Окремий облік роздрібної готівки
Нові субрахунки до рахунку 30 «Готівка» призначені для обліку готівкової виручки у гривнях та в іноземній валюті, яка зареєстрована через РРО.
Як уже відомо читачам нашого сайту, Мінфін Наказом №10 (див. «ДК» №8/2024) додав до рахунку 30 «Готівка» два нові субрахунки, призначені для окремого обліку готівки, отриманої із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО). На дату підписання цього номера до друку (14.02.2024) зміни до Інструкції №291 ще не набрали чинності, але це має статися тоді, коли наказ Мінфіну буде офіційно опублікований.
Що змінилося
Отже, тепер рахунок 30 «Готівка» має чотири субрахунки, наведені в Інструкції №291:
— 301 «Готівка в національній валюті»;
— 302 «Готівка в іноземній валюті»;
— 308 «Готівка в національній валюті за операціями, проведеними із застосуванням РРО»;
— 309 «Готівка в іноземній валюті за операціями, проведеними із застосуванням РРО».
Чому Мінфін додав саме субрахунки 308 та 309, а не 303 та 304, залишається таємницею, і логіка цього рішення теж незрозуміла. Нагадаємо, що субрахунки використовуються підприємствами виходячи з потреб управління, контролю, аналізу й звітності та можуть ними доповнюватися введенням нових субрахунків (рахунків другого, третього порядків) зі збереженням кодів (номерів) субрахунків цього Плану рахунків (див. розділ І Інструкції №291). За потреби підприємства можуть додавати власні субрахунки на додачу до тих, що передбачені Інструкцією №291.
Відповідно до ст. 5 Закону про валюту всі готівкові розрахунки на території України проводяться виключно у гривнях, крім розрахунків за:
— операціями банків з надання банківських та інших фінансових послуг на підставі банківської ліцензії;
— операціями з надання фінансових послуг, визначених п. 1 — 5 ч. 2 та ч. 3 ст. 9 Закону про валюту, що надаються небанківськими фінансовими установами та операторами поштового зв’язку, які мають ліцензію Нацбанку на здійснення валютних операцій.
Зокрема, це стосується готівкових валютно-обмінних операцій, тому субрахунок 309 і призначений для тих суб’єктів, які займаються обміном валют. Решта СГ можуть приймати під час розрахункових операцій лише гривні й обліковуватимуть гривневу виручку на субрахунку 308, який тепер буде спеціально призначений для обліку розрахункових операцій. Про нього й поговоримо далі.
Що треба зробити
Раніше для обліку всієї гривневої готівки був один субрахунок — 301 «Готівка в національній валюті», на якому обліковували готівку і в касі підприємства, й у скриньках усіх РРО. Питання аналітичного обліку готівки в касі та РРО кожне підприємство вирішувало на власний розсуд: хтось відкривав окремі субрахунки першого та другого порядків (303, 3011, 3012 тощо), а хтось обходився тільки аналітичним обліком на субрахунку 301 в розрізі кас і РРО. Рух готівки між касами та РРО відображали в обліку залежно від цього вибору: Д‑т 3011 К-т 3012, Д-т 301/каса К-т 301/РРО тощо. Інструкція №291 не вимагала окремого обліку готівки в касах та РРО, тож підприємство могло і взагалі не вести аналітичного обліку в розрізі кас. Таким чином, на субрахунку 301 можна було вести облік усієї готівки загалом, і тоді виокремити розрахункові операції від інших можна було тільки вручну.
Тепер на ту дату, коли наберуть чинності зміни до Інструкції №291, потрібно буде перевести залишок готівки, що зберігається у місцях проведення розрахунків із застосуванням РРО/ПРРО, на новий субрахунок: Д-т 308 К-т 301. Для достовірності суми цього запису рекомендуємо провести інвентаризацію готівки, яка на початок робочого дня зберігається в касах та місцях проведення готівкових розрахунків. Якщо підприємство вирішило обійтися без інвентаризації, то потрібно оформити бухгалтерську довідку, в якій навести бухгалтерські записи з формування залишку на субрахунку 308.
Якщо ви хочете провести інвентаризацію задля підтвердження залишку на субрахунку 308, але не встигаєте цього зробити на дату набрання чинності змінами до Інструкції №291, можна буде провести її на декілька днів пізніше. Штрафних санкцій за це немає (див. наступний розділ цієї статті).
Надалі всю готівку, що перебуває та надходить у місцях проведення розрахунків із застосуванням РРО/ПРРО, слід обліковувати окремо від готівки у касах, в яких ведеться касова книга та застосовуються касові ордери. Тепер на субрахунках 301 та 308 будуть різні схеми бухгалтерських проведень.
Субрахунок 301 за дебетом і кредитом кореспондуватиме тільки з рахунками обліку розрахунків із контрагентами (субрах. 361, 372, 377, 671, 672, 685 тощо) та з рахунками каси і банку (субрах. 301, 308, 311).
Субрахунок 308 за дебетом кореспондує тільки з кредитом дохідних субрахунків 701, 702, 703 (іноді можливий рахунок 71), а за кредитом — з дебетом субрахунку головної каси (301) або з рахунком обліку коштів у дорозі (333). Дебетовий оборот за субрахунком 308 має відповідати даним Z-звітів РРО/ПРРО.
Нагадаємо!
Відповідно до п. 11 Положення №148 готівку оприбутковують до кас:
— на підставі прибуткового касового ордера, якщо це не розрахункова операція і не застосовується РРО/ПРРО. Таку готівку оприбутковують на субрахунок 301 у кореспонденції з рахунком обліку розрахунків із контрагентами;
— на підставі Z-звіту РРО/ПРРО, якщо це готівкова виручка від продажу товарів, робіт, послуг і її проведено через РРО/ПРРО. Цю готівку оприбутковують на субрахунок 308 у кореспонденції з рахунками обліку доходів.
А якщо нічого не робити?
Чи обов’язково переходити на використання субрахунку 308? Якщо він тепер передбачений Інструкцією №291, то так, вимоги інструкції треба виконувати. Але якщо СГ не обліковуватиме готівкову виручку на окремому субрахунку, це ніяк не вплине на показники фінансової звітності та на суму податків, тож і підстав для штрафів не буде.
Проте є адміністративна відповідальність: згідно зі ст. 164-2 КУпАП відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 н. м. д. г. (від 136 до 255 грн). Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, зазначених у ч. 1 ст. 164-2 КУпАП, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 н. м. д. г. (від 170 до 340 грн).
Адміністративні санкції за цією статтею накладають органи державного фінансового контролю, до завдання яких контроль ведення бухгалтерського обліку на підприємствах приватного сектору економіки не входить. Вони контролюють достовірність бухгалтерського обліку в міністерствах та інших органах виконавчої влади, державних фондах, фондах загальнообов’язкового державного соціального страхування, бюджетних установах і суб’єктах господарювання державного сектору економіки, у тому числі суб’єктах господарювання, у статутному капіталі яких 50 і більше відсотків акцій (часток) належить суб’єктам господарювання державного сектору економіки, а також на підприємствах, в установах та організаціях, які отримують (отримували у періоді, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів, державних фондів та фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування або використовують (використовували у періоді, що перевіряється) державне чи комунальне майно (ст. 234-1 КУпАП, ст. 2 Закону про держфінконтроль). Тож приватним підприємствам, які не згадані у ст. 2 Закону про держфінконтроль, не загрожує відповідальність за незастосування субрахунку 308, якщо фінансову та податкову звітність складено правильно.
Утім, не рекомендуємо свідомо порушувати вимоги Інструкції №291. Щоразу під час податкових перевірок чи аудиту доведеться пояснювати, чому підприємство не використовує субрахунок 308. Причина «тому що ми не хочемо» навряд чи буде сприйнята як поважна, та й увага перевіряльників буде посилена — адже їм доведеться впевнитися в тому, що такий вибір не вплинув на показники звітності і суми податків.
І ще три нові рахунки:
686 «Розрахунки за операціями з переказу» — на ньому ведеться облік розрахунків за операціями надання платіжних послуг надавачами фінансових платіжних послуг;
706 «Дохід процентний від фінансових послуг» і 707 «Дохід комісійний від фінансових платіжних послуг». — на них надавачі фінансових платіжних послуг, для яких це основний вид діяльності, узагальнюють інформацію про відповідні доходи.
Приклад Підприємство має магазин роздрібної торгівлі, в якому застосовується РРО, та головну касу. На початок дня в головній касі було 16 600 грн, у скриньці РРО — 138 400 грн, разом 155 000 грн. Підприємство відкрило новий субрахунок для обліку готівки у магазині та перевело на нього залишок готівки у РРО — 138 400 грн. Протягом дня магазин уторгував ще 123 000 грн та передав інкасаторам 220 000 грн. Наприкінці дня 36 400 грн передано з магазину до головної каси, з якої було виплачено зарплату в сумі 42 300 грн та видано аванс на відрядження в сумі 9 250 грн. Також цього дня працівник повернув до головної каси видану йому поворотну фіндопомогу в сумі 1 630 грн.
Облік цих операцій показано у таблиці.
Таблиця
Облік касових операцій на субрахунках 301 та 308
| Зміст господарської операції | Д-т | К-т | Сума, грн |
| Загальний залишок готівки у головній касі та у скриньці РРО | 301 | х | 155 000 |
| Переведення залишку готівки у скриньці РРО на новий субрахунок 308 на підставі бухгалтерської довідки | 308 | 301 | 138 400 |
| Отримано готівкову виручку із застосуванням РРО за даними Z-звітів | 308 | 70 | 123 000 |
| Проведено інкасацію готівки у магазині, передано готівку інкасатору, оформлено чек службової видачі готівки | 33 | 308 | 220 000 |
| Інкасовану готівку зараховано на рахунок у банку — за даними банківської виписки | 311 | 33 | 220 000 |
| Готівку з магазину передано до головної каси підприємства, оформлено прибутковий касовий ордер | 301 | 308 | 36 400 |
| Виплачено заробітну плату з головної каси — на підставі відомості та видаткового касового ордера | 661 | 301 | 42 300 |
| Видано аванс на відрядження з головної каси — на підставі видаткового касового ордера | 372 | 301 | 9 250 |
| Повернуто до каси раніше надану фінансову допомогу, оформлено прибутковий касовий ордер | 301 | 377 | 1 630 |
| Залишок готівки у головній касі | 301 | х | 3 080 |
| Залишок готівки у РРО | 308 | х | 5 000 |
Нормативна база
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 №8073-X.
- Закон про валюту — Закон України від 21.06.2018 №2473-VIII «Про валюту і валютні операції».
- Закон про держфінконтроль — Закон України від 26.01.1993 №2939-XII «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні».
- Інструкція №291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.
- Наказ №10 — Наказ Мінфіну від 10.01.2024 №10 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства фінансів України з бухгалтерського обліку».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.