Iнновації у сфері інформаційних технологій у наш час — звичне явище. Сфера автоматизації обліку не стала винятком. Фірма «1С» зовсім нещодавно випустила для компаній малого та середнього бізнесу, що займаються виробництвом, торгівлею або наданням послуг, новий програмний продукт — конфігурацію «1С:Підприємство:Управління невеликою фірмою для України 8.2»1.
Ця програма є прикладним рішенням для автоматизації операцій обліку й управління на підприємствах малого та середнього бізнесу, орієнтованим на роботу від 1-2 до 15 користувачів. Утім, користувачів може бути і більше.
1 Локалізатором цього продукту для України виступила компанія «ХВОЯ інтегра», офіційний партнер фірми «1С».
Своєрідна «універсальність» програми досягнута завдяки можливості в єдиній інформаційній базі:
- вести бази клієнтів, банківських та касових операцій, розрахунків із контрагентами та персоналом;
- здійснювати облік продажів, закупівель, запасів, виконаних робіт і наданих послуг, виробництва продукції, управління персоналом та розрахунку зарплати;
- обліковувати майно, доходи і витрати, прибутки і збитки;
- здійснювати фінансове планування (бюджетування).
Для реєстрації господарських операцій у програмі використовуються електронні документи, що дозволяють отримувати друковані форми.
Основний критерій, яким керувалися розробники під час створення продукту, — простота обліку. Саме тому робота у програмі не потребує бухгалтерських та економічних знань. А інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, легкість в освоєнні та навчанні дозволять у найкоротші терміни налагодити облік на підприємстві.
Основне вікно програми (мал. 1) містить панель розділів, що забезпечує швидкий доступ до інформації за будь-яким із розділів обліку підприємства (Маркетинг і продажі, Постачання і закупівлі, Зарплата і персонал, Фінанси, Майно тощо).
Конфігурація не призначена для ведення бухгалтерського та податкового обліку, але цей продукт легко інтегрується з програмою «1С:Бухгалтерія 8 для України». Для цього розроблено простий і зрозумілий механізм двостороннього обміну даними між програмами, що виключає дублювання введення однієї і тієї самої інформації. При цьому передбачено можливість вибіркового перенесення даних.
Програма допомагає розв'язувати на підприємстві такі завдання:
- налагодження складського обліку й отримання оперативної, достовірної інформації про наявність ТМЦ на складах та у підрозділах;
- підрахунок собівартості виготовлюваної продукції і, як наслідок, встановлення адекватних цін на продукцію, що випускається, які враховуватимуть усі витрати на її виробництво;
- ведення достовірного обліку руху коштів та розрахунків із контрагентами;
- планування та контроль діяльності персоналу;
- підготовка аналітики продажів, доходів та витрат, фінансового результату за напрямами діяльності;
- планування продажів та закупівель ТМЦ, планування руху коштів, розрахунок дефіциту запасів.
Рішення «1С:Управління невеликою фірмою для України» включає можливості одночасного ведення обліку за кількома напрямами діяльності в одній базі. Перелік напрямів діяльності залежить від характеру бізнесу та мети, поставленої керівником. Як напрям діяльності може розглядатися будь-яка виділена за певною ознакою частина основної діяльності, за якою можуть бути зафіксовані отримані доходи та понесені витрати. Одна організація може мати декілька напрямів діяльності, практично не пов'язаних між собою, наприклад надання юридичних послуг та продаж товарів для дітей. У цьому випадку можливим є ведення управлінського обліку в одній інформаційній базі з двома окремими напрямами діяльності, що дозволить формувати звіти й отримувати аналіз результатів за кожним із напрямів з урахуванням доходів та витрат.
Маркетинг та продажі — просто і зрозуміло
Конфігурація підтримує ведення товарного асортименту, цін та знижок підприємства, планування продажів, а також роботу з покупцями і замовниками. У програмі автоматизовано операції з товарним асортиментом:
- реєстрація та зберігання номенклатури товарів і послуг підприємства;
- реєстрація, зберігання різних видів цін номенклатури, друкування прайс-листа;
- реєстрація видів знижок та націнок;
- встановлення та зміна ціни, розрахунок ціни за базовим видом цін, цінами номенклатури або цінами контрагента, округлення.
Плани продажів можуть формуватися у натуральному та вартісному виразі і складатися по підприємству загалом або за окремими підрозділами. Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів за окремими підрозділами, номенклатурними групами і товарами.
Керівники малого бізнесу усвідомлюють, що у центрі всієї філософії бізнесу перебуває клієнт, і дуже важливо побудувати ефективну модель взаємодії з ним. Фірма «1С» пропонує конфігурацію «1С:CRM», спеціально призначену для організації ефективної роботи відділів продажів, маркетингу, сервісного обслуговування на всіх етапах взаємодії з клієнтами. Але для керівника невеликої фірми таке рішення може виявитися надто дорогим та складним. I тоді на допомогу прийде програмний продукт «1С:Управління невеликою фірмою для України», що містить дуже важливі елементи CRM у простій та зручній для розуміння формі.
Програмний продукт дозволяє зберігати, систематизувати й аналізувати важливу інформацію про постачальників та покупців, їхніх контактних осіб, фіксувати всі значущі події — зустрічі, наради, листи, дзвінки, а також на підставі цієї інформації ставити завдання своїм підлеглим і планувати діяльність організації.
Таким чином, підготовка продажів та робота з клієнтами в «1С:Управлінні невеликою фірмою для України» здійснюються за допомогою таких операцій:
- реєстрація та зберігання контактної інформації клієнтів;
- реєстрація подій при взаємодії з покупцями та замовниками: вхідні і вихідні дзвінки, листи, зустрічі;
- реєстрація договорів із покупцями, замовлень;
- формування графіка відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;
- забезпечення потреби у товарах, роботах, послугах.
Для відстежування настання подій використовується Календар працівника, на закладці Мій порядок денний якого користувач може проаналізувати події та робочі завдання, заплановані на поточний період (день, тиждень, місяць), а також передбачити нові.
Будь-який бізнес-процес з надання товарів і послуг клієнтові починається у програмі з документа «Замовлення покупця», а на його підставі створюються документи «Замовлення на виробництво», «Замовлення постачальнику», «Рахунок на оплату», «Витратна накладна» тощо.
Для своєчасного та якісного виконання зобов'язань перед клієнтами необхідні планування і злагоджена робота підрозділів. Наприклад, якщо покупець замовив продукцію, яку ви виготовляєте самостійно, то треба запланувати і відстежити своєчасність замовлень і постачання матеріалів на склад, передачі їх у виробництво, випуск продукції та своєчасне відвантаження. З цими завданнями керівникові допоможуть упоратися звіт «Графік руху запасів» та обробка «Розрахунок потреб у запасах».
У програмі «1С:Управління невеликою фірмою для України» підтримуються такі схеми продажів:
- продаж зі складу та під замовлення;
- відвантаження у кредит або за передоплатою;
- реалізація товарів, прийнятих на комісію;
- передача товарів на реалізацію комісіонеру.
Кожній зі схем продажів відповідають свій набір та послідовність документів у системі.
Постачання та закупівлі за схемою
Потреби у запасах забезпечуються резервуванням товарів у вільному залишку в місцях зберігання, а також розміщенням у замовленнях постачальникам і в замовленнях на виробництво. У програмі передбачено можливість резервування просто із замовлення покупця або за допомогою окремого документа «Резервування запасів».
Надходження товарно-матеріальних запасів на підприємство можна відображати за різними схемами:
- надходження за плату від контрагента;
- придбання підзвітною особою;
- приймання на реалізацію від комісіонера;
- отримання давальницької сировини та матеріалів у переробку.
Для кожної зі схем передбачено окремий документ або вид операції. У ній підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів за допомогою документа «Додаткові витрати» (мал. 2), який дозволяє віднести витрати на товар або послугу за конкретним документом надходження.
Роздрібні продажі у будь-якій торговельній точці
«1С:Управління невеликою фірмою для України» може використовуватися як у не автоматизованих, так і в автоматизованих роздрібних торговельних точках. Так, програма дозволяє:
- підключити касовий апарат (один або декілька) у режимі фіскального реєстратора або працювати у режимі автономної каси;
- оформляти повні або часткові оплати за чеками за допомогою платіжних карток;
- враховувати звіти про фактичні роздрібні продажі за зміну;
- вести облік товарів у торговельних точках;
- друкувати етикетки та цінники;
- аналізувати продажі, здійснені вроздріб.
Підтримується ведення кількісно-підсумованого або підсумованого обліку. Передбачено формування таких звітів:
- товарний звіт;
- звіт за рухами та залишками товару в роздрібних цінах;
- звіт за продажами у роздрібних цінах.
У програмі передбачено можливість формування та друкування етикеток і цінників, сканування штрих-кодів за допомогою сканерів або терміналів збору даних (використання зовнішнього торгового обладнання).
Склад та виробництво
Програма дозволяє автоматизувати облік на декількох складах, що уможливлює внутрішні переміщення товарно-матеріальних цінностей на підприємстві та призначати матеріально відповідальних осіб. Обмежень щодо кількості складів в організації немає. Таким чином, керівник може створювати потрібну йому структуру складського обліку (мал. 3).
Для ведення обліку запасів підприємства передбачено такі можливості:
- облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір тощо), а також партій запасів;
- облік у розрізі осередків місць зберігання (зони, стелажі, полиці тощо);
- роздільний облік запасів — власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, та матеріалів, прийнятих і переданих у переробку; все це забезпечується можливістю зберігання інформації про рух ТМЦ у розрізі складів, осередків та замовлень покупців;
- резервування запасів (облік запасів та витрат у розрізі замовлень покупців).
Реєстровані замовлення на виробництво мають такі особливості:
- вони можуть бути джерелами забезпечення потреб за замовленнями покупців;
- за замовленнями на виробництво розраховується потреба у матеріалах і комплектуючих;
- у відкритих замовленнях на виробництво можуть бути розміщені потреби, утворені новими замовленнями покупців.
Програма «1С:Управління невеликою фірмою для України» дозволяє реєструвати факт виготовлення (розбирання, оброблення) продукції. Випуск може бути оформлено як у виробничому підрозділі, так і на складі (наприклад, фасування, складання комплектів). Продукція обліковується за тією структурною одиницею, що випустила її, і може бути переміщена в іншу структурну одиницю (наприклад, на склад для подальшого продажу або до наступного цеху за технологічним маршрутом).
Для обліку витрат підприємства та розрахунку фактичної собівартості підтримуються такі функції:
- облік фактичних витрат — ведеться у потрібних розрізах у вартісному та натуральному вимірі;
- розподіл матеріальних та нематеріальних витрат, понесених на випуск, може бути як за зазначений період, так і на підставі конкретного документа випуску;
- регламентний розрахунок фактичної собівартості випуску при закритті періоду;
- звіт про собівартість випущеної продукції та виконаних робіт (мал. 4).
Реалізовано простий механізм виконання робіт і надання послуг у невеликих фірмах з використанням замовлень-нарядів (документів, що суміщають у собі функції замовлення покупця, рахунка на оплату, акта виконаних робіт і витратної накладної для сфери сервісних послуг) та робочого календаря.
Зарплата, майно, фінанси
«1С:Управління невеликою фірмою для України» підтримує кадровий облік персоналу, включаючи працівників, які працюють за сумісництвом, облік робочого часу (табель) та управлінський розрахунок заробітної плати працівників підприємства.
Управлінський розрахунок зарплати відрізняється від бухгалтерського. Якщо бухгалтера насамперед цікавить правильність розрахунку нарахувань та утримань, відпусткових та лікарняних, а не сума заробітної плати, яку отримають працівники підприємства, то керівника — ефективність кожного підлеглого, а також загальна сума витрат підприємства на утримання конкретного працівника, попри те що частина цих грошей піде на покриття податкових зобов'язань.
Нарахування регламентованої заробітної плати і розрахунок регламентованих законодавством податків та внесків з фонду оплати праці рекомендується виконувати за допомогою програми «1С:Бухгалтерія 8 для України». У розділі «Зарплата і персонал» передбачено можливість формування аналітичних звітів за розрахунками з персоналом, нарахуваннями й утриманнями.
Компанія «СОФТКОМ»
офіційний партнер фірми «1С» зі статусами «1С:ФРАНЧАЙЗI» та «Центр сертифікованого навчання». На ринку інформаційних технологій — з 1999 р.
За напрямом «1С» компанія «СОФТКОМ» успішно реалізує такі види послуг: постачання програм «1С:Підприємство 8», їх встановлення, налаштування, подальше обслуговування, надання оновлень, розроблення, консультування та навчання роботи у програмі як індивідуальне, так і в центрі сертифікованого навчання.
Конфігурація забезпечує ведення обліку майна (необоротних активів) — основних засобів та нематеріальних активів організації:
- приймання до обліку, зміна параметрів;
- розрахунок амортизації;
- продаж та списання.
Управління коштами реалізовано у відповідному розділі та включає:
- облік руху коштів у касі та на банківських рахунках;
- оформлення первинних документів щодо банку та каси;
- розрахунки з підзвітними особами;
- формування платіжного календаря (мал. 5);
- інтеграція з системою «клієнт-банк».
Програма передбачає ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування й аналіз фінансового результату. З цією метою в системі передбачено управлінський план рахунків та механізм формування управлінських проведень документів.
Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, кошти, доходи і витрати, прикладне рішення дозволяє формувати фінансову звітність за довільний період часу.
Аналітичний облік доходів та витрат методом нарахування ведеться у розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів та витрат.
За даними управлінського обліку користувач має можливість формувати основні фінансові звіти:
- управлінський баланс;
- звіт про прибутки і збитки;
- звіт про рух грошових коштів.
У системі є можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):
- прогнозний баланс;
- бюджет прибутків і збитків;
- бюджет руху грошових коштів.
Також у розділі передбачено засоби для нарахування податків, введення та розподілу інших витрат, виклик процедури закриття місяця.
Всеосяжна аналітична звітність
Аналітичні звіти дозволяють отримувати інформацію щодо всіх аспектів обліку. Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри групування та критерії відбору даних у звітах відповідно до специфіки завдань, а також зберігати власні налаштування звітів.
Базова конфігурація «1С:Управління невеликою фірмою для України» є універсальною та дозволяє налагодити управлінський облік у різних сферах діяльності. Проте за потреби функціональність програми може бути адаптована під бізнес-процеси підприємства.
Підбиваючи підсумки, зазначимо, що, попри відносно нещодавню появу конфігурації «1С:Управління невеликою фірмою для України» на ринку програмного забезпечення для підприємців і керівників, вже можна говорити про її ефективність та потрібність. Так, за кілька тижнів після переходу на ведення автоматизованого управлінського обліку користувачі конфігурації отримують ефективні і прозорі механізми, що дозволяють раціональніше використовувати наявні ресурси, заощаджувати час, планувати розширення перспективних напрямів діяльності, бачити нові можливості для подальшого зростання та розвитку.
Редакція «Автоматично» вдячна компанії «СОФТКОМ» за надання матеріалів та допомогу в підготовці статті.