Працівник повернувся з відрядження 22.01.2014 р. з м. Ялти. Разом з авансовим звітом він подав підтвердні документи. Одним із документів, яким підтверджуються витрати на проживання, є квитанція від прибуткового касового ордера. Її заповнено російською мовою (у них ця мова має статус регіональної). Чи можна за таким документом віднести до податкових витрат затрати працівника на проживання?
Згідно з абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ, витрати, понесені у відрядженні (див. перелік в абзаці 1 пп. 140.1.7 ПКУ), можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у т. ч. бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Додатково потрібно врахувати і норми п. 138.2 ПКУ, де сказано, що до податкових витрат включають витрати за первинними документами, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, установлених розділом II ПКУ.
Оскільки відрядження було у межах України, обмежимося поясненням, як оформлюються підтвердні документи саме за таким відрядженням. Деякі моменти документування витрат на відрядження роз'яснює Інструкція №591. Так, відповідно до п. 5 розділу ІІ цієї інструкції, підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.
Документ, який підтверджує витрати працівника, — це документ, який підтверджує не лише факт придбання товарів, послуг, а й факт сплати працівником за них. Тож підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО2 та ПКУ (див. п. 15 розділу І Інструкції №59). Оскільки на підтвердження понесених витрат працівник надав квитанцію до прибуткового касового ордера, слід врахувати і вимоги щодо оформлення цього документа, встановлені Положенням №6373.
1 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. №59. Для недержавних підприємств і підприємств, які не отримують фінансування з державного бюджету, цей документ не є обов'язковим для застосування — див. листи ДПАУ від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216 та від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415. Проте за відсутності інших нормативів щодо відрядження, як зазначено у наведених листах, такі підприємства та організації можуть використовувати цей документ як допоміжний (довідковий).
2 Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
Якою мовою має бути заповнено прибутковий касовий ордер? На жаль, у Положенні №637 чіткої норми щодо цього питання немає. Тож слід виходити з інших нормативних актів.
Так, стаття 10 Конституції України передбачає, що державною мовою в Україні є українська мова. Але в Україні гарантується вільний розвиток, використання та захист російської, інших мов національних меншин України. За рішенням місцевої ради в окремих регіонах може застосовуватися регіональна мова (така можливість встановлюється у певному порядку, визначеному ст. 7 Закону №50291). В економічній та соціальній діяльності об'єднань громадян, приватних підприємств, установ та організацій, громадян — суб'єктів підприємницької діяльності та фізичних осіб вільно використовуються державна мова, регіональні мови або мови меншин, інші мови (ч. 2 ст. 18 Закону №5029). Тож у регіоні, де органи місцевої влади прийняли рішення застосовувати регіональну мову, в діяльності підприємства можна застосовувати відповідну регіональну мову. Але з певними обмеженнями.
Згідно з п. 1.3 Положення №882, усі первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність повинні складатися українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватися інша мова у порядку, визначеному Законом №5029. Додатково див. лист Мінфіну України від 07.11.2012 р. №31-08410-07-10/26689. Тож виходить, що при заповненні первинних документів (а прибутковий касовий ордер за своєю суттю є первинним документом) може поряд з українською мовою застосовуватися і регіональна. Але тут врахуйте: наголос не стоїть на тому, що первинні документи можуть заповнюватися регіональною мовою. Тут лиш йдеться про те, що «поряд з українською мовою може застосовуватися і регіональна». Тож первинні документи (у т. ч. прибуткові касові ордери) мають заповнюватися або українською мовою, або ж і українською, і регіональною.
1 Закон України від 03.07.2012 р. №5029-VI «Про засади державної мовної політики». На дату повернення працівника з відрядження за умовами запитання цей закон був чинним. 23.02.2014 р. ВРУ прийняла Закон України від 23.02.2014 р. «Про визнання таким, що втратив чинність, Закону України «Про засади державної мовної політики», який набирає чинності з дати його опублікування.
2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88.
У ситуації, яку ми розглядаємо, на нашу думку, до податкових витрат можна віднести затрати, підтверджені квитанцією від прибуткового касового ордера, складеною російською мовою. Проте радимо вимагати документи від своїх контрагентів (а документи по відрядженню — від працівників), складені державною мовою.
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»