Якщо протягом звітного періоду працівнику надається оплачувана відпустка, такий факт виплати доходу фіксується у звітності. Порядок відображення наданих відпусток у звітності залежить від виду відпустки.
Нарахування доходу, зокрема заробітної плати працівникам за час відпустки, та нарахованих сум єдиного внеску, ПДФО та військового збору слід відображати у звітності. А саме: у звіті щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (увага: з 1 червня 2015 року звіти за звітний період «травень 2015 року» подаються за новою формою згідно з наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. №435 (далі — Порядок №4351) за формою додатка 4) та у податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку — форма №1ДФ (затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4).
Відповідно до ст. 115 КЗпП та ст. 21 Закону про відпустки, заробітна плата працівникам за час відпустки (далі — відпусткові) виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку. Нагадаємо, що порядок розрахунку середньої зарплати для виплати відпусткових за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, відпустки у зв'язку з усиновленням дитини, відпустки для підготовки та участі в змаганнях, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А 1-ї групи, та компенсації у разі звільнення за невикористані відпустки встановлено Порядком №100. У разі відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами середня заробітна плата для розрахунку виплат обчислюється відповідно до Постанови №1266.
Щорічна відпустка
Доволі часто виникають ситуації, коли щорічна відпустка припадає на поточний місяць і переходить на наступний. На практиці це називається «перехідні відпустки». У цьому разі відпусткові виплачуються за поточний місяць і за наступний, перед початком відпустки. При цьому зі сум таких відпусткових, виплачених наперед і навіть за два календарні місяці, сплачуються ЄСВ, ПДФО та військовий збір. Як відобразити це у звітності?
Щодо нарахування ЄСВ слід пам'ятати, що відповідно до ч. 3 ст. 7 Закону про ЄСВ єдиний внесок нараховують у межах максимальної величини бази нарахування єдиного внеску2. Увага: максимальну величину при нарахуванні єдиного внеску на оплату щорічної відпустки, період якої більший від одного місяця, застосовують окремо за кожен місяць (пп. 2 п. 4.3 Інструкції №455). У додатку 4 перехідні відпусткові у розрізі кожної застрахованої особи відображають лише у таблиці 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» таким чином.
1 Згідно з роз'ясненням ДФСУ http://sfs.gov.ua/elektronna-zvitnist/aktualni-novovvedennya/195538.html звітність за квітень 2015 р. подається за старою формою, затвердженою наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. №454.
2 Згідно з п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ, це максимальна сума доходу застрахованої особи, що дорівнює сімнадцяти розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб; оскільки на сьогодні це 1218 грн, то максимальна сума, на яку нараховується єдиний внесок до 30.11.2015 р., — 20706 грн.
Якщо відпусткові нараховувалися за поточні та майбутні місяці, то на одну застраховану особу допускається декілька записів у таблиці 6 додатка 4. За наявності декількох рядків щодо однієї застрахованої особи кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця зазначається лише в одному рядку, а саме в тому, в якому проставляються дані про суми заробітної плати, за їх наявності (п. 9 розділу IV Порядку №435):
— суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносять до графи «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10;
— суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включають до поля наступних місяців і відображають в окремих рядках за першим рядком із кодом типу нарахувань 10.
Щодо ПДФО та військового збору при виплаті перехідних відпусткових зауважимо таке. Абзацом 3 пп. 169.4.1 ПКУ встановлено: якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у т. ч. за час відпустки, то з метою їх оподаткування такі доходи (їх частина) належать до відповідних податкових періодів їх нарахування. Це означає, зокрема, що з метою застосування ставок 15% або 20% ПДФО у поточному місяці сума нарахованих доходів (у т. ч. відпусткових) у певному місяці ділиться на доходи поточного місяця і доходи наступного місяця (місяців). Із військовим збором цього робити не треба, адже ставка 1,5% застосовується до будь-якої суми нарахованого оподатковуваного доходу у поточному місяці, незалежно від того, за який місяць цей дохід нараховано.
Отже, відпусткові за квітень 2015 р., нараховані та виплачені у березні 2015 р., слід відображати у формі №1ДФ за I квартал 2015 р. (це стосується як першого, так і другого розділів цього звіту, тобто і ПДФО, і військового збору).
Відпустка по вагітності та пологах
Нагадаємо, що єдиний внесок нараховується на суму допомоги по вагітності та пологах і утримується з неї за тими самими ставками, що і з лікарняних. Відповідно до ч. 6 та 12 ст. 8 Закону про ЄСВ, підприємства, які виплачують допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами, нараховують єдиний внесок у розмірі 33,2%1 суми допомоги по вагітності та пологах й утримують єдиний внесок у розмірі 2% таких сум. Максимальну величину при нарахуванні єдиного внеску на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, період яких більший від одного місяця, застосовують окремо за кожен місяць. Нараховують єдиний внесок у цьому разі за кожен місяць окремо, відповідно до п. 4.3 Інструкції №455. Сплачують єдиний внесок за осіб, які перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами й отримують допомогу, з усієї суми нарахованої допомоги в місяці, в якому були здійснені нарахування.
1 Для підприємств, установ та організацій, в яких працюють інваліди, ставка 8,41%; для підприємств та організацій всеукраїнських громадських організацій інвалідів, товариств УТОГ та УТОС, в яких кількість інвалідів становить не менш як 50% загальної чисельності працюючих, і за умови що ФОП таких інвалідів становить не менш як 25% суми витрат на оплату праці, ставка 5,3%; для підприємств та організацій громадських організацій інвалідів, в яких кількість інвалідів становить не менш як 50% загальної чисельності працюючих, і за умови що ФОП таких інвалідів становить не менш як 25% суми витрат на оплату праці, ставка 5,5%.
Якщо особі надано відпустку по вагітності та пологах, страхувальник подає таблиці 5, 6, 7 додатка 4 до Порядку №435.
У таблиці 5 «Відомості про трудові відносини осіб» додатка 4 до Порядку №435, крім інших даних про працівницю:
— у реквізиті 7 зазначають категорію особи, якій надано відпустку по вагітності та пологах, із позначенням 5;
— у реквізиті 11 — період соціальної відпустки: дата початку та дата закінчення.
Загалом у таблиці 6 відображають відомості про фактично нараховані виплати працівникам та утримання ЄСВ із таких виплат.
Графа «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» таблиці 6 щодо кожної окремої застрахованої особи формується з урахуванням черговості відображення виплат цій особі в одному звітному періоді:
— сума нарахованої заробітної плати за видами виплат;
— сума допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами.
У разі надання відпустки по вагітності та пологах заповнення таблиці 6 має певні особливості:
— у реквізиті 9 проставляють код, зокрема: 42 — особи, які перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами й отримують допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами (або на підприємствах, де працюють інваліди, — 43, 44, 45);
— реквізит 11 заповнюють із розподілом за місяцями. Обов'язково має бути зазначено місяць та рік, за який зроблено нарахування;
— реквізит 15 «Кількість днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця» — лише в тому разі, якщо для такої застрахованої особи не нараховувалася заробітна плата, відповідно немає інших рядків;
— у реквізиті 16 «Кількість календарних днів відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами» зазначають кількість днів перебування у відпустці по вагітності та пологах.
У разі якщо особа, якій надано відпустку по вагітності та пологах, працює на робочому місці, робота на якому зараховується до спеціального стажу, заповнюють таблицю 7 додатка 4 до Порядку №435.
Суми допомоги по вагітності та пологах згідно з пп. 165.1.1 ПКУ не оподатковуються ПДФО, відповідно, у формі №1ДФ не відображаються. Аналогічно така сума, згідно з п. 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ, не оподатковується військовим збором.
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні
За нормою ст. 24 Закону про відпустки, у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А 1-ї групи. Компенсація за невикористану відпустку при звільненні оподатковується за загальними правилами щодо оподаткування заробітної плати. Адже суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток відповідно до пп. 2.2.12 Інструкції №5 відносять до фонду додаткової заробітної плати.
У цьому разі вся сума, яка виплачується працівнику, вважається доходом того місяця, в якому виплачується. Суму компенсації за невикористані дні щорічної відпустки відповідно до п. 9 Порядку №435 слід відобразити у таблиці 6 додатка 4 (у таблиці 5 при цьому показують інформацію тільки про закінчення трудових відносин, про невикористану відпустку дані в ній не відображають). Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб, визначених у додатку 2 до Порядку №435, наприклад, за найманим працівником на загальних підставах код категорії застрахованої особи буде 1. При цьому суму компенсації відображають разом зі сумою іншої нарахованої зарплати, яка нараховується при звільненні працівника.
Щодо нарахування ПДФО та військового збору, то компенсація оподатковується за загальними правилами оподаткування заробітної плати. Відповідно, таку суму додають до інших доходів, що виплачуються при звільненні, з урахуванням п. 164.6 (щодо визначення бази для ПДФО) та п. 167.1 ПКУ (щодо застосування відповідної ставки ПДФО).
У розділі І звіту за формою №1ДФ такі суми відображають разом з іншими нарахованими та виплаченими доходами при звільненні з ознакою доходу 101 (при цьому у графі 7 «Дата звільнення з роботи» проставляється дата звільнення фізичної особи з роботи). У розділі ІІ у рядку «Військовий збір» фіксують загальну (по підприємству) суму нарахованого доходу, загальну суму виплаченого доходу, загальну суму нарахованого та перерахованого до бюджету військового збору.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»