Отримання покупцем РК від постачальника: як зафіксувати дату надходження?
Якщо складено РК на зменшення суми ПДВ у ПН, то скласти такий РК має постачальник, а зареєструвати його в ЄРПН — покупець (звісно, якщо він є платником ПДВ). Проте іноді між датою складання таких РК постачальником і датою їх отримання покупцем проходить певний час.
Про проблему затримки постачальниками складання РК і надсилання їх добре, якщо хоча б в останній день реєстрації в ЄРПН, платники ПДВ знають давно. Найгірше в цій ситуації те, що затримує складання РК один платник, а потерпає і платить штрафи — інший. Адже обов’язок з своєчасної реєстрації такого РК покладено саме на покупців.
Чи можна якось уникнути штрафу? Або хоча б поскаржитися на порушника-постачальника? І як довести, що вина у протермінуванні реєстрації була саме постачальника, а не покупця?
У коментованій ІПК від 15.04.2025 №2068/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК (див. «ДК» №17/2025) платник ПДВ запропонував податківцям власний варіант документального підтвердження дати отримання РК покупцем від постачальника. І запитав, що думають податківці стосовно цього.
Що запропонував платник
Він отримує від постачальників РК на зменшення суми компенсації вартості товарів/послуг для їх реєстрації в ЄРПН із застосуванням програмних засобів електронного документообігу «M.E.Doc» (далі — програма «M.E.Doc»).
Чи є підтвердженням такої дати фотокопія з екрана компʼютера (скріншот) програми «M.E.Doc»?
Що відповіли податківці
Податківців наявністю спеціального програмного забезпечення щодо ведення податкового обліку не здивуєш.
По-перше, тому що податковий облік з ПДВ (складання і реєстрація ПН/РК, складання та подання декларації з ПДВ) уже ведеться в електронному вигляді, всіма платниками ПДВ.
По-друге, тому що податківці самі (і вже не перший рік) мають спеціальне програмне забезпечення щодо електронного адміністрування ПДВ.
Проте, як не дивно, фіксація дати надсилання постачальником покупцям відповідних РК для реєстрації й досі прямо не прописана у підзаконних нормативних актах (ані в порядку складання ПН/РК, ані в порядку ведення ЄРПН). Хоч технічні можливості для такої фіксації є (навіть у самих податківців, як ми побачимо нижче).
Не прописана ця процедура і в ПКУ. Хоча мала б бути, щоб один платник ПДВ не потерпав через дії іншого платника ПДВ.
Проте податківці поставилися до звернення платника уважно і зазначили ось що.
Фіксація дати за допомогою серверу ДПС
Для забезпечення можливості обміну між контрагентами (продавцем та покупцем) РК, якими передбачено зменшення суми компенсації вартості товарів/послуг їх постачальнику, на сервері ДПС функціонує сервіс для обміну електронними документами між контрагентами — Single Window of Electronic Documents (далі — SWinED), API якого міститься за посиланням: http://obmen.tax.gov.ua.
Обмін електронними документами на сервері здійснюється за прямим з’єднанням (протокол SOAP). Для криптографічних перетворень електронних документів використовуються сертифіковані засоби КЕП, які також використовуються для підписання і шифрування електронних документів, що подаються до ІКС «Єдине вікно подання електронної звітності».
Функціонал системи SWinED передбачає підтвердження отримання електронного документа отримувачем, тобто фіксує дату отримання розрахунку коригування на зменшення суми компенсації отримувачем (покупцем) товарів/послуг від їх постачальника.
Сервіс SWinED зручно інтегрується з іншими системами, зокрема з програми «M.E.Doc», тож для налаштування обміну розрахунками коригування на зменшення з контрагентами з використанням SWinED платникам податків потрібно звернутися до свого надавача послуг з обміну електронними документами та подання звітності.
Фіксація дати за допомогою інших засобів
Звісно, що своєму програмному забезпеченню податківці довіряють. Проте вони готові брати до уваги й інші докази.
У разі порушення строку реєстрації РК однаково буде камеральна перевірка. І за її результатами буде складено акт і ППР на штраф.
Податківці пропонують у разі незгоди з таким актом надсилати заперечення та додаткові документи і пояснення, зокрема, але не виключно, документи, що підтверджують обставини, які свідчать про підтвердження факту несвоєчасного надання платником податку — продавцем розрахунку коригування на реєстрацію в ЄРПН.
ДПС не супроводжує комерційних програмних забезпечень і не володіє структурою набору даних бухгалтерського програмного забезпечення, зокрема програми «M.E.Doc».
При цьому ПКУ не визначено обмежень щодо документів, які платник податку може надати до контролюючого органу та у якому вигляді, зокрема під час розгляду заперечень до акта камеральної перевірки.
Протермінування з боку постачальника зафіксоване — і що?
А ось тут маємо прогалину в законодавстві. Річ у тім, що, незважаючи на те що винен у порушенні строків реєстрації РК постачальник, який надіслав його із запізненням, попри те що це доведено доказами і податківці ці докази прийняли, — штраф за несвоєчасну реєстрацію РК однаково платить покупець. Про це говорять і самі податківців в «ЗІР» (категорія консультації 101.27).
Утім, покупець має два варіанти помститися.
Варіант перший: поскаржитися на постачальника до податкової.
Заяву про допущення продавцем товарів/послуг помилок при зазначенні обов’язкових реквізитів податкової накладної та/або порушення продавцем/покупцем граничних термінів реєстрації в ЄРПН податкової накладної та/або розрахунку коригування (додаток 6 до податкової декларації з ПДВ) може бути додано до декларації у разі допущення продавцем/покупцем вищезазначених помилок/порушень.
Така заява є підставою для позапланової документальної перевірки у постачальника-порушника.
Грошей це покупцю не принесе, але підтвердить дату надсилання РК. Ну, і спонукає постачальника уважніше стежити за строками складання та надсилання покупцям податкових накладних/розрахунків коригування.
Варіант другий: подати на постачальника до суду.
Ситуація нібито прозора: через порушення постачальником його обов’язків, накладених на нього ПКУ (скласти і надіслати покупцю РК на зменшення у межах граничного строку його реєстрації), покупець не провів своєчасної реєстрації такого РК і сплатив штраф. То нехай постачальник відшкодовує витрати покупця!
Та от, на жаль, впевненості в тому, що суд стане на бік покупця, в цій ситуації немає. Часто-густо суди доходять висновку, що порушення це суто податкове і карати за нього має ПКУ. Те, що ПКУ в цій ситуації карає покупця, суди виправити не можуть. Тут потрібні зміни до ПКУ.
Деякі платники ПДВ вписують норми про відповідальність постачальників за ненадання/несвоєчасне надання ПН/РК у договори з ними. А позаяк така відповідальність виникає за домовленістю сторін, то її розмір і правила застосування теж мають установити сторони договору (постачальник та покупець).
Тобто хтось вписує штраф у розмірі ПК з ПДВ, який було втрачено через відсутність ПН/РК, хтось у в розмірі штрафу, сплаченого за порушення строків реєстрації РК. Але це бажаний для сатисфакції мінімум; домовитися можна і про значно більші санкції.
Раніше судова практика з цього питання була невтішна. У постанові ВС від 07.02.2019 у справі №913/272/18 було зазначено: «Невиконання або неналежне виконання таких умов договору (здійснення реєстрації податкової накладної тощо) не є правопорушенням у сфері господарювання та не може бути підставою для покладення на продавця господарської відповідальності у вигляді штрафної санкції».
Проте згодом ВС змінив позицію (див., наприклад, постанову від 18.01.2022 у справі №910/20686/20 та постанову від 07.06.2023 у справі №916/334/22). Тобто деякі суди з цього питання позивачі програють, а деякі — вже виграють, залежно від обставин справи та наданих доказів!
Проте суд наполягає на тому, що не може самостійно встановити факт порушення суб’єктом господарювання податкового законодавства (що призвело до втрат у його контрагента). Тож в ідеалі цей факт має бути встановлений податковою перевіркою. Але довести факт порушення договору може і сам позивач. Ось у цьому й допоможуть докази щодо дати надсилання постачальником РК покупцю.