Які документи роботодавець має скласти на початку 2026 року, аби військовий облік був у порядку:
1. Скласти та підписати списки персонального військового обліку (ПВО) та відомості оперативного обліку (ОО) — до 25 січня 2026 року.
2. Видати наказ про стан військового обліку за 2025 рік та завдання на 2026 рік — до 1 лютого 2026 року.
3. Провести «внутрішнє» та «зовнішнє» звіряння списків персонального військового обліку — відповідно до графіка звіряння.
1. Списки персонального військового обліку (ПВО) та відомості оперативного обліку (ОО)
Зазвичай наприкінці календарного року всі згадують лише про списки персонального військового обліку, які потрібно підготувати до 25 січня (станом на 1 січня). І забувають про відомості оперативного обліку, які складають одночасно зі списками і навіть зберігають разом.
Ми не забули і докладно написали про це у статті «Списки персонального військового обліку (додаток 5) станом на 1 січня 2026 р.: правила складання + зразок».
Зверніть увагу! У п. 40 Порядку №1487 зазначено: щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства таких органів, підприємств, установ, організацій.
Тобто:
— списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку — це не звіт, подавати їх до ТЦК не потрібно;
— проте їх треба щороку складати наново. Тобто до 25 січня 2026 року складаємо нові списки ПВО та відомості ОО станом на 1 січня 2026 року;
— після чого їх підписують керівник підприємства й особа, відповідальна за ведення військового обліку. Вона ж реєструє ці документи в установленому порядку в службі діловодства.
2. Наказ про стан військового обліку за 2025 рік та завдання на 2026 рік
У п. 72 Порядку №1487 зазначено, що підприємства, установи, організації щороку до 1 лютого видають накази (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік на підставі звітів, результатів вжитих заходів та перевірок стану військового обліку за минулий рік відповідно до компетенції.
Що може бути в такому наказі?
Наказ умовно можна поділити на дві частини.
У другій частині визначають завдання: що треба зробити у військовому обліку на підприємстві протягом поточного (в нашому випадку 2026-го) року. Йдеться про повний перелік заходів (хоча не всі вони можуть бути зазначені чітким переліком із датами та виконавцями, але що більше конкретики, то краще). Приклад такого переліку ми навели у зразку 4, який можна скласти як додаток до наказу.
Наприклад, треба особі, яка веде військовий облік, підвищити кваліфікацію? Зазначаємо це в завданнях на 2026 рік. Проте позаяк забезпечити цю процедуру має роботодавець, то поставити завдання працівникові замало, — потрібно буде подбати, щоб був укладений відповідний договір із навчальним закладом, проведена оплата, а також проконтролювати, щоб працівник пройшов це підвищення кваліфікації.
Або побачили себе у графіку звіряння з ТЦК? Зазначте в наказі завдання відповідальній особі пройти таке звіряння і відзвітувати керівникові про його результати.
А в першій частині уточнюють, як були виконані завдання, поставлені на попередній (у нашому випадку 2025-й) рік.
3. Графіки «внутрішнього» та «зовнішнього» звіряння
Підприємству щонайменше один раз на рік треба провести звіряння списків ПВО.
Ця процедура охоплює два напрями:
— «внутрішнє» звіряння — порівняння даних, зазначених у списках, із записами у військово-облікових документах самих працівників. Цю процедуру часто ще називають аудитом військового обліку. І так, її цілком можна поєднати з перевіркою стану ведення військового обліку на підприємстві;
— «зовнішнє» звіряння — перевірка відповідності даних, зазначених у списках, з обліковими даними ТЦК, а також органів СБУ та підрозділів Служби зовнішньої розвідки. Одне слово, в тих органах, де ваші працівники перебувають на військовому обліку.
Найзручніше — робити все поступово, але одне за одним, без великих проміжків.
І тут можливі два варіанти:
Перший: вас немає в річному плані-графіку звірянь із ТЦК (та іншими органами).
Нічого страшного, — отже, цього року провести «зовнішнє» звіряння не вийде, обмежимося лише «внутрішнім аудитом». Його результати наведемо потім у наказі про стан військового обліку на підприємстві.
Другий: ви є в річному плані-графіку звірянь із ТЦК (або з іншими органами).
Теж нічого страшного, — отже, далі рухаємося за таким алгоритмом:
— проводимо «внутрішнє» звіряння;
— проводимо звіряння з ТЦК або іншим органом, де на обліку стоять призовники, військовозобов’язані, резервісти;
— виправляємо неточну інформацію (якщо її було виявлено);
— про звіряння (внутрішнє та зовнішнє) зазначаємо в наказі про стан військового обліку на підприємстві.
Докладніше про все це (зі зразками документів) ми розповіли в статті за посиланням.