Щорічні відпустки: коли, кому та якої тривалості надаються?
Щорічні відпустки бувають таких видів:
1) основна відпустка;
2) додаткова відпустка за роботу зі шкідливими умовами праці;
3) додаткова відпустка за особливий характер праці;
4) інші додаткові відпустки, передбачені чинним законодавством.
Щорічна основна відпустка має надаватися за певний період часу перебування в трудових відносинах, а кількість днів такої відпустки необхідно «заробити».
Відразу зауважимо, що до відпусткового стажу не зараховується:
- час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
- відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи «А» — до досягнення дитиною вісімнадцятирічного віку;
- дні прогулу або відсторонення працівника від роботи через його провину;
- дні відпусток без збереження заробітної плати понад встановлену кількість, зазначену в ст. 25 та ст. 26 Закону про відпустки.
Зараховується до відпусткового стажу:
- час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним, згідно з законодавством, зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (у тому числі — час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу) (час збереження середнього заробітку та місяця роботи відповідно до ст. 119 КЗпП);
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога щодо державного соцстрахування (перебування у відпустці по вагітності та пологах);
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки;
- час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
- час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв'язку із змінами у організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників.
До стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки, зараховується:
- час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників;
- час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;
- час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.
Зверніть увагу на працівників, яких переведено з підприємства на підприємство. Такі працівники можуть скористатися нормою п. 16 ст. 25 Закону про відпустки для реалізації свого права на відпочинок. Працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічні основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, роботодавець (за бажанням працівника) має надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на новому місці до настання шестимісячного терміну безперервної роботи. А ось відлік стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, починається з дати укладення трудового договору на новому підприємстві.
Якщо ж працівник, переведений на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки та не отримав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.
Тривалість відпусток
Тривалість щорічної відпустки становить не менше ніж 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який слід відлічувати від дня укладення трудового договору (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону про відпустки).
Загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).
Щорічна основна та додаткова відпустка за бажанням працівника можуть надатися одночасно чи окремо.
У чинному законодавстві передбачено також більшу тривалість, ніж 24 к. д., відпусток для певних категорій працівників (ст. 6 Закону про відпустки).
Відпустки незалежно від режимів та графіків роботи розраховуються у календарних днях відповідно до ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки.
Не враховується під час визначення тривалості відпустки:
- дні тимчасової непрацездатності працівника;
- відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
- святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на відпустковий період (ст. 78-1 КЗпП).
Слід зазначити, що щорічна відпустка переноситься на інший період або продовжується у разі тимчасової непрацездатності працівника.
Новий термін надання відпустки, що перенесли, встановлюється за згодою між працівником і роботодавцем.
Надання невикористаної частини відпустки одразу після одужання працівника чи перенесення її на інший період провадиться шляхом видання роботодавцем відповідного наказу на підставі листка тимчасової непрацездатності працівника та його заяви.
Оскільки у законодавстві йдеться про тимчасову непрацездатність працівника, то у разі догляду під час щорічної відпустки за хворою дитиною (чи іншими членами сім'ї) відпустка не продовжується.
Підставою для перенесення чи продовження щорічної відпустки є також виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати, збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням та настання строку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
Коли надається відпустка на підприємстві вперше
Право працівника на щорічну основну та додаткову відпустку повної тривалості у перший рік роботи настає після того, як працівник безперервно пропрацює більше ніж півроку. Проте деякі категорії працівників мають право на отримання відпустки до 6 місячного терміну (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
Зверніть увагу: якщо відпустка надається раніше (до настання 6-місячного строку), то її тривалість слід розраховувати пропорційно (лист Мінпраці від 27.03.2013 р. №321/13/84-13).
Правом на відпустку до настання 6-місячного строку можуть скористатися такі категорії працівників:
1) жінки — перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
2) особи з інвалідністю;
3) особи віком до вісімнадцяти років;
4) чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
5) особи, звільнені після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
6) сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
7) працівники, які успішно навчаються у навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
8) працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку й не одержали за неї грошової компенсації;
9) працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
10) батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;
11) у інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
Щорічну відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.
За перший й другий рік роботи щорічні відпустки надаються у будь-який час робочого року відповідно до затверджених графіків. Але певним категоріям працівників щорічні відпустки надаються у зручний для них час, зокрема особам з інвалідністю, особам віком до 18 років, жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, одинокій матері (батьку), ветеранам праці та особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною та ін. (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки).
Як оформити надання щорічної відпустки правильно?
Докладно про це ми розповідали тут.
Умовно алгоритм оформлення щорічних відпусток можна поділити на 7 кроків.
Крок 1. Створення графіка відпусток.
Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. №475/13/116-15 зазначало, що:
1) графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня;
2) у разі укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.
Кожен роботодавець має право скласти графік у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10).
У графіку надання відпусток, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки.
Чому ж така неточність? Річ у тім, що за тією ж ст. 10 Закону про відпустки конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Тому у графіку можна зазначити і точніші дати початку та закінчення відпусток працівників (це не заборонено), але навряд чи доцільно робити це заздалегідь.
КРОК 2. Створення резерву відпусток
Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основних і додаткових відпусток та для додаткових відпусток працівників з дітьми. Разом з тим резерви можуть не створювати суб'єкти мікропідприємництва незалежно від системи оподаткування (п. 8 розд. І НП(С)БО 25).
Докладно про створення такого резерву і його бухгалтерський облік ми розкажемо в окремій відповіді нижче.
КРОК 3. Попередження про початок відпустки
Як ми зазначали вище, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Форми повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер. Те саме стосується і документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Але насправді достатньо і наказу про надання відпустки.
КРОК 4. Заява на відпустку
До кроку 4 (отримання заяви на відпустку від працівника) слід переходити, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або за відсутності такого графіка у роботодавця чи відсутності такої відпустки у цьому графіку).
Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу переходимо до кроку 5 (складання наказу про надання відпустки).
КРОК 5. Наказ про надання відпустки
Часто роботодавці використовують типову форму наказу №п-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки». Але ця форма має рекомендований характер.
Тож, на нашу думку, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. У такому разі наказ про надання відпусток можна видати відразу на кількох працівників та призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов'язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.
КРОК 6. Оплата відпусткових
Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП).
Працівникам заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).
Докладніше про розрахунок відпусткових ми розповімо далі.
КРОК 7. Табелювання працівників
Типова форма №п-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов'язковою. Роботодавець цілком може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Проте якщо ви використовуєте саме типову форму табеля, в ній робиться позначка про відпустку працівника:
— щорічні основні відпустки позначаються кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
— щорічні додаткові відпустки відображають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).
Як розраховується резерв на оплату відпусток?
Резерв створюється не на будь-яку відпустку.
З самого визначення забезпечення видно, що резерв створюється тільки на ті відпустки, що підлягають накопиченню (за невикористання яких належить компенсація):
— щорічні (основна та додаткові за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці);
— соціальні відпустки на дітей (тим, хто має дитину або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи I).
Використання резерву здійснюється саме під ті відпустки, під які створювався резерв.
Сума резерву на виплату відпусткових визначається щомісяця загалом по підприємству (без жодної персоніфікації).
В описі субрахунку 471 є алгоритм визначення резерву як добутку фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, «обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці». Тобто:
Резерв відпусткових = ЗПміс * ПланВитрВідп(річн.) : ФОП(річн.) * 1,223.
Резерв нараховують за аналогією з нарахуванням заробітної плати проведенням Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 471. Відпусткові та суми ЄСВ нараховують за рахунок резерву проведеннями Д-т 471 К-т 661, 651.
Наприклад, плановий ФОП на 2021 рік становить 600000 грн, планова сума відпусткових — 150000 грн. За січень 2021 року було нараховано відпусткових — 30000 грн і заробітної плати 55000 грн.
Коефіцієнт резерву відпусток на 2021 рік становить: 150000 : 600000 = 0,25. Коефіцієнт ЄСВ — 1,22 (осіб з інвалідністю немає).
Нараховуємо в січні резерв у сумі: 55000 * 0,25 = 13750 грн.
Якщо фактично за підсумками січня маємо відпусткових 30000 грн, частина із цієї суми списується за рахунок резерву Д-т 471 К-т 661, 651 на 13750 грн, а різниця (решта січневих відпусткових, сума яких перевищує суму вже створеного резерву) — одразу на витратні рахунки Д-т 23, 91 — 94 К-т 661, 651 на 30000 - 13750 = 16250 грн.
За підсумками року треба інвентаризувати резерв відпусток, проаналізувати залишок забезпечення, обрахувати суму фактичних витрат на оплату відпусток і провести обрахунок вже на підставі фактичних даних. Обраховану за підсумками інвентаризації суму слід порівняти із сальдо К-т 471 станом на 31 грудня. Якщо суми фактичних і планових витрат на відпустки не збігаються, треба збільшити або зменшити нарахований резерв (докладніше про це ми писали тут).
Для того щоб коректно розподілити витрати на рахунках 23, 91 — 94, бухгалтери все-таки ведуть аналітичні відомості персоніфікованого нарахування резерву відпусток.
Чи можна надати щорічну відпустку «у борг», тобто наперед?
Ситуація, коли працівник використовує відпустку наперед, тобто «в борг», є доволі типовою. Адже закон передбачає надання відпусток до закінчення робочого року, а тому якщо працівники використовуватимуть відпустки не в останній місяць робочого року, то практично щороку вони користуватимуться певною частиною відпустки за місяці, за які вона ще не зароблена. Це цілком нормальне явище.
Законодавство не вимагає надання щорічної відпустки лише в обсязі заробленої (відпрацьованої) на день її надання кількості днів. Щорічні відпустки працівникам, як правило, мають надаватися повної тривалості і до закінчення робочого року. Поділ відпусток на частини здійснюється лише за бажанням працівника. Якщо працівник має за законом право на використання відпустки в зручний час, він може одержати відпустку повної тривалості в будь-який час — як у перший, так і в наступні робочі роки.
А в разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець згідно зі ст. 22 Закону про відпустки провадить відрахування із зарплати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Це саме той випадок, коли розрахунок при звільненні може містити не суму компенсації за невикористані відпустки, а навпаки, від'ємні суми відпусткових (утримання відпусткових із зарплати).
Докладно про надання відпусток наперед ми розповідали тут.
Які види оплачуваних відпусток надаються працівникам, які мають дітей?
Згідно зі ст. 4 Закону про відпустки до відпусток, які надаються працівникам у зв'язку із наявністю в них дітей, належать:
— відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 17);
— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18);
— відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (ст. 18-1);
— додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19);
— відпустка при народженні дитини (стаття 19-1 цього Закону).
Останній вид відпусток є новим і докладно ми його розглядали тут.
Більша частина цих відпусток є неоплачуваними або ж оплачується державою. Так, під час відпустки у зв'язку із вагітністю та пологами жінка отримує відповідну допомогу від ФСС (при цьому роботодавець грає роль посередника, він замовляє і виплачує цю допомогу). А в разі народження дитини батьки отримують допомогу в соцзабезі.
Відпусткові роботодавцю доведеться рахувати в двох випадках, передбачених статтями 19 та 19-1 Закону про відпустки.
Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей
Надається така відпустка щорічно тривалістю 10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів таким категоріям осіб:
— жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років,
— жінці, яка має дитину з інвалідністю;
— жінці, яка усиновила дитину;
— матері особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
— одинокій матері, батьку дитини або особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, який виховує їх без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
— особі, яка взяла під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, чи одному із прийомних батьків.
Але якщо підстав для надання цієї відпустки в працівника чи працівниці кілька (наприклад, одинока мати, яка виховує трьох дітей віком до 15 років), то така відпустка надається за рік одна, але більшої тривалості. Загальна тривалість такого виду відпусток не може перевищувати 17 к. д.
Для надання такої відпустки потрібні заява від працівника та наказ від роботодавця. Але Мінсоцполітики в листі від 12.05.2015 р. №256/13/116-15 вказало на деякі нюанси додаткових відпусток працівникам, які мають дітей.
Таку відпустку віднесено Законом про відпустки не до щорічних, а до соціальних, тому вона не підлягає поділу на частини. Та якщо працівниця користується правом на соціальну відпустку за двома підставами, в неї з'являється можливість використовувати її спочатку за однією підставою (10 календарних днів), а через деякий час — за іншою підставою (сім календарних днів).
Разом з тим на цю відпустку поширюються умови ст. 11 Закону про відпустки щодо перенесення відпусток. Таким чином, у разі хвороби працівника частина відпустки, на яку припала тимчасова непрацездатність, має бути перенесена на інший період або надана відразу після зникнення підстави (тобто відпустка продовжується).
Така відпустка може надаватися в будь-який час, незалежно від відпрацьованого часу і дати народження дитини.
Якщо працівницю прийнято на роботу в середині календарного року і до того вона вже працювала в цьому ж календарному році на іншому підприємстві, то ні соціальна відпустка, ні компенсація за невикористані дні такої відпустки у разі звільнення не надаються, адже вона повинна була її отримати за попереднім місцем роботи. Для того щоб випадково не порушити права працівниці і для 100-відсоткової впевненості, що відпустку за попереднім місцем роботи працівниця не відгуляла й не отримала компенсації при звільненні за невикористані дні щорічної відпустки, у неї треба запитати довідку в довільній формі з попереднього місця роботи.
Одноразова оплачувана відпустка при народженні дитини
Ця відпустка надається тривалістю до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів), не пізніше трьох місяців з дня народження дитини таким працівникам (одному з них!):
- чоловіку, дружина якого народила дитину;
- батьку дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір'ю дитини, за умови, що вони спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки;
- бабі або діду, або іншому повнолітньому родичу дитини, які фактично здійснюють догляд за дитиною, мати чи батько якої є одинокою матір'ю (одиноким батьком).
Оплачувати відпустку, звісно, мають роботодавці. І це обов'язковий для роботодавця вид відпусток, який надається на підставі письмової заяви працівника.
Але однієї заяви замало: особа, яка отримала відпустку при народженні дитини, зобов'язана надати роботодавцю копію документа, необхідного для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтва про народження дитини протягом 30 календарних днів з дня виходу в таку відпустку.
А як щодо відпусток за роботу за комп'ютером?
Згідно зі ст. 8 Закону про відпустки, щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці надається окремим категоріям працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується у особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я (додаток 2 до Постанови №1290).
Зокрема, до таких відпусток належить щорічна відпустка, яка має надаватися працівникам, що працюють за комп'ютером. Про це ми докладно писали тут і тут.
У листі від 11.08.2014 р. №348/13/116-14 Мінсоцполітики зазначало, що працівникам надається право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці тривалістю до 4 к. д. згідно з поз. 58 розділу XXII Списку, затвердженого Постановою №1290: «Працівники, які працюють на електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах».
Ця позиція не конкретизує, хто саме працює на комп'ютері, а отже, за нею право на щорічну додаткову відпустку отримує чи не весь офісний персонал (зокрема, і бухгалтери!).
Зверніть увагу: конкретна тривалість встановлюється колективним або трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах. Тобто 4 дні — це максимальна тривалість такої додаткової відпустки. Але вона не обов'язково має бути саме такою, може бути і меншою.
Але у цьому листі вказано, що щорічні додаткові відпустки за особливий характер праці, передбачені законодавством, мають надаватися відповідним працівникам в обов'язковому порядку, у тому числі якщо колективний договір на підприємстві не укладено або в колективному договорі не встановлено гарантію щодо встановлення працівникам таких відпусток. Зазначимо, що така позиція не є новою і озвучувалася Мінсоцполітики і раніше (див., наприклад, лист від 24.12.2013 р. №152/13/82-13).
Крім того: у розрахунок часу, що дає право працівнику на таку відпустку, зараховуються дні, коли він фактично був зайнятий на роботах з особливим характером праці не менше половини тривалості робочого дня, встановленого для працівників цих виробництв, цехів, професій, посад. Тобто 4 дні — це максимальна тривалість такої відпустки у розрахунку за рік. Але якщо працівник не постійно працює за комп'ютером, то надаватиметься така відпустка за рік пропорційно (4 дні треба поділити на кількість робочих днів в році згідно із графіком роботи працівника, і помножити на кількість днів, у яких він більше половини дня пропрацював за комп'ютером). Облік часу, відпрацьованого в зазначених умовах, здійснюється власником або уповноваженим ним органом.
Також зверніть увагу, що максимальна тривалість щорічної основної та щорічних додаткових відпусток, до яких належить і відпустка за роботу на комп'ютері (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки) законодавчо обмежена:
- у загальному випадку вона становить не більше 59 календарних днів,
- для працівників, зайнятих на підземних та гірських роботах, — не більше 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).
Тож при наданні щорічних та додаткових відпусток слід враховувати ці граничні розміри, щоб загальна кількість днів відпустки за певний рік не перевищувала встановлений ліміт.
Як надаються відпустки «чорнобильцям»?
Про це ми розповідали тут і тут.
Особам, постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи, передбачені пільги і компенсації, у тому числі за місцем роботи, відповідно до Закону «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» (Закон №796).
Одним з видів таких пільг є додаткова оплачувана відпустка.
Право на додаткову відпустку, яка належить працівникам зі статусом осіб, віднесених до 1 або 2 категорії постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, регулюється п. 22 ст. 20 і п. 1 ст. 21 Закону №796.
Згідно з цими нормами особам, віднесеним до 1 і 2 категорій постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, належить додаткова відпустка зі збереженням заробітної плати тривалістю 14 робочих днів на рік та надається працівникові у зручний для нього час. Але слід враховувати те, що згідно з ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки тривалість відпусток, у тому числі визначених іншими законами, розраховується виключно в календарних днях.
Отже, тривалість такої відпустки в календарних днях становить 16 календарних днів. Ця відпустка є гарантованою державою пільгою, а тому роботодавець зобов'язаний забезпечити це право працівника впродовж року.
Тобто прийнятий на роботу працівник, який належить до категорії 1 або 2 осіб, що постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, має право отримати додаткову відпустку із збереженням заробітної плати строком на 16 календарних днів навіть у перший місяць роботи.
Крім того, однією з особливостей цього виду відпусток є те, що вони повинні бути використані протягом календарного року. Перенесення цих відпусток на інший рік чинним законодавством не передбачено.
Тривалість такої відпустки не збільшується на кількість святкових та неробочих днів, що припадають на їх час.
Законом не передбачено і перенесення на інший період або продовження додаткової відпустки, у разі тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку, під час такої відпустки.
Як відкликати працівника із щорічної відпустки?
Докладно про це ми писали тут.
Відповідно до ст. 79 КЗпП та ст. 12 Закону про оплату праці, відкликання зі щорічної відпустки допускається за згодою працівника і для:
— відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
— відвернення нещасних випадків, простою;
— відвернення загибелі чи псування майна підприємства, установи, організації;
— в інших випадках, передбачених чинним законодавством.
Тобто причина відкликання із відпустки має бути поважною, проте і в цьому випадку без згоди працівника повернути його примусово роботодавець не зможе.
З приводу згоди працівника в законі сказано просто — «за згодою», без уточнення, що її потрібно надати письмово. З іншого боку, якщо ця згода не буде письмовою, роботодавець не зможе підтвердити її отримання. Тому у перший же робочий день після відкликання з відпустки працівник повинен написати заяву про згоду або ж у наказі про відкликання з відпустки зазначити, що з наказом ознайомлений і заперечень не має.
У разі відмови працівника виходити з відпустки на роботу (а він має на це право) притягнути його до дисциплінарної відповідальності неможливо, оскільки такий невихід не є порушенням трудової дисципліни.
Отримавши згоду від працівника на його відкликання з відпустки, роботодавець може видати відповідний наказ. У наказі обов'язково потрібно зазначити такі дані:
— дату, коли працівник має стати до роботи;
— кількість невикористаних днів щорічної відпустки;
— термін надання невикористаних днів щорічної відпустки (цей пункт не є обов'язковим, це питання можна урегулювати пізніше окремою заявою).
У випадку відкликання працівника зі щорічної відпустки бухгалтер повинен перерахувати відпусткові. Оскільки відпусткові виплачуються перед відпусткою, то після їх сторнування надміру видані кошти треба буде або повернути роботодавцю в касу або на поточний рахунок, або утримати (не видати) працівнику при наступній виплаті зарплати. У разі надання працівникові невикористаних днів щорічної відпустки далі потрібно проводити новий розрахунок середнього заробітку (див. лист Мінсоцполітики від 09.06.2004 р. №18-311-1).
Працівник захворів під час щорічної відпустки: які дії роботодавця?
Докладно про це ми розповідали тут.
Згідно зі ст. 11 Закону про відпустки, у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку, щорічну відпустку має бути перенесено на інший період або продовжено.
Якщо відпустка продовжується, то вона надається відразу після закінчення тимчасової непрацездатності працівника.
А якщо йдеться про перенесення, то між закінченням лікарняного і наданням відпустки за дні, зазначені в листку непрацездатності, є перерва.
Який же спосіб використання працівником невідгуляних днів відпустки застосовувати? Це питання має узгоджуватися між працівником і роботодавцем, тобто потрібна згода сторін. Працівник має право вибору, і примусити його подовжити відпустку або перенести її на інший період роботодавець не має права. І навпаки — змусити роботодавця надати відпустку у зручний для працівника час працівник не має права.
Отже, працівник подає роботодавцеві заяву із проханням продовжити або перенести невикористану відпустку на інший період. На підставі заяви працівника та листка непрацездатності роботодавець видає відповідний наказ.
Трапляється, що роботодавці не погоджуються на перенесення невикористаної частини відпуски внаслідок хвороби працівника, пояснюючи це тим, що таке перенесення порушує вимогу частини першої ст. 12 Закону про відпустки, відповідно до якої основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше 14 календарних днів.
Наприклад, у поточному періоді працівник вже використав 10 календарних днів щорічної відпустки. Тепер йому надано останні 14 календарних днів такої відпустки (встановлена тривалість щорічної відпустки — 24 календарні дні). З них працівник використав 9 календарних днів, а решту днів він хворів. Тобто виходить, що жодна з частин щорічної відпустки не становить 14 календарних днів, а лише 10, 9 та 6.
Проте вимога щодо надання основної безперервної частини щорічної відпустки не менше 14 календарних днів виконується на етапі надання відпустки. Отже, якщо на момент використання відпустки працівник захворів, то він може не використовувати 14 календарних днів поспіль і це не буде порушенням вимоги частини першої ст. 12 Закону про відпустки.
Тепер, коли ми визначилися щодо часу відпочинку працівника, повернімося до грошового питання. Адже працівник перед відпусткою вже отримав відпусткові. А тепер за частину цього ж періоду отримає лікарняні. I, зрештою, з'явилися нові дні оплачуваної відпустки. Як розрахуватись із працівником правильно?
Зрозуміло, що відпусткові слід розраховувати згідно з нормами Порядку №100. Саме цей порядок роботодавець вже застосував під час розрахунку відпусткових, виплачених за 3 дні перед початком відпустки.
Далі потрібно нарахувати лікарняні. Їх сума розраховується згідно з Порядком №1266. Звертаємо увагу на календарні дні тимчасової непрацездатності. Адже, на нашу думку, роботодавцеві доведеться:
— сторнувати відпусткові, нараховані за цей період (так само, як і суми ПДФО, ВЗ та ЄСВ, нараховані з суми таких відпусткових);
— нарахувати за цей період лікарняні (і їх оподаткувати).
Виплата лікарняних відбувається у загальному порядку, але при цьому виникає переплата відпусткових. Її долю теж треба вирішити одразу: або працівник повертає гроші до каси/на поточний рахунок роботодавця, або просить (у заяві) зарахувати цю переплату в рахунок майбутніх виплат зарплати/відпусткових.
Далі слід нарахувати відпусткові за ті дні відпустки, на які її буде продовжено. І тут виникає запитання: з якої середньоденної зарплати їх виплачувати? З тієї, з якої оплачувалися попередні дні відпустки, чи рахувати наново? І, як виявилося, тут є варіанти.
Фахівці Мінсоцполітики у листі від 21.03.2019 р. №369/0/206-19 зауважили: якщо дата продовженої відпустки припадає на наступний місяць після її первинного надання, то розраховувати середню зарплату слід по-новому, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання такої відпустки.
Також у листі від 19.06.2017 р. №1692/0/101-17 вони зазначили: «Ураховуючи норми Порядку, розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати за час відпусток, які надаються працівникові, залежить не від місяця видання наказу і кількості цих наказів, а від того, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівникові надається відпустка».
Тож у разі продовження відпустки у зв'язку з настанням тимчасової непрацездатності ймовірними є два варіанти.
Варіант 1. Дата початку відпустки, продовженої у зв'язку з настанням тимчасової непрацездатності, збігається з місяцем її надання. У цьому випадку відпусткові, виплачені до початку відпустки, перераховувати не потрібно.
Варіант 2. Відпустка продовжується на наступний місяць після її первинного надання. У цьому випадку слід розрахувати нову середню зарплату. І під час обчислення середньої зарплати для оплати часу продовженої відпустки не забуваймо включити допомогу у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.
Якщо ж відпустка переноситься на інший період, то роботодавець має лише один варіант — розрахувати відпусткові заново виходячи з розрахункового періоду 12 календарних місяців перед місяцем надання цієї частини відпустки.
Зверніть увагу також на позицію Верховного суду, яку ми докладно розглядали тут.
За буквальним тлумаченням судом п. 1 ч. 2 ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону про відпустки відпустка саме продовжується у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку. І ні КЗпП, ні Закон про відпустки не передбачають звернення працівника із заявою про продовження відпустки. Не передбачено й необхідності отримання на це згоди роботодавця; хоча період надання відпустки сторонами вже узгоджено, проте неможливість її використання саме у зазначені в наказі дати спричинена обставинами, які не залежать від волі жодної зі сторін.
Приписів щодо обов'язкового погодження продовження відпустки у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому законом порядку, під час тривання відпустки та звернення працівника з відповідною заявою до роботодавця у разі саме «продовження» відпустки зазначені норми не містять.
Перенесення відпустки на інший період означає, що сторони мають узгодити зазначене питання відповідно до загальної процедури. Тобто як працівник, так і роботодавець мають визначитися, чи відповідає новий період відпустки їхнім інтересам та чи не порушуються процес організації праці, визначений роботодавцем, і право на відпочинок працівника. Перенесення відпустки передбачає звернення працівника з відповідною заявою до роботодавця та видання наказу роботодавцем, що свідчить про волевиявлення сторін на погодження з новим періодом надання відпустки.
У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період (ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки).
Тому продовження відпустки не потребує спеціальних дій з боку працівника (заява не обов'язкова), тимчасом як перенесення вимагає згоди роботодавця та ініціативи працівника (заява обов'язкова).
Як розрахувати відпусткові у 2021 році?
Умовно цю процедуру можна поділити на 3 частини:
— визначення розміру розрахункового періоду (в календарних днях)
— визначення розміру доходу, який береться до розрахунку (в гривнях з копійками)
— визначення середньоденної зарплати, виходячи з якої буде нараховано відпусткові.
А далі визначаються самі відпусткові: шляхом помноження середньоденної зарплати на кількість днів відпустки.
Як визначити розрахунковий період у 2021 році?
Докладно про це ми розповідали тут.
За Порядком №100 розрахунковий період для розрахунку середньої зарплати при оплаті відпусткових може бути різним і залежить від того, який період до надання відпустки був відпрацьований працівником та оплачений роботодавцем.
Розрахунковий період 12 календарних місяців застосовується для обчислення заробітної плати для оплати:
- щорічної відпустки;
- «навчальної» відпустки;
- творчої відпустки;
- додаткової відпустки працівникам, які мають дітей;
- компенсації за невикористані дні відпустки.
Дванадцятимісячний розрахунковий період слід рахувати з місяця, що передує місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.
| ПРИКЛАД 1 | |
| Подія | Працівник працює з 2012 р. і йде у відпустку з 14.01.2021 р. |
| Розрахунковий період | Розрахунковий період — 01.01.2020 р. — 31.12.2020 р.: останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абзац перший п. 2 Порядку №100) |
| ПРИКЛАД 2 | |
| Подія | Працівник працює з 2019 р., не використав жодного дня відпустки і звільняється 01.01.2021 р. |
| Розрахунковий період | Розрахунковий період — 01.01.2020 р. — 31.12.2020 р.: останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або місяцю виплати компенсації за невикористані відпустки |
Неповний розрахунковий період
Можуть бути випадки, коли працівник на підприємстві відпрацював менше року. У такій ситуації розрахунковий період буде меншим.
Як правило, в таких випадках середня заробітна плата для оплати відпустки або компенсації за невикористану відпустку обчислюється за фактичний час роботи з першого до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 2 п. 2 Порядку №100).
Тобто до розрахунку береться кількість цілих відпрацьованих місяців до місяця надання відпустки (звісно, якщо в цьому періоді є хоч один повністю відпрацьований і оплачений календарний місяць).
| ПРИКЛАД 3 | |
| Подія | Працівник працює з 10.06.2020 р. і йде у відпустку з 29.01.2021 р. |
| Розрахунковий період | Розрахунковий період — 01.07.2020 р. — 31.12.2020 р.: з першого числа місяця після працевлаштування на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка |
| ПРИКЛАД 4 | |
| Подія | Працівник працює з 02.11.2020 р. і йде у відпустку з 29.01.2021 р. |
| Розрахунковий період | Розрахунковий період — 01.11.2020 р. — 31.12.2020 р., оскільки 02.11.2020 р. — перший робочий день місяця, такий місяць входить у розрахунковий період ПОВНІСТЮ!!! |
Якщо перший робочий день — не перше число місяця
В абзаці другому п. 2 Порядку №100 зазначено: якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.
Розрахунковий період відсутній
Іноді буває, що у працівника взагалі відсутній розрахунковий період для розрахунку відпусткових. Наприклад, якщо людина до цього перебувала у відпустці для догляду за дитиною понад рік.
Середня заробітна плата в такому випадку обчислюється відповідно до передостаннього абзацу п. 4 Порядку №100, виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.
Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати (МЗП), середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку.
До розрахункового періоду не включаються:
- відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку відповідно до медичного висновку);
- відпустки без збереження заробітної плати, надані згідно зі ст. 25 і 26 Закону про відпустки (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. №1203/13/84-12). Так само не включаються до розрахункового періоду і «карантинні» неоплачувані відпустки;
- час простою не з вини працівника у випадку збереження за ним 2/3 тарифної ставки (лист Мінпраці від 20.12.2007 р. №929/13/84-07). А от якщо простій був оплачений, наприклад, виходячи зі середнього заробітку, то час простою і така оплата з розрахунку не виключаються! Про це ми писали тут;
- неповний робочий тиждень. Виключаються дні роботи за неповним робочим тижнем (за ініціативою роботодавця). Натомість якщо неповний робочий тиждень встановлено з ініціативи працівника, то такий період враховується до розрахункового періоду. Навіть якщо в результаті норма робочого часу за індивідуальним графіком працівника є меншою ніж 40 годин на тиждень! Докладно про це ми писали тут.
Які виплати беруться до розрахунку відпусткових у 2021 році?
Про це ми докладно писали тут.
Для розрахунку відпусткових (компенсації за невикористану відпустку) у розрахунку середнього заробітку враховуємо усі виплати, що входять до фонду оплати праці, крім визначених у п. 4 Порядку №100. А також враховуємо:
- виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо);
- допомогу у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю (абз. 4 п. 3 Порядку №100);
- оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, допомогу по вагітності та пологах.
Виплати, які не беруться до розрахунку середньої зарплати для відпусткових, наведено в таблиці.
| Перелік виплат, що не враховуються до середнього заробітку | |
| 1 | виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру),що не входять в обов'язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов'язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками); |
| 2 | одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо); |
| 3 | компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових); |
| 4 | премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об'єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності); |
| 5 | грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо; |
| 6 | пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати; |
| 7 | літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором; |
| 8 | вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування; |
| 9 | дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку; |
| 10 | виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо; |
| 11 | вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування; |
| 12 | заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством); |
| 13 | суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я; |
| 14 | доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства; |
| 15 | компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати; |
| 16 | заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму; |
| 17 | винагороди державним виконавцям; |
| 18 | простій, оплачений з розрахунку 2/3 окладу (тарифної ставки) |
Як порахувати відпусткові у 2021 році (на прикладах)?
Відповідно до п. 7 Порядку №100 нарахування виплат за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або компенсації за невикористані відпустки, тривалість яких розраховується в календарних днях, провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів (за винятком святкових і неробочих днів).
Відобразимо вищезазначене у формулі:
Сзп = ЗП : (Д к - Дс - Дпп), де:
Сзп — середньоденна зарплата для розрахунку відпусткових;
ЗП — загальна сума заробітної плати, що нарахована у розрахунковому періоді;
Дк — кількість днів календарних у розрахунковому періоді;
Дс — кількість днів святкових у розрахунковому періоді;
Дпп — кількість днів, протягом яких працівник не працював з поважних причини і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.
Як визначити складові цієї формули, ми докладно розповідали тут і тут.
Для визначення суми відпусткових середньоденний заробіток множимо на число календарних днів відпустки. І для того, щоб теорія перетворилася в практику, розглянемо все вищезгадане у додаткових прикладах.
Нюанси врахування премій під час розрахунку середньої заробітної плати
Якщо в розрахунковому періоді працівник отримував премії, треба враховувати два нюанси:
1) суми нарахованої зарплати враховуємо у тому місяці, ЗА який вони нараховані!
2) премії та інші виплати, які виплачуються за два місяці або триваліший період, при обчисленні середньої зарплати враховуються шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду частини, що відповідає кількості відпрацьованих робочих днів періоду (місяців), за які такі премії та інші виплати нараховані.
Частина визначається діленням суми нарахованих премій (інших виплат) на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, що належить до розрахункового періоду. Це правило поширюється і на винагороду за підсумками роботи за рік.
Приклад 1. Працівник йде у відпустку у січні 2021 року. Розрахунковий період — січень-грудень 2020 року. Премію за II квартал 2020 року нараховано у вересні 2020 року у розмірі 8000 грн. Працівник працює 5 днів на тиждень (40-годинний робочий тиждень). У I кварталі відпрацював усі свої робочі дні. Як включити премію у відпусткові?
Визначаємо відпрацьовані дні працівником у періоді, за який нарахована премія, за кожен місяць окремо.
- У квітні — 21.
- У травні — 19.
- У червні — 20.
- Всього — 60.
Визначаємо частину премії, що буде включатися до заробітку:
- квітень: 8000,00 грн : 60 * 21 = 2800,00 грн;
- травень: 8000,00 грн : 60 * 19 = 2666,67 грн;
- червень: 8000,00 грн : 60 * 20 = 2533,33 грн.
Загальна сума премії, що потрапить до розрахунку у квітні-червні, складає 8000,00 грн, це у випадку, якщо до розрахункового періоду повністю потрапить весь другий квартал 2020 року. А якщо, приміром, буде розрахунковий період червень 2020 р. — травень 2021 р. — то потрапить лише частка, яка припадає на червень 2020, — 2533,33 грн.
Приклад 2. Працівник йде у відпустку з 21.01.2021 р. на 24 к.д. Розрахунковий період — січень-грудень 2020 року. Працівник перебував у відпустці без збереження зарплати квітень-травень 2020 року на період карантину. З 01.09 перебував у щорічній відпустці 14 календарних днів. Річну винагороду за підсумками роботи за 2020 рік у розмірі 120 000,00 грн йому нарахували й виплатили у січні 2021 разом зі зарплатою за грудень 2020 р. Як розрахувати частки премій помісячно?
Для унаочнення відобразимо у таблиці.
Таблиця
Вплив річної винагороди на розрахунок відпусткових у 2021 році
| Місяць | Зарплата працівника за місяць |
Винагорода | Відпрацьовані дні працівником у періоді, за який нарахована премія | Частина премії, грн | Відпусткові, грн |
| Січень | 10 000 | 21 (120 000 : 201 * 21) | 12 537,31 | ||
| Лютий | 10 000 | 20 (120 000 : 201 * 20) | 11 940,30 | ||
| Березень | 10 000 | 21 (120 000 : 201 * 21) | 12 537,31 | ||
| Квітень | 0 | 0 (відпустка без збереження зарплати на період карантину) (120 000 : 201 * 0) | |||
| Травень | 0 | 0 (відпустка без збереження зарплати на період карантину) (120 000 : 201 * 0) | |||
| Червень | 10 000 | 20 (120 000 : 201 * 20) | 11 940,30 | ||
| Липень | 10 000 | 23 (120 000 : 201 * 23) | 13 731,34 | ||
| Серпень | 10 000 | 20 (120 000 : 201 * 20) | 11 940,30 | ||
| Вересень | 4 500 | 12 (120 000 : 201 * 12) | 7 164,18 | 5 000,00 | |
| Жовтень | 10 000 | 21 (120 000 : 201 * 21) | 12 537,31 | ||
| Листопад | 10 000 | 21 (120 000 : 201 * 21) | 12 537,31 | ||
| Грудень | 10 000 | 22 (120 000 : 201 * 22) | 13 134,33 | ||
| 2021 | |||||
| січень | 120 000 | ||||
| всього | 94 500 | 201 | 120 000,00 | 5 000 | |
Обчислимо суму відпусткових.
Загальна сума виплат, що враховується під час розрахунку: 94 500 + 120 000 + 5000,00 = 219 500,00 грн.
Середньоденна зарплата: 219 500 грн : (366 - 29 - 29 - 11) = 739,06 грн.
Сума відпусткових становить 739,06 грн * 24 к. д. = 17737,44 грн.
Як порахувати відпусткові, виходячи з розміру окладу або мінімальної зарплати?
Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.
Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводиться з розміру мінімальної заробітної плати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.
Тобто якщо розмір тарифної ставки, посадового (місячного) окладу працівника встановлено, наприклад, на рівні розміру прожиткового мінімуму, який є нижчим розміру мінімальної заробітної плати, то розрахунок середньої заробітної плати проводитиметься виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, але з урахуванням умов укладеного трудового договору.
При цьому розмір тарифної ставки, посадового (місячного) окладу працівника необхідно порівнювати з розміром мінімальної заробітної плати в еквіваленті повної зайнятості.
Приклад 3. Працівника прийнято на 0,5 ставки з посадовим окладом 6 000 грн. Нараховується працівнику лише половина окладу (3 000 грн), проте сам оклад дорівнює розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку (з січня по листопад 2021 року — 6 000 грн). Тому розрахунок буде проводитись виходячи з посадового окладу, встановленого у штатному розписі, тобто з 3 000 гривень. Якщо розмір посадового окладу в еквіваленті повної зайнятості є меншим за розмір мінімальної заробітної плати (наприклад, 5 000 грн), то розрахунок проводиться виходячи з мінімальної заробітної плати (зараз — 6 000 грн).
Якщо розрахунок середньої заробітної плати обчислюється виходячи з посадового окладу чи мінімальної заробітної плати, то її нарахування здійснюється шляхом множення посадового окладу чи мінімальної заробітної плати на кількість місяців розрахункового періоду.
Тобто якщо розрахунковий період два місяці, то посадовий оклад чи розмір мінімальної заробітної плати необхідно помножити на два, якщо розрахунковий період дванадцять місяців — на дванадцять.
Приклад 4. Працівнику встановлено посадовий оклад 3 000 гривень. Працівнику надається щорічна оплачувана відпустка з 5 по 18 квітня 2021 року (14 днів). Розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати — квітень 2020 року — березень 2021 року. При цьому з 1 квітня 2020 року на підприємстві було запроваджено простій з оплатою 2/3 посадового окладу.
Згідно з абзацом шостим пункту 2 Порядку №100 час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. До цього часу, зокрема, належить час простою, який оплачений виходячи з 2/3 посадового окладу.
Тобто у працівника відсутній розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпустки. Тому розрахунок необхідно здійснювати виходячи з посадового окладу, але посадовий оклад працівника (3 000 грн) є меншим від розміру мінімальної заробітної плати (станом на 1 квітня 2021 року — 6 000 грн). У такому випадку розрахунок середньої заробітної плати необхідно здійснити виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленого законодавством на час розрахунку:
- 6 000 грн * 12 місяців = 72 000 грн, — умовний дохід працівника за 12 місяців;
- 72 000 грн : (365 дн. - 11 дн.) = 203,39 грн, — середньоденна заробітна плата працівника;
- 203,39 грн * 14 дн. відп. = 2 847,46 гривень.
Приклад 5. Працівниця, в якої 06.05.2021 р. закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 3-х років, з 17.05.2021 р. оформила частину щорічної відпустки на 10 календарних днів. Як розрахувати середню заробітну плату для оплати часу щорічної відпустки, якщо в розрахунковому періоді немає нарахованої заробітної плати? При цьому в травні 2021 року працівниці встановлено посадовий оклад 10000 грн, що є більшим за розмір мінімальної заробітної плати, встановлений законодавством (станом на 01.05. 2021 р. — 6 000 гривень).
Пунктом 2 Порядку №100 встановлено, що обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпустки здійснюється виходячи з виплат за останні дванадцять календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
Водночас у зазначеному випадку працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років, тому не мала заробітної плати. Тобто розрахунок необхідно здійснювати з урахуванням абзацу третього пункту 4 Порядку №100, а саме виходячи з посадового окладу, встановленого на час розрахунку. А якщо він менший за мінімальну зарплату, то виходячи з такої мінімальної зарплати.
Отже, середня заробітна плата для оплати часу відпустки становитиме:
- 10 000 грн * 12 місяців = 120 000 грн, — умовний дохід працівника за дванадцять місяців;
- 120 000 грн : 355 к. д. = 338,03 грн, — середньоденна заробітна плата;
- 338,03 грн * 10 дн. відпустки = 3 380,30 гривень.
Працівнику встановлено неповний робочий час: як це вплине на розмір відпусткових?
За загальним правилом, передбаченим п. 2 розділу ІІ Порядку №100, обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток або для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.
Водночас час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.
Мінекономіки у листі від 01.04.2021 р. №4711-06/19889-07 роз'яснює, що наведена вище норма, зокрема, стосується випадків, коли працівники з незалежних від них причин працювали в режимі неповного робочого тижня. Наприклад, наказом по підприємству працівники були переведені на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв'язку з неможливістю забезпечити їх роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня.
Тобто якщо працівник з незалежних від нього причин працював у режимі неповного робочого тижня, середньоденна заробітна плата для оплати часу відпустки обраховується шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки дванадцять місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого фактично відпрацьованого періоду, зменшену на кількість святкових і неробочих днів, встановлених законодавством (ст. 73 КЗпП), а також на кількість робочих днів, протягом яких працівник не працював у зв'язку з переведенням на роботу на умовах неповного робочого тижня. Одержаний результат перемножується на число календарних днів відпустки. Наголосимо, що вихідні дні з цього розрахунку не вираховуються.
У цьому листі йдеться про випадок, коли відбувається скорочення робочого часу шляхом зменшення кількості днів роботи, а не годин. Якщо кількість робочих днів за графіком не змінилася, а зменшилася кількість робочих годин у цих днях (наприклад, зменшення тривалості робочого дня до 6 годин), навіть за умов, що кількість таких годин менша за звичайні 40 годин на тиждень, виключати ці дні з розрахункового періоду немає підстав.
Водночас у цьому листі зазначається: якщо працівник за власним бажанням працює в режимі неповного робочого тижня, обчислення середньої заробітної плати провадиться на загальних умовах відповідно до п. 7 Порядку №100.
Приклад 1. Оклад працівника становить 11 000 гривень на місяць. З 1 вересня 2020 року по 31 грудня 2020 року працівника за ініціативою роботодавця (в зв'язку зі зниженням потужностей виробництва) було переведено на роботу на умовах неповного робочого тижня (4 робочих дні на тиждень, понеділок-четвер) з оплатою відповідно до фактично відпрацьованого часу. Працівник іде у відпустку з 26.04.2021 року терміном на 14 календарних днів.
Насамперед визначаємо розрахунковий період — в даному випадку це буде квітень 2020 — березень 2021 року.
Далі розраховуємо сумарний заробіток за розрахунковий період: 5 * 11 000 грн + 11 000 грн * 18 : 22 + 11 000 грн * 16 : 21 + 11 000 грн * 17 : 21 + 11 000 грн * 19 : 22 + 3 * 11 000 = 123 785,71 грн.
Після цього визначаємо кількість календарних днів відпрацьованого графіка згідно з наведеним вище роз'ясненням: 365 - 11 (святкові дні у періоді) - 4 (вересень) - 5 (жовтень) - 4 (листопад) - 3 (грудень) = 338 календарних днів.
Відповідно середня заробітна плата становитиме: 123 758,71 грн : 338 к. д. = 366,23 грн.
А відпусткові становитимуть 366,23 грн * 14 к. д. = 5 127,22 грн.
Приклад 2. А тепер візьмімо зазначені вище умови, однак з тією відмінністю, що скорочення робочого тижня на період вересень — грудень 2020 року було ініційовано самим працівником (наприклад, у зв'язку з сімейними обставинами).
В такому випадку зміниться кількість календарних днів відпрацьованого періоду (365 - 11 = 354), а отже і відпусткові: 123 785,71 грн : 354 к. д. * 14 к. д. = 4 895,52 грн.
Чи обов'язково виплачувати відпусткові наперед?
Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку. Так зазначається у ст. 115 КЗпП та у ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки.
Слід зауважити, що у разі несвоєчасної виплати відпусткових за час щорічної відпустки відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період. Цей момент особливо актуальний, якщо працівника слід відправити у відпустку за графіком.
Але за які три дні слід виплачувати відпусткові: календарні чи робочі? Це питання обросло потужними міфами, побудованими на страху бути оштрафованими Держпраці.
Триденний строк слід рахувати у календарних днях! При цьому день виплати відпусткових не враховується! Про це зазначали фахівці Мінсоцполітики у листі від 26.06.2009 р. №155/13/116-09.
Наприклад, якщо перший день відпустки — 24.05.2021 р. (понеділок), відпусткові слід виплатити не пізніше 20.05.2021 р. (четвер). При цьому ніхто не забороняє виплатити відпусткові і раніше, наприклад, у понеділок (17.05.2021 р.).
Але якщо останній день строку виплати відпусткових припадає на вихідний день, відпусткові слід виплатити не пізніше останнього робочого дня тижня до початку відпустки.
Наприклад, якщо перший день відпустки — 20.05.2021 р. (четвер), останній день строку виплати відпусткових 16.05.2021 р. (неділя). Оскільки неділя — вихідний день (ч. 2 ст. 67 КЗпП), відпусткові виплачуються 14.05.2021 р. (п'ятниця) за п'ятиденного робочого тижня або 15.05.2021 р. (субота) при шестиденному робочому тижні.
Виплата відпусткових у необхідні працівникові строки
Бувають різні ситуації у практиці кадрової служби та бухгалтерії. Наприклад, термінова необхідність працівника за сімейними обставинами піти у відпустку буквально наступного дня після подання заяви і складання наказу. Як бути з відпустковими? Як їх виплатити вчасно, щоб не порушити закон?
Фахівці Мінсоцполітики у листі від 14.06.2019 р. №920/0/206-19 зазначили, що у виняткових випадках у разі настання обставин, які зумовили використання працівником щорічної відпустки чи її частини у стислі терміни, коли неможливо оплатити відпустку у строки, зазначені у ст. 115 КЗпП та у ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки, в заяві працівник може висловити своє бажання про отримання зарплати за таку відпустку в терміни, визначені між працівником та роботодавцем. І це не буде порушенням закону.
Перехідні відпусткові: коли визнавати витрати?
Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 21 Закону про відпустки). Але коли ці відпусткові треба нарахувати та відобразити в обліку?
На практиці склалося два підходи до обліку відпустки, що припадає на два чи більше місяців.
Перший підхід — нараховувати витрати одразу, тобто у місяці виплати відпусткових нараховувати відповідні витрати на всю суму відпусткових. Інакше кажучи, до початку відпустки по факту виплати відобразити на всю суму відпусткових проведеннями щодо:
— виплати відпусткових;
— перерахування обов'язкових платежів до бюджету;
— нарахування витрат щодо відпусткових;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ.
Фахівці, які дотримуються такого підходу, аргументують свій вибір тим, що в цьому періоді виникає обов'язок виплатити відпусткові згідно із Законом. Крім того, додатковим аргументом є те, що в установи виникають зобов'язання щодо сплати всієї суми відпусткових у грудні одночасно, тобто вся сума є «заробленою» працівником на момент його виходу у відпустку.
Другий підхід — розподіляти витрати між місяцями відпустки, тобто виплатити всю суму відпусткових у грудні, а відносити її на витрати пропорційно до часу перебування у відпустці, що припадає на кожен із місяців. Таким чином, до початку відпустки відобразити проведення щодо:
— виплати відпусткових у повному розмірі;
— перерахування обов'язкових платежів до бюджету у повному розмірі;
— нарахування витрат з виплати відпусткових у частині відпустки, яка припадає на перший місяць відпустки;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на перший місяць.
А в другому місяці відобразити проведення щодо:
— нарахування витрат з виплати відпусткових у частині відпустки, яка припадає на другий місяць;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на другий місяць.
Фахівці, які дотримуються цього підходу, вважають подією зі сплати зобов'язань власне період перебування працівника у відпустці. Їхню думку підтверджує Інструкція №5, згідно з якою нараховану суму оплати за час відпусток, на відміну від порядку її фактичної виплати, розподіляють пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці (пп. 1.6.1 Інструкції №5). Зауважимо, якщо створюється резерв на оплату відпусток, записи в бухобліку при нарахуванні будуть Д-т 471 К-т 661, а якщо резерв не створювали, то нарахування робимо такими записами: Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 661.
Проте Мінфін у листах від 23.02.2018 р. №35220-07-10/5151 (див. «ДК» №25-26/2018, коментар «ДК») та від 13.10.2017 р. №35220-07-2/27938 зауважує, що підприємство самостійно визначає за погодженням з власником або посадовою особою відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.
І госпрозрахункове підприємство має право визначитися з тим, коли відображати перехідні відпусткові, у власній обліковій політиці. Тож вибір за підприємством.