чи відшкодовуються витрати працівнику?

Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. Iнша річ, що згідно з пп. 170.9.1 ПКУ для неоподаткування ПДФО витрати на проїзд мають підтверджуватися документально. За відсутності підтвердження компенсація витрат на проїзд включається до оподатковуваного доходу працівника. Втрата квитків зобов'язує нарахувати й утримати ПДФО та військовий збір.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження, але не може підтвердити понесених витрат документально, такий аванс у частині витрат на проїзд отримує ознаки оподатковуваного доходу. Датою нарахування буде дата затвердження звіту. Враховуючи, що дохід надається у негрошовій формі (розуміємо: у вартості квитків), відповідно до пп. 164.2.17 та 164.5 ПКУ для визначення бази ПДФО слід застосовувати коефіцієнт.

Наприклад, вартість загубленого квитка становить 270,00 грн, база для ПДФО: (270,00 х 1,219512) = 329,27 грн, сума ПДФО: (329,27 х 18%) = 59,27 грн. Базою для військового збору буде вартість квитка без збільшення на коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ визначає базу оподаткування виключно для ПДФО). Сума військового збору — 4,05 грн.

Крім вищезгаданих розрахунків, рекомендуємо працівникові скласти заяву-пояснення причин непідтвердження витрат на проїзд у відрядженні. Таке пояснення буде підтвердженням відображення витрат підприємства у бухобліку. Визнання витрат відбувається відповідно до П(С)БО 16 і жодним чином не пов'язане з оподаткуванням ПДФО та військовим збором. Враховуючи, що заява не містить обов'язкових реквізитів первинного документа, очевидно, віднесення витрат слід підтвердити оформленням бухгалтерської довідки. Але рішення про компенсацію витрат і віднесення до складу витрат в обліку підприємства має підтверджуватися розпорядженням керівника.

Представницькі витрати у відрядженні

У загальному випадку документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт працедавцем на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків, у встановлених межах, які здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламною метою, до складу оподатковуваного доходу такого працівника не включаються (пп. 170.9.1 ПКУ). Ключова особливість представницьких витрат — це їх рекламна мета. За своєю суттю представницькі витрати спрямовані на просування і рекламу товарів (послуг) конкретних підприємств, поширення або донесення інформації про особу чи товар і мають сформувати (підтримати) обізнаність споживачів та їхній інтерес до таких осіб чи товару в будь-якій формі і в будь-який спосіб.

У ПКУ визначення терміна «представницькі витрати» немає. Єдиний документ, де його можна знайти, — це наказ Мінфіну від 14.09.2010 р. №1026: «Представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на приймання й обслуговування іноземних представників та делегацій, що прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, встановлення і підтримання взаємовигідної співпраці».

У цьому визначенні є прив'язка до бюджетних установ, адже цей наказ стосується саме їх. Але таке визначення можна взяти за основу і приватним суб'єктам господарювання (лист ДФСУ від 22.11.2012 р. №5743/0/61-12/15-1415). Крім того, варто абстрагуватися від фрази «іноземних представників та делегацій» і брати до уваги й українських партнерів (лист Міндоходів від 25.10.2013 р. №14054/6/99-99-19-03-02-15).

Слід уважно ставитися до ідентифікації витрат як представницьких та їх відповідного документального оформлення.

Перше, що треба узяти до уваги, — всі первинні документи за загальним правилом мають бути оформлені з урахуванням вимог ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення №88. Також треба подбати про повний пакет документів, що дозволить ідентифікувати конкретний захід чи зустріч як такі, що мають представницьке спрямування.

Такими документами можуть бути, зокрема:

• наказ про проведення офіційної зустрічі, прийому або презентації (в документі мають бути прописані коло осіб, які беруть участь в організації та проведенні переговорів, презентації з боку підприємства, дата і місце проведення, кількість запрошених осіб, основні організаційні моменти заходу, його план, кількість подарунків чи безоплатних зразків продукції, які планується роздати запрошеним, відповідальні особи заходу);
• список запрошених і власне запрошення (можна зазначити спосіб його доставки, а також підтвердити звітом про надсилання);
• програма офіційного прийому або презентації (можна додати роздрукований варіант слайд-шоу чи інших демонстраційних матеріалів);
• плановий кошторис витрат (які витрати на цей захід передбачаються);
• звіт про фактичні витрати (фактичне підтвердження, що відповідний захід відбувся (фотозвіт, відеозвіт) і витрати були понесені (акти виконаних робіт (послуг), накладні на відпуск продукції, товарів зі складу тощо, що були наявні на заході).

Не зайвим буде також після такого заходу скласти та підписати протокол про наміри, укласти договір або інший подібний документ (у довільній формі).

Певна річ, ніде не сказано, що перелік документів обов'язково має бути саме таким. Але на такий перелік документів орієнтують нас податківці (лист ДФСУ від 25.10.2013 р. №14054/6/99-99-19-03-02-15).

Оподаткування та відображення в формі №1ДФ неповерненого залишку

Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, сума, розрахована згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

У формі №1ДФ такі суми повинні відображатися з ознакою доходу 118 «Кошти на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені».

Розгляньмо на прикладах відображення в обліку витрат на відрядження, а також компенсацію понесених витрат, які мають оподатковуватися ПДФО та військовим збором.

Таблиця 1

Облік операцій, пов'язаних з відрядженням директора (до прикладу 1)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1.	Видано аванс на відрядження	372	301	3000,00
2.	Затверджено авансовий звіт працівника	92	372	2750,00
3.	Утримано із зарплати не повернуту вчасно суму невикористаних коштів	661	372	250,00
4.	Утримано ПДФО з використанням натурального коефіцієнта (250 х 1,21951) із суми не повернутих вчасно коштів	661	641	54,88
5.	Утримано військовий збір із суми не повернутих вчасно коштів	661	642	3,75

Таблиця 2

Облік операцій, пов'язаних з закордонним відрядженням працівника (до прикладу 2)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1	Видано аванс на відрядження: 300$ х 24,50 грн = 7350,00	372	301	7350,00/300$
2	Затверджено авансовий звіт:
	на суму авансу	92	372	7350,00/300$
	на суму витрачених власних коштів: 50$ х 25,00 грн = 1250,00	92	372	1250,00/50$
3.	Відображено курсові різниці на дату відшкодування витрачених власних коштів: 50$ х (25,00 - 24,75) = 12,50	372	714	12,50
4.	Повернено кошти працівнику на особистий рахунок	372	311	1237,50

Таблиця 3

Облік витрат на відрядження, не підтверджених документами (до прикладу 3)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн
		Д-т	К-т
1.	Затверджено авансовий звіт працівника	93	372	14700,00
2.	На суму документально не підтверджених витрат утримано ПДФО з урахуванням натурального коефіцієнта (170$ х 24,5 грн х 1,21951 х 18%)	661	641	914,27
3.	Утримано військовий збір із суми не повернутих вчасно коштів	661	642	62,48
4.	Курсові різниці на дату відшкодування понесених витрат працівником під час відрядження	945	372	420,00
5.	Працівнику на особистий картковий рахунок повернено суму витрачених на відрядження коштів	372	311	15120,00

Відрядження у вихідні: вибуття та прибуття, робота в такі дні

Чи може компанія направляти у відрядження працівника у святкові (неробочі, вихідні) дні, якщо мета відрядження — проведення тренінгу чи навчання? Якщо на період відрядження припадає святковий (неробочий, вихідний) день, а на підприємстві, куди відряджено працівника, цей день є робочим і відряджений працівник у цей день працював, яка компенсація передбачена йому в такому разі?

Пунктом 7 Iнструкції №59 визначено, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

За п. 8 Iнструкції №59 на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке його відряджено. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Утім, ось ця норма є обов'язковою тільки для роботодавців, які фінансуються з бюджету. Для небюджетників є вибір — вони самостійно встановлюють (у наказі про конкретне відрядження або в положенні про відрядження), за яким режимом — свого підприємства чи того, куди від відряджений, працівник має працювати під час відрядження. Але так чи інакше, у такого працівника будуть під час відрядження робочі, а іноді і вихідні дні.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Отже, якщо в наказі про відрядження працівника зазначено, що виконання ним роботи у відрядженні проводитиметься у вихідні чи святкові (неробочі) дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується згідно зі ст. 107 КЗпП, за якою робота у святковий (неробочий, вихідний) день оплачується у подвійному розмірі:

— відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;

— працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — в розмірі подвійної годинної або денної ставки;

— працівникам, які одержують місячний оклад, — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася в межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота провадилася понад місячну норму.

У такому розмірі оплачуються години, фактично відпрацьовані у святковий (неробочий чи вихідний) день.

Отже, для правильного нарахування заробітної плати працівникові потрібно зробити відповідні відмітки в табелі обліку робочого часу.

Щодо компенсації в тому разі, якщо працівник відбуває чи прибуває з відрядження у вихідний день, то згідно з Iнструкцією №59, якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

Оскільки положення Iнструкції №59 є обов'язковими для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, то госпрозрахункові підприємства питання, які стосуються гарантій працівникам за час відрядження, повинні самостійно врегулювати, зокрема питання щодо компенсації працівникам у разі їхнього вибуття (прибуття) у відрядження у вихідні дні.

Особливості оплати праці водіїв

Як правильно оформляти службові поїздки водіїв: відрядженням чи як роз'їзний характер роботи? Як відображати час таких поїздок у табелі обліку робочого часу? Чи виплачувати таким працівникам понаднормові, нічні, доплату за роботу у святкові дні?

Як правильно оформити службові поїздки водіїв?

Згідно з п. 2 розділу I «Загальні положення» Iнструкції №59 службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою).

Таким чином, вирішити, чи вважаються службові поїздки працівників до інших населених пунктів службовим відрядженням або роботою, що має роз'їзний (пересувний) характер, повинні обидві сторони — роботодавець та працівники. Фіксується таке рішення або у колективному договорі, або у трудовому договорі з працівником (якщо його укладено у формі контракту). Якщо на підприємстві немає колективного договору, радимо вирішити це питання наказом керівника.

Зокрема, на кожне відрядження потрібно оформляти окремий наказ керівника підприємства (саме такою на сьогодні є вимога контролерів). Тільки якщо службова поїздка одна, але їдуть в неї кілька працівників, допускається оформлення одного загального наказу про скерування працівників у таку службову поїздку (відрядження).

А ось встановити, що робота певних працівників має роз'їзний (пересувний) характер, потрібно лише одним документом (колективним договором, трудовим договором або наказом). I якщо такого документа не було до або під час прийняття працівника на роботу чи до нього вносяться відповідні зміни, такі зміни слід вважати істотними у значенні ст. 32 КЗпП. Зверніть увагу: про зміну істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи та інших) працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці.

Оплата праці під час службових поїздок

Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством:

— добові за час перебування у відрядженні;

— вартість проїзду до місця призначення і назад;

— витрати за наймання жилого приміщення.

Крім цього, працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку.

Якщо на підприємстві визначено, що службові поїздки відповідних категорій працівників — це робота, яка постійно проводиться в дорозі і має роз'їзний характер, то відповідно до Постанови №490 таким працівникам відшкодовуються витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також на наймання житлового приміщення в порядку, визначеному Iнструкцією №59 у межах України і за кордон.

Крім цього, підприємство повинне самостійно встановити надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких має роз'їзний (пересувний) характер, у розмірах, передбачених колективними договорами або за погодженням із замовником. Знову ж таки, якщо колективного договору на підприємстві немає, розмір таких надбавок встановлюється або контрактом (якщо він укладався із працівником), або наказом керівника. При цьому граничні розміри надбавок (польового забезпечення) працівникам за день не можуть перевищувати граничні норми витрат, установлених КМУ для відряджень у межах України.

Таким чином, на сьогодні граничні розміри надбавок працівникам за день не можуть перевищувати граничні норми витрат, установлених постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98.

Табелювання водіїв під час службових поїздок

Порядок визначення робочого часу водіїв визначено Положенням №340. Зокрема, ним визначено час, що входить до робочого часу водіїв, порядок визначення графіка змінності, змінного часу, перерв, міжзмінного відпочинку та багато інших питань. Робочий час водія обліковується на основі табеля обліку використання робочого часу.

Як і в інших працівників, робочий час водіїв не може перевищувати 40 годин на тиждень (години, відпрацьовані понад норму встановленого водію робочого часу, оплачуються як надурочні).

Таким чином, якщо водій працює за іншим графіком роботи, ніж саме підприємство, для нього слід створити індивідуальний графік із урахуванням норм Положення №340. Саме за цим графіком водій має працювати, зокрема, і під час службових поїздок, і саме за цим графіком (якщо водій його дотримується), він має і табелюватися. Усі відхилення від графіка мають фіксуватися окремими наказами керівника підприємства.

Зверніть увагу: згідно з п. 2.4 Положення №340, у разі підсумованого обліку робочого часу водія нормальна тривалість робочого дня (зміни) не може перевищувати 10 годин.

Якщо нормальна тривалість робочого дня охоплює тривалі простої, очікування у ТЗ чи на робочому місці або якщо водію необхідно дати змогу доїхати до відповідного місця відпочинку, тривалість робочого дня (зміни) може бути збільшена до 12 годин за умови, що час керування протягом дня (зміни) не перевищує 9 годин!

Навіть якщо водію буде встановлено ненормований робочий день, вести облік відпрацьованих ним годин потрібно.

Згідно з листом Держстату від 12.01.2012 р. №9/4-10/9, типова форма №п-5 «Табель обліку використання робочого часу» була створена як рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці. На практиці табель використовується також з іншою метою. Тому підприємство за потреби має право застосовувати й іншу форму табеля, але при цьому обов'язковою є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.

Робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть визначатися таким чином:

• у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи,
• у другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД».

Позначення в табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період службового відрядження, здійснюється відповідно до Iнструкції №59, Положення про відрядження, затвердженого на підприємстві, порядку, встановленого колективним договором або наказом про відрядження. При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.

Аналогічно, на нашу думку, має складатися і табель щодо роз'їзного характеру роботи водія.

Оплата понаднормових (надурочних) робіт

Згідно з п. 2.11 Положення №340, залучення водіїв до надурочних робіт здійснюється відповідно до статей 62 — 64 КЗпП. Надурочними вважаються роботи понад встановлену тривалість робочого дня (зміни) (див. статті 52, 53 і 61 КЗпП). При цьому надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного водія 4 годин протягом двох днів поспіль або 120 годин на рік, крім випадків, зазначених у п. 3.3 цього Положення. Тобто в разі виникнення непередбачених обставин (технічна несправність ТЗ, зупинка руху ТЗ у рейсі (на маршруті), несприятливі погодні умови тощо).

Зверніть увагу і на обмеження щодо тривалості однієї зміни (розділ III Положення №340):

• змінний період керування водія, включаючи надурочні роботи, не повинен перевищувати 9 годин;
• для водіїв ТЗ, що здійснюють перевезення великовагових, та/або великогабаритних, та/або небезпечних вантажів, змінний період керування, включаючи надурочні роботи, не повинен перевищувати 8 годин.

Ці граничні розміри однієї зміни можуть бути збільшені тільки у разі виникнення непередбачених обставин, які зазначені вище. Але і при цьому тривалість керування водія на тиждень, включаючи надурочні роботи, не повинна перевищувати 48 годин.

Час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, вважається надурочним і оплачується згідно зі ст. 106 КЗпП.

Тобто за погодинною системою оплати праці робота в надурочний час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки. За відрядною системою оплати праці за роботу в надурочний час виплачується доплата у розмірі 100% тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, — за всі відпрацьовані надурочні години.

У разі підсумованого обліку робочого часу оплачуються як надурочні всі години, відпрацьовані понад встановлений робочий час в обліковому періоді, залежно від встановленої працівнику системи оплати праці.

Встановлення ненормованого робочого дня для водіїв

Зверніть увагу: відповідно до п. 2.10 Положення №340, водіям легкових автомобілів (крім таксі) у разі потреби може встановлюватися ненормований робочий день, тобто понад нормальну тривалість робочого часу. Ця робота не вважається надурочною, і за неї не здійснюється додаткова оплата. Кількість годин перепрацьованого часу при такій роботі визначається у колективному договорі.

Водіям з ненормованим робочим днем надається у формі компенсації щорічна додаткова відпустка та у випадках, передбачених законодавством, провадиться відповідна оплата за виконаний обсяг робіт, ступінь напруженості, складність і самостійність у роботі, необхідність виконання службових завдань понад установлену тривалість робочого часу. Докладніше про це читайте в листі Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. №805/13/155-13.

Оплата за роботу у святкові дні (визначені ст. 73 КЗпП)

Відповідно до п. 5.5 Положення №340, якщо зупинення роботи неможливо через виробничо-технічні умови (безперервно діючі підприємства), а також у зв'язку зі здійсненням робіт, пов'язаних з необхідністю обслуговування населення і виконання ремонтних та вантажно-розвантажувальних робіт, то допускається за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) робота водіїв у святкові та неробочі дні. Звісно, якщо профспілкової організації на підприємстві немає, таке погодження не потрібне. Але узгодити це між роботодавцем та працівниками слід обов'язково (знову ж таки, у колективному або у трудовому договорі чи шляхом видання наказу керівника, з яким мають бути ознайомлені працівники).

У разі встановлення підсумованого обліку робочого часу передбачена графіком змінності робота у святкові та неробочі дні включається до розрахунку норми робочого часу облікового періоду.

Відповідно до ст. 107 КЗпП робота у святковий і неробочий день оплачується у подвійному розмірі:

• відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;
• працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;
• працівникам, які одержують місячний оклад, — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота провадилася понад місячну норму.

Оплата у зазначеному розмірі провадиться за години, фактично відпрацьовані у святковий і неробочий день. На бажання працівника, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку. Термін надання іншого дня відпочинку визначається за згодою сторін (лист Мінсоцполітики від 29 грудня 2009 р. №853/13/84-09).

Але це правило не працює при підсумованому обліку робочого часу. Надавати працівнику відгул за роботу у святковий день, якщо він був для нього робочим за графіком, не можна — адже тоді працівник не зможе виконати встановлену йому норму робочого часу. Але така робота оплачуватиметься у підвищеному розмірі.

Оплата праці водія у нічні години

Якщо відповідно до встановленого водію графіка він має працювати вночі, для такого випадку є спеціальні правила оплати його праці.

Відповідно до ст. 54 КЗпП та п. 1.5 Положення №340, нічним для водія вважається час з 10 години вечора до 6 години ранку.

I, згідно зі ст. 108 КЗпП, робота у нічний час оплачується у підвищеному розмірі, встановлюваному генеральною, галузевою (регіональною) угодою та колективним договором, але не нижче 20% тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.

Відповідно до Генеральної угоди, укладеної на 2016 — 2017 рр. між всеукраїнськими об'єднаннями організацій роботодавців в особі Спільного представницького органу сторони роботодавців на національному рівні, всеукраїнськими об'єднаннями професійних спілок в особі Спільного представницького органу репрезентативних всеукраїнських об'єднань профспілок на національному рівні та Кабінетом Міністрів України, за роботу у нічний час встановлено оплату у розмірі 35% тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час. Але, як наголошувало Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №415/0/15-16/18, обов'язковими для підприємства положення Генеральної угоди будуть, якщо і роботодавець, і працівники цього підприємства представлені суб'єктами сторін угоди через відповідне членство та на підставі установчих документів (статутів, положень тощо). Перелік суб'єктів сторони роботодавців і профспілкової сторони угоди та їх членських організацій наведено у додатках 1 і 2 до Угоди. Однак підприємству, для якого положення Генеральної угоди не обов'язкові, не забороняється їх застосування.

Насамперед зазначимо, що йдеться про 26 годин. Працювати усі ці години працівник міг тільки за надзвичайних обставин. Тобто серед цих 26 годин мають бути не тільки години роботи, а й години відпочинку, які не оплачуються. Зазвичай, згідно з п. 5.1 Положення №340, тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку водія протягом будь-якого 24-годинного періоду, рахуючи від початку робочого дня (зміни), має бути не менше 10 послідовних годин.

Скільки годин працівник відпрацював, повинно визначатися за графіком роботи працівника, адже саме за ним такий працівник має працювати. У випадку виникнення відхилення (наприклад, якщо водіїв було двоє і керувати транспортним засобом вони мали позмінно, але один з них захворів), це має фіксуватися документально — зокрема, заявою працівника, табелем і наказом роботодавця про оплату таких надурочних годин.

Припустімо, що із зазначених 26 годин працівник пропрацював за графіком з 7 год. 27.06.2017 р. до 15 год. 27.06.2017 р. (8 годин), і з 1 год. 28.06.2017 р. до 9 год. 28.06.2017 р. (8 годин). Норма тривалості робочого часу для такого працівника за його графіком 159 годин. А розмір оплати праці за нічні години становить 35% від окладу за кожну відпрацьовану годину. Надбавки за класність та інші можливі доплати й надбавки зараз до уваги не беремо.

Якщо у цей час працівник був у відрядженні, то йому має бути нараховано:

(зарплата за окладом) 3000 грн : 159 годин х 16 годин + (нічні) 35% х 3000 грн х 5 годин + (оплата за роботу у вихідний день) 3000 грн/159 годин х 5 годин.

Це у випадку, якщо робота у вихідний день не буде замінена іншим днем відпочинку. I розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку, обрахованого згідно з Порядком №100!

Якщо працівник працював надурочно, то надурочні години оплачуватимуться у подвійному розмірі (якщо вони припадатимуть на святковий день, подвійна оплата зберігатиметься тільки один раз, саме як оплата надурочних годин). Але якщо працівнику було встановлено ненормований робочий день, то така подвійна оплата не відбуватиметься (але, якщо це прямо передбачено законодавством, певним водіям нараховується доплата за ненормований робочий день).

Якщо у цей час працівник не був у відрядженні, але його робота має роз'їзний характер, то оплата праці такого працівника відбуватиметься аналогічно (але в цьому разі порівнювати із середнім заробітком нараховану зарплату не потрібно). I, крім зарплати, такому працівнику нараховуватиметься надбавка у розмірі, встановленому на підприємстві за його посадою.

Відрядження за рахунок сторони, що приймає

Iноді підприємства вирішують між собою, що всі витрати на відрядження працівників іншого підприємства бере на себе сторона, що приймає.

Які наслідки це матиме для обох сторін та для працівників? Як документально оформити такі операції?

Одразу зазначимо, що чинне законодавство не встановлює обов'язку сторони, що приймає, фінансувати відрядження працівників іншого підприємства. Тому встановити такий обов'язок сторона, що приймає, і роботодавець, який скеровує працівників у відрядження, можуть тільки у договорі між собою.

Але згідно з ч. 2 ст. 121 КЗпП саме на роботодавця покладається обов'язок працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачувати:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення і назад;
• витрати на наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

З огляду на цю норму, на законодавчому рівні встановлено обов'язок таких виплат саме для роботодавців своїм працівникам.

Бюджетним установам при відшкодуванні витрат на відрядження слід ще застосовувати норми Iнструкції №59.

Для установ, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів, в ній прямо прописана норма, що дозволяє не платити добові у разі їх сплати стороною, що приймає.

Згідно з п. 16.8 р. III Iнструкції №59, якщо відрядженого за кордон працівника сторона, що приймає, забезпечує додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (окрім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат. Тому сторона, яка скеровує у відрядження, виплату добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, що приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

Але для небюджетних підприємств така можливість нормативними документами не передбачена, оскільки для них норми Iнструкції №59 мають лише рекомендаційний характер.

Iнструкцію №59 таким підприємствам можна брати за основу для розроблення власного положення про відрядження. Але норма ст. 121 КЗпП щодо виплати суми добових та компенсації витрат на наймання житла саме роботодавцем є обов'язком. I цей обов'язок залишається незалежно від того, чи виплачувала щось відрядженим працівникам сторона, що їх приймала, чи ні.

При цьому прямої норми у законодавстві, яка б дозволяла не сплачувати/сплачувати у меншій сумі добові та не компенсувати вартість проживання госпрозрахунковим підприємствам, немає. За невиконання цього обов'язку на роботодавця під час перевірки чекає штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат на момент виявлення порушення за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.

Негативні наслідки в разі, якщо фінансування проїзду, проживання і навіть добових відбувається коштом сторони, що приймає, можуть виникнути і в результаті податкової перевірки:

у відрядженого працівника можуть визнати додаткове благо у вигляді вартості безкоштовно наданого (оплаченого) проживання та решти доходів, отриманих не від роботодавця під час відрядження. При цьому обов'язок із утримання ПДФО й військового збору із такого доходу покладається саме на сторону, що приймає, бо у цьому разі вона є податковим агентом;

сплачені стороною, що приймає, суми, якщо вони передбачені договором із роботодавцем відряджених працівників, можуть визнати як частину оплати вартості наданих роботодавцем послуг або виконаних робіт. Адже такі доходи виплачуються не стороннім особам, а працівникам такого підприємства при виконанні ними замовлених стороною, що приймає, робіт (наданні послуг), у межах витрат, які повинен був профінансувати сам роботодавець.

Щоб запобігти виникненню таких ризиків, є два шляхи:

1) або уникати таких виплат стороною, що приймає. Тобто завжди скеровувати своїх працівників за свій кошт. Якщо ж сторона, що приймає, бажає відшкодувати такі витрати, то варто одразу включати суму такої компенсації до ціни робіт чи послуг;

2) або оформити договір доручення між роботодавцем і стороною, що приймає, на виплату добових, надання місць для проживання відряджених працівників та організацію їх проїзду до місця відрядження і назад коштом роботодавця. При цьому компенсація понесених стороною, що приймає, витрат може відбуватися шляхом перерахування коштів від виконавця або взаємозаліку — утриманням цих коштів із винагороди виконавця.

Якщо оформлено договір доручення

Облік у сторони, що приймає. У бухобліку у сторони, що приймає (повіреного), операції з надання житла, організації проїзду та виплати добових працівникам довірителя відображатимуться так:

Д-т 377 К-т 301, 311, 631 — на суму витрат, понесених у зв'язку і оплатою проїзду, проживання та виплатою добових. Такі витрати зазначаються у звіті повіреного, що надається довірителю;

Д-т 361 К-т 702 — визнано дохід від надання послуг за договором доручення згідно з актом (у разі якщо в договорі доручення не зазначено, що ці послуги надаються безоплатно);

Д-т 311 або 631 К-т 377 — при отриманні відшкодування витрат або зарахування заборгованості за ними із заборгованістю зі сплати за надані довірителем послуги, виконані роботи;

Д-т 311 К-т 361 — при отриманні оплати за надані послуги повіреного.

У податковому обліку різниці при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток за зазначеними операціями у повіреного не виникнуть (якщо довіритель не є нерезидентом, а зазначені операції не потраплять до контрольованих).

Якщо повірений — платник ПДВ, то він матиме право на податковий кредит з ПДВ у ціні проживання та проїзду таких працівників, а при отриманні відшкодування таких витрат варто визнати податкові зобов'язання виходячи з їх вартості (крім суми добових). Водночас об'єктом оподаткування буде (за наявності) сума винагороди повіреного.

Окремо слід розглянути оподаткування доходу відряджених працівників, отриманого від повіреного. Насправді, оскільки ситуація не типова, уникнути оподаткування цих доходів стороною, що приймає, вкрай важко. Адже такі фізособи не є працівниками сторони, що приймає, а саме вона в цій ситуації може бути визнана податковим агентом (незважаючи на те, що діє за договором доручення і надає доходи, які є неоподатковуваними, бо пов'язані з відрядженням). Уникнути такого оподаткування допоможе лише індивідуальна податкова консультація, отримана згідно зі ст. 52 ПКУ. Якщо ж такої консультації не буде отримано або вона вимагатиме оподаткувати зазначені доходи, то стороні, що приймає, доведеться відобразити ці доходи як додаткове благо і нарахувати ПДФО та військовий збір з такого доходу у звичайному порядку.

Бухоблік у роботодавця відряджених працівників. У бухобліку у довірителя зазначені операції будуть відображені таким чином:

Д-т 372 К-т 685 — виплачені добові, витрати на проїзд та проживання за договором доручення згідно зі звітом повіреного;

Д-т 23 К-т 631 — визнано витрати в сумі винагороди повіреного згідно із актом;

Д-т 685 К-т 361, 311 на суму витрат повіреного, компенсованих йому з поточного рахунку добових або у випадку взаємозаліку;

Д-т 23 К-т 372 — затверджено авансові звіти працівників (добові, проїзд та проживання).

У податковому обліку різниці при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток за зазначеними операціями у довірителя не виникнуть (якщо повірений не є нерезидентом, а зазначені операції не потраплять до контрольованих).

Якщо поручитель і повірений — платники ПДВ, то поручитель матиме право на податковий кредит з ПДВ у ціні проживання та проїзду таких працівників, а також у винагороді повіреного, на підставі податкової накладної, складеної і зареєстрованої повіреним.

Суми добових, вартості проїзду та проживання відряджених працівників таким роботодавцем не оподатковуються у разі виконання норм п. 170.9 ПКУ.

Якщо договір доручення не буде оформлено, а сторона, що приймає, надасть проживання, проїзд та добові за власний рахунок

Облік у сторони, що приймає. Якщо договір доручення оформлений не буде, то витрати, які понесла сторона, що приймає, вона відображатиме у складі власних витрат. Яких саме — вирішувати стороні, що приймає. Але оскільки зазначені виплати пов'язані із наданням послуг або виконанням робіт, найімовірніше, такі витрати сторона, що приймає, відобразить за дебетом того самого рахунку, на який буде списано витрати з оплати таких робіт або послуг.

Податковий облік таких витрат буде аналогічним до зазначеного вище.

Облік у роботодавця відряджених працівників. Оскільки витрат з оплати проїзду і проживання працівників такий роботодавець не несе, то немає і підстав відображати їх в бухобліку. Відповідно, не будуть відображатися зазначені витрати і в податковому обліку роботодавця.

А ось із добовими ситуація буде цікава. Річ у тім, що незалежно від того, чи видавався працівникам аванс на відрядження, контролюючі органи під час перевірок вимагають складання такими працівниками авансового звіту. I порожнім він, як вважають контролери, бути не повинен — у ньому мають зазначатися суми добових, адже це витрати на відрядження, які не потребують інших підтвердних документів!

За таких умов у роботодавця виникне заборгованість у сумі добових, а працівник матиме можливість отримати їх двічі — і від сторони, що приймає, і від роботодавця. Адже саме на роботодавця покладається обов'язок з виплати таких добових за ст. 121 КЗпП. Тому ми не радимо проводити виплату добових через сторону, що приймає, а радимо робити таку виплату у звичайному порядку — готівкою чи на картку працівника.

У відрядження на таксі: що з ПДФО?

Згідно з пп. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку — фізособи, який перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Зазначені в абзаці другому пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об'єктом оподаткування податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерними рейсами.

При цьому будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

З огляду на викладене, якщо юрособа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат за користування таксі під час відрядження, як у межах території України, так і за кордоном, не є об'єктом оподаткування ПДФО, за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ПКУ.

ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ

Відрядження вимагає не тільки виконання службового завдання, а і правильно оформлених документів — і щодо понесених витрат, і щодо самого звіту працівника, і щодо виконання роботодавцем гарантій, встановлених працівнику під час відрядження.

Положення про відрядження

Говорячи про відрядження, неможливо оминути такий документ, як «положення про відрядження». I тут, як часто трапляється в нашому законодавстві, ми стикаємося з певною невизначеністю. Усім відома Iнструкція №59 поширюється лише на органи державної влади, а також на підприємства, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Для небюджетних підприємств більшість питань щодо скерування працівників у відрядження на законодавчому рівні не врегульовано.

Таким чином, небюджетним підприємствам слід розробити своє внутрішнє положення про відрядження на кшталт Iнструкції №59. У ньому слід докладно описати всі питання, що можуть стосуватися працівників у відрядженні, починаючи з визначення терміна «відрядження» і закінчуючи поданням звітів.

У положенні про відрядження має бути передбачено:

1. Загальні положення.

2. Документи, відповідно до яких оформляється відрядження, строк відрядження:

• службова записка;
• наказ про відрядження;
• порядок видачі та реєстрації документів про відрядження;
• вимоги до документів, які додаються до авансового звіту.

3. Вимушена затримка та рішення про продовження строку відрядження.

4. Порядок та строки видачі коштів (авансу).

5. Витрати, що відшкодовуються працівнику за час перебування у відрядженні.

6. Заборона на відшкодування витрат на відрядження.

7. Порядок, розміри та строки виплати добових витрат.

8. Порядок подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

9. Порядок повернення коштів у разі скасування поїздки.

10. Виплата додаткових коштів.

Розробити положення про відрядження можна на основі Iнструкції №59 таким чином:

1) видалити норми, що стосуються лише бюджетних підприємств;

2) видалити норми, які підприємство не планує впроваджувати;

3) деталізувати решту норм відповідно до потреб підприємства;

4) доповнити додатковими розділами та нормами за потреби;

5) затвердити розпорядчим актом, за потреби узгодивши з профспілкою або представником трудового колективу;

6) ознайомити під підпис працівників, яких воно стосується.

При цьому слід пам'ятати про положення ПКУ, що стосуються відряджень.

Податкові орієнтири при розробленні положення про відрядження

Формуючи положення про відрядження (та й загалом роблячи обчислення), слід застосовувати ПКУ, а саме:

пп. 164.2.11 — застосування підвищуючого коефіцієнта при визначенні бази оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податків під час відрядження;

пп. 165.1.11 — включення/невключення до доходу працівника коштів, отриманих на відрядження;

пп. 170.9.2, пп. 170.9.3 — строки подання підзвітною особою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження;

пп. 170.9.1 — оподаткування ПДФО суми перевищення розміру добових витрат на відрядження понад установлені максимальні норми;

пп. 170.9.1 — обов'язковість наявності наказу про відрядження для виплати добових.

Документальне оформлення відрядження

Документи для відрядження можна поділити на такі групи:

1) ті, що підтверджують факт відрядження: наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження та суми, що відшкодовується без документального підтвердження;

2) ті, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження, документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори, контракти), інші підтвердні документи.

Направлення працівника у відрядження здійснюється роботодавцем і оформляється наказом/розпорядженням, який повинен містити такі дані:

• пункт призначення;
• за необхідності — назву чи ім'я контрагента, куди відряджається працівник;
• термін, мету та/або службове завдання (доручення);
• добові витрати — суму, що відшкодовується без документального підтвердження.

Наказом/розпорядженням роботодавець може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження, витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортних та інших витрат.

Кошторис витрат і видача авансу

Підприємство, як правило, забезпечує працівника коштами (авансом) у розмірах, установлених внутрішніми нормативно-правовими актами про службові відрядження. Проте обов'язкової видачі авансу (грошової суми перед відрядженням) на сьогодні законодавством не передбачено. Як правило, для визначення розміру авансу складається кошторис витрат на відрядження. Але достатньо передбачити необхідну суму в наказі про відрядження.

Як правило, ґрунтуючись на нормах чинного раніше законодавства і беручи за аналогію норми чинної Iнструкції №59, кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні, але, знову ж таки, для небюджетників це питання ніде чітко не висвітлено. З чого можна зробити висновок, що це слід зазначити в локальних актах підприємства. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, як правило, добові відшкодовуються як за повну добу, але підприємство може врегулювати це у своєму положенні про відрядження.

Сума добових визначається відповідно до положення про відрядження та підтверджується відповідними первинними документами. Аванс відрядженому працівникові можна видавати готівкою або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

На практиці склалося так, що аванс видають до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження. Але в законодавстві чітко не зазначено, що «аванс видається до відрядження», тож це питання рекомендуємо висвітлити у колективному договорі чи іншому локальному акті.

Авансовий звіт

Заключним етапом при відрядженні є надання працівником авансового звіту до бухгалтерії. Авансовий звіт подається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (зі змінами, внесеними згідно з наказом Мінфіну від 10.03.2016 р. №350).

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання авансового звіту.

Якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Працівнику, який застосував платіжні картки у відрядженні для проведення розрахунків у безготівковій формі, якщо строк подання ним звіту не перевищив десяти банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до двадцяти банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, сума, розрахована згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Працівник, який отримав кошти під звіт, заповнює всі графи звіту, крім:

• «Звіт перевірено»;
• «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
• кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
• розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, який заповнюється особою, яка надала такі кошти.

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Продовження, скорочення строку відрядження

У чинному законодавстві України немає заборон щодо зміни строку відрядження.

Причини скорочення чи продовження строку відрядження можуть бути як особисті, так і виробничі.

Виробничими причинами вважають:

• дострокове виконання працівником службового доручення через скорочення/збільшення його обсягу за місцем відрядження;
• відсутність умов для виконання доручення з причин, які не залежать від працівника, що відряджається;
• скорочення або збільшення часу на дорогу;
• відсутність подальшої потреби у виконанні доручення;
• потреба у присутності працівника на робочому місці.

Iніціатором скорочення строку відрядження в такому разі можуть бути:

• відряджений працівник;
• безпосередній керівник працівника;
• керівник підприємства.

Щодо причин особистого характеру, що призводять до скорочення/продовження строку відрядження, то це, як правило:

• хвороба працівника;
• смерть близьких;
• неналежне ставлення до виконання службового доручення тощо.

У разі скорочення чи продовження строку відрядження обов'язково видається наказ.

Якщо ж строк відрядження змінюється не за рішенням керівника, додатково оформлюється доповідна записка відрядженого працівника та/або безпосереднього керівника.

Офіційна думка