До наказу Міністерства фінансів України від 28.07.2017 р. №669
До Iнструкції про службові відрядження в межах України та за кордон1, обов'язкової для бюджетників, унесено низку змін. Багато небюджетних підприємств використовують формулювання Iнструкції у внутрішніх положеннях про відрядження. Тож унесені зміни можуть бути цікаві і їм.
Завдяки змінам службове відрядження держслужбовця може здійснюватися за розпорядженням керівника державної служби в держоргані (посадова особа — держслужбовець, на відміну від політичної фігури — керівника). Відрядженому держслужбовцю зарплата за весь період відрядження виплачуватиметься в межах Закону «Про державну службу»2 (тобто зберігаються посада і зарплата — ч. 5 ст. 42 Закону). При цьому строк відрядження державного службовця протягом одного календарного року за загальним правилом тепер не може перевищувати 60 календарних днів.
1 Затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
2 Закон України від 10.12.2015 р. №889-VIII «Про державну службу».
Якщо працівник для проведення розрахунків у безготівковій формі використовував платіжну картку, йому може бути відшкодовано і збір за переказ коштів електронними засобами (згідно з правилами платіжної системи), але тільки за наявності документального підтвердження його сплати (виписка з карткового рахунку або інший документ на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору).
Як ми пам'ятаємо, керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати.
Змінами уточнено, що обмеження можуть стосуватися й оплати вартості послуг зі здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби.
Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат. Якщо йдеться про використання електронного авіаквитка, підставою для відшкодування витрат на його придбання може бути і роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.
Якщо посадковий талон пасажира долучити неможливо (втрачено, знищено, зіпсовано), відрядженому працівникові з дозволу керівника (або особи, з якою відрядження було погоджено) можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка на підставі оригіналу довідки авіаперевізника. Така довідка засвідчує стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, а також факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.
Останнім часом широкого застосування набувають інтернет-замовлення проїзних документів. Якщо йдеться про інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення, підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка буде роздрукований на паперовому носії проїзний документ. У ситуації, коли проїзний документ на автобусні пасажирські перевезення повертається, до звіту мають бути додані роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідка) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з його поверненням.
Одним із основоположних моментів для бухгалтера при роботі з витратами на відрядження є підтвердження часу фактичного відрядження. У разі іноземного відрядження фактичний час перебування у відрядженні визначається за даними наказу про відрядження, увага, за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні — відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо). По суті, фактичний час перебування у відрядженні потрібно підтверджувати документами, які б засвідчували реальні дати перетину кордону. Якщо таких документів немає, до звіту можуть бути додані завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спецінформації Держприкордонслужби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (має бути зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор