Із оформленням відпусток, обчисленням та виплатою відпусткових мав справу кожен бухгалтер. З'ясуймо, які важливі аспекти порядку надання відпусток та їх відображення в податковому обліку слід тримати в полі зору бухгалтерам.
Загальні моменти
Кожен, хто перебуває у трудових відносинах із підприємством чи фізособою — суб'єктом господарювання, має право на відпустку (ст. 2 Закону про відпустки). Тобто незалежно від того, яка форма господарювання у роботодавця і як саме оформлено трудові відносини (за основним місцем чи за сумісництвом), працівник має право на відпустку. На тих, хто працює не за трудовими, а за цивільно-правовими договорами, соціальні гарантії щодо надання відпусток не поширюються. Норми ст. 4 Закону про відпустки до складу щорічної відпустки відносять:
— основну відпустку;
— додаткову відпустку за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
— додаткову відпустку за особливий характер праці;
— інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
І основна, і додаткова відпустка для кожного працівника обчислюється індивідуально, але обчислення завжди здійснюється в календарних днях. Святкові та неробочі дні до обчислення відпустки потрапляти не повинні (ні для основної, ні для додаткової): якщо на період відпустки припадають святкові чи неробочі дні (ст. 73 КЗпП) тривалість відпустки збільшується на кількість таких днів. Вихідні дні (субота, неділя) беруть участь в обчисленні як календарні дні. І байдуже, який режим роботи на конкретному підприємстві та який саме графік роботи передбачено для конкретного працівника.
За загальним правилом за кожен відпрацьований робочий рік працівникам надається основна відпустка не менш як 24 календарні дні (з дня укладення трудового договору). 31 календарний день щорічної основної відпустки надається особам віком до вісімнадцяти років.
Крім того, виняток становлять сезонні працівники, а також тимчасові працівники (згідно зі Списком сезонних робіт і сезонних галузей, затвердженим постановою КМУ від 28.03.97 р. №278), відпустка яким надається пропорційно до відпрацьованого ними часу. Право працівника на щорічні відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає тільки після закінчення 6-ти місяців безперервної роботи на конкретному підприємстві, а доти така відпустка — виключно добра воля керівника підприємства1.
1 Трудовим договором може бути передбачено, що відпустка може бути надана і до закінчення 6-місячного строку роботи працівника на підприємстві.
Щоправда, нормами ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки передбачено низку категорій працівників, які мають право на щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на конкретному підприємстві. Якщо на підприємстві працюють такі соціально захищені працівники, що належать до таких категорій, вони можуть розраховувати на відпустку ще до завершення перших 6-ти місяців роботи на підприємстві. Максимальна межа тривалості щорічної основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 к. д., а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 к. д.
У табелі обліку використання робочого часу (типова форма №П-5, затверджена Наказом №489), проставляють відмітки:
— буквений «В» або цифровий код «08» — на період основної щорічної відпустки;
— буквений «Д» або цифровий код «09» — на період щорічної додаткової відпустки.
Порядок надання відпустки
Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. Зверніть увагу: не календарного року, а саме робочого року конкретного працівника. Щодо першого робочого року, якщо не йдеться про соціально захищені категорії працівників (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки), то перша відпустка до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи працівника на підприємстві визначається пропорційно до відпрацьованого часу.
Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. Для цього на початку календарного року на підприємстві узгоджується графік відпусток і затверджується керівництвом підприємства. Затвердженої форми графіка відпусток не передбачено, тож на кожному підприємстві графік має довільну форму та розробляється самостійно. У разі коли працівник іде у відпустку в обумовлений графіком період, додатково подавати заяву не треба. Але підприємство зобов'язане письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну. Якщо ж працівник бажає піти у відпустку в інший період, ніж це встановлено у графіку відпусток, він подає заяву, де чітко зазначає період бажаної відпустки. Якщо керівник погоджується на новий термін відпустки, він видає наказ про таку відпустку, і саме цей наказ буде підставою для бухгалтера для розрахунку та виплати відпусткових працівникові.
Звертаємо увагу, що нормами ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки передбачено низку категорій осіб, які можуть іти у відпустку у зручний для них час за їх бажанням.
Щодо тривалості відпустки, то тут є певні особливості. На прохання працівника щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості. Проте основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів — це може бути як перша частина, так і друга, третя і т. д., головне — щоб одна з частин щорічної відпустки становила не менше 14 к. д.
Відпустки сумісникам
Робота сумісників, як і робота на умовах повного робочого часу, дає право на щорічну оплачувану відпустку. У разі коли працівник має основну роботу і роботу за сумісництвом, він має право отримати щорічну відпустку на обох місцях роботи. Тривалість відпустки за сумісництвом така сама, як і тривалість відпустки за основним місцем роботи, і не може бути меншою за 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік (за аналогією з основним місцем роботи, відлік робочого року йде з дня укладення трудового договору за сумісництвом). Як правило, відпустка на підприємстві, де працівник працює за сумісництвом, надається у той самий час, що й за основним місцем роботи.
Мало того, сумісники, за ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, мають право на щорічну відпустку повної тривалості ще до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на підприємстві.
Строки давності
Частиною 2 ст. 12 Закону про відпустки передбачено, що невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Разом з тим, жодним законодавчим актом не передбачено строку давності, після якого працівник втрачає право на невикористану досі відпустку: навіть якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на таку відпустку хоч би й за кілька років, він має право їх використати, а в разі звільнення йому виплачують компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток (ст. 24 Закону про відпустки).
Відповідальність
Нормами ч. 5 ст. 80 КЗпП заборонено:
— ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2-х років поспіль;
— ненадання таких відпусток протягом робочого року особам віком до 18 років;
— ненадання таких відпусток працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці.
Виявлення таких фактів з боку керівництва підприємства відповідно до ст. 41 КУпАП загрожує йому штрафом 30 — 100 н. м. д. г. (510 — 1700 грн), а повторне порушення коштуватиме керівництву вже 100 — 300 н. м. д. г. (1700 — 5100 грн).
Крім того, порушення інших вимог законодавства з праці тягне за собою накладення санкцій у розмірі мінімальної заробітної плати, а виплата належних працівнику сум із затримкою понад один місяць або ж виплата їх не в повному обсязі загрожує підприємству штрафом у трикратному розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП). Штрафні санкції накладає інспекція з праці.
Резерви та податковий облік
Норми п. 13 П(С)БО 11 та п. 7 П(С)БО 26 зобов'язують для відшкодування витрат на щорічні та додаткові відпустки створювати резерви забезпечення відпусток.
Нарахування резервів розтлумачено у поясненнях до субрахунку 471 «Забезпечення виплати відпусток» Інструкції №291. Береться добуток фактично нарахованої заробітної плати у звітному місяці (без обліку суми відпусткових) у гривнях та норми резервування у відсотках (обчисленої як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці). Результуючий показник і буде щомісячною сумою резерву відпусток. До речі, і Інструкція №291 і п. 14 П(С)БО 11 говорять про визначення забезпечення щомісяця. На нашу думку, проведення таких розрахунків у межах одного кварталу (на дату балансу) цілком припустиме.
Нараховують резерви за К-т 471 «Забезпечення виплат відпусток», використання резерву — Д-т 471 К-т 66, 65. Резервувати слід не лише суму відпусткових, а й суму ЄСВ, що нараховується на суми відпусткових «зверху» (утримання не резервуються). У разі коли сформованого забезпечення недостатньо, суму відпусткових та нарахування на них списують на Д-т 23, 91, 92, 93, 94. Якщо ж треба відкоригувати суму нарахованого резерву у бік зменшення, таку операцію, на нашу думку, слід відображати методом «сторно». Водночас, згідно з п. 5 П(С)БО 11, якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, його суму включають до складу доходу звітного періоду (К-т 719).
З 1 січня 2015 року змінився алгоритм розрахунку об'єкта оподаткування податком на прибуток: тепер орієнтуємося на фінансовий результат за даними бухобліку, скоригований на податкові різниці (пп. 134.1.1 ПКУ). Відповідно до пп. 139.1.2 ПКУ, фінансовий результат жодним чином не коригується на забезпечення на відпустки працівникам та інші виплати на оплату праці. Щодо перехідних сум (виплата відпусткових за рахунок резервів, сформованих до 1 січня 2015 року), то такі відпусткові після 1 січня 2015 року можуть потрапити до складу витрат у бухобліку, якщо раніше у складі витрат такі суми не були відображені (п. 24 підрозділу 4 р. XX ПКУ, ЗІР, підкатегорія 102.05). Отже, з 1 січня відпусткові відображають в обліку в момент створення для них резерву: Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 471.
Щодо ЄСВ, то суми відпусткових є об'єктом нарахування й утримання ЄСВ як складова заробітної плати на підставі пп. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ та ч. 5 п. 4.3 Інструкції №455. Крім того, відпусткові є об'єктом оподаткування ПДФО за ставками 15% (20%) та військовим збором за ставкою 1,5% (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 р. ХХ ПКУ).
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор