- Відрядження по-новому
ВІДРЯДЖЕННЯ ПО-НОВОМУ
З 01.04.2011 р. набрали чинності зміни податкового законодавства, які суттєво відобразились на нормативних актах законодавства, що регулюють питання відряджень.
Тема нашої книги не зовсім підходить до теми відряджень, проте на гарячу лінію редакції надходять численні запитання на цю тему. Тож ми вирішили приділити увагу питанням, пов'язаним із відрядженнями.
Основні зміни
1. Закон про прибуток1 (пп. 5.4.8) при визначенні розміру добових посилався на відповідну постанову КМУ для всіх платників податку. Відтепер постановою КМУ добові встановлюються виключно для державних службовців, а також інших осіб, що скеровуються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти (надалі — бюджетні організації), а також членів екіпажів суден (інших транспортних засобів), що провадять свою діяльність за межами митного кордону України. Для всіх інших платників податку розмір добових відтепер визначається безпосередньо у ПКУ і відрізняється від граничних меж, установлених колись Постановою №6632.
1 Закон України від 22.05.97 р. №283/97-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств». Втратив чинність з 1 квітня 2011 року.
2 Постанова КМУ від 23.04.99 р. №663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України і за кордон». Втратила чинність з 1 квітня 2011 року. Замість неї є Постанова КМУ від 02.02.2011 р. №98.
2. Кабінет Міністрів Постановою №98 встановив граничні норми добових та витрат на найм житлового приміщення для бюджетних організацій, а також доручив Мінфіну внести зміни до Iнструкції про службові відрядження.
3. Мінфін наказом від 17.03.2011 р. №362 вніс зміни до своєї Iнструкції №59 і виклав її в новій редакції, але (!) тільки для бюджетних організацій. З текстом Iнструкції можна ознайомитися на нашому сайті www.dtkt.com.ua у «ДК» №16 в розділі «Документи для роботи». Решта підприємств може використати її норми для розроблення та впровадження власної інструкції, положення, наказу про відрядження або додатка до колективної угоди.
Добові витрати: як їх визначити
Річ у тім, що ПКУ хоч і визначає безпосередньо розмір добових, але встановлює лише їх максимальний розмір (див. таблицю 1). При цьому розмір добових не зменшується залежно від зазначених у рахунках готелів витрат на харчування.
Таблиця 1
Максимальний розмір добових, установлених пп. 140.1.7 ПКУ для небюджетних організацій
|
Країна відрядження
|
Максимальне обмеження добових витрат
|
Максимальний розмір добових витрат
|
| Україна | Не більше 0,2 мін. з/п на 1 січня звітного року* | Не більше 188,20 грн |
| За кордон | Не більше 0,75 мін. з/п на 1 січня звітного року | Не більше 705,75 грн |
| * Мінімальна заробітна плата встановлена на 1 січня 2011 року згідно зі ст. 22 Закону України від 23.12.2010 р. №2857-VI «Про державний бюджет на 2011 рік» і становить 941 грн. | ||
На наш погляд, у підприємств наразі є щонайменше декілька варіантів дій щодо визначення розміру добових.
1. До появи якихось роз'яснень залишити розмір добових на рівні, встановленому для бюджетних організацій Постановою №98, а це 30 грн по Україні і від 25 до 50 дол. США за кордон — залежно від країни відрядження.
2. Наказом по підприємству, колективним договором, іншими розпорядчими документами встановити свій розмір добових.
Другий підхід дає підприємству можливість вибрати кілька варіантів рішень.
По-перше, розмір добових не обов'язково має бути максимальним.
По-друге, можна встановити декілька розмірів добових залежно від рангу найманих працівників.
Приклад 1. Для працівників керівного складу витрати на відрядження по Україні можна встановити на рівні 180 грн, для працівників середньої ланки керівництва — 150 грн, для всіх інших працівників — 80 грн.
По-третє, розмір добових може бути і мінімально можливим для підприємства.
По-четверте, розмір добових може встановлюватися для кожного відрядження окремо відповідним наказом про таке відрядження.
По-п'яте, виплата максимального розміру добових працівникам, робота яких має пересувний характер: торговельні представники, менеджери із заготівлі та закупівлі сировини та ін., — стане доброю можливістю економії на сплаті ПДФО та єдиного соціального внеску.
Звертаємо увагу на те, що невиплата добових узагалі суперечитиме ст. 121 Кодексу законів про працю України. Також, як і раніше, підприємство може встановити і більший розмір добових, ніж визначено пп. 140.1.7 ПКУ, але відносити до складу витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток, можна лише добові у граничних розмірах, установлених зазначеним підпунктом ПКУ.
Iнші витрати на відрядження
Кардинальних змін у переліку витрат, що належать до витрат на відрядження, не відбулося.
Види витрат на відрядження, передбачені пп. 140.1.7 ПКУ:
— витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, у т. ч. на орендованому транспорті; чартерними рейсами; а також проїзд, що підтверджується електронним квитком (за наявності посадкового талона та документа про сплату) за всіма видами транспорту1;
1 Жирним шрифтом виділено норми, яких не було у редакції пп. 5.4.8 Закону про прибуток.
— оплата вартості проживання у готелях (мотелях);
— витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), які включено до готельних рахунків;
— витрати на найм інших житлових приміщень;
— витрати на бронювання місць у місцях проживання;
— оплата телефонних розмов;
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);
— витрати на обов'язкове страхування, у т. ч. витрати на страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, таке страхування є обов'язковим;
— інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.
Перелік є дещо розширеним та уточненим, і питання, які раніше регулювалися роз'ясненнями та листами державних органів або ж не були врегульовані взагалі, відтепер прямо прописані у кодексі. Так:
1) дозволяється підтвердження витрат на транспорт електронними квитками за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту;
2) прямо прописано, що проїзд може здійснюватися на орендованому транспорті;
3) до витрат на проїзд включаються і витрати на чартерні рейси;
4) уточнено, що витрати на проїзд та проживання можуть, поміж іншого, включати витрати на бронювання;
5) роз'яснено, що під обов'язковим страхуванням мається на увазі не лише страхування, обов'язкове відповідно до законодавства України, а й страхування, обов'язкове для країн відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження.
Підтвердні документи, або Чи потрібно виписувати посвідчення на відрядження
Крім дозволу підтвердження витрат на транспорт електронними квитками, ПКУ приніс ще одне доволі істотне нововведення в частині документів. Нововведення, яке, без перебільшення, спантеличило багатьох.
Річ у тім, що раніше, відповідно до пп. 5.4.8 Закону про прибуток, сума добових у межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, встановлювалася відповідно до відміток сторони, що відряджає та приймає, на посвідченні про відрядження, форма якого була затверджена ДПАУ.
Згадайте лишень, скільки бухгалтерські служби витратили сил та часу на ці посвідчення, дотримання їх відповідної форми (з Тризубом і без), печатки в них (круглі і не круглі)! I ось на маєш: обов'язковість застосування посвідчення на відрядження як підтвердного документа скасовано.
Зверніть увагу! Як і відповідно до Закону про прибуток, згідно зі ст. 140 ПКУ витрати на відрядження мають характер витрат подвійного призначення, тобто витрат, що враховуються для розрахунку податкового прибутку лише в якійсь частині. Для цього платник податку повинен документально довести належність таких витрат, по-перше, до власної господарської діяльності, по-друге, їх відповідність вимогам норм зазначеної статті.
Нагадаємо, що «господарська діяльність» — це діяльність особи, що пов'язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу і проводиться такою особою самостійно та/або через свої відокремлені підрозділи, а також через будь-яку іншу особу, що діє на користь першої особи, зокрема за договорами комісії, доручення та агентськими договорами» (пп. 14.1.36 ПКУ).
При цьому Податковий кодекс України відносить до відповідних первинних документів, що мають підтверджувати суму добових:
1) наказ про відрядження;
2) інші відповідні первинні документи.
Сума добових визначається в разі відрядження:
— у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
До наказу про відрядження нам не звикати: його необхідність та зміст було передбачено нормами Iнструкції №59 у колишній її редакції. Але його наявність та визначення у ньому терміну відрядження є недостатньою. Що ж за «інші відповідні первинні документи» мають бути?
По-перше, є очевидним, що законодавець вимагає від нас, так би мовити, комплексного підходу. А саме: наказ про відрядження (див. зразок) як підтвердний документ повинен розглядатися у сукупності з такими документами, як:
1) транспортні квитки і терміни прибуття/вибуття до/з місця відрядження;
2) готельні рахунки і терміни перебування, зазначені в них;
3) дорожній лист автомобіля із зазначеними в ньому термінами та маршрутом.
Зразок
По-друге, саме посвідчення на відрядження, як таке, ніхто не відміняв. Підприємство може розробити його форму та затвердити окремим наказом відповідно до внутрішніх норм (процедур) чи норм (процедур) групи (асоціації), до якої воно входить.
По-третє, посвідчення про відрядження можна замінити Звітом про результати відрядження1, який би, окрім іншого, містив відмітки сторони, що приймає, і своїм змістом доводив би безперечний зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства.
1 Прохання не плутати зі Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Про його нову форму, що набрала чинності з 31.01.2011 р., «ДК» писав у №8/2011.
Щодо відряджень до країн з візовим режимом нічого не змінилося: як і раніше, термін відрядження визначається за відмітками прикордонників у закордонному паспорті відрядженого працівника. Щоправда, варто нагадати, що Закон України від 05.11.2009 р. №1710-IV «Про прикордонний контроль» встановлює необов'язковість таких відміток. Їх проставляють лише на вимогу відрядженого. Тому в розпорядчому документі про відрядження на підприємстві варто прописати нагадування відрядженим працівникам про необхідність звернення до прикордонних служб за проставлянням таких відміток.
Щодо мінімальних добових
Мінімальні розміри добових існують! Так, у статті 121 КЗпП передбачено, що працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні у порядку та розмірах, встановлених законодавством. З 01.04.2011 р. граничні суми добових визначено у Постанові №98 для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. При цьому, відповідно до ст. 12 Закону про оплату праці, гарантії і компенсації працівникам під час службових відряджень, встановлені КЗпП та іншими актами законодавства, є мінімальними державними гарантіями! Враховуючи вищезазначене та з огляду на лист Мінфіну від 11.07.2002 р. №041-407-627/13-5683, розмір добових витрат, що відшкодовуються працівникам, скерованим у відрядження підприємствами усіх форм власності, на думку редакції, не може бути нижчим від норм добових витрат, встановлених Постановою №98.
Тому для відряджених працівників будь-якого підприємства мінімальна сума добових по Україні становить 30 грн, а для відряджень за кордон мінімальні суми добових розписані для кожної країни окремо у додатку 1 до Постанови №98 (див. на нашому сайті www.dtkt.com.ua в «ДК» №11/2011).
Добові за день або добу
Як ми вже зазначали, до 31.03.2011 р. у пп. 5.4.8 Закону про прибуток передбачалося списання у складі ВВ сум добових у розрахунку за кожен день відрядження, включаючи день виїзду і приїзду. Але з 01.04.2011 р. у податковому обліку списання сум добових у складі податкових витрат проводиться відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ у розрахунку на добу, тож вважаємо, що суми добових у складі податкових витрат списуються не за днями, а за добами відрядження!
Найчастіше читачі ставлять таке запитання: «Якщо прочитати Iнструкцію №59 у новій редакції, то, як і раніше, відрядження рахується днями. Як бути?».
Відповідь на це запитання дуже проста: ПКУ описує умови формування податкових витрат, а Iнструкція №59 описує умови відрядження, у т. ч. у його бухгалтерському обліку (оскільки Iнструкцію затверджено Мінфіном).
При цьому підприємство як скеровувало працівника у відрядження на термін у днях, так і надалі скеровує у днях. Тільки, на думку редакції, у цих днях є певна кількість діб, яку необхідно визначити для податкового обліку.
Звернімося до Iнструкції №59. Хоча вона стосується тільки держпідприємств, але застосовувати її як рекомендовану можна усім підприємствам. Порядок визначення діб відрядження нам підказує сама Iнструкція №59 у п. 8 розділу I: «Днем вибуття у відрядження вважається день (а не година, тож ніяких середньогодинних добових! — Прим. ред.) відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба».
Усе чітко: день відрядження — це день, зазначений у наказі про відрядження. I доба цього дня починається о 00:00 год. та закінчується о 24:00 год., друга доба починається вже о 00:00 год. наступного дня, і так далі — до дня повернення. Зверніть увагу: для визначення доби повинна враховуватися ніч — перехід годинника на 00:00 год. наступного дня. I тут починається найцікавіше!
Оскільки ДПАУ дотепер не надала офіційних роз'яснень, визначення доби можна умовно поділити на два варіанти.
Варіант 1. Для сміливих бухгалтерів «доба = день відрядження».
Варіант 2. Для обережних бухгалтерів (до них належить і редакція) кількість діб найкраще визначати за кількістю ночей у відрядженні, бо пп. 140.1.7 ПКУ не визначає порядок обчислення діб для сум добових. Стає зрозумілим, що день виїзду і день приїзду охоплюють одну ніч. А отже, одну добу. Усі інші дні відрядження із ночами охоплюють повні доби.
Розглянемо приклади з обережним поглядом на формування податкових витрат за сумами добових.
Приклад 2. Відрядження на 5 днів. У цих 5 днях відрядження мають місце тільки 4 ночі відрядження. Отже, це і є 4 доби для визначення сум добових у складі податкових витрат.
Або можна рахувати по-іншому: день приїзду та день від'їзду — 1 доба (як це рахувалося до 1997 року!), усі інші повноцінні 3 дні відрядження є повноцінними трьома добами відрядження. Разом 4 доби.
Приклад 3. Працівника скеровано на 2 дні у відрядження. У цьому випадку добові рахуються у складі податкових витрат з обмеженням суми у розрахунку однієї доби.
Підсумовуючи, доходимо висновку, що суми добових по Україні не можуть бути меншими за 30 грн на день та більшими за 188,20 грн у розрахунку на добу.
Наказ про відрядження — важливий документ
Граничні норми добових для кожного відрядження рекомендуємо зафіксувати у наказі про таке відрядження! Чому? Тому, що бухгалтер не може спиратися на суми «не вище ніж 188,20 грн та 705,75 грн», бо вони не зафіксовані у ПКУ (про що ми писали на початку цього розділу). Граничних фіксованих добових у законодавстві немає. Тому для кожного відрядження сума добових може бути різною, але з метою податкових витрат не повинна перевищувати зазначені вище суми для України та закордону.
Звернімося ще раз до пп. 140.1.7 ПКУ: «суми добових визначаються в разі відрядження:
— у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює».
Оскільки фіксованих сум добових, які б визнавалися у складі податкових витрат для кожного відрядження, немає, такі суми мають визначатися згідно з наказом про відрядження. Зверніть увагу: саме на наказі про відрядження робиться акцент у ПКУ. Тому радимо у кожному наказі про відрядження фіксувати суму добових витрат, яка і буде тією фіксованою граничною сумою, за якою обчислюватимуться суми добових у розрахунку на добу з метою податкового обліку.
Певні граничні суми добових можна установити і в разовому наказі, у положенні про відрядження, але ці документи є такими, що визначають умови, порядок і правила. Про них, на жаль, у пп. 140.1.7 ПКУ не згадується.
Підсумовуючи, зауважимо, що одночасно із зазначенням тривалості відрядження у днях було б корисним також зазначати таку тривалість у добах, а також у наказі про відрядження фіксувати чітку суму добових у розрахунку на добу (а не на день, щоб бухгалтер не плутався). Зразок такого наказу для обережних бухгалтерів див. вище .
У пункті 16.2 розділу II Iнструкції №59 наведено рекомендації для визначення добових сум за час перебування у відрядженні за кордоном залежно від візового чи безвізового статусу країни, перетину різних країн із різними сумами добових тощо.
Добові та харчування у відрядженні
Суми добових можуть залежати або не залежати від кількості разів харчування у відрядженні!
Пам'ятаємо, що до 31.03.2011 р. граничні суми добових, визначені у Постанові №663, зменшувалися від кількості разів харчування, про яке зазначалось у документах на проживання або проїзних документах. I ці зменшення сум добових стосувалися підприємств усіх форм власності. Наразі у п. 2 Постанови №98 (яка є обов'язковою для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів) про зменшення сум добових залежно від харчування зазначено: «Установити, що в разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до цієї постанови, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків — дворазовому, 35 відсотків — триразовому харчуванні.
Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат».
Але ж таких обмежень для приватних підприємств ПКУ не встановлено. Тим паче, що витрати на харчування, зазначені у підтвердних документах на проживання, є витратами на відрядження відповідно до абз. 1 пп. 140.1.7 ПКУ. Тож керівник залишає за собою право зменшувати суми добових у відрядженні залежно від кількості разів харчування, зазначених у документах на проживання, або не зменшувати такі суми.
При цьому варто пам'ятати, що яка б кількість разів харчування не була зазначена у документах на проживання, суму добових зменшити до 0,00 грн не можна! Бо сума добових — це витрати не лише на харчування, але й на особисті потреби відрядженого працівника. Якщо для підприємства є актуальним зменшення суми добових залежно від кількості разів харчування, то ми радимо використовувати відсоткові зменшення, зазначені вище у цитаті з п. 2 Постанови №98.
Підвищені добові
Про які суми піде мова? Про суми добових, які перевищують суми, дозволені у складі витрат: для України — 188,20 грн на добу, за кордоном — 705,75 грн на добу.
Зрозуміло, що з метою податкового обліку суми добових, що перевищують зазначені обмеження, не включатимуться до складу податкових витрат. Але як до 31.03.2011 р., так і з 01.04.2011 р. усі ті суми добових і суми витрат на відрядження, які не визнані податковими витратами, є об'єктом для обкладення ПДФО на підставі пп. 170.9.1 ПКУ: «Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт,... є особа, що видала таку суму, а саме на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом III цього Кодексу».
Щодо нарахування та утримання ЄСВ із сум добових зазначимо, що на підставі п. 6 розділу I Переліку №1170 витрати на відрядження, а саме —добові у повному обсязі, вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення не є об'єктом для обкладення ЄСВ.
Приклад 4. За наказом керівника у відрядження скеровується менеджер Чубайс М. В. з 18.05.2011 р. до 21.05.2011 р. на 4 дні (3 доби) для підписання договору з постачання устаткування з ТОВ «Персик» у м. Львів. Відрядженому надається аванс 1000 грн на відрядження, враховуючи добові у розмірі 200,00 грн на добу (тобто понадграничні добові становлять 11,80 грн на добу).
Після повернення відрядженого 23.05.2011 р. він надає до бухгалтерії авансовий звіт1, який затверджується керівником у сумі 390,00 грн. Решту 10 грн Чубайс М. В. повернув до каси того самого дня. У таблиці 2 наведено бухгалтерський та податковий облік такої господарської операції.
Таблиця 2
Бухгалтерський та податковий облік виплати добових (до прикладу 4)
|
№ з/п
|
Зміст господарської операції
|
Бухгалтерський облік
|
Сума, грн
|
Податкові витрати
|
|
|
Д-т
|
К-т
|
||||
|
1.
|
Видано аванс на відрядження Чубайсу М. В. |
372
|
301
|
1000,00
|
—
|
|
2.
|
Після затвердження авансового звіту списуються витрати на проїзд та проживання у готелі |
92
|
372
|
325,00
|
325,00
|
|
3.
|
Відображається податковий кредит з витрат на проїзд та проживання у готелі |
641/ПДВ
|
372
|
65,00
|
—
|
|
4.
|
Списуються добові: — у межах граничної норми, яка має бути не більшою за 188,20 грн у розрахунку на добу (188,20 х 3 доби) — понад граничні норми (11,80 х 3 доби) |
92
949 |
372
372 |
564,60
35,40 |
564,60
— |
|
5.
|
Утримано податок з доходів з понадграничних добових |
661
|
641/ПДФО
|
5,31
|
—
|
|
6.
|
Повернуто до каси підприємства решту коштів |
301
|
372
|
10,00
|
—
|
1 Див. «Новий авансовий звіт, нові строки звітування» у «ДК» №8/2011.
Відповідно до пп. 138.10.2 ПКУ, у частині податкових витрат витрати на відрядження відносяться до складу адмінвитрат у разі відрядження апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу, а витрати на відрядження працівників, зайнятих збутом, визнаються витратами на збут згідно з пп. 138.10.3 ПКУ.
Запитання. Які документи є підтвердними для включення до складу витрат, що враховуються при визначенні оподатковуваного прибутку, сум добових у разі відрядження у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи?
Відповідь. Діє з 01.04.2011 р. Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI (далі — ПКУ) при визначенні об'єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, зокрема витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу. Сума добових визначається у разі відрядження: у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (наявність відміток відряджуючої та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження); до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює. <...>
В. ЗАХАРЧЕНКО, голова ДПАУ
ЛИСТ ДПАУ від 12.05.2011 р. №5675/5/15-0316
ПРО НАДАННЯ ПОДАТКОВОЇ КОНСУЛЬТАЦІЇ (витяг)
<...>
Згідно з абзацом четвертим пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) сума добових, визначена в наказі про відрядження, не може перевищувати суму, встановлену цим абзацом, а саме:
для відряджень у межах території України не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу;
для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.
Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України (абзац дев'ятий пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Кодексу).
Згідно з п. 4 розділу «Порядок відрядження в межах України» Iнструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року №362 (із змінами та доповненнями), зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 р. за №218/2658 (далі — Iнструкція), визначено, що за кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі — Постанова). Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.
Відповідно до п. 16 розділу «Загальні положення» Iнструкції визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників підприємств затверджені Постановою.
Постановою передбачено, що в разі коли працівники відряджені в межах України, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються для відповідної держави згідно з додатком 1 до цієї постанови (у межах України: сума добових витрат — 30 гривень; гранична сума витрат на наймання житлового приміщення за добу (не більш як) 250 гривень).
Таким чином, сума добових витрат у межах України для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, становить 30 гривень згідно з додатком 1 Постанови. Для платників податків, які фінансуються за рахунок власних коштів, сума добових витрат у межах України повинна не перевищувати 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.
При цьому сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами, що підтверджують відповідні витрати, за відсутності наказу добові витрати не виплачуються.
Заступник голови комісії з проведення реорганізації ДПА України,
заступник голови ДПА України О. ЛЮБЧЕНКО