Помилки в нарахуванні зарплати: як виправити і як вони впливають на розрахунок лікарняних?
Як врахувати при розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних і декретних коригування зарплати за минулі звітні періоди? Як показати такі коригування у єдиній «зарплатній» звітності?
Візьмімо приклад з практики.
Працівник у січні 2026 року перебував на лікарняному. Але йому помилково нарахували за період лікарняного зарплату. Виявили помилку в лютому 2026 року. З огляду на це виникають три запитання:
1. Як виправити помилку із зайво нарахованою зарплатою за січень?
2. Як показати виправлення помилки у єдиній «зарплатній» звітності, зокрема в додатку 1?
3. Чи вплине це виправлення на розрахунок лікарняних?
Відповіді на всі три запитання знаходимо в листі ПФУ від 26.02.2026 №2800-030401-8/14498 (див. «ДК» №10/2026).
Як виправити помилки щодо зарплати?
Пенсійний фонд України зазначив, що у разі корегування в лютому 2026 року зарплати за січень 2026 року відсторновану зарплату відображають у місяці, в якому зроблено корегування.
Від редакції: позиція ПФУ вочевидь базується на пп. 1.6.2. Інструкції №5, яка наголошує:
якщо нарахування фонду оплати праці здійснюють за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, в якому були здійснені нарахування.
Отже, якщо ви донараховуєте зарплату за попередні місяці, то відображаєте це донарахування в тому місяці, в якому виявили помилку і здійснили донарахування.
Фахівці ПФУ, як бачимо, пропонують застосовувати це правило і в зворотний бік: якщо ви проводите сторнування зайво нарахованої зарплати за минулий місяць, то відображаєте це в тому місяці, в якому здійснили сторнування.
Але: це не збігається з нормами НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», пункти 4 та 5 якого розподіляють бухгалтерські помилки на ті, які були здійснені в минулих роках, і ті, які були здійснені поточного року.
Зокрема, якщо йдеться про помилку у зарплаті за січень поточного року, то за НП(С)БО 6 треба було б сторнувати зайву зарплату в тому місяці, за який вона була зайво нарахована (тобто, відкоригувати дані січня, а не лютого, коли помилка була виявлена).
На цьому наполягає і Мінфін, про що ми писали за посиланням.
Як поєднати ці дві протилежні точки зору?
В обережного бухгалтера залишається один вихід:
— коригування зарплати у бухобліку провести так, як вимагає Мінфін. Тобто не у розрахунковій відомості за лютий, а бухгалтерською довідкою, складеною у лютому, в якій зазначити сторнування зарплати у січні;
— А ось в єдиній «зарплатній» звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ показати виправлення в лютому, а не уточненням за січень.
Як показати виправлення помилки у єдиній «зарплатній» звітності, зокрема в додатку 1?
У додатку 1 зазначене сторно треба показати в тому місяці, в якому здійснено таке корегування – тобто, у лютому. При цьому не відображати окремим рядком, а показати загальний результат: (зарплата за лютий - сторнована зарплата за січень).
Про це каже ПФУ в коментованому листі:
У разі корегування у лютому 2026 року зарплати за січень 2026 року в зв’язку зі страховим випадком, який настав у застрахованої особи з 29.01.2026, відсторновану зарплату відображають у місяці, в якому було здійснено корегування, при цьому її буде віднесено за той місяць, за який таке сторнування проведено.
Тобто у додатку 1 податкового розрахунку зазначене сторно треба віднести до того місяця, за який здійснено таке корегування.
Відповідно, й показувати таке сторнування в рядку 6 податкового розрахунку не потрібно.
Чи вплине це виправлення на розрахунок лікарняних?
Далі в листі ПФУ починається щось не дуже зрозуміле:
Обчислюючи середню зарплату для розрахунку виплат за страховим випадком, який настав 05.02.2026, до розрахункового періоду включають 28 календарних днів січня 2026 року та, відповідно, зарплату за ці дні січня 2026 року, а календарні дні з 29 до 31 січня 2026 року вилучають із розрахункового періоду, бо застрахована особа була тимчасово непрацездатна, тобто була відсутня з поважної причини.
Від редакції: з цим важко не погодитись, але незрозуміло, чому ПФУ каже, що страховий випадок настав 05.02.2026, — якщо зрозуміло, що працівник захворів наприкінці січня, сам ПФУ про це зазначає і вище. Коли йшлося про те, як заповнювати додаток 1, сам же ПФУ наголошував, що страховий випадок стався 29.01.2026.
А якщо страховий випадок стався у січні 2026 року, то цей місяць до розрахункового періоду не входить!
Тому наш висновок такий:
- якщо ми кажемо про ситуацію, яка розглядається в листі, — тобто страховий випадок стався в січні 2026 року, то будь-які виправлення в зарплаті за цей місяць не впливають на розрахунок лікарняних. Єдине виключення: якщо працівник був прийнятий на роботу у січні 2026 року (тобто, на момент настання страхового випадку він перебував у трудових відносинах менш ніж календарний місяць). Адже в такому випадку розрахунковим періодом є фактично відпрацьований до страхового випадку час;
- якщо ж ми кажемо про іншу ситуацію, — тобто страховий випадок стався в лютому 2026 року, але за січень 2026 року в лютому 2026 року ми сторнуємо зарплату (з якоїсь іншої причини), то вплив буде!
Який саме буде вплив, уточнює сам ПФУ:
Якщо буде проведено сторнування суми зарплати за січень 2026 року, то, обчислюючи середню зарплату для розрахунку допомоги за страховим випадком з 05.02.2026, зазначені сторновані суми не враховують.
Тобто, якщо січень 2026 року входить до розрахункового періоду, сторнування січневої зарплати означає зменшення суми доходу, з якого рахують лікарняні.