Наше підприємство скерувало у відрядження працівника, видавши йому перед поїздкою аванс на відрядження. Чи можна компенсувати працівникові витрати на проїзд у відрядженні, якщо він загубив транспортні квитки? Чи будуть податкові витрати? Чи потрібно зі суми компенсації витрат на проїзд, не підтверджених документально, утримувати ПДФО?
Відповідно до ст. 121 КЗпП1, відрядженому працівникові підприємство оплачує вартість проїзду до місця призначення і назад.
А в абз. 1 пп. 140.1.7 ПКУ сказано, що витрати на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах із підприємством у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), потрапляють до податкових витрат.
Транспортні витрати на службову поїздку потраплять до податкових витрат за ПКУ лише за наявності підтвердних документів: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків (за наявності посадкового талона та документа про сплату) та інших документів, що підтверджують сплату за проїзд (абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ).
Також звернімося до Iнструкції про відрядження2, яка додатково роз'яснює ситуацію з витратами на проїзд у відрядженні. Згаданий нормативний акт для госпрозрахункових підприємств не є обов'язковим для використання, а застосовують його в обов'язковому порядку лише бюджетники. Та все ж таки, як радять спеціалісти податкової у листі від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 (див. «ДК» №25/2012), цю Iнструкцію можна використовувати як допоміжний (довідковий) норматив. В Iнструкції про відрядження зазначено: витрати на проїзд у відрядженні відшкодовують у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків та страхових платежів на транспорті на підставі документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів (п. 6 та п. 12 р. II, п. 7 та п. 9 р. III Iнструкції про відрядження).
1 Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
2 Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
Як бачите, якщо немає документів в оригіналі, що підтверджують понесені працівником витрати на проїзд у відрядженні, то, на думку автора, ви не маєте права ані компенсувати співробітникові такі затрати, ані віднести їх до податкових витрат згідно з пп. 140.1.7 ПКУ.
Iнколи керівництво підприємства все ж таки вирішує компенсувати витрати працівникові, не підтверджені відповідними документами, як затрати на відрядження. У такому разі бухгалтеру слід врахувати деякі особливі моменти.
Відповідно до п. 170.9 та пп. 165.1.11 ПКУ, зі сум, які потрапили до податкових витрат згідно з пп. 140.1.7 ПКУ, як кошти, витрачені на відрядження, податок на доходи не утримують. Решта виплат, які не підтверджені документально та, відповідно, не потрапляють до витрат за пп. 140.17 ПКУ, вважають надміру витраченими коштами, отриманими платником податку на відрядження. I їх слід повернути до каси у загальному порядку протягом 5 банківських днів (пп. 170.9.2 ПКУ).
На думку автора, для того щоб працівник не повертав до каси суму, яку він витратив на проїзд у відрядженні (частину авансу), але на яку не має підтвердних (первинних) документів, йому слід подати керівникові заяву з проханням попри все компенсувати такі витрати, зазначивши причину втрати документів. Після цього працівник повинен своєчасно відзвітувати за отриманим авансом на відрядження, подавши до бухгалтерії Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт1, зазначивши у ньому і витрати на проїзд у відрядженні (навіть не підтверджені проїзними документами), та додати до нього згадану заяву на ім'я керівника з дозволом керівника про відшкодування. Тож суми, витрачені на проїзд і не підтверджені первинними документами, повертати до каси не потрібно буде.
1 Форма, затверджена наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. №996.
Тільки от вимоги п. 170.9 ПКУ ніхто не скасовував, тож сума, не підтверджена документально, але все ж таки компенсована, вважатиметься надміру витраченою. А її слід оподаткувати ПДФО за ставкою 15% (або 17% — залежно від розміру доходу) (пп. 164.2.11 та ст. 167.1 ПКУ). Причому під час нарахування ПДФО потрібно скористатися правилами пп. 164.5 ПКУ та застосувати відповідний коефіцієнт (1,176471 або 1,204819 - залежно від ставки податку, яка застосовується). Його утримує підприємство за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а якщо коштів не вистачить, то за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців. I так до повної сплати належного податку (пп. 170.9.1 ПКУ).
Василь БРЮХОВИЦЬКИЙ, «Дебет-Кредит»