Керівник, бухгалтер, менеджер не знає проблем у роботі з документами доти, доки їх кількість не перевищить певний рубіж. Так відбувається на більшості підприємств, які розвивають свій бізнес, збільшують клієнтську базу. I ось тоді накази «забуваються», документи кудись втрачаються, доручення виконуються із затримкою. Виникає дилема: або збільшувати штат працівників, які б стежили за документообігом, або автоматизувати цей процес.
Наприкінці 2011 року вийшло нове прикладне рішення «1С:Підприємство 8. Документообіг для України». Система «1С:Документообіг 8 КОРП для України» — це універсальна програма, що адаптується під будь-які виробничі потреби, без галузевої специфіки. Її можна використовувати як на середньому підприємстві, так і у величезному холдингу. Програму розроблено на платформі «1С:Підприємство 8.2». Здатність системи «1С:Документообіг 8 для України» підтримувати багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Iнтернет дозволяє вирішувати з її допомогою широкий спектр завдань з автоматизації обліку документів, взаємодії працівників, контролю й аналізу виконавської дисципліни.
Функціональні можливості програми «1С:Підприємство 8. Документообіг КОРП для України»
- Комплексна робота з документами (зберігання, доступ, облік, використання ЕЦП, штрих-кодування, переадресація);
- Маршрутизація бізнес-процесів;
- Облік договорів, контроль їх виконання, підтримка складних схем узгодження;
- Зв'язки, що налаштовуються, між документами, присвоєння їм різних категорій;
- Автоматичний запуск будь-яких бізнес-процесів за розкладом;
- Автоматизоване завантаження документів з електронної пошти і сканера;
- Обмін даними з іншими типовими конфігураціями;
- Облік контролю робочого часу;
- Облік звернення громадян.
Робота з документами
«1С:Документообіг 8 для України» дозволяє працювати з документами будь-яких типів, надаючи обліково-реєстраційну картку і набір реквізитів, передбачених Iнструкцією з діловодства від 30.11.2011 р. №1242 і Типовим порядком здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженим постановою КМУ від 28.10.2004 р. №1453. У програмі внутрішні документи і файли зберігаються у папках, з урахуванням прав доступу кожного працівника, залежно від видів документів, грифів доступу до них. Усій вхідній та вихідній кореспонденції автоматично присвоюються реєстраційні номери за складними правилами. При реєстрації додатково здійснюється:
- друкування штрих-кодів та реєстраційних штампів;
- автоматичний розгляд документів та взяття їх на контроль;
- автоматичний контроль термінів виконання документів та повідомлення виконавців;
- формування звітів щодо надходження та виконання документів, у т. ч. прострочених.
Усім працівникам забезпечено швидкий доступ до файлів як для перегляду, так і для редагування. При цьому гарантовано виключаються конфлікти при одночасному редагуванні документів — завдяки механізму блокування файлів.
Програма дозволяє автоматизувати весь цикл роботи з договірними документами, починаючи від підготовки проекту договору зі всіма пов'язаними з ним документами до обліку і контролю виконання фінансових зобов'язань за договором. При цьому автоматично може бути подовжено термін дії договору за зазначеними у ньому правилами або навіть розірвано. А для управлінського обліку й аналізу договірної роботи у програмі передбачено звіти:
- «Список укладених договорів»;
- «Договори, термін дії яких закінчується»;
- «Супровідні документи за договором»;
- «Динаміка кількості укладених договорів»;
- «Динаміка сум укладених договорів»;
- «Розірвані договори».
Універсальність програми «1С:Документообіг 8 для України» дозволяє завантажувати безпосередньо зі сканерів вхідні, вихідні, внутрішні документи і будь-які типи файлів у структуровані папки, автоматично розбиваючи документи за типами.
Iнтеграція з іншими програмами
Значно розширює можливості системи її здатність інтеграції з бізнес-процесами конфігурацій «1С:Підприємство 8» та іншими програмами. На вашому підприємстві, без сумніву, використовують, крім облікової системи, різні програми, що автоматизують різні бізнес-процеси, — від електронної пошти до систем управління продажами. Iнтеграційні можливості системи «1С:Документообіг 8 для України» надають роботі з багатьма програмами максимальної ефективності та непомітності для користувача. Для цього у програмі «1С:Документообіг 8 для України» достатньо налаштувати відповідні ролі для працівників підприємства:
- Діловод (внутрішня);
- Директор (внутрішня);
- Менеджер з продажів (зовнішня);
- Головний бухгалтер (зовнішня).
Наприклад, на вашому підприємстві використовується програма «1С:Управління торгівлею для України», якою, крім бухгалтера, користуються і менеджери з продажів. Щоб забезпечити контроль виконання завдань менеджерами, у системі «1С:Документообіг 8 для України» вибирається роль «Менеджер з продажів», для якого формується завдання «Виконати». Створюється і стартує спеціальний бізнес-процес «Доручення», в якому це завдання буде зазначено як завдання-джерело. Додатково до цього доручення будуть додані:
- зміст документа (предмета бізнес-процесу) у форматі HTML;
- файли, приєднані до документа.
Відбувається обмін зовнішніми бізнес-процесами між «1С:Документообігом 8» та програмою «1С:Управління торгівлею для України». Внаслідок такого обміну в програмі з'являється і стартує бізнес-процес «Завдання», що точно повторює бізнес-процес «Доручення» зі системи «1С:Документообіг 8 для України». Він містить той самий документ у форматі HTML і приєднані до нього файли. Внаслідок старту процесу «Завдання» у програмі «1С:Управління торгівлею для України» з'являється завдання для ролі «Менеджер з продажів». Співробітник, що виконує у програмі «1С:Управління торгівлею для України» цю роль, ознайомлюється з завданням, доданим до нього документом та його файлами і робить відмітку про його виконання. Це зумовлює завершення бізнес-процесу «Завдання». Відбувається зворотний обмін зовнішніми бізнес-процесами.
Раніше створений бізнес-процес «Доручення» завершується й автоматично позначає своє завдання-джерело з бізнес-процесу «Виконання» як виконане. Таким чином, бізнес-процес «Виконання» просувається далі за маршрутом.
Обмін даними з типовими конфігураціями
В «1С:Документообігу 8 КОРП для України» передбачено плани обміну з типовими конфігураціями, що працюють на платформі «1С:Підприємство 8.2»:
- «Бухгалтерія для України» 1.2.3;
- «Управління виробничим підприємством для України» 1.3.12;
- «Управління торгівлею для України» 2.3.12;
- «Управління торговим підприємством для України» 1.2.4;
- «Управління невеликою фірмою» 1.3.1.
А ось інший приклад інтеграції двох програм. З картки документа «Замовлення покупця» у конфігурації «1С:Управління торгівлею для України» співробітники зможуть сформувати вихідний документ «1С: Документообігу 8 для України», надіслати його на узгодження, затвердження, реєстрацію та контролювати ці процеси. Відповідальний за роботу з контрагентом в УТ може подивитися вхідні та вихідні документи і дізнатися, які процеси відбуваються за цими документами і на якій стадії. А менеджер з продажів — приєднати до документа «Замовлення покупця» в УТ файли, що надійшли від клієнта електронною поштою і підписані ЕЦП. Зберігання цих файлів та відомостей про ЕЦП забезпечить «1С: Документообіг 8 для України».
Важливо підкреслити, що у програмі «1С:Документообіг 8 для України» відкрито початковий код. А це означає, що до неї можна додавати інші інтеграційні механізми, навіть не знімаючи конфігурацію з підтримки.
Електронна пошта в автоматичному документообігу
«1С:Документообіг 8 для України» підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Iнтернет, у т. ч. і через веб-браузеры. Це дозволяє, наприклад, підключити до роботи клієнтів або співробітників, що перебувають у цей момент поза офісом.
У програмі підтримується:
- завантаження вхідних або внутрішніх документів;
- автоматична прив'язка до кореспондента за адресою пошти;
- завантаження всіх вкладених файлів.
Будь-який документ або файл «1С:Документообігу 8 для України» можна надіслати електронною поштою безпосередньо з програми. При надсиланні вхідних та вихідних документів поштова адреса одержувача підставляється автоматично з адреси відповідної контактної особи або кореспондента.
Облік робочого часу
З програмою «1С:Документообіг 8 для України» можна розв'язати найважливіше для будь-якого підприємства завдання — підвищення ефективності роботи співробітників. Автоматизований облік та контроль робочого часу є основним чинником у цій проблемі. Це дозволить, наприклад, директорові оцінити, на які види робіт витрачається найбільше часу та коштів. А порівнявши витрату часу з фондом зарплати, — оцінити відповідні грошові витрати.
У програмі «1С:Документообіг 8 для України» ведеться облік витрат робочого часу працівників, побудований на основі щоденних звітів про виконану роботу. Дані звітів подано у розрізі видів робіт. Перелік видів робіт ведеться працівником, відповідальним за нормативно-довідкову інформацію, виходячи з міркувань аналізу витрат робочого часу.
Щоденні звіти (показано на малюнку) самостійно заповнюються працівниками з використанням функції автоматичного додавання записів. Для аналізу роботи підприємства у програмі передбачено можливість побудови великої кількості різноманітних звітів, у т. ч.:
- надання підсумкової інформації керівництву;
- аналіз даних;
- оперативний контроль;
- друкування офіційних документів.