З досвіду успішного впровадження системи «1С:Підприємство»
Як успішно реалізувати проект автоматизації підприємства? Це однаковою мірою залежить як від кваліфікації фахівців фірми-впроваджувача, так і від правильного підходу до процесу впровадження з боку самого підприємства. Спробуймо докладніше розглянути етапи проекту і чинники, що впливають на процес виконання робіт і їх результати.
Ми розповімо про основні етапи впровадження спеціалізованого рішення, що автоматизує облік на підприємстві, які грунтуються на досвіді роботи фахівців компанії «АБI Україна».
Глосарій
«1С:Підприємство 8» — серія програмних продуктів, призначених для автоматизації управління й обліку на підприємствах різних сфер діяльності.
Система на базі «1С:Підприємство 8», що використовується, включає:
- технологічну платформу «1С:Підприємство 8»;
- прикладне рішення, розроблене у середовищі технологічної платформи «1С:Підприємство 8»;
- інформаційну базу даних.
Прикладне рішення може бути:
типовою конфігурацією (тиражоване «коробкове» рішення);
нетиповою спеціалізованою конфігурацією, розробленою індивідуально під ваше підприємство.
Складіть «чек-лист»1 — і в дорогу!
Ви прийняли принципове рішення автоматизувати облік на вашому підприємстві, специфіка якого потребує індивідуального підходу до вирішення бухгалтерських, податкових та управлінських завдань. З ними зможе успішно впоратися нетипова спеціалізована конфігурація, розроблена індивідуально під ваше підприємство.
1 Чек-лист (з англ. check list) — контрольний список.
На першому етапі, коли ваше підприємство займається вибором індивідуального прикладного рішення та підрядника для його впровадження, важливо, з одного боку, зібрати достатньо достовірної інформації для порівняння, а з іншого — не загрузнути у переговорному процесі.
Отже, ви обрали потенційного постачальника прикладного рішення. До початку переговорів з ним сформулюйте для себе ваші очікування від майбутньої автоматизації, визначте ключову бізнес-мету, яка повинна бути досягнута внаслідок впровадження. Маючи такий «чек-лист», ви легко зможете зрозуміти, які пропозиції від постачальників є сенс розглядати, а які відразу відправити до кошика.
Мета першої зустрічі з постачальником:
- обговорити завдання автоматизації;
- подивитися прикладне рішення, на базі якого планується виконувати проект автоматизації;
- обрати стратегію виконання проекту.
Можливо, для того щоб сформулювати бізнес-мету, потрібно скликати внутрішні збори на вашому підприємстві, запросити на нього фахівців, які очолюють бізнес-процеси, щоб обговорити завдання з погляду всіх відділів підприємства. Уже на цьому етапі вирішіть, хто контролюватиме питання вибору рішення, процес впровадження й отримання запланованих результатів. Це потрібно для того, щоб марно не згаяти час.
Ось як буває у реальному житті. Iноді в одного і того самого підприємства якась певна ідея, наприклад встановити систему бюджетування, порушується мало не щороку і навіть 2-3 рази на рік. При цьому щоразу витрачається кілька місяців на обговорення, а далі процес затихає. Усі зайняті поточними проблемами, бюджет наступного року абияк «зробили вручну», і на той час, коли потрібно відправляти на затвердження наступний бюджет, думка про те, що це треба все ж таки автоматизувати, «засинає». Але якби від самого початку було призначено відповідального, то, напевно, питання автоматизації було б доведено до кінця з першого разу.
Перша зустріч — важливий етап упровадження
Під час першої розмови (це може бути телефонна розмова) з потенційним постачальником прикладного рішення змалюйте йому загальну картину поточного стану справ у компанії. Наприклад, у такому контексті:
- ми — сільськогосподарський холдинг;
- ключовий напрям бізнесу — зернове рослинництво;
- є невелике поголів'я ВРХ;
- плануємо побудувати елеватор;
- бухгалтерський облік автоматизовано в «1С:Бухгалтерії 7.7», яка переписана нашим колишнім програмістом і тепер не відповідає останнім змінам у законодавстві;
— насамперед нас цікавить оперативний аналіз витрат, відтак — можливість планування (особливо важливим є планування коштів, але хотілося б і повного планування діяльності), потрібен і відповідний поточному законодавству бухгалтерський та податковий облік).
Уже після такого короткого опису ситуації ви зможете почути, чи готовий постачальник працювати із завданнями такого класу. Наступним кроком після телефонної розмови, проведеної у такому контексті, стає перша зустріч з постачальником. Вона дає якнайкращі результати, якщо з вашого боку присутні як керівник фінансового відділу, так і керівники ключових бізнес-процесів підприємства. Наприклад, за вирощування зернових відповідає головний агроном — його присутність на зустрічі є бажаною.
Як краще підготуватися до обстеження підприємства?
До експрес-обстеження бажано провести курси навчання ключових користувачів типового рішення. Це дозволить забезпечити конструктивніший діалог під час експрес-обстеження. Багато завдань відпадають після навчання, адже у типовому рішенні вони вже реалізовані. Для забезпечення якісного навчання курси побудовано як тренінги-практикуми, що дозволяють ілюструвати лекційний матеріал на конкретних прикладах. Кожен слухач виконує практичні завдання шляхом дублювання дій викладача. Процес супроводжується коментарями й аналізом отримуваних результатів. Групу з 10 осіб навчають 2 людини: консультант-аналітик та асистент, що забезпечує уважне ставлення до проблем, які виникають у кожного користувача при виконанні практичних прикладів.
Глосарій
Консультант-аналітик систем на базі «1С:Підприємство» — людина, яка добре знає основні процеси та функціонал конкретного прикладного рішення. Особливо важливою є добра спеціалізація консультанта у сільському господарстві та інших галузях, де низький рівень користувачів і важливою є не лише технологічна, а й методологічна підтримка. Консультант — основна сполучна ланка між програмістами та користувачами. Він говорить із програмістами мовою предметної галузі та в термінах об'єктів технологічної платформи. Саме він забезпечує, щоб завдання правильно зрозуміли й адекватно запрограмували.
Програміст — людина, яка добре знає особливості програмування у середовищі «1С:Підприємство», вміє швидко створювати ефективний та оптимальний програмний код, що точно відповідає чітко поставленому завданню.
Залежно від домовленостей за наслідками зустрічі може бути сформульована більш чи менш докладна комерційна пропозиція. Зазвичай вона містить опис мети проекту, обраний сценарій його виконання, етапи, вартість, терміни.
Результат першого етапу впровадження:
- обрано сценарій автоматизації;
- узгоджено комерційну пропозицію;
- готовий договір для підписання.
Експрес-обстеження підприємства
Етап експрес-обстеження підприємства дозволяє:
- обговорити специфіку його діяльності;
- позначити рамки проекту;
- конкретизувати та впорядкувати завдання;
- скласти план-графік дій, необхідних для досягнення мети;
- зафіксувати, обговорити і підготувати шляхи усунення наявних ризиків.
Вартість експрес-обстеження залежить від обраної стратегії впровадження та масштабу підприємства.
Дуже часто одним із найважливіших завдань, що стоять перед вашим підприємством, є наведення ладу в обліку, поліпшення його методології. У цьому разі досвідчений постачальник прикладного рішення почне проект з навчання працівників підприємства ведення обліку за методологією, запропонованою у впроваджуваному продукті.
Наприклад, компанія «АБI Україна», автоматизуючи облік на агропідприємстві, використовує для навчання працівників продукт «1С:Управління сільськогосподарським підприємством для України». Ця методологія добре зарекомендувала себе у передових російських та українських господарствах. Крім того, виконавши у новій програмі низку практичних завдань під час курсу навчання, ключові працівники підприємства краще уявлятимуть собі можливості програми й особливості роботи з нею.
Після такої підготовки етап експрес-обстеження проходить ефективніше. Наприклад, планувалося замовити розробку звіту за витратами палива, який доти регулярно надавався працівниками підрозділів і потребував копіткої підготовки. Після курсу вивчення продукту потреба у розробленні звіту відпала, бо за допомогою універсального «Звіту про виконані роботи автотранспорту» можна отримати всю інформацію у необхідних розрізах.
Iноді під час експрес-обстеження з'ясовується, що керівники деяких структурних підрозділів уявляли собі роботу інших підрозділів не зовсім правильно й організовували роботу у незручний для підрозділів спосіб. А керівники раптом дізнаються про давно існуючі трудомісткі операції, які можна легко скоротити, оптимізувати або автоматизувати.
У цьому випадку для проведення обстеження, наприклад, компанія «АБI Україна», просить надати організаційну структуру і штатний розпис підприємства, під час актуалізації яких нерідко виявляються «цікаві» моменти. Iноді за наслідками обстеження з'ясовується стільки «нового», що керівництво приймає рішення провести реорганізацію, перш ніж почати автоматизацію. Таке часто буває, наприклад, на нещодавно придбаних підприємствах.
Буває і навпаки. Після навчання і складання плану переходу на нову систему працівники підприємства бачать, що особливих підводних каменів немає, типове рішення добре лягає на наявні бізнес-процеси і відчувають готовність самостійно виконати складений план. У цьому разі надалі впровадження виконується самостійно, із залученням у міру потреби фахівців компанії-впроваджувача.
Iноді для складання плану-графіка та розрахунку вартості робіт висувається дуже багато вимог до системи. А під час узгодження списку робіт на рівні керівництва вимоги урізуються у декілька разів або істотна їх частина виокремлюється в інший проект розширення функціональності. Таким чином, підприємство самостійно управляє вартістю і терміном виконання проекту впровадження, залежно від своїх поточних потреб та можливостей.
Під час обстеження консультанти спочатку складають план самого обстеження та погоджують час проведення інтерв'ю. За наслідками інтерв'ю, детальність яких визначається масштабом та метою проекту, складається звіт про результати експрес-обстеження. Він включає самі інтерв'ю, виявлені проблеми, рекомендації щодо їх усунення, план робіт.
Які проблеми можуть бути при цьому виявлені? Наприклад, неможливо виконати вимогу автоматичної підготовки комплекту звітів для інвесторів до 2 числа наступного місяця, у зв'язку з тим, що за наявними домовленостями з постачальниками послуг вони можуть надсилати акти виконаних робіт за минулий місяць до 5 числа наступного місяця.
Орієнтовний план етапу запуску підсистеми обліку складських запасів може мати такий вигляд:
1.1. Навчання користувачів.
1.2. Узгодження переліку даних для перенесення складських залишків.
1.3. Постановка завдання з розроблення 7-ми друкованих форм документів щодо складського обліку.
1.4. Розроблення 7-ми друкованих форм документів щодо складського обліку.
1.5. Узгодження обмежень прав користувачів.
1.6. Підготовка та перенесення первинних даних.
1.7. Налаштування інтерфейсів та прав користувачів.
1.8. Консультаційна підтримка протягом 4-х робочих тижнів тестової експлуатації в обсязі 5 годин на тиждень.
1.9. Введення у промислову експлуатацію.
Розроблення спеціалізованої конфігурації, її впровадження
Тривалість процесу розроблення індивідуальних рішень є суто індивідуальною для кожного проекту. Для зручності планування та контролю зазвичай проект розбивають на етапи, які зручно здавати і приймати. Орієнтовні плани показано на тлі на с. 30 і 31.
Відповідно, зазвичай тривалість виконання одного пункту плану — від кількох днів до 1 місяця.
Під час розроблення плану робіт враховуються як важливість і терміновість запуску конкретних підсистем, так і технологічна доцільність. Сформований документ узгоджується з власниками процесів та керівником проекту з боку замовника. Узгоджений план проекту зазвичай підписується як додаткова угода до договору.
План робіт може включати запуск частини підсистем у вигляді, дуже близькому до типового рішення. При цьому запуск іншої частини підсистем відбудеться після значного доопрацювання з метою розширення функціональності, а можливо, й етапу з розроблення цілком оригінальних підсистем.
Орієнтовний план етапу запуску підсистеми обліку складських запасів показано на тлі нижче. Прокоментуємо деякі пункти орієнтовного плану запуску підсистеми:
Пункт 1.1 залежно від домовленостей, може включати:
- навчання користувачів на місцях (розповідь кожному користувачеві про порядок введення потрібних йому документів, а начальник складу прослухав курс навчання до експрес-обстеження);
- тренінг з повного курсу всіх користувачів складу в загальній групі.
Пункт 1.3 і пункт 1.4 передбачають друковані форми, список і бланки яких було надано на етапі експрес-обстеження. Тепер на етапі 1.3 обговорюватиметься кожен реквізит друкованої форми, з якого реквізиту документа він береться або, можливо, він уже застарілий та не потрібний.
Пункт 1.2 і пункт 1.6 можуть передбачати будь-яке узгоджене співвідношення робіт, що виконуються програмістами виконавця та користувачами замовника під керівництвом консультанта-аналітика. На етапі експрес-обстеження приблизно узгоджується, яка частина даних потребує автоматичного перенесення, а яка вводитиметься користувачами. Пункт 1.2 передбачає конкретизацію відповідей на ці запитання та «утрясання» дрібних деталей, а пункт 1.6 — виконання відповідно до раніше узгодженого.
Пункт 1.8 показує обсяг консультацій, який визначається внаслідок оцінки поточної підготовки користувачів підсистеми, а також узгодження необхідного та достатнього обсягу коштів, які готовий витратити замовник на етап запуску складського обліку. Наприклад, залежно від домовленостей, тут може передбачатися:
- 1 година віддалених консультацій через підключення до робочого столу користувачів кожного робочого дня (наприклад, з 17:00 до 18:00);
- очні консультації у замовника (наприклад, щосереди з 13:00 до 18:00);
- дзвінки користувачів протягом усього періоду в будь-який робочий час, але загальним обсягом приблизно до 5 годин на тиждень;
- будь-який змішаний варіант, який видався зручним для працівників цього підрозділу.
Пункт 1.9 може передбачати зустріч із керівником відділу та керівником проекту з боку замовника для перевірки:
- чи реалізовано бізнес-вимоги щодо до складського обліку;
- чи готові користувачі до самостійної експлуатації підсистеми.
Залежно від домовленостей він може включати або не включати аудит введених за ці 4 тижні даних, іспит для користувачів з їхніх функціональних обов'язків щодо використання системи.
Орієнтовний план етапу запуску підсистеми підготовки звітності за міжнародними стандартами може мати такий вигляд:
2.1. Iнтерв'ювання ключових користувачів. Обговорення бінес-процесів та облікової політики.
2.2. Документування результатів інтерв'ю та складання проектної документації.
2.3. Обговорення проектної документації, коригування за наслідками обговорення. Затвердження.
2.4. Розроблення плану тестування.
2.5. Розроблення підсистеми.
2.6. Функціональне тестування.
2.7. Впровадження підсистеми.
2.7.1. Навчання користувачів.
2.7.2. Створення користувацької документації щодо підсистеми.
2.8. Дослідна експлуатація.
2.8.1. Підключення підсистеми. Створення списку користувачів.
2.8.2. Призначення прав та інтерфейсів користувачів.
2.8.3. Підготовка, введення первинних даних.
2.8.4. Консультаційна підтримка у період тестової експлуатації.
2.9. Введення у промислову експлуатацію.
У тому самому проекті впровадження план етапу запуску підсистеми підготовки звітності за міжнародними стандартами може мати такий вигляд (показано на тлі нижче). Прокоментуємо деякі пункти з нього.
У пункті 2.1 йдеться про проведення детальніших інтерв'ю, ніж це було зроблено на етапі експрес-обстеження. Під час експрес-обстеження мета — скласти межі проекту, обрати стратегію розв'язання бізнес-завдань. А тепер мета — створити вичерпну та докладну технічну документацію, достатню для розроблення унікальної функціональності.
З досвіду впровадження компанії «АБI Україна»
Найчастіше у проектах, що впроваджуються компанією, використовують такі сценарії:
Сценарій комплексного проекту з фіксованою ціною та чітко визначеним результатом. Цей підхід застосовують, якщо є можливість погоджувати у процесі обстеження вичерпний список результатів проекту і змін бізнес-процесів, але істотного перепланування бізнес-завдань проекту не очікується.
Сценарій отримання швидкого результату за заявками. Застосовується, якщо на момент старту проекту планується уточнювати і змінювати вимоги у міру накопичення досвіду використання системи, у зв'язку з розвитком бізнесу замовника або змінами зовнішніх чинників. При цьому спочатку запускається в експлуатацію функціонал типового прикладного рішення, а відтак, у міру освоєння, формуються заявки на розроблення додаткового функціонала. Сценарій використовують, якщо типове рішення відповідає основним вимогам підприємства, і у разі виявлення відмінностей ви готові підлаштовувати бізнес-процеси під методологію типового рішення.
ПРОЕКТ АВТОМАТИЗАЦIЇ ПАО «ПЛЕМIННИЙ ЗАВОД «АГРО-РЕГIОН»
Підприємство середнього масштабу (понад 28 тис. га посівних площ).
Поставлено такі бізнес-вимоги:
- підвищення оперативності отримання достовірної інформації про поточну госпдіяльність;
- оперативне формування регламентованої звітності;
- облік в єдиній інформаційній системі (ЄIС) поточних госпоперацій для здійснення управління та контролю за ефективністю використання коштів;
- зниження витрат на ведення оперативного господарського обліку;
- взаємодія підрозділів у ЄIС;
- планування та бюджетування діяльності підприємства в ЄIС;
- оперативне ведення обліку операцій у межах ЄIС.
Вибір рішення — «1С:Управління сільськогосподарським підприємством для України».
Аргументація вибору рішення — рішення найповніше відповідає поставленим бізнес-вимогам.
Постачальник рішення — впроваджувальний центр компанії «АБI Україна».
Аргументація вибору постачальника — фахівці ВЦ підтвердили рівень компетенції своїх фахівців у ключових для «Агро-Регіону» питаннях. ВЦ «АБI Україна» є локалізатором продуктів «1С:Управління виробничим підприємством для України» та «1С:Управління сільськогосподарським підприємством для України».
Проект включав такі етапи:
- навчання ключових користувачів;
- аналіз застосовності;
- складання плану робіт;
- завантаження початкових залишків;
- впровадження підсистеми управління рухом запасів та пов'язаних із рухом запасів підсистем;
- впровадження підсистеми управління реалізацією продукції;
- впровадження підсистеми оперативного обліку виробничих операцій тваринництва;
- впровадження підсистеми обліку основних засобів;
- впровадження підсистеми оперативного обліку виробничих операцій рослинництва;
- впровадження бухгалтерського та податкового обліку, консультації щодо закриття місяця та налаштування розподілу витрат з урахуванням вимог замовника;
- розроблення регламентованих звітів, яких немає у стандартній конфігурації;
- впровадження облікової системи у частині розрахунків із персоналом;
- розроблення додаткових звітів, не реалізованих на попередніх етапах.
Тривалість реалізації проекту — 6 місяців:
постановка бізнес-вимог — лютий 2011 р.;
запуск у промислову експлуатацію — липень 2011 р.
Пункт 2.8.2 включено до плану цього етапу, бо розробляється значний обсяг додаткової функціональності. При цьому слід зберегти інструкції для навчання користувачів, які прийдуть після закінчення проекту впровадження .
Створення користувацької документації стоїть у плані пізніше за етап навчання користувачів. По-перше, тому, що до навчання користувачі просто не зможуть перевірити повноту і відповідно оцінити якість документації. По-друге, документація може доповнитися відповідями на запитання, які були виявлені як особливо складні під час навчання. А з погляду якості отримуваної користувацької документації буде ще краще, якщо її створення стоятиме останнім пунктом перед введенням у промислову експлуатацію.
Рослинництво. Реалізовано галузевий виробничий, бухгалтерський та податковий облік за всіма видами діяльності «Агро-Регіону». Оперативне накопичення й облік фактичних витрат провадиться від початку підготовки до посівної до отримання готової продукції.
Налаштовані набори прав та інтерфейси для кожного користувача дозволяють працювати у системі з документами у межах своєї компетенції, виключаючи дублювання даних. Користувачі вводять до системи документи, які відображають технологічні операції, що проводяться ними.
Облік витрат ведеться у розрізі номенклатурних груп (культур), статей витрат і підрозділів (полів). Прямі витрати відносяться безпосередньо на культуру. Операції розподілу непрямих витрат автоматизовано.
При отриманні продукції в обліку констатується первісне її визнання — оцінка за справедливою вартістю.
Аналітичні звіти дозволяють аналізувати витрати за полями, культурами, одиницями техніки та іншими необхідними аналітичними розрізами.
Тваринництво (вирощування великої рогатої худоби, свинарство):
Оперативний щоденний облік виробничих операцій у тваринництві виконується за допомогою документів 6-ти підсистем.
Автоматизовано операції розподілу витрат і визначення доходів (витрат) тваринництва. Аналітичні звіти дозволяють контролювати всі показники ферм та оперативно реагувати на події.
Враховано особливості схем мотивації, правил нарахування зарплати, які застосовуються в «Агро-Регіоні», внаслідок чого розрахунок зарплати на 600 осіб виконує один бухгалтер.
Унаслідок впровадження скорочено витрати на введення рутинних операцій, у т. ч. за рахунок налагодженого обміну зі системою клієнт-банк і автоматизованого процесу підготовки регламентованої статистичної та податкової звітності. У промисловій експлуатації є 35 робочих місць.
Основний ефект від впровадження системи — поліпшення контролю за ефективністю використання коштів. Унаслідок цього керівництво компанії отримало можливість щодня, за фактом понесених витрат аналізувати чинники, які впливають на прибутковість чи збитковість культури, та вживати заходів. Раніше цю інформацію отримували тільки після закриття періоду (наприклад, для тваринництва 1 раз на місяць, а щодо гороху — 1 раз на рік).
При відображенні збору урожаю під час збиральної кампанії автоматично співвідносяться витрати на культуру й отримуваний урожай за фактом щоденного збору (а не закриття всього періоду). Завдяки цьому можна в реальному часі побачити момент, коли та чи інша культура виходить «у плюс» або, навпаки, зрозуміти, що вона залишиться збитковою. На основі цього керівництво може діяти на ринку зі значним випередженням конкурентів.