Бухгалтерські документи від решти відрізняються тим, що передбачають юридичну та господарську відповідальність за те, що в них написано. Взаєморозрахунки між організаціями залежать від того, які цифри написані у бухгалтерських документах, чи підписані вони, чи правильно оформлені. Завдання витягнення цифр, від яких залежать взаєморозрахунки, контролю правильності їх оформлення, є першочерговим для будь-якого господарюючого суб'єкта.
Зрозуміло, що для малого підприємства контроль невеликої кількості договорів та рахунків не є проблемою. Адже це може зробити і одна людина.
Абсолютно інша ситуація на великому підприємстві, де таких документів за день проходять сотні і навіть тисячі. Там найефективніше застосовувати спеціальні системи, що дозволяють автоматично відстежувати коректність оформлення документів, своєчасність їх надходження та надсилання.
У такому разі на допомогу прийде бібліотека електронних документів — сховище, в якому містяться електронні копії всіх документів, доступ до яких можна отримати миттєво і прямо з облікової системи. Щоб додавати нові документи до бібліотеки, синхронізувати з наявною базою та працювати з ними, використовується спеціалізоване програмне забезпечення, таке як ABBYY Flexi Capture.
На малюнку 1 показано, як у списку завдань програми одночасно міститься багато документів і триває процес розпізнавання.
У бухгалтерських документах є дані двох типів. Дані, які вже є в обліковій системі (номер документа, сума, реквізити платника). Дані, яких в обліковій системі немає і не може бути (наприклад, підписи працівників). У цьому плані електронний документ дуже зручний. Адже коли є потреба переглянути його, щоб зрозуміти, є там підпис чи немає, електронний документ можна швидко витягнути зі «сховища». Які ж типи документів дозволяє відстежувати і зберігати своєрідна бібліотека бухгалтерських документів?
Рахунки та накладні
Будь-яка господарська організація займається виписуванням рахунків та оформленням накладних у двох варіантах, у разі:
- продажу свого товару (будь-яка дистриб'юторська компанія виписує рахунки та накладні);
- роботи з товарами постачальників.
Саме така схема автоматизації бізнес-процесів компанії називається традиційною. Вона добре розвинена в європейських країнах, але в Україні наразі перебуває на початковому етапі розвитку. Пов'язано це з тим, що в Україні ринок ERP-систем, їх впровадження тільки починає входити у зрілу фазу. Адже в нашій країні лише нещодавно завершилися проекти з автоматизації відділів продажів, бухгалтерії та відділів кадрів. I ось тепер нарешті почали замислюватися про автоматизацію обліку закупівель.
Саме у відділах закупівель завдання оперативної обробки накладних та рахунків є особливо актуальним. Адже, залежно від специфіки ведення бізнесу, тут використовуються різні бізнес-процеси. Наприклад, коли потрібно витягувати дані з рахунка на оплату зовнішнього постачальника, програма витягує їх відразу зі специфікаціями закупівлі, реквізитами платника та порівнює з даними в обліковій системі.
На малюнку 2 показано перевірку за базою. Видно, що для зазначеного постачальника код ЄДРПОУ за базою відрізняється від того, який у рахунку. Програма пропонує заміну і повідомляє про невідповідність. На малюнку 3 проілюстровано перевірку правильності суми рахунка та перевірку наявності реквізитів постачальника.
Автоматизація дозволяє істотно скоротити трудозатрати щодо обслуговування рахунків при закупівлях і значно знижує ризик помилки при оформленні документів.
Використання технологій ABBYY у ритейлових мережах. При обробці накладних у продуктовому ритейлі все набагато складніше. Адже їх обробка — це спеціальний бізнес-процес, в якому порівнюються електронна заявка на постачання, те, що привезли насправді, і стан взаєморозрахунків з конкретним клієнтом. I в цьому закупівля товарів у магазин відрізняється від просто закупівлі.
У великих організаціях завдання зазвичай полягає у витяганні всіх даних з рахунка або накладної з контролем цін та артикулів товарів, наявних у базі. Можливість швидко відповісти на запитання: «чи правильно оформлено рахунок?», «чи змінилося в ньому що-небудь?», «чи немає помилки у зазначенні реквізитів?», «чи є у базі артикули, що відповідають зазначеним найменуванням?», — дозволяє оперативно прийняти рішення про оплату рахунка.
Здавалося б, усе під контролем. Більшість постачальників товарів до продуктових магазинів, перш ніж прийде машина, надсилають електронний файл, в якому описано, що є у цій машині. Але реалії нашої країни такі, що цей файл майже ніколи не збігається з тим вантажем, що приїде насправді. Може бути інший артикул або інша кількість, тимчасом як правильна кількість товарів зазначена лише у паперовій накладній, що супроводжує вантаж.
За процедурою потрібно ввести всі ці дані в облікову систему магазину і після звіряння відпустити машину. Ця операція може займати подеколи цілу годину. А уявіть собі ритейлову мережу, де цих магазинів багато. У такій ситуації автоматичні системи введення накладних значно прискорюють ці процеси і дозволяють скоротити час простою машин до мінімуму.
Автоматизація введення накладних. У дистриб'юторському бізнесі чимало компаній виписують не менше сотні накладних на день (і це норма для дрібного дистриб'ютора). Зазвичай дистриб'ютори поставляють свої товари разом із сервісом постачання, що означає доставку товарів дилерам. Звичайно, вони розвозяться у різний час, за різних погодних умов. На експедиторі лежить відповідальність за правильні підписи і печатку з боку одержувача товару. Контролювати цей процес украй важливо та складно.
Для здійснення правильних взаєморозрахунків необхідно розуміти, є на момент підрахунку дебіторської заборгованості паперова накладна, підписана дилерами, чи немає. I не просто наявність запису в базі даних, а підтвердження цього факту правильно оформленим бухгалтерським документом. Це завдання настільки актуальне, що дистриб'ютори дедалі частіше замислюються над тим, щоб сканувати й автоматично витягувати дані про наявність чи відсутність підпису в документі. Причому важливо визначати наявність підпису в потрібному місці з прив'язкою зображення цієї накладної до запису в обліковій системі. Це давало б можливість відразу проконтролювати наявність чи відсутність такого документа в електронному архіві.
Технології ABBYY дозволяють компанії автоматизувати потокове введення власних накладних разом із збереженням зображень та класифікацією. Класифікація передбачає, що зображення накладної буде автоматично підв'язане до запису про цю накладну в обліковій системі.
Аудит договорів. Уявіть собі велику організацію, що має декілька десятків філій, яка вирішила створити базу даних усіх договорів, що підписуються. Кожна з філій укладає договори, але контроль над ними здійснюється у центрі. Зазвичай у таких фірмах є відділ аудиту, який перевіряє діяльність кожного підрозділу.
Щодо аудиту договорів, то у цих документах украй важливим є правильне оформлення. Адже щонайменша невідповідність у сумі літерами та сумі цифрами зробить його юридично нікчемним, і його силу можна буде успішно оспорювати у суді. Як ви розумієте, при великій кількості договорів перевірити це практично неможливо. Звичайно, на допомогу приходять автоматичні системи. Вони дозволяють витягувати істотні дані з договорів, звіряти їх із базою даних, один з одним та робити висновок щодо правильності чи не правильності оформлення документа. Також можна автоматично перевіряти наявність чи відсутність підписів у потрібних місцях договорів. На малюнку 4 показано перевірку підпису (позначка «чи є підпис» і зображення підпису).
А як зазвичай буває на практиці? Щоб реалізувати завдання збереження зображень усіх договорів, компанія будує систему, в якій кожен виконавець, відповідальний за той чи інший договір, може зберегти в обліковій системі відскановане зображення цього договору. Проте коли з'являється потреба знайти зображення договору в системі, часто виявляється, що були відскановані не ті договори або сам договір у неналежному стані (не відповідають реквізити, суми тощо). Щоб усього цього уникнути, потрібно побудувати систему автоматичної перевірки всіх зображень договорів, внесених до бази системи.
Слід також автоматично обробляти акти виконання робіт. Процес їх оформлення дуже тривалий і може займати декілька тижнів. Це означає, що після закінчення звітного періоду менеджер, відповідальний за ведення цих робіт, робить проведення в ERP-системі про те, що роботи виконано, а документи надійдуть (з об'єктивних причин) тільки через кілька тижнів. При цьому ще важливіше відстежити надходження цього документа, підписаного замовником, тому що розрив за часом більший, ніж при роботі з накладними, які доставляються своєю службою доставки.
Зі всього вищевикладеного випливає, що у будь-якому бізнесі, за будь-якого способу ведення обліку, тобто при більш-менш великій бухгалтерії, системи обробки паперових документів допомагають бухгалтерам уникати помилок під час підготовки документів.
Без сумніву, подібні системи автоматизації контролю й аудиту бухгалтерських документів будуть корисні на підприємствах різних форм власності.
Редакція «Автоматично» вдячна Михайлові Бейраку, керівникові корпоративних проектів «ABBYY Україна», за надану інформацію під час підготовки статті
7-ма щорічна конференція-виставка DOCFLOW УКРАЇНА 2011
відбудеться 13.09.2011 р. в Українському домі в Києві.
У рамках заходу будуть представлені найсучасніші системи електронного документообігу й управління бізнес-процесами.
Під час виставки можна буде з перших вуст дізнатися про актуальні питання й отримати уявлення про ситуацію у певній галузі, а також почути думку експертів з актуальних проблем електронного документообігу.