Перелік необхідних первинних документів
Основна мета ведення документації для ФОПа ІІІ групи — це підтвердження суми отриманого доходу, адже саме він є базою оподаткування.
Документи, що підтверджують дохід:
— банківські виписки: це головний документ, що підтверджує надходження безготівкових коштів на рахунок ФОПа;
— фіскальні чеки та Z-звіти: якщо ви приймаєте готівкові або карткові платежі через РРО/ПРРО, щоденні Z-звіти та фіскальні чеки є вашими основними документами, що підтверджують обсяг доходу;
— звертаємо увагу, що чеки терміналів зберігати не потрібно. Квитанція платіжного термінала тільки підтверджує ініціювання переказу коштів з рахунку держателя ЕПЗ, а не факт продажу товару (отримання послуг), тому квитанція платіжного термінала не є розрахунковим документом у розумінні Закону №265 (лист НБУ від 28.11.2019 №57-0007/62082);
— а ось Z-звіти РРО зберігати потрібно. Суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у паперовій та/або електронній формі протягом строку, визначеного пп. 44.3 ПКУ (п. 6 глави 4 розд. II Порядку №547). Докладніше читайте за посиланням: «Чи зберігати чеки з терміналів та Z-звіти?»;
— договори з клієнтами: письмові договори (або договори-оферти), в яких визначено предмет послуги/товару, його вартість та умови оплати;
— акти виконаних робіт/наданих послуг: документи, які ви підписуєте з клієнтом після виконання робіт/послуг. Вони підтверджують, за що саме ви отримали кошти;
— рахунки-фактури (інвойси): документи, які ви виставляєте клієнтам для оплати і які підтверджують виконані роботи/надані послуги. Рахунки-фактури можуть заміняти акти виконаних робіт/наданих послуг (див. за посиланням: тут).
Документи, що підтверджують витрати
Хоча витрати не впливають на суму єдиного податку, їх наявність є важливою:
— для платників ПДВ: це підстава для формування податкового кредиту;
— для ФОПів — платників ЄП без ПДВ: прямої норми ПКУ не містить. Податківці зазначали: якщо товари не належать до ризикових груп (складнопобутові, підакцизні, ліки, ювелірні вироби), документи на їх походження не потрібні.
Ризики
Проте ризик для ФОПів щодо підтвердних документів походження товару завжди є. І ось чому: пункт 292.3 ПКУ визначає, що до доходу платника єдиного податку включається вартість безоплатно отриманих товарів, робіт чи послуг.
Під «безоплатно отриманими» мається на увазі, що вони передані за письмовими договорами дарування або іншими письмовими договорами без компенсації, а також товари, передані на зберігання, але використані у госпдіяльності ФОПа.
Проблема на практиці. ДПС іноді трактує норми розширено і навіть за відсутності письмового договору може поставити під сумнів реальність придбання товару без належних первинних документів (накладних, рахунків, актів приймання-передачі). Це особливо ризиково у випадках, коли:
— постачальник — фізособа без статусу підприємця (тоді ФОП стає податковим агентом, зобов’язаним утримати ПДФО та ВЗ);
— оплата або передача товару відбулися без формального підтвердження (готівкою, без розрахункових документів);
— немає документів, які можуть підтвердити, що товар отриманий саме від суб’єкта господарювання.
Облік доходів
ФОПи-«єдинники» ІІІ групи (неплатники ПДВ)
Незважаючи на скасування обов’язкової реєстрації паперової книги обліку, обов’язок вести облік доходів залишається. ФОП має вести його в довільній формі (паперовий зошит, таблиця Excel, спеціалізоване ПЗ) за допомогою щомісячного відображення отриманих доходів. На вимогу податкової ви повинні надати ці записи.
ФОП-«єдинники» ІІІ групи (платників ПДВ)
Повинні складати типову форму обліку доходів і витрат щодо своєї підприємницької діяльності:
Терміни зберігання документів
Загальне правило встановлено пп. 44.3 ПКУ.
Загальний термін: 1095 днів (3 роки) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовувалися зазначені документи. Якщо звітність не подавалася, — то з передбаченого законом граничного терміну її подання.