Лист Державної податкової служби України від 18.03.2013 р. №1597/В/17-1114
Визначення строку відрядження
Одне із запитань, що їх часто ставлять бухгалтери стосовно оформлення відряджень, — це який порядок визначення строку відрядження. ДПСУ у листі від 18.03.2013 р. №1597/В/17-1114 (див. «ДК» №36/2013) роз'яснює, як оформлюється затримка працівника у відрядженні і на які виплати може претендувати такий працівник.
Як нагадує ДПСУ у коментованому листі, строк відрядження обов'язково зазначають у наказі про відрядження. Якщо документів на проїзд до місця відрядження та назад немає, наказ стає чи не єдиним документом, за яким можна визначити кількість днів відрядження.
Звичайно, ще є відмітки у закордонному паспорті при перетині кордону з країнами, з якими в України передбачено візовий режим. Але, по-перше, візовий режим в України встановлено не з усіма країнами, а по-друге, дата відмітки дозволить визначити дату перетину кордону, а не дату відправлення у відрядження та повернення до місця роботи. Отже, наказ як був, так і залишається найголовнішим документом при визначенні кількості днів відрядження. Для виплати добових при цьому враховуються день вибуття у відрядження та день прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. А згадані відмітки у закордонному паспорті дозволяють (як сказано і в пп. 140.1.7 ПКУ) встановити кількість днів перебування працівника за кордоном, а отже, розмір добових, які можна віднести до податкових витрат.
Проте на практиці працівники не завжди дотримуються строків відрядження, зазначених у наказі. Часом буває, що працівник виконав службове доручення раніше, тож повернувся до місця роботи до строку, встановленого наказом про відрядження (не говоримо про випадок, коли строк відрядження було скорочено за ініціативою працедавця). Тоді дату фактичного перебування працівника у відрядженні слід встановити за документами на проїзд. Якщо ж таких документів немає, доводиться покладатися на чесність працівника. Адже дату повернення можна буде визначити у такому випадку лише за датою, зазначеною у звіті про відрядження (який складається тільки за розпорядженням керівника і далеко не щодо кожного відрядження) та авансовому звіті1 (якщо такий авансовий звіт подано швидше, ніж закінчується відрядження згідно з наказом про відрядження).
Буває, що працівник затримався у відрядженні та повертається пізніше строку, зазначеного у наказі. Iноді це пов'язано з тимчасовою непрацездатністю, яка сталася з працівником за місцем відрядження2. ДПСУ у коментованому листі при роз'ясненні користується нормами Iнструкції №593. Справді, у такому разі і якщо відрядження було у межах України, як зазначено у п. 9 розділу II Iнструкції №59, працівникові на загальних підставах відшкодовують витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) та виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, але на строк не більше двох місяців. Право на подовження відрядження через хворобу працівника (але загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів) керівник має й у разі закордонного відрядження (п. 4 розділу III Iнструкції №59).
1 Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форма і порядок заповнення якого затверджені наказом МФУ від 05.12.2012 р. № 1276.
2 Докладніше про цю ситуацію див. у статті «Працівник захворів у відрядженні» у «ДК» №33/2012.
3 Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. №59.
Після повернення на підприємство працівник подає доповідну записку разом із документами, які підтверджують поважність причини затримки. У розглянутому вище випадку працівникові слід надати листок непрацездатності; а у разі тимчасової непрацездатності за кордоном — на такий листок непрацездатності слід обміняти у вітчизняному закладі охорони здоров'я документи, видані на доказ непрацездатності за кордоном. Згідно з підпунктом 1.12 розділу I «Загальні положення» Iнструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 р. №455, документи, які засвідчують тимчасову непрацездатність громадян України під час їх тимчасового перебування за межами держави, підлягають обміну на листок непрацездатності згідно з рішенням лікарсько-консультаційної комісії (ЛКК) лікувально-профілактичного закладу за місцем проживання чи роботи. Такий обмін здійснюється на підставі перекладених державною мовою та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за межами України. Таким чином, підставою для подовження терміну закордонного відрядження у зв'язку з хворобою (і, відповідно, відшкодування добових та інших витрат, здійснених за час затримки у відрядженні, а також оплати лікарняного за ці дні) може бути листок непрацездатності встановленого в Україні зразка.
Усе це добре, але згідно з п. 1 Загальних положень Iнструкція №59 поширюється лише на відрядження працівників державних підприємств, установ, організацій або тих із них, які повністю або частково утримуються за рахунок державних коштів. Як діяти недержавним СГД, доводиться вирішувати їм самим.
Тож можна дотримувати Iнструкції №591, а можна скласти власні правила2 — чинне законодавство дозволяє обидва варіанти вирішення проблеми. Проте будь-яке рішення слід оформити наказом керівника СГД.
1 Недержавні підприємства можуть застосовувати її як допоміжний (довідковий) нормативний документ, див. лист ДПАУ від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216 та лист ДПСУ від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415.
2 Щоправда, потрібно, аби такі правила відповідали нормам ст. 121 Кодексу законів про працю. При їх складанні можна користуватися пп. 140.1.7 ПКУ та Iнструкцією №59.
Звісно, причини затримки працівника (крім розпорядження керівника про необхідність подовження відрядження) можуть бути й іншими:
— відсутність транспортних квитків;
— скасування авіарейсів;
— ремонт транспортного засобу тощо.
Вирішальними для подовження строку відрядження є два моменти: незалежність цих причин від працівника та документальне підтвердження цих причин працівником після повернення. Звичайно, не на всі причини можна отримати підтвердний документ. Наприклад, украй важко отримати документ про відсутність транспортних квитків. Та й ремонт транспортного засобу, якщо його зробив сам працівник, не звертаючись до сторонніх фахівців, підтвердити буде важко. Але працівникові доведеться постаратися (або працедавцеві за власною ініціативою, не вимагаючи у працівника підтвердних документів, яких він не може надати, можна подовжити відрядження, не посилаючись на вимушений характер та інші причини такого подовження).
Адже, як зазначає ДПСУ у коментованому листі, за час затримки у місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується зарплата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.
Отже, вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин може братися до уваги лише з дозволу керівника та за наявності підтвердних документів в оригіналі.
Рішення про продовження терміну відрядження на строк такої вимушеної (не з ініціативи працедавця) затримки керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»