На підприємстві чимало працівників (як основних, так і сумісників) незабаром після звільнення знову влаштовуються на роботу, і це періодично повторюється. Чи повинне підприємство щоразу заводити на кожного такого працівника нову особову картку?
Одразу зазначимо, що обов'язковості ведення особових карток як форм первинного обліку чинним законодавством не передбачено. Форма №п-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, є типовою формою первинної облікової документації. Цей наказ, яким затверджено типову форму, в Міністерстві юстиції не зареєстрований (типові форми не підлягають державній реєстрації), а отже, не є обов'язковим до виконання.
Свого часу Держкомстат у листі від 24.06.2005 р. №14/1-2-25/58 зазначав, що згідно з п. 5 Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженого постановою КМУ від 28.12.92 р. №731, чинна на той момент форма №п-2 не підлягала державній реєстрації у Мін'юсті. Однак, на думку Держкомстату, ця форма була обов'язковою для застосування. Ми не підтримуємо цей погляд, адже не зареєстровані в Мін'юсті документи не можуть встановлювати обов'язкових правил поведінки.
Згідно з ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік1, розробка систем і форм внутрішньогосподарського обліку2 належить до компетенції підприємства і здійснюється підприємством самостійно. Тож підприємство для ведення первинного кадрового обліку може використовувати, зокрема, форму №п-2 — загалом, в окремих частинах або з доповненнями чи взагалі не використовувати цієї форми.
1 Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
2 Згідно зі ст. 1 Закону про бухоблік, внутрішньогосподарський (управлінський) облік — система обробки та підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством.
Ну і, звичайно, чинне законодавство не передбачає обов'язковості заведення на кожну людину нової особової картки щоразу, коли її знову приймають на роботу на це ж підприємство (облік щодо неї можна вести як у новій, так і в старій обліковій картці, або з допомогою інших форм обліку).
Щоправда, форма №п-2 не пристосована для неодноразового прийняття та звільнення, адже її графа «Дата і причина звільнення (підстава)» є завершальною і розміщена наприкінці форми. Оскільки ж ця форма є типовою, підприємство може доопрацювати її, наприклад, доповнивши розділ IV «Призначення і переведення» додатковою графою (графами) «Дата і причина звільнення», «Номер наказу про звільнення».
На підприємствах, які мають справу з неодноразовим прийняттям-звільненням одних і тих самих осіб (найчастіше так трапляється із сумісниками, яких часто приймають за строковими трудовими договорами на час виконання певної роботи), нерідко використовують ті самі особові картки, а в разі формування особових справ із кадровими документами (копії документів про освіту, професійний рівень, оригінали заяв, копії наказів про прийняття, переведення, звільнення, надання відпусток тощо), після повторного прийняття того ж самого працівника на роботу, зручніше використовувати ту саму особову справу.
Якщо зазначена ситуація є характерною для підприємства, йому можна рекомендувати передбачити особливості застосування первинної облікової документації у таких випадках у наказі про організацію документообігу чи іншому внутрішньому нормативному документі.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор