Рішення у програмі «Акцент-заробітна плата»
Попри те, що з погляду розробника розрахунок зарплати або, точніше, «облік праці і зарплати» — найпростіше зі всіх завдань бухгалтерського обліку, бухгалтери навряд чи погодяться з такою оцінкою. Особливо після того, як їх на початку 2011 року «ощасливили» змінами у податковому законодавстві.
Чому програмне завдання з обліку зарплати простіше за практичну роботу бухгалтера у цій сфері обліку? Все просто. Логіка програмної роботи у цьому завданні відома всім розробникам, вона має чіткий алгоритм. Крім того, на відміну від бухгалтерського обліку, неможливо щось змінити у минулому періоді, якщо гроші нараховано, виплачено, а звіти здано. Але — парадокс. Незважаючи на те, що все зрозуміло, програм, гідних уваги, на ринку мало. Одна з них — програма «Акцент-заробітна плата».
Урахування специфіки різних підприємств
Щоб задовольнити специфічні вимоги конкретного підприємства, під час проектування програми «Акцент-заробітна плата» було поставлено мету — зробити її мінімально вимогливою до людських ресурсів та максимально зручною і гнучкою у налаштуванні.
Зручність користування має бути як при введенні даних, так і при розрахунку. При стандартному розрахунку зарплати більшість програм легко можуть впоратися з обліковим завданням. А ось в ідеальному варіанті розрахунок заробітної плати повинен здійснюватися натисненням однієї кнопки після введення документів, що відводять процес від стандартного розрахунку (лікарняні, накази на відпустку та звільнення).
У програмі «Акцент-заробітна плата» для введення даних використовуються ті самі зручні та звичні форми зі системи «Акцент».
Журнал проведень знає все про зарплату
У програмі «Акцент-заробітна плата» всі розрахункові дані зберігаються у журналі. Зовні він дуже схожий на журнал програми «Акцент», але це удавана схожість.
Проведення у програмі має такі інформаційні поля:
1. Дві дати — визначають, коли розраховувалося проведення і за який період були розрахунки. Такий розподіл дозволяє реєструвати розрахунки перехідних відпусткових та лікарняних.
Наприклад, працівник іде у відпустку на 24 дні в середині місяця. Щоб обчислити і видати відпусткові, потрібно розрахувати і заплатити податки. Відпустка, що надається, є «перехідною» — з одного місяця на інший, тобто частина податків буде за один місяць, а частина — за інший, але при цьому дата розрахунку одна і та сама. Тут і допоможуть дві дати. Зазначаємо, що розрахунок за поточний місяць (дата «коли»), але рахується частина відпустки за наступний місяць (дата «за коли»). Таким чином, при розрахунку зарплати використовується період «за коли», і частина перехідної відпустки з податками буде врахована при розрахунку зарплати у наступному місяці.
2. Два рахунки (Д-т і К-т) для передачі інформації до бухгалтерського обліку, які проставляються автоматично.
Логіка проста і залежить від того, наскільки розгорнено зарплата відображається у бухобліку. Автоматично встановлюється рахунок, зазначений у властивостях підрозділу, який використовується для обліку витрат за підрозділами. Якщо рахунок для підрозділу не зазначено, програма намагається використовувати рахунок з властивостей працівника. Це, так би мовити, альтернативний метод для обліку витрат. Якщо ж і у властивостях працівника не зазначено даних для рахунка, то використовується рахунок із властивостей методу, за допомогою якого розраховувалося проведення.
3. Два кореспонденти — «підрозділ» і «працівник». Причому вони встановлюються незалежно один від одного, щоб можна було відобразити. Така можливість просто необхідна, коли один і той самий працівник може працювати у різних підрозділах, а витрати потрібно обліковувати за кожним підрозділом.
4. Коди нарахування або утримання. Вони систематизовані користувачем або правилами облікової політики, якщо програма працює, наприклад, в бюджетній організації.
5. Метод нарахування або утримання. По суті, це правило розрахунку суми нарахування або утримання.
6. Сума тарифу — сума, яка є базовою для розрахунку суми проведення.
7. Сума проведення — сума, яка розраховується програмою і братиме участь у побудові звітів.
8. Дні/години — поля, що визначають кількість часу, який працівник повинен був відпрацювати за розрахунковий період. Дані можуть вводитися вручну або вибиратися з табелів робочого часу.
9. Графік — поля для фактично відпрацьованого часу (днів і годин окремо), за які нараховуватиметься зарплата.
Перелік графіків роботи створюється до того, як здійснюється розрахунок заробітної плати, і встановлюється для кожного працівника.
Графік складається зі списку місяців, для кожного з яких можна проставити кількість робочих днів/годин. Календар дозволяє відобразити святкові та вихідні дні (виділені жирним шрифтом) і може використовуватися під час розрахунку.
У програмі немає плану рахунків бухобліку. Рахунки у проведенні вводяться вручну, але, як правило, формуються автоматично методами розрахунку на основі даних працівника, підрозділу та коду розрахунку.
Штат працівників, як на долоні
Список працівників і підрозділів, до яких вони входять, має деревоподібну структуру. Зрозуміло чому: бухгалтеру зручно працювати з ним — відразу видно структуру всього підприємства. Не менш важливим є також те, що база даних програми «Акцент-заробітна плата» може бути та сама, що й облікової програми «Акцент» — відповідно, працівники і підрозділи будуть одні і ті самі
Відмінність між програмами видно, коли відкриваються властивості працівника. У програмі «Акцент-заробітна плата» довільні властивості кореспондента — параметри (не залежні від дати) і факти (залежні від дати) зібрано в один список. Наприклад, дата народження — параметр, не залежний від дати, а кількість дітей може залежати від дати, на яку проводяться розрахунки.
Список працівників та підрозділів дворівневий і складається з назви групи та властивостей. Властивості, які залежать від дати, виокремлюються символом «*» (зірочка). Такий підхід дозволив спростити роботу користувача з властивостями працівника щодо бухгалтерської програми, де параметри і факти працівника були рознесені по різних закладках.
На відміну від кореспондентів з бухгалтерської програми, у властивостях працівника з програми «Акцент-заробітна плата» з'явилися закладки Рахунки і Нарахування/утримання. Перша відображає список рахунків, на які можна перераховувати заробітну плату, а друга — список нарахувань/утримань, які використовуються під час нарахування заробітної плати.
У чому зручність такого розширення? Дані із закладки Рахунки можуть використовуватися під час автоматичного формування платіжної відомості до банку для перерахування заробітної плати на картковий рахунок. Закладка Нарахування/утримання дозволяє спростити процедуру розрахунку, у разі якщо для кожного працівника використовуються багато індивідуальних методів. Наприклад, вислуга років, вчений ступінь тощо. Зазначивши ці методи у властивостях, ви позбавляєтеся необхідності формувати окремі відомості.
Тотальний контроль за точністю розрахунку зарплати
У програмі «Акцент-заробітна плата» правила нарахування зберігаються у так званих методах.
Метод може розраховувати суму як відсоток від суми залежностей, але відсоток зазначається користувачем. Розрахунок може проводитися автоматично, а можна дозволити користувачеві ввести суму вручну.
Тут з'являється новий термін «залежності», призначення якого простіше пояснити на прикладі. Припустімо, потрібно розрахувати ПДФО. Для цього насамперед слід з'ясувати базову суму, яка є набором декількох сум, кожна з яких відповідальна за один метод нарахування. Наприклад, оклад, лікарняні, відпусткові тощо. Ось цей набір і є «залежність». Тобто метод розрахунку ПДФО залежить від методів нарахування: оклад, лікарняні, відпусткові тощо, які потрібні для формування бази розрахунку.
Залежності відіграють ще і роль «наглядача» за цілісністю інформації у розрахунках. До здачі звіту і закриття періоду ніхто не забороняє бухгалтеру вводити дані та розраховувати заробітну плату стільки разів, скільки йому заманеться. Це може призвести до того, що частина проведень буде неправильно розрахована.
У нашому прикладі, якщо ввести, приміром, лікарняні після розрахунку ПДФО, сума податку стане помилковою. Але такого не відбудеться у програмі «Акцент-заробітна плата», тому що контроль залежностей виявить порушення цілісності даних і зробить проведення щодо ПДФО не розрахованим. Iнформація про те, що деякі проведення стали не розрахованими, з'явиться у вікні повідомлень, а самі проведення можна переглянути і перерахувати у розділі «Нерозраховані» вікна документів.
Однотипні методи згруповано у так звані коди, що розподіляються на групи:
- коди нарахування;
- коди утримання;
- коди нарахування ФОП.
У властивостях кодів можна встановити:
- залежності від інших кодів;
- рахунки за дебетом і кредитом проведення;
- спеціальні коди й ознаки, які використовуються при побудові звітів.
Можливості використання кодів ФОП розширилися з моменту початку активної експлуатації програми. Коди використовують у звітах як акумулятори сум проведень за залежностями.
Наприклад, звіт 1ДФ вимагає заповнення декількох колонок за кожним працівником (нарахування, податки і виплати). Для різних підприємств логіка побудови звіту однакова. Змінюється лише зміст кожної колонки, який залежить від специфіки підприємства, тобто за термінологією нашої програми — методів. Регулюючи залежності простим вибором кодів, дані за якими потрібно зібрати для кожної колонки (одна колонка — один код), користувач може налаштувати цей звіт на власні особливості.
Безпомилкове введення первинних документів
Для введення інформації використовуються перевірені в обліковій програмі «Акцент» форми первинних документів. Вони і зручні для введення, і читабельні на папері після їх роздруку. Додатково бухгалтер може використовувати сервіс за завантаженням працівників щодо підрозділів. Якщо вибере підрозділ, дані щодо працівників з нього та з його дочірніх підрозділів автоматично заповнять список відомості.
Щоб уникнути подальших помилок у документах, автоматично перевіряється правильність введення даних. Наприклад, не можна ввести звільненого працівника, якщо документ цього не дозволяє — кількість днів/годин вибирається з графіка конкретного працівника тощо.
Первинні документи використовуються не лише для введення інформації, а й як всілякі довідки та деякі звіти.
Звітність
Система побудови звітності у програмі класична для всієї сукупності програм «Акцент». Це стандартні вбудовані звіти, майстри звітів та зовнішня звітність, яка створюється програмістом на базі вбудованої електронної таблиці.
Стандартні звіти використовуються, як правило, для пошуку помилок у введених даних. Звіти з використанням майстра звітів використовуються для розгорненого аналізу інформації у базі даних. Майстер звітів дозволяє створювати правила побудови звітів без програмування. За принципом роботи він дуже нагадує анкету, де потрібно розставити «галочки» або вибрати значення зі списку заздалегідь передбачених. Таким чином, користувач визначає логіку звіту і його зовнішній вигляд. Обраний вами алгоритм можна запам'ятати і потім використовувати при створенні звіту.
Наприклад, звіт, який показує нарахування за підрозділами у розрізі працівників, має такий вигляд і будується за чотири кроки.
Крок №1. Ви зазначаєте, що для вибраного (стоїть курсор) підрозділу слід будувати звіт у розрізі вкладених.
Крок №2. Вибираєте показники, які вам потрібні у звіті.
Крок №3. Вибираєте варіанти відображення даних у звіті.
Крок №4. Зазначаєте назву звіту.
Після натиснення кнопки Готово у списку звітів з'явиться новий звіт.
Але велика частина звітів запрограмована у вбудованій електронній таблиці. Насамперед це регламентна звітність, передусім до Пенсійного фонду, звіти з праці, безробіття тощо. У другу чергу — це внутрішні звіти, які «підшиваються» бухгалтером після розрахунку зарплати, — відомості нарахувань різного виду та змісту — щодо підприємства, за підрозділами та інші.
Дані усіх звітів для фіскальних органів можна формувати в XML-форматі, вони можуть бути підписані електронним ключем для подальшої здачі в електронному вигляді.
На сьогодні підписати створений у програмі звіт можна лише зовнішньою програмою, але планується вбудувати процедуру підпису безпосередньо в «Акцент» так, як це вже зроблено у бухгалтерській програмі «Акцент».
Зв'язок з програмами для бухобліку
Розрахунок зарплати, як бухгалтерське завдання, досить автономний щодо інших облікових завдань. Проте результати розрахунків щодо зарплати потрібно передавати в основну облікову систему. Для цього в систему «Акцент» спочатку вбудовано підтримку «вивантаження» зведених даних в XML-файл, щоб облікова система могла ці дані прочитати.
Майстер експорту проведень за 3 кроки дозволяє зробити цю процедуру максимально зручною для бухгалтера. Спочатку автоматично перевіряється правильність нарахувань із зарплати. Відтак програма розраховує проведення для експорту та відображає результати розрахунку. I, нарешті, залишається тільки вказати шлях та ім'я файла для збереження розрахунків.
Передбачалося, що достатньо буде сформувати лише проведення до Головної книги. Але реальні умови експлуатації програми показали, що цього недостатньо. Тож експорт дозволяє отримувати розгорнені дані за підрозділами, щодо працівників.
Експорт дає можливість управляти інформацією, яка повинна чи не повинна потрапляти до основної облікової системи. Це, своєю чергою, залежить від облікової політики підприємства. Якщо підприємству не потрібна інформація про заробітну плату щодо кожного працівника у бухгалтерському обліку, то експортуються лише зведені суми за рахунками. Обсяг інформації, що передається, різко знижується, зменшуючи тим самим обсяг даних у бухгалтерському обліку.
В обліковій програмі «Акцент» вбудовано також імпорт інформації з XML-файла, який формує програма для розрахунку заробітної плати. XML-файл з даними щодо заробітної плати може імпортувати будь-яка програма.
Програма «Акцент-заробітна плата» може інтегруватися на рівні OLE/COM або безпосередньо доступом до бази даних з іншими програмами. Автоматично формуючи інформацію для розрахунку зарплати, наприклад з бухгалтерсько-складської програми або з програм для СТО.
Постачання програми — кожному за потребами
Програма поставляється у 2-х варіантах:
1. «Акцент-заробітна плата. Iдеал» (без конструктора);
2. «Акцент-заробітна плата» (з вбудованим конструктором).
Програма без конструктора передбачає, що користувач працюватиме за методом розрахунку, який пропонує розробник. Вартість ліцензії на таку програму невисока, але при цьому є обов'язкова платна технічна підтримка. Такий підхід є вигідним для підприємств, які не мають специфічних методів нарахування заробітної плати.
Програма з конструктором дозволяє самостійно створювати прикладне рішення на базі «Акцент-заробітна плата», але при цьому коштує у декілька разів дорожче. Наявність конструктора можна визначити за наявністю кнопки Конструктор на панелі інструментів програми.
Є два варіанти платформи бази даних:
1. Microsof DAO Jet (для невеликих підприємств);
2. Microsoft SQL-server 2000 (для підприємств з великою кількістю працівників).
Прикладне рішення, що поставляється у коробці розробником, оперативно підтримується в актуальному стані. Частота виходу оновлень залежить від змін у законодавстві та виправлених помилок. Це може бути і кілька разів на місяць, але не рідше ніж раз на квартал.
Процедура оновлення спрощена до максимуму. Від користувача потрібно лише скопіювати файл оновлення зі сайта технічної підтримки у визначену папку, запустити програму (вона «бачить» оновлення і просить підтвердження) та підтвердити. Решта змін проводяться автоматично (додаються звіти, змінюються методи тощо).
«Родзинки» програми
У кожній програмі є якісь свої родзинки, так само як і в «Акцент-заробітна плата». Наприклад, панель завдань, яка з'являється відразу після завантаження. На ній зведено основні дії користувача, потрібні для розрахунку та нарахування заробітної плати. Навіть не читаючи керівництво, можна по кроках, дотримуючись послідовності завдань, заповнити документи, розрахувати заробітну плату і сформувати звіти.
Проходячи по кожному з пунктів завдань, ви послідовно розв'язуєте завдання розрахунку заробітної плати. Кожен із пунктів має власну сторінку, що детально розкриває її призначення. Перелік завдань, зовнішній вигляд сторінок та їх функціональність визначається конкретним прикладним рішенням і можуть мати специфіку конкретного підприємства.
Для виведення інформаційних повідомлень системи розрахунку в процесі формування даних або розрахунку використовується вікно повідомлень внизу основного вікна програми. Такий спосіб інформування користувача дає можливість видавати безліч повідомлень без зупинення процесу розрахунку або введення даних.
Програма легко інтегрується у вже наявну IT-інфраструктуру підприємства та дозволяє працювати зі собою на рівні ActiveX/OLE-технології. Наприклад, щоб обчислити заробітну плату на основі актів виконаних робіт, програма може «відкрити» бухгалтерську програму «1С» або «Акцент», проаналізувати дані та сформувати відповідні суми щодо кожного працівника.
На практиці це виглядає дуже просто.
1. Бухгалтер створює відомість нарахувань, наприклад за майстрами СТО.
2. Натискає кнопку Заповнити, після чого програма самостійно під'єднується до іншої облікової системи і вибирає звідти наряд-замовлення, згідно з якими нараховується зарплата, а відомість заповнюється отриманим списком.
3. Відтак натискає кнопку Розрахунок, і програма автоматично сформує проведення за нарахованою заробітною платою.
Якби такої можливості не було, дані з нарядів-замовлень довелося б вводити ще раз.
