Розділ 7. Звітність та відповідальність

Складаємо і подаємо єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ

Роботодавець, який виплачує доходи працівникам та іншим фізособам як податковий агент, має зазначити ці доходи та суми утриманих з них ПДФО та військового збору у щоквартальній звітності. Починаючи з першого кварталу 2021 року в такій звітності відображаються й відомості щодо ЄСВ. Наші поради щодо заповнення цього єдиного звіту читайте у цьому розділі.

Починаючи з 1 квітня 2021 року роботодавці щокварталу, протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу, подають єдину звітність з єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування і податку на доходи фізичних осіб (Розрахунок), форма та Порядок заповнення якої затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. №4.

Слід враховувати те, що змін зазнала навіть ця нова форма Розрахунку. Тому за I та II квартали 2021 року роботодавці звітували за тією формою, яка діяла з 1 січня 2021 року. А вже за III квартал вони звітували за зміненою формою Розрахунку. Втім, зміни були не дуже великі.

Наказом Міністерства фінансів України від 19.05.2021 р. №278 внесено зміни до наказу від 13.01.2015 р. №4. Суть змін полягає в тому, що Розрахунок доповнено розділом III «Розгорнута інформація про бюджетні гранти» для платників податків, які виплачують такий вид доходів. Відповідно Довідник ознак доходів також доповнено кодами для позначення суми доходу у вигляді бюджетного гранту (201, 202, 203) та внесено зміни до Порядку заповнення та подання Розрахунку — зокрема, прописано правила заповнення нового розділу III додатка 4ДФ. Тобто новації стосуються лише тих, хто отримує такі гранти.

Також зазначеним наказом установлено, що податковий розрахунок за оновленою формою перший раз подається за II квартал 2021 року. Однак Наказ №278 набрав чинності з 13 липня 2021 року. Тому податківці вирішили спиратися на норми ПКУ, які мають більшу силу, ніж норми наказу. Відповідно до п. 46.6 ПКУ роботодавці подавали Розрахунок за II квартал 2021 року за старою формою. За новою формою зазначену звітність необхідно подавати починаючи з III кварталу 2021 року.

Єдина звітність від роботодавця з типом «Довідковий»: як та коли подавати?

Для недопущення порушення прав застрахованих осіб на своєчасне отримання пенсійних та соціальних виплат було впроваджено Розрахунок та додатки до нього, що містять персоніфіковані відомості, з типом «Звітний» як «Довідковий». У Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» зазначається інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат (абзац сьомий пункту 1 розділу III Порядку).

Відповідно до норм Порядку №4 Розрахунок та додатки до нього з типом «Довідковий» подаються платником єдиного внеску у разі необхідності призначення поза межами звітного періоду застрахованим особам (та містять виключно інформацію щодо таких осіб):

1) пенсії;

2) або матеріального забезпечення;

3) або страхових виплат.

Довідковий Розрахунок при призначені пенсії повинен містити такі додатки: Д1, Д6 (за наявності у застрахованої особи спецстажу), Д5 (якщо інформація може вплинути на розрахунок пенсійних виплат).

Для призначення матеріального забезпечення чи страхових виплат додаток Д1 подається за конкретні місяці у межах звітного кварталу. При звільненні чи прийнятті застрахованої особи формується додаток Д5.

Крім позначки про довідковий тип Розрахунку у його «шапці», у рядку 035 додатка 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) обирається необхідна позначка:

1) для призначення пенсії — у разі подання Д1 у складі Розрахунку з типом «Довідковий» для призначення пенсії застрахованим особам. У цьому разі Д1 має містити відомості для призначення пенсії застрахованій особі, які подаються за період до дати формування заяви на призначення пенсії (у Д1 позначка у рядку 035, у Д5 — у рядку 036, у Д6 — у рядку 034);

2) для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат — у разі подання Д1 у складі Розрахунку з типом «Довідковий» для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат застрахованим особам. У цьому разі Д1 має містити відомості для призначення інших соціальних виплат застрахованій особі (у Д1 — позначка у рядку 035; у Д5 — у рядку 036).

У Порядку зазначено лише, що Розрахунок типу «Довідковий» подається протягом звітного кварталу в разі призначення пенсії або інших соціальних виплат застрахованій особі. Тобто строки подання такого звіту роботодавець начебто міг встановити сам і подавати його в разі потреби (коли у цьому є необхідність).

Ось що кажуть фахівці ПФУ:

1) якщо працівник іде на пенсію, довідковий Розрахунок подаємо після того, як працівник подасть заяву про призначення пенсії. Про необхідність подання роботодавець дізнається або зі звернення від Пенсійного фонду, або від цього працівника;

2) якщо працівник претендує на лікарняні/декретні, довідковий Розрахунок подаємо раніше або разом з поданням заяви-розрахунку до ФСС. Оскільки протягом 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку фахівцям ФСС слід перевірити наявність даних про страхувальника в Державному реєстрі загальнообов'язкового державного соціального страхування, дані про сплату ЄСВ, коректність нарахованих виплат.

З цього можна зробити висновок, що окремі довідкові розрахунки на кожного працівника подавати не потрібно. Орієнтуватися треба на перелік таких працівників, зазначених у заяві-розрахунку (за кожним таким документом — окремий довідковий Розрахунок, якщо інформація про працівника і місяці, які потрібні для перевірки страхового стажу, ще не надавалася раніше)!

Те, що про деяких працівників ви зазначили інформацію про певні місяці в проміжному «Довідковому» Розрахунку, не позбавляє вас обов'язку від подання інформації про них у «Звітному» Розрахунку! I взагалі — по суті, статус справжнього звіту матимуть будь-які типи Розрахунку, крім «Довідкового» (саме тому для нього не встановлено жорстких строків подання, тож не буде і штрафів за порушення цих строків!).

Iнформацію про осіб, зазначених у довідковому Розрахунку, необхідно також дублювати у звітному Розрахунку за відповідний звітний період (квартал). Тобто відображаємо одних і тих самих осіб два рази, перший раз — у «Довідковому» всередині кварталу, другий — у квартальному «Звітному» після закінчення кварталу.

АЛЕ! Якщо звітний квартал підійшов до завершення і потрібні будуть дані за квартал для призначення пенсії, матзабезпечення або страхових виплат, слід подати Розрахунок вже не «Довідковий», а просто «Звітний».

Наприклад, якщо заява-розрахунок до ФСС подавалася 09.02.2021 р., то до цього або одночасно треба було подати до ДПС довідковий розрахунок щодо зазначених у цій заяві працівників і їхніх доходів за січень 2021 року.

Якщо ж заява-розрахунок до ФСС подавалася 01.04.2021 р., то подавати треба було вже звітний Розрахунок (у жодному разі не «Довідковий») за I квартал 2021 р. (з даними про всіх фізосіб, які отримували у I кварталі доходи).

Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ: чи подавати «пустушку»?

Що говорить Порядок №4?

У Порядку №4 є дві цікаві норми:

1) Розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платникові податку протягом звітного періоду (п. 1 розд. II);

2) якщо платник єдиного соцвнеску у звітному кварталі не використовує працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, додаток Д1 за відповідний квартал не подається (п. 1 розд. IV).

Норми ці добре знайомі тим, хто раніше складав щомісячний Звіт з ЄСВ та форму №1ДФ, адже, по суті, вони взяті з порядків складання цих різних форм звітності. Оскільки єдина «зарплатна» звітність є новою тільки умовно, а насправді є синтезом двох старих звітних форм, то не дивно, що час від часу траплятимуться ось такі колізії. Коли на одне просте запитання, чи подавати «пустушку», чи ні, в поточній редакції Порядку №4 маємо дві відповіді. I вони є різними.

Питання про пусті звіти не таке вже й просте та має два рівні. По-перше, слід встановити, чи обов'язково подавати повністю порожній звіт. А по-друге, важливо знати, чи треба подавати в складі звіту порожні додатки. В ситуації з єдиною «зарплатною» звітністю ця ситуація ускладнюється ще й тим, що додатки Д1 та 4ДФ складають окремо за кожен місяць звітного кварталу, тобто їх треба подати по 3 штуки кожного. Що, коли такі додатки будуть порожніми, теж плутає роботодавців.

Щодо першої норми (п. 1 розд. II Порядку №4), то вона стосується лише додатка 4ДФ і була отримана «у спадок» з порядку складання форми №1ДФ. Саме тому в цій нормі згадуються «платники податку».

Нагадаємо, що податковий агент міг не подавати податковий розрахунок за формою №1ДФ при одночасному дотриманні таких обов'язкових умов:

— не здійснювалось нарахування доходів платникові податку;

— не здійснювались виплати будь-яких доходів протягом звітного періоду;

— не перераховувалися ПДФО та військовий збір.

Такі правила ґрунтувалися на нормі пп. «б» п. 176.2 ПКУ. Ця норма є чинною, тож не дивно, що ці правила збереглися і в Порядку №4. Але вони стосуються тільки ПДФО та ВЗ, яким в єдиній звітності присвячено лише додаток 4ДФ.

А от друга норма (п. 1 розд. IV Порядку №4) стосується лише тієї частини єдиної «зарплатної» звітності, в якій йдеться про ЄСВ. Тобто для роботодавців це основна частина, Д1, Д5 і Д6. I вона знову «перекочувала» до Порядку №4 з колишнього Порядку №435.

За п. 11 розділу II Порядку №435, якщо юридичні особи або ФО-підприємці не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, Звіт за найманих працівників до органів доходів і зборів вони не подають.

Зараз аналогічна норма встановлена не до всього Розрахунку, а лише щодо додатка Д1. Проте додаток Д1, як це видно з форми Розрахунку, відображає персоніфіковано відомості, наведені в його основній частині. Таким чином, якщо суб'єкту господарювання немає що відображати в Д1, то й основну частину Розрахунку подавати начебто немає потреби?

Це так, але трішечки не так. Давайте з'ясовувати.

Варіант 1. У суб'єкта господарювання немає найманих працівників (ні за трудовими, ні за цивільно-правовими договорами)

Ми вважаємо, що в цьому випадку суб'єкту господарювання не треба подавати єдину звітність. Адже виконуються обидві норми з невеличким бонусом: він не нараховує і не виплачує фізособам доходів і не має найманих працівників, навіть таких, що перебувають у безоплатних відпустках. Бонусом є те, що такий СГ не має кадрової інформації для Реєстру застрахованих осіб (про прийняття на роботу, звільнення, назву посади, спецстаж працівників тощо). Тому і потреби подавати порожній Розрахунок немає.

Це повністю відповідає і загальному правилу, встановленому п. 49.2 ПКУ: платник податків зобов'язаний за кожний встановлений ПКУ звітний період, в якому виникають об'єкти оподаткування, або у разі наявності показників, які підлягають декларуванню, відповідно до вимог цього Кодексу подавати податкові декларації щодо кожного окремого податку, платником якого він є.

З цього правила випливає і зворотне: якщо немає об'єктів оподаткування або показників, які треба декларувати, то податкову декларацію можна й не подавати. А єдина «зарплатна» звітність (Розрахунок) з ПДФО, ВЗ та ЄСВ наразі має статус податкової декларації!

Позиція ДПСУ: вимог подавати цілий порожній звіт податківці не висувають.

Варіант 2. Суб'єкт господарювання має найманих працівників (за трудовими та/або за цивільно-правовими договорами). Але в звітному кварталі їм не було нараховано жодних доходів

Позиція ДПСУ: порядок заповнення додатка 4ДФ визначено п. 4 розд. IV Порядку №4. Зазначеним пунктом не передбачено окремих норм щодо можливості неподання 4ДФ за наявності обов'язку подання Розрахунку.

4ДФ до такого Розрахунку подається незалежно від наявності показників для декларування з обов'язковою розбивкою за місяцями звітного кварталу, порожні рядки прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді — порожні рядки не заповнюються)!

Варіант 3. Суб'єкт господарювання має найманих працівників (за трудовими та/або за цивільно-правовими договорами). Але доходи у звітному кварталі вони отримували не кожного місяця

Позиція ДПСУ: податківці вимагають подання порожніх 4ДФ навіть за ті місяці, у яких немає що декларувати (не було нарахування/виплати доходів, нарахування/сплати податків).

Щодо ситуації, коли наймані працівники були, але не цілий звітний квартал (наприклад, СГ звільнив усіх працівників у січні, а в лютому — березні не мав ані найманих працівників, ані нарахування/виплат їм доходів), податківці наполягають: додаток Д1 не подається лише за умови відсутності показників для декларування протягом усього кварталу. Якщо показники для декларування є лише в одному з місяців кварталу, то Д1 подається за кожен з таких місяців! При цьому порожні рядки прокреслюються (у разі подання Розрахунку в електронному вигляді — порожні рядки не заповнюються)!

Варіант 4. Суб'єкт господарювання має найманих працівників (за трудовими та/або за цивільно-правовими договорами). У звітному кварталі вони отримували доходи, на які нараховується ЄСВ, але з яких не утримується ПДФО та ВЗ (наприклад, допомога у зв'язку з вагітністю та пологами)

На нашу думку, оскільки нарахування доходу, хоч і неоподаткованого, в звітному кварталі було, в додатку 4ДФ його слід відобразити. Зокрема, допомога у зв'язку з вагітністю та пологами відображається в цьому додатку з ознакою доходу «128».

Тож такому роботодавцю буде що відобразити і в основній частині Розрахунку та у додатку Д1.

Як видно зі зазначеного вище, такий варіант влаштує і податківців.

Варіант 5. Суб'єкт господарювання має найманих працівників (за трудовими та/або за цивільно-правовими договорами). У звітному кварталі вони отримували доходи, на які не нараховується ЄСВ (наприклад, нецільову благодійну допомогу)

На нашу думку, оскільки нарахування доходу в звітному кварталі було, навіть і неоподаткованого, в додатку 4ДФ його слід відобразити. Зокрема, нецільова благодійна допомога відображається в цьому додатку з ознакою доходу «169».

В основній частині Розрахунку та в додатку Д1 цей дохід не відображається (оскільки він не входить до бази нарахування ЄСВ).

Проте скласти та подати цю частину звіту все одно доведеться: основну частину, хоча б для того, щоб зазначити в ній наявність поданих додатків, а в додатку Д1 — щоб зазначити поточну інформацію про наявних найманих працівників (що тривають їх трудові або цивільно-правові стосунки із СГ, що вони перебувають в неоплачуваній відпустці тощо).

Як видно зі зазначеного вище, такий варіант влаштує і податківців.

Єдина «зарплатна» звітність: як звітуватимемо з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Якщо коротко, то зовні нова форма єдиної звітності мало чим нагадує колишню форму №1ДФ. Хоч і має схожу назву. Та й номер форми звіту йде в історію — сполучення літер «ДФ» ми далі зустрінемо лише у додатку 4 до нової звітності.

Оновлена форма отримала назву «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску».

Новий розрахунок складається з:

— основної частини (розділ I «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», розділ II «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в розрізі місяців звітного кварталу (крім військовослужбовців строкової військової служби»);

— додатка 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1);

— додатка 2 «Відомості про осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку, при усиновленні дитини, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною з інвалідністю» (Д2);

— додатка 3 «Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу» (Д3);

— додатка 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ);

— додатка 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (Д5);

— додатка 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (Д6).

При цьому:

— Д2 формується та подається лише районними (міськими) управліннями праці та соціального захисту населення;

— Д3 формується та подається до податкових органів платниками єдиного внеску, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб, які проходять строкову військову службу у Збройних силах України, інших утворених відповідно до закону військових формуваннях, Службі безпеки України та службу в органах і підрозділах цивільного захисту;

— у разі коли у платника єдиного внеску немає робочих місць, робота на яких зараховується до спеціального стажу, Д6 до звіту не формується та не подається.

По суті, звичайного роботодавця цікавлять лише основна частина звіту і три додатки: Д1, Д4 та Д5!

Тепер розглянемо їх окремо.

Основна частина звіту

Основна частина звіту — це аналог старої таблиці 1 щомісячного Звіту з ЄСВ. Яка, як відомо, мала заголовну частину і саму таблицю з числовими даними.

Заголовна частина — у ній бачите як вже знайомі нам реквізити, так і ті, яких раніше не було.

Щодо знайомих реквізитів будь-якої податкової декларації, чому вони тут є, зрозуміло — обов'язкові реквізити податкової звітності є стандартними і узагальнені у п. 48.3, 48.4 ПКУ. Йдеться про дані щодо роботодавця і органу ДПС, до якого звіт подаватиметься, щодо дати подання та підписів керівника та головбуха.

Проте є в цій частині і дещо новеньке.

По-перше, типів звіту тепер не 3, а 4. До звітної, звітної нової та уточнюючої форм додали довідкову. Про яку ми докладно розповіли вище.

По-друге, у поданих звітів з'явилась власна нумерація, яка наводитиметься у рядку 02 основної частини звіту. Як зазначено у примітках, номер звіту визначатиметься в хронологічному порядку незалежно від його типу. Така нумерація заслуговує окремої уваги, в ній легко помилитися, тож ми її розглянемо окремо далі.

З'явилася можливість подання уточнюючої форми правонаступником ліквідованого податкового агента (для ЄСВ це важливо, так). Для цього в основній частині звіту з'явився рядок 034, у якому правонаступник зазначає податковий номер попередника, за якого подає уточнення.

Як і раніше, за наявності у юрособи філій (відокремлених підрозділів) передбачено 2 варіанти подання звіту: або філія звітує самостійно, або головне підприємство звітує за себе і за філію. Відповідно для цього у формі нового звіту передбачено рядки 033 та 036.

По-третє, у форми звіту з'явилися додатки. Тому в основній частині звіту з'явився рядок 06, у якому треба буде зазначити, які саме додатки у складі звіту подаються. При цьому позначку «х» проставити замало: треба вказати кількість додатків і кількість аркушів, на яких вони були складені!

Iнтеграція в форму квартального розрахунку даних про ЄСВ призвела і до появи в ньому рядків щодо всіх можливих варіантів нарахування цього внеску (а також інших аналогічних платежів з попередньої історії оподаткування). Тому не дивуйтесь, коли побачите в заголовній частині рядка 08 «Клас професійного ризику виробництва». Цей рядок заповнюється тільки у разі подання уточнень за період до 1 січня 2016 року.

По-четверте, в заголовній частині треба буде визначитися, хто ви є. Для цього треба поставити позначку у рядках 091 — 094. Вибір не великий — ви можете бути або роботодавцем (для фізосіб — це вибір за замовчуванням), або бюджетною установою чи одним з варіантів підприємств організацій інвалідів.

Далі йтимуть вже знайомі з таблиці 1 Звіту з ЄСВ (для роботодавців) реквізити — так, про штатну кількість працівників не можна забути й тут! Але й тут є новина: відобразити слід буде середньооблікову кількість штатних працівників і зробити це треба буде в розрізі:

— місяців кварталу. Так, у службових рядках рядка 10 передбачено три графи, які так і пронумеровані (1, 2, 3) за номером місяця у кварталі;

— категорій працівників. Так, окремі службові рядки передбачено для наведення даних про працівників взагалі, про осіб з інвалідністю і про осіб, які мають додаткові гарантії з працевлаштування (див. ст. 14 Закону про зайнятість).

Також у розрізі місяців кварталу треба навести дані про облікову кількість штатних працівників. Нагадаємо, що різницю між середньообліковою та обліковою кількістю штатних працівників встановлює Iнструкція зі статистики працівників. А полягає вона в тому, що облікова кількість наводиться на певну дату, а середньооблікова — в середньому за певний період.

У рядках 105 — 107 треба буде зазначити кількість застрахованих осіб певної категорії (звичайні роботодавці заповнюватимуть рядок 105!). Далі треба буде зазначити жінок (рядок 108) і чоловіків (рядок 109).

А ті, хто претендує на компенсацію ЄСВ згідно з ч. 3 ст. 24 та ч. 2 ст. 27 Закону про зайнятість, зазначатимуть у рядку 110 кількість створених у звітному періоді нових робочих місць. У Порядку заповнення цього рядка нічого не пояснюється, проте саме такими були роз'яснення ПФУ раніше (див. лист від 21.08.2014 р. №21841/05-10), і навряд чи ситуація зміниться надалі.

Нагадаємо, що визначення терміна «нове робоче місце» знаходимо в Законі про зайнятість населення. Відповідно до п. 12 частини 1 ст. 1, нове робоче місце — це робоче місце, яке створене у зв'язку зі створенням нового суб'єкта господарювання (крім того, що створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника.

Заголовну частину заповнили? Переходимо до табличної

I що ми бачимо? Три розділи, лише один з яких — перший! — стосується звичайних роботодавців.

Розділ I має назву «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», де:

— у першому рядку (і службових до нього) показується сума нарахованих фізособам доходів;

— у другому — той самий дохід, але в межах максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ;

— у третьому — сума нарахованого на ці доходи ЄСВ;

— у четвертому — сума донарахованого або доутриманого ЄСВ унаслідок виправлення помилок попередніх звітних періодів;

— у п'ятому — сума нарахованої на ці донарахування (доутримання) ЄСВ пені.

Зменшення ЄСВ минулих звітних періодів відображається у шостому рядку.

I все це відображається у розрізі трьох місяців. Тобто, знову ж таки, кожен з рядків має три графи (1, 2, 3).

Далі йде два рядка з нескладними розрахунками:

— у сьомому рядку рахується сума ЄСВ до сплати (рядок 3 + рядок 4 — рядок 6). Він ще має розбивку за місяцями;

— у восьмому рядку рахується сума ЄСВ до сплати усього. Тобто наводиться сума ЄСВ за 3 місяці, наведена у сьомому рядку (графа 1 + графа 2 + графа 3).

Заповнюється Розділ I у гривнях з копійками.

Розділ II має назву «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в розрізі місяців звітного кварталу (крім військовослужбовців строкової військової служби)».

Розділ III називається «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за патронатних вихователів, батьків — вихователів та прийомних батьків в розрізі місяців звітного кварталу».

Ці розділи, як зрозуміло з їх назв, заповнюватимуться лише окремими категоріями страхувальників, які не належать до бізнесу, тому їх ми розглядати не будемо.

Наприкінці основної частини є рядок, у якому проставляється помітка про подання доповнення до звіту згідно з п. 46.2 ПКУ. Таке доповнення подається, якщо чинної форми звіту платнику податків не вистачило і він вирішив подати у довільній формі доповнення, яке дозволяє виконати його податкові обов'язки та розрахувати суму податку (збору) відповідно до ПКУ. Тож наприкінці нової форми звіту, в разі подання такого доповнення, треба буде зазначити його зміст та кількість аркушів.

Чи буде персоніфікація?

Звісно, буде! Для цього призначено додаток 1, який складено за прикладом старої таблиці 6 щомісячного Звіту з ЄСВ.

Тобто ті дані, які ви наводите у основній частині Звіту, ви розшифровуєте у додатку 1 у розрізі працівників та місяців, у яких ці доходи та суми ЄСВ було нараховано.

Проте зовнішня подібність оманлива — різниці, хоч і невеликі, та є.

Наприклад: маємо 25 граф таблиці. Але за рахунок зміни у нумерації заголовної частини додатка (введення службових рядків) насправді було додано нову, 25-ту графу! Вона дозволятиме вносити виправлення до додатка 1, і не так, як це було у Звіті з ЄСВ, а так, як це було у формі №1ДФ. Тобто до кожного рядка вводиться окрема графа, у якій можна за потреби (якщо подається звітна нова або уточнююча форми) проставити «0» на додавання цього рядка до вже поданого додатка 1, або «1» — для виключення цього рядка. Або комбінувати ці ознаки для заміни одного рядка на інший. Докладний опис цього механізму наведено у примітці 17 до Д1.

А кадрові дані про працівників?

Вони теж у новій формі є. Це тепер додаток 5 до звіту.

Д5 до звіту подається, якщо протягом звітного періоду:

— укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;

— укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;

— особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;

— особу призначено на нову посаду;

— особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;

— особі надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);

— особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

— особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

Проте зверніть увагу:

— рядків у Д5 налічується 20 (в таблиці 5 Звіту з ЄСВ їх було 19), назви рядків дуже схожі, але нумерація інша, не сплутайте;

— в табличній частині Д5 з'явилися рядки про внутрішнє сумісництво (рядок 11) і про переведення на іншу посаду, в інший підрозділ в одного роботодавця (рядок 12). Тобто на питання, а як показати ці підстави складання додатка, фахівці Мінфіну відповіли. Заповнятимуться вони, до речі, дуже просто: ознаками «1» — так або «0» — якщо ні.

При цьому рядок 11 тісно пов'язаний із заповненням рядка 10 (де зазначається певний трудовий період) — по суті, вони заповнюються лише одночасно! Наприклад, якщо ви призначаєте працівника на певну посаду, в рядку 10 показуєте дату початку трудових відносин, а в рядку 11 одночасно показуєте, чи є він внутрішнім сумісником, чи ні.

Відповідно, рядок 12 заповнюється лише у випадку, коли відбувається переведення працівника на іншу посаду або роботу, переміщення до іншого підрозділу;

— у цій таблиці не буде рядка із кодом ЗКППТР (щодо назви посади працівника). Однак професійна назва посади (рядок 13) та код за КП (рядок 14) — залишились!

— рядок 20 виконує функції щодо видалення (ознака «1») або додавання (ознака «0») певного рядка до таблиці додатка і заповнюється лише в «Звітній новій» або «Уточнюючій» формі.

А де ж ПДФО та ВЗ?

Так, ви правильно зрозуміли — в основній частині звіту їх не буде. Ці платежі податковий агент відображає у додатку 4ДФ. На відміну від основної частини, цей додаток має лише 3 знайомі типи (звітний, звітний новий та уточнюючий). Проте нумерація (рахування поданих додатків) зберігається (рядок 2).

Зверніть увагу, в заголовній частині 4ДФ зазначається:

— у рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» — кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, щодо яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 101;

— у рядку 5 навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» — кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, щодо яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 102.

Роботодавцям пояснили, як рахувати цю кількість, — за кількістю заповнених рядків із відповідною ознакою доходу.

Цей додаток, крім заголовної частини, має табличну, в якій два розділи.

Для роботодавців найцікавіший розділ I «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору». Він є таким собі міксом двох розділів старої форми №1ДФ. Тому навряд чи когось здивує або викликатиме запитання. Навіть виправлення до цього розділу вноситимуться так само, як і раніше (див. новий рядок 10 розділу I).

Проте зверніть увагу: відображати в розрізі фізосіб доведеться не лише доходи та ПДФО, а й суму утриманого та сплаченого до бюджету військового збору!

I ще: заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена в 4ДФ за той період, до якого входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у 4ДФ за січень відображається заробітна плата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні).

Щодо ПДФО та ВЗ такого винятку не буде, і їх треба відображати за фактом нарахування або сплати у звітному кварталі.

Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого ПДФО у графі 4а, сума перерахованого до бюджету ПДФО у графі 4, сума нарахованого військового збору у графі 5а, сума перерахованого військового збору у графі 5 відображаються у гривнях з копійками!

У графі 6 «Ознака доходу» зазначається ознака доходу, наведена у розділі 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» додатка 2 до нового Порядку. Відповідно, щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати лише один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта», крім граф 7, 8 та 9 4 ДФ, які заповнюються одноразово.

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюються.

Що відображається у розділі II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею», можна здогадатися з назви:

— у рядку «Оподаткування процентів» загальна сума доходу, нарахованого у вигляді процентів, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО відображаються у гривнях з копійками. Відомості про фізичну особу — платника податку, якій нараховані доходи у вигляді процентів, не зазначаються;

— у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» загальна сума нарахованого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО відображаються у гривнях з копійками. Відомості про фізичну особу — платника податку, якій нараховані доходи у вигляді виграшів (призів) у лотерею, не зазначаються.

У кінці 4ДФ проставляють (крім дати подання та підписів):

— кількість заповнених рядків розділу I,

— кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію,

— кількість сторінок додатка.

Під час визначення кількості заповнених рядків розділу I підсумковий рядок не враховується.

Як нумерувати складові єдиної «зарплатної» звітності

У Розрахунку є такий реквізит у заголовній частині: у рядку 02, де зазначається звітний податковий період, зазначається і «номер Розрахунку».

При цьому примітками до Розрахунку визначено, що у цьому рядку наводять звітний (податковий) період, за який подається Розрахунок з типом «Звітний» («Звітний новий»), або звітний (податковий) період, що уточнюється, для Розрахунку з типом «Уточнюючий», та обов'язково зазначають номер Розрахунку (в хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку), що подається за звітний (податковий) період.

Зверніть увагу, що такий реквізит є не тільки в основній частині Розрахунку, а й в додатках до неї. Проте щодо додатків конкретних вказівок, як їх нумерувати, у примітках немає. Номер проставити неважко, але треба правильно визначити, який.

Що каже Порядок?

На жаль, він повторює інформацію, яка наведена у примітках у самій формі. Тобто щодо нумерації Розрахунку в основній частині повторюється вказівка про хронологічний порядок.

Щодо додатків до Розрахунку лише зазначається, що номер такого додатка треба вказати. А як його визначити — ні.

Що кажуть податківці?

У листі №498/2/99-00-04-02-01-02 податківці говорять таке.

У рядку 02 Податкового розрахунку вказується звітний (податковий) період, за який подається Податковий розрахунок з типом «Звітний» («Звітний новий»), або звітний (податковий) період, що уточнюється, для Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» та обов'язково зазначається номер Податкового розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу Податкового розрахунку), що подається за звітний (податковий) період.

Тобто нумерація Податкових розрахунків здійснюється в межах одного звітного (податкового) періоду (кварталу) та не продовжується в наступних.

Що це означає на практиці? Наведемо приклад, як автор це розуміє.

Подається звітна форма Розрахунку за II квартал. Номер такого Розрахунку буде 1.

Якщо подається звітна нова форма Розрахунку за II квартал, її номер буде вже 2.

Якщо після цього подається третя форма Розрахунку за цей самий звітний період (байдуже, звітна нова чи уточнююча), її номер у хронологічному порядку в межах одного звітного періоду буде 3.

Водночас щодо нумерації додатка 4 до Податкового розрахунку «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі — 4ДФ) податківці повідомляють, що реквізит «номер додатка до Розрахунку» містить дані про порядковий номер додатка за формою 4ДФ у складі Податкового розрахунку. Тобто нумерація додатків за формою 4ДФ у складі Податкового розрахунку здійснюється незалежно від кількості інших додатків, які заповнюються до такого Податкового розрахунку.

У ЗIР (підкатегорія 103.25) ДПСУ пішла ще далі і зазначила, що у реквізиті «номер додатка до Розрахунку» рядка 02 додатка 4ДФ до Розрахунку проставляється порядковий номер цього додатка із загального числа додатків 4ДФ, сформованих до Розрахунку.

Що це означає на практиці? На думку автора, податківці виділили 4ДФ тому, що саме про нумерацію цього додатка їх спитали. Насправді ж нумерація цього додатка нічим не відрізняється від нумерації, наприклад, додатка 1 і повинна здійснюватися однаково.

Нагадаємо, що і додаток 1, і додаток 4ДФ складаються окремо за кожен місяць кварталу. Тож за квартал (3 місяці) кожного з таких додатків треба подати 3 штуки.

Як при цьому здійснюється нумерація? Наведемо приклад: подається звітна форма Розрахунку за II квартал. Номер такого Розрахунку буде 1. До нього подається додаток 4ДФ (3 штуки). Відповідно номер додатка за квітень буде 1, за травень — 2, за червень — 3.

А якщо подається «довідковий» Розрахунок?

Окремого роз'яснення для цього випадку немає. Проте не забуваймо, що «довідковий» — це теж тип Розрахунку (про що ми проставляємо відмітку в заголовній частині).

Тож у цьому випадку повинні діяти всі правила, зазначені вище.

Оскільки коли ми подаємо довідковий Розрахунок, ми зазначаємо квартал, у якому ми його подаємо (як звітний період), то кожен з таких довідкових та наступних звітних, звітних нових та уточнюючих Розрахунків отримає власний порядковий номер, відповідно до хронології подання за цей звітний період. А додатки до довідкового Розрахунку нумеруватиметься так, як ми зазначили вище, — незалежно один від одного і залежно від кількості таких додатків, які подаються саме з цим Розрахунком.

Наведемо приклад: подається довідкова форма Розрахунку у серпні за III квартал. Номер такого Розрахунку буде 1. До нього додаються додатки 1 та 4ДФ за липень. Номер кожного з таких додатків буде 1. А далі, якщо довідкова форма подаватиметься за цей квартал тільки один раз, при складанні звітного Розрахунку за III квартал його номер буде вже 2. А додатки 1 та 4ДФ матимуть нумерацію 1-2-3. Відповідно у додатку 5 номер буде 1.

Рядок 032 додатка 4ДФ

Наприкінці строку звітування за I квартал та першого подання єдиної звітності податківці визначилися, чи треба всім податковим агентам незалежно від наявності відокремлених підрозділів заповнювати рядок 032 загальної частини додатка 4 ДФ до єдиної звітності.

Відповідь ДПС була такою: фізична особа — підприємець або юридична особа, навіть які не мають відокремлених підрозділів, у єдиній звітності заповнюють рядок 032 Розрахунку та рядок 032 додатка 4ДФ до Розрахунку. В них слід зазначати код органу самоврядування, який є адміністративним центром територіальної громади (за Кодифікатором адміністративно — територіальних одиниць та територій територіальних громад) за місцезнаходженням таких суб'єктів господарювання (ФОП або ЮО).

Але зараз у підкатегорії 103.25 ЗIР з'явилися нові подробиці щодо заповнення цього реквізиту.

Який код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць потрібно зазначати у рядку 032 Розрахунку та додатку 4ДФ до нього, якщо для об'єкта передбачено декілька рівнів?

Якщо для об'єкта за Кодифікатором №290 передбачено декілька рівнів, то для заповнення рядка 032 Розрахунку та додатка 4ДФ до нього код Кодифікатора визначаємо таким чином: знаходимо назву об'єкта в Кодифікаторі (наприклад, Ковель), визначаємо категорію об'єкта «М» (місто), яке відповідає четвертому рівню, а саме UA 07060190010068509.

Рядок 033 додатка 4ДФ

Якщо підприємство має декілька не уповноважених сплачувати податок відокремлених підрозділів (кіоски, магазини), місцезнаходженням яких є різні територіальні громади (райони, місця), та перебуває за них на обліку в різних контролюючих органах (ДПI), то платник податку подає Розрахунок з додатками 4ДФ за кожним таким підрозділом, у якому зазначає рядок «033» з обов'язковою повною назвою відокремленого підрозділу.

Водночас, якщо підприємство має декілька не уповноважених сплачувати податок відокремлених підрозділів (кіоски, магазини) на території однієї територіальної громади (району, міста) та перебуває за них на обліку в одному контролюючому органі (ДПI), то за такі підрозділи платник податку подає один Розрахунок, в якому зазначає рядок «033» з обов'язковою повною назвою одного з таких відокремлених підрозділів, та додаток 4ДФ до Розрахунку, в якому відображає інформацію щодо всіх найманих осіб цих підрозділів.

Чи потрібно у додатку 4ДФ до Розрахунку, який ЮО подає за відокремлений підрозділ, не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, відображати інформацію щодо військового збору?

Юридична особа єдину звітність за відокремлений підрозділ, не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету та який не має окремого балансу і самостійно не веде розрахунки зі застрахованими особами для сплати єдиного внеску на небюджетні рахунки, подає до контролюючого органу за основним місцем обліку та у додатку 4ДФ до Розрахунку відображає інформацію по військовому збору.

Чи потрібно формувати додатки 4ДФ до Розрахунку за звітний квартал, якщо показники, які підлягають відображенню у додатку 4ДФ до Розрахунку, наявні лише в одному з місяців звітного кварталу?

Якщо показники, які підлягають відображенню у додатку 4ДФ до Розрахунку, наявні лише в одному з місяців звітного кварталу, то додаток 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску формується та подається за кожен з таких місяців звітного кварталу. При цьому порожні рядки прокреслюються (у разі подання документа в електронному вигляді такі рядки не заповнюються).

Чи заповнює рядок 09 заголовної частини Розрахунку ФОП, який не має найманих працівників, не нараховує (не виплачує) доходів застрахованим особам, але подає додаток 4ДФ до Розрахунку, у якому відображає нараховані (виплачені) доходи на користь ФОП від здійснення ним підприємницької діяльності?

Фізична особа — підприємець, яка не має найманих працівників, не нараховує (не виплачує) доходи застрахованим особам, але подає додаток 4ДФ до Розрахунку, у якому нараховує (виплачує) доходи на користь фізичної особи — підприємця від здійснення нею підприємницької діяльності, рядок 09 «Ознака платника єдиного внеску» заголовної частини Розрахунку не заповнює.

Чи відображається в графі «Працювало за трудовими договорами» додатка 4ДФ до Розрахунку кількість працівників, які перебувають у відпустках по вагітності та пологах, для догляду за дітьми, у відпустці без збереження заробітної плати тощо та за якими у звітному періоді не здійснювалось нараховування (виплата) доходів за ознакою «101»?

Кількість працівників, які перебувають у відпустках по вагітності та пологах, для догляду за дітьми, у відпустці без збереження заробітної плати тощо та за якими у звітному періоді не здійснювалось нараховування (виплата) доходів за ознакою «101», у графі «Працювало за трудовими договорами» додатка 4ДФ до Розрахунку не відображається.

Яку кількість працівників слід зазначати у рядку «Працювало за трудовими договорами» (контрактами) у додатку 4ДФ до Розрахунку, якщо в окремому місяці звітного кварталу кількість працівників змінювалась у зв'язку з прийняттям та звільненням з місця роботи?

Якщо в окремому місяці звітного кварталу кількість працівників змінювалась у зв'язку із прийняттям та звільненням з місця роботи, то у рядку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» додатка 4ДФ до Розрахунку слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця.

Зауважимо, що при поданні «Звітного нового», «Уточнюючого» додатка 4ДФ до Розрахунку суб'єкт господарювання заповнює рядки 04 «Працювало за трудовими договорами» та 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами».

Як відобразити у Розрахунку та додатку 4ДФ до Розрахунку кількість працівників неуповноваженого відокремленого підрозділу?

У додатку 4ДФ до Розрахунку, який подається за неуповноважений відокремлений підрозділ, кількість працівників відображається так:

— у рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляється кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, щодо яких здійснюється нараховування доходу за ознакою «101»;

— у рядку 5 навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» проставляється кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, щодо яких здійснюється нараховування доходу за ознакою «102».

При цьому у заголовній частині Розрахунку за неуповноважений відокремлений підрозділ кількість працівників не зазначається (в паперовому вигляді проставляються прочерки, в електронному варіанті — поля залишаються не заповненими).

Такі відомості щодо чисельності працівників, які працюють в неуповноваженому відокремленому підрозділі, відображаються у складі загальної кількості працюючих юридичної особи в рядках 101 — 110 рядка 10 «Штатна чисельність працівників» заголовної частини Розрахунку, який юридична особа подає за себе.

Як заповнюється графа 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта» додатка 4ДФ до Розрахунку та чи потрібно доповнювати зліва нулями інформацію про серію та номер паспорта ФО?

Заповнення клітинок у графі 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта» додатка 4ДФ до Розрахунку проводиться зліва направо, пропуски (пробіли) при цьому не допускаються.

Мінімальна кількість знаків у цій графі — 8.

Податковому агенту не потрібно у графі 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта» додатка 4ДФ до Розрахунку доповнювати зліва направо нулями інформацію про серію та номер паспорта фізичної особи.

Як заповнювати додаток 4ДФ у разі нарахування доходів фізособам без ідентифікаційного коду?

Необхідно врахувати таке: Постановою КМУ від 25.03.2015 р. №302 «Про затвердження зразка бланка, технічного опису та Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України» (в редакції постанови КМУ від 04.12.2015 р. №1042) (далі — Постанова №302) затверджено технічний опис бланка паспорта громадянина України з безконтактним електронним носієм. Відповідно до п. 9 Технічного опису бланка паспорта громадянина України з безконтактним електронним носієм (додаток 2 до Постанови) на зворотному боці паспорта міститься, зона візуальної перевірки (VI), де одним рядком надруковано напис «ПАСПОРТ ГРОМАДЯНИНА УКРАЇНИ Є ВЛАСНIСТЮ УКРАЇНИ» та назву підприємства, що виготовило паспорт, — «ПК «Україна».

Нижче, послідовно, згори донизу, надруковано назви полів, зокрема: «РНОКПП/RNTRC» — реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) зазначається десятьма цифрами (абзац 1 п. 18-1 додатка 2 до Постанови). У разі наявності повідомлення про відмову від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття зазначеного номера та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу) у відповідному полі проставляється слово «відмова». У разі відсутності інформації відповідне поле не заповнюється (абзац 2 п. 18-1 додатка 2 до Постанови). «Документ N/Document N» номер документа встановлюється Державною міграційною службою і містить дев'ять цифр. Номер документа виконується об'ємним лазерним гравіюванням (п. 20 додатка 2 до Постанови).

Наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 р. №773) затверджені форма Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Розрахунок) та Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок).

У рядку 06 розд. I додатка 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» до Розрахунку передбачена, зокрема, графа 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта» (далі — графа 2).

Згідно з п. 4 розд. IV до Порядку у графі 2 відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), про яку надається інформація в додатку 4ДФ до Розрахунку.

Таким чином, якщо у відповідному полі паспорта громадянина України з безконтактним електронним носієм проставлено слово «відмова» у зв'язку з тим, що фізична особа через свої релігійні переконання відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, то в додатку 4ДФ до Розрахунку, при наданні інформації стосовно такої фізичної особи, відображається номер паспорта, який містить дев'ять цифр.

Несвоєчасно виплачуєте зарплату: як зазначити в додатку 4ДФ до єдиної звітності?

Згідно з пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку №4 у розділі I «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» додатка 4ДФ до Розрахунку, зокрема, відображається:

— у графі 3а «Сума нарахованого доходу» дохід (за звітний період місяць), який нарахований фізичній особі відповідно до ознаки доходу, наведеній у розд. 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» (додаток 2 до Порядку).

— у графі 3 «Сума виплаченого доходу» сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.

— у графі 4а «Сума нарахованого податку» сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством за звітний період;

— у графі 4 «Сума перерахованого податку» фактична сума перерахованого податку до бюджету у звітному періоді;

— у графі 5а «Сума нарахованого військового збору» сума збору, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством;

— у графі 5 «Сума перерахованого військового збору» фактична сума перерахованого збору до бюджету.

При цьому у разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку на доходи фізичних осіб, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, — обов'язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги за її наявності та військового збору (у періоді його справляння).

Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена в додатку 4ДФ до Розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ до Розрахунку за січень відображається заробітна плата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні).

Аналогічно відображається і податок на доходи фізичних осіб, що перераховується у встановлені терміни до бюджету у наступному місяці, у разі своєчасної виплати заробітної плати.

Якщо заробітна плата виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі), то незважаючи на те, що податок на доходи фізичних осіб перераховується до бюджету протягом 30-ти календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів, сума фактично перерахованого до бюджету податку відображається у графі 4 «Сума перерахованого податку» та у графі 5 «Сума перерахованого військового збору» додатка 4ДФ до Розрахунку за наступний квартал.

Простили борг фізособі: як зазначати в єдиній звітності?

Згідно з абз. 1 пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку на доходи фізичних осіб включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ) у вигляді основної суми боргу (кредиту) платника податку (крім суми прощеного (анульованого) основного боргу платника податку за іпотечним кредитом в іноземній валюті, забезпеченим іпотекою житлової нерухомості), прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним з процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності, у разі якщо його сума перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року, що у 2021 році становить 1500 грн (6000 грн х 25%).

При цьому кредитор зобов'язаний повідомити платника податку — боржника шляхом надіслання рекомендованого листа з повідомленням про вручення чи шляхом укладення відповідного договору або надання повідомлення боржнику під підпис особисто про прощення (анулювання) боргу та включити суму прощеного (анульованого) боргу до податкового розрахунку суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, за підсумками звітного періоду, у якому такий борг було прощено. Боржник самостійно сплачує податок з таких доходів та відображає їх у річній податковій декларації про майновий стан та доходи. У разі неповідомлення кредитором боржника про прощення (анулювання) боргу у порядку, визначеному пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ, такий кредитор зобов'язаний виконати всі обов'язки податкового агента щодо доходів, визначених цим підпунктом.

Водночас відповідно до пп. 165.1.55 ПКУ не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку:

— основна сума боргу (кредиту) платника податку, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним з процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності у сумі, що не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року, що у 2021 році становить 1500 грн (6000 грн х 25%);

— сума процентів, комісії та/або штрафних санкцій (пені), прощених (анульованих) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним із процедурою його банкрутства, до закінчення строку позовної давності;

— основна сума боргу (кредиту) платника податку за іпотечним кредитом в іноземній валюті, забезпеченим іпотекою житлової нерухомості, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним з процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності.

Відповідно до п. 4 розд. IV Порядку №4 у додатку 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (форма 4ДФ)» до Розрахунку у графі 6 «Ознака доходу» зазначається ознака доходу, наведена у розд. 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» додатка 2 до Порядку.

Згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб:

— за ознакою доходу «126» відображається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ), зокрема, у вигляді основної суми боргу (кредиту) платника податку, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним з процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності, що перевищує у 2021 році 1500 гривень;

— за ознакою доходу «189» відображаються інші доходи, зокрема, основна сума боргу (кредиту) платника податку, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним з процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності у сумі, що не перевищує у 2021 році 1500 грн, та сума процентів, комісії та/або штрафних санкцій (пені), прощених (анульованих) кредитором за його самостійним рішенням, не пов'язаним із процедурою його банкрутства, до закінчення строку позовної давності.

Як у єдиній звітності відобразити списану заборгованість?

Відповідно до пп. 164.2.7 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається, зокрема, сума заборгованості платника податку за укладеним ним цивільно-правовим договором, за якою минув строк позовної давності та яка перевищує суму, що становить 50% місячного прожиткового мінімуму, який діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, крім сум податкової заборгованості, за якими минув строк позовної давності згідно з розд. II ПКУ, що встановлює порядок стягнення заборгованості з податків, зборів і погашення податкового боргу. Фізична особа самостійно сплачує податок з таких доходів та зазначає їх у річній податковій декларації про майновий стан і доходи.

Згідно з Довідником ознак доходів у додатку 4ДФ до Розрахунку відображаються:

— сума списаної заборгованості, за якою минув строк позовної давності — за ознакою доходу «107», без заповнення граф 4 «Сума перерахованого податку» та 4а «Сума нарахованого податку», тобто проставляється «0»;

— інші доходи, які згідно з ПКУ не включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, — за ознакою доходу «194».

Враховуючи викладене, сума списаної заборгованості, за якою минув строк позовної давності, відображається юридичною особою — кредитором у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «107». При цьому фізична особа самостійно сплачує податок з таких доходів та зазначає їх у річній податковій декларації.

Водночас сума списаної на користь фізичної особи заборгованості, за якою минув строк позивної давності, розмір якої не перевищує суму, що становить 50% місячного прожиткового мінімуму, що діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року (у 2021 році — 1135 грн), відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «194», як виплата інших доходів.

Прийнято на роботу в I кварталі, а перші доходи — в II: як скласти додаток 4ДФ?

Якщо працівника було прийнято на роботу в звітному періоді (наприклад, 31 березня), а дохід нарахований і виплачений у наступному (наприклад, 1 квітня), то дата прийняття на роботу (31 березня) не відображається при заповненні додатка 4ДФ до Розрахунку за той звітний період, в якому нараховано дохід працівнику.

Така ж ситуація буде, якщо в місяці звітного кварталу, в якому відбулося звільнення працівника, йому не нараховувався та не виплачувався дохід. У додатку 4ДФ до Розрахунку відомості про такого звільненого працівника не наводяться та графа 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюється.

Надали родичам померлого працівника допомогу: як зазначити у додатку 4ДФ єдиної звітності?

Кошти або вартість майна, що надаються як допомога на поховання платника податку роботодавцем такого померлого платника податку за його останнім місцем роботи, незалежно від розміру такого доходу, відображаються в додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «146».

За якою ознакою доходу зазначати благодійну допомогу в єдиній звітності?

Сума нецільової благодійної допомоги (у тому числі та, що перевищує встановлений граничний розмір) у додатку 4ДФ до єдиної звітності відображається за ознакою доходу «169».

Як показати негрошові доходи в ф. №Д4?

Податковий агент у графах 3а «Сума нарахованого доходу» та 3 «Сума виплаченого доходу» рядка 06 розд. I додатка 4ДФ до Розрахунку відображає суми наданих платнику податку доходів у негрошовій формі з урахуванням коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ.

Орендні платежі

ЄСВ на суму орендної плати не нараховується. Отже, в основній частині Розрахунку та в додатку 1 відображати такий дохід, нарахований та сплачений фізособі, не потрібно.

А от із ПДФО та ВЗ ситуація зовсім інша.

Відповідно до пп. 170.1.1 ПКУ податковим агентом платника податку — орендодавця щодо його доходу від надання в оренду (емфітевзис) земельної ділянки сільськогосподарського призначення, земельної частки (паю), майнового паю є орендар.

Податковим агентом платника податку — орендодавця під час нарахування доходу від надання в оренду об'єктів нерухомості, інших, ніж зазначені в пп. 170.1.1 ПКУ (включаючи земельну ділянку, що розташована під такою нерухомістю, чи присадибну ділянку), є орендар (пп. 170.1.2 ПКУ).

Звісно, це правило діє, якщо орендар є юридичною особою або самозайнятою фізособою (ФОПом або фізособою, яка здійснює незалежну професійну діяльність, пп. 14.1.226 ПКУ).

Якщо орендна плата сплачується ФОПом, то її в додатку 4ДФ треба відображати за ознакою доходу «157».

Якщо орендна плата сплачується звичайній фізособі, то ознака доходу залежить від виду орендованого майна!

Якщо йдеться про оренду рухомого майна (наприклад, автомобіля), то орендну плату треба відображати за ознакою доходу «127» (як інші оподатковані доходи).

А от якщо йдеться про оренду нерухомого майна, то:

за ознакою доходу «106» відображається дохід від надання земельної частки (паю) в лізинг, оренду або суборенду;

за ознакою доходу «195» відображається дохід від надання земельної ділянки сільськогосподарського призначення, майнового паю в лізинг, оренду, суборенду, емфітевзис;

за ознакою доходу «196» відображається дохід від надання іншого нерухомого майна (крім земельної частки (паю), земельної ділянки сільськогосподарського призначення, майнового паю) в оренду або суборенду (строкове володіння та/або користування).

Орендна плата за декілька років, яку виплачено авансом

Податківці в IПК від 22.02.2021 р. №685/IПК/99-00-04-03-03-06 зазначили, що дохід у вигляді орендної плати, який нараховується (виплачується) юридичною особою (орендарем) на користь фізичної особи (орендодавця), включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку та оподатковується під час нарахування (виплати) ПДФО та військовим збором на загальних підставах.

Податківці наголошують: дохід у вигляді орендної плати відображається податковим агентом у податковому розрахунку шляхом заповнення граф 3, 3а, 4, 4а незалежно від того, що орендна плата виплачувалась фізичній особі авансом за декілька років. При цьому значення графи 3а повинно відповідати значенню графи 3.

Орендна плата померлого орендодавця

Сума орендної плати, яка нарахована на користь померлого орендодавця — фізичної особи, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку зі зазначенням його реєстраційного номера облікової картки.

Такий Розрахунок подається за останній звітний період, на який припадає смерть фізичної особи.

Якщо після смерті фізичної особи (орендодавця) податковий агент за договором оренди продовжує нарахування орендної плати до моменту звернення спадкоємців, то податковий агент не відображає відомості про нараховані суми орендної плати у додатку 4ДФ до Розрахунку, оскільки немає суб'єкта, на користь якого проводиться таке нарахування.

Крім того, у додатку 4ДФ до Розрахунку відображається орендна плата за договором оренди, яка нарахована податковим агентом — орендарем, у тому податковому періоді, в якому така сума фактично буде виплачена на користь спадкоємців, з відповідним оподаткуванням та зазначенням суми ПДФО, утриманого (перерахованого) до відповідного бюджету.

Відшкодування комунальних платежів поза договором оренди

Податковий агент — орендар у додатку 4ДФ до Розрахунку суму сплачених комунальних платежів за спожиті ним комунальні послуги, яка згідно з договором оренди не включається до орендної плати та відшкодовується фізичній особі — орендодавцю, відображає як дохід, отриманий у вигляді додаткового блага за ознакою «126».

Оренда нерухомості, яка належить нерезиденту

Податківці у підкатегорії 103.25 ЗIР наголосили, що фізичним особам — нерезидентам забороняється самостійно передавати нерухомість, що їм належить, в оренду. Така передача можлива лише через фізичну особу — підприємця або юридичну особу — резидента України, які виконують представницькі функції.

Представницькі функції слід розуміти як представництво, яке відповідно до ст. 237 ЦКУ є правовідношенням, в якому одна сторона (представник) зобов'язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє.

Відповідно сума орендної плати, що перераховується юридичною особою (фізичною особою — підприємцем) іншій фізичній особі — підприємцю (уповноваженій особі), яка виконує представницькі функції стосовно надання майна в оренду фізичною особою — нерезидентом за договором оренди нерухомого майна, відображається в додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «157».

Витрати на відрядження та підзвітні кошти

Памятайте:

— правила оподаткування витрат на відрядження та коштів, виданих під звіт, прописані в п. 170.9 та 164.5 ПКУ

— до оподаткованого ПДФО (а отже, і ВЗ) доходу включається лише сума надміру витрачених коштів. Тобто таких, за якими норми п. 170.9 ПКУ не були виконані фізособою та її податковим агентом. Які саме вимоги треба виконати, ми докладно розібрали у розділі цієї книги про відрядження;

— база нарахування ПДФО за надміру витраченими коштами визначається за допомогою коефіцієнта 1,21951. Для ВЗ цей коефіцієнт не застосовується;

— надміру витрачені кошти не оподатковуються ЄСВ. Отже, в основній частині Розрахунку та в додатку 1 цей дохід відображати не потрібно.

А ось у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «118» відображаються лише кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки. Та сума витрат, яка є неоподаткованою, в Розрахунку не відображається!

I ще один нюанс. Згідно з роз'ясненням у ЗIР податковий агент у графах 3а «Сума нарахованого доходу» та 3 «Сума виплаченого доходу» рядка 06 розд. I додатка 4ДФ до Розрахунку відображає суми наданих платнику податку доходів у негрошовій формі з урахуванням коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ. Оскільки цей коефіцієнт застосовується і щодо надміру витрачених доходів, вважаємо, що це роз'яснення треба застосовувати й до них.

Середній заробіток за вимушений прогул

Памятайте:

— ПДФО та ВЗ: дохід у вигляді середньої заробітної плати, нарахованої (виплаченої) на підставі рішення суду на користь фізичної особи за час вимушеного прогулу, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку як заробітна плата, за умови перебування такого платника у трудових відносинах з роботодавцем, або як інший дохід у разі його нарахування (виплати) після звільнення платника;

— відшкодування середньої заробітної плати за час вимушеного прогулу, нарахованої (виплаченої) на підставі рішення суду на користь фізичної особи, є базою нарахування ЄСВ.

При цьому, як роз'яснюють податківці в ЗIР, база нараховування ЄСВ для осіб, яким нараховано середню заробітну плату (дохід) за час вимушеного прогулу, згідно з рішенням суду при поновленні працівника на посаді визначається шляхом ділення заробітної плати (доходу) на кількість місяців, за які вона нарахована, та включається до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі нарахування.

У разі якщо база нарахування ЄСВ не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки ЄСВ.

На практиці це означає, що потрібно:

— поділити загальну суму такої компенсації на кількість місяців, за які вона нарахована. Наприклад, якщо сума компенсації 20000 грн і вона нарахована за 4 місяці, то ділимо: 20000 : 4 = 5000 грн;

— відображаємо цей дохід в Розрахунку за квартал і місяць, у якому здійснено це нарахування (тобто коли бухгалтерія виконала рішення суду і нарахувала компенсацію). Уточнювати попередні звіти не потрібно;

— у додатку 1 такі доходи треба показати різними рядками — із зазначенням місяця і року, за який сплачена певна частина цієї компенсації. Так, якщо місяців було 4, то й рядків буде чотири;

— оскільки в розрахунку на місяць сума компенсації становила 5000 грн, що менше за діючу мінімальну зарплату 6000 грн, то донарахування самого доходу не здійснюється. Проте базою для нарахування ЄСВ за кожен із таких 4-х місяців буде не фактичний дохід, а мінімальна зарплата. Таким чином, за кожен з таких місяців треба буде заповнити і ще по одному рядку із донарахуванням. Наприклад, за один з цих місяців буде два рядки: в першому зазначаємо дохід 5000 і суму ЄСВ 1100 грн, у другому відображаємо додаткову базу нарахування ЄСВ 1000 і суму ЄСВ 220 грн.

Компенсаційні виплати у вигляді суми середньої заробітної плати, нараховані податковим агентом працівнику за рішенням суду, за час затримки розрахунку при звільненні відображаються в додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «127». I тут уже жодних донарахувань і розбивок робити не треба — дохід, ПДФО та ВЗ відображаються загальними сумами у місяці їх нарахування та сплати.

Видача роботодавцем спецодягу працівнику: як відображати у додатку 4ДФ?

Згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб, наведеним у додатку 2 до Порядку №4, вартість спеціального (форменого) одягу та взуття, що надається роботодавцем у тимчасове користування платнику податку, який перебуває з ним у трудових відносинах, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «136» та відповідно до пп. 165.1.9 ПКУ не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Нагадаємо, що за цією нормою не оподатковується спецодяг, який видано в межах чинних норм. Порядок забезпечення, перелік та граничні строки використання спеціального (у тому числі форменого) одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту встановлюються Кабінетом Міністрів України та/або галузевими нормами безоплатної видачі працівникам спеціального (форменого) одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту.

Як виправляти помилки у новій єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ?

Порядок №4 передбачає внесення змін до такої звітності у двох випадках:

— у разі самостійно виявлених платником помилок;

— а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.

Які повідомлення можуть надіслати податківці? Наприклад, про виявлення під час камеральної перевірки неправомірного застосування податкової соціальної пільги. Порядок інформування податкових агентів про такі випадки затверджено наказом Мінфіну від 19.05.2017 р. №514. А наслідки цього порушення докладно прописані у пп. 169.2.4 ПКУ.

Слід зазначити, що сам ПКУ для звітності про нараховані фізособам доходи та утримані з них податки встановлює особливі правила внесення уточнень.

Так, звичайні правила коригування податкової звітності зазначені у ст. 50 ПКУ. Але податкові агенти мають право провести перерахунок ПДФО, результати якого відображаються у звітності за квартал, у якому цей перерахунок було зроблено.

Таким чином, і штрафи за порушення складання єдиної звітності будуть різними, і їх розмір залежать від того, які помилки виправляються, яким чином і наскільки швидко. Звісно ж, розмір штрафів залежатиме і від того, хто знайшов помилки у звіті — сам податковий агент чи податківці.

Утім, розгляньмо це докладніше.

Який звіт вважається прийнятим?

Поданим і прийнятим до граничного строку подання вважається звіт, який прийнятий контролюючим органом та пройшов усі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, і залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного звіту за такий звітний (податковий) період.

Тому подавати такий звіт в останній день граничного строку не радимо! А раптом він не пройде контроль у ПФУ, який веде Реєстр застрахованих осіб? На всі контролі йде, як правило, близько трьох днів, тож подавайте звіт заздалегідь і не затягуйте з цим, щоб встигнути виправити помилки.

Подавати єдину звітність можна чотирма шляхами:

1) засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог законів «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги»;

2) на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;

3) поштою з повідомленням та описом вкладення, за умови якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п'яти;

4) на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п'яти.

Проте ті, хто звітує в електронному вигляді, гарантовано і швидко отримають квитанцію про відмову в прийнятті звіту зі зазначенням причини (помилок, виявлених на контролі).

Тож вони можуть встигнути виправити ці помилки і подати звіт заново.

Але оскільки звіт не пройшов контролі, то він не вважається прийнятим. Тому для виправлення помилок доведеться перездавати його наново («Звітного» типу). Порядковий номер такого звіту теж не буде враховувати той, що не прийняли.

А от якщо помилки були виявлені у вже прийнятому звіті, тоді треба буде подавати або «Звітний новий», або «Уточнюючий» тип звіту вже з наступним порядковим номером.

Виправляємо помилки у звіті типу «Звітний новий»

За необхідності проведення коригувань звіту з типом «Звітний» до закінчення строку його подання подається звіт з типом «Звітний новий». Наприклад, якщо ви вже подали звіт за I квартал 2021 року і його було прийнято, то в разі виправлення помилок до 11 травня 2021 року подається звіт типу «Звітний новий».

У разі необхідності проведення коригувань у звіті з типом «Звітний новий» до закінчення строку його подання знову подається звіт з типом «Звітний новий». Тобто, якщо ви виправили помилку до 11 травня, але припустилися при цьому нової помилки — виправляєте це теж «Звітним новим» звітом.

Виправляємо помилки у звіті типу «Уточнюючий»

Розрахунок з типом «Уточнюючий» подається після закінчення строку подання розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий».

Наприклад, якщо ви вже подали звіт за I квартал 2021 року і його було прийнято, в разі виправлення помилок після 11 травня 2021 року подається звіт типу «Уточнюючий».

Як ці типи звіту складаються?

Порядок заповнення «Звітного нового» та «Уточнюючого» звітів при коригуванні сум ПДФО, військового збору є однаковим.

«Звітний новий» та «Уточнюючий» подаються на підставі інформації з раніше поданих звітів і містять інформацію лише за рядками з реквізитами або сумами нарахованого ПДФО, військового збору, які уточнюються.

Для заповнення також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які надсилаються контролюючими органами до платника!

Оскільки у єдиній звітності ПДФО та ВЗ присвячено четвертий додаток, то у ньому як раз і будуть виправлятися такі помилки. Але аналогічно виправлятимуться і помилки у рядках додатків Д1 і Д5, для чого в них передбачено додаткові рядки.

Адже Порядок №4 говорить: для видалення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у відповідній графі додатків проставити «1» — на видалення рядка.

Увага! Не в усіх рядках додатків є графи на видалення і додавання. Наприклад, інформацію щодо кількості людей, які працювали за трудовими або цивільно-правовими договорами в додатку 4ДФ, на жаль, виправити буде неможливо.

Тож для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи і у відповідній графі додатків проставити «0» — на введення рядка.

Для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно повністю заповнити два рядки, один з яких видаляє попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку відповідної графи проставляється «1» — рядок на видалення, а в другому «0» — рядок на введення.

Тобто виправлення в усіх трьох додатках звіту уніфікували і застосували при цьому той принцип, який діяв у формі №1ДФ.

Однак при виправленні «сумових» помилок у Д1 при заповненні «Уточнюючого» типу коригування сум ЄСВ проводиться з використанням типів нарахувань 2 та 3, а відповідні графи і ознаки «0» або «1» не застосовуються.

Що це означає? Дивитимося на прикладі.

В усіх частинах звіту, яким виправляємо цю помилку, зазначаємо обов'язкову інформацію, тобто «шапку» і основної частини, і додатків, звісно, ж треба буде заповнити, а наприкінці зазначити дату подання і підписи.

Якщо подається не лише основна частина, а й додатки, про це теж треба зазначити в основній частині. Додатки, інформація щодо яких не коригується, у рядку 06 не зазначаються та відповідно не подаються.

Строк подання звіту закінчився, ви подаєте тип «Уточнюючий»:

а) в основній частині звіту в розділі відображаємо лише різницю! Тобто у графах 1 та 2 покажемо 4000 грн, а у графі 3880 грн. Звітний період буде той самий, порядковий номер звіту — наступний, рядки 4 та 5 не заповнюємо;

б) Порядок говорить: якщо в Д1 з типом «Уточнюючий» платник єдиного внеску поза межами звітного (податкового) періоду при поданні включив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, які не були вчасно внесені, або збільшив їх, то таке збільшення проводиться у додатках стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 2.

Тобто в додатку Д1 зазначаємо дані лише щодо працівника, за яким виправляємо подану інформацію. Але двох рядків в цьому випадку не буде! Буде один на додавання, і показати треба буде лише різницю! Зробити це треба буде із повторенням «недохідних» даних про працівника, зі зазначенням у графі 16 і 17 суми збільшення доходу 4000 грн, а у графі 20 — суми збільшення ЄСВ 880 грн. При цьому у графі 09 зазначається код типу нарахувань 2;

в) а ось у додатку 4ДФ — видаляємо один рядок і додаємо другий.

А якщо помилку зробили у старих формах звітів?

Нічого страшного. Старі форми звітів скасували, проте виправити старі помилки можна буде у новій формі єдиної звітності.

Форма 4ДФ майже дублює стару форму №1ДФ, отже, проблем виникнути не повинно (алгоритм виправлення наведено вище). А в основній частині звіту до рядків 4 і 6 передбачено навіть спеціальні службові рядки, у яких можна розшифрувати, у чому саме полягала помилка і яка тоді була ставка соцвнеску чи збору.

Єдине, на що треба звернути увагу, це виправлення помилок щодо військового збору, допущених у формі №1ДФ. Для цього у новій формі встановлено спеціальні правила, адже раніше інформація про ВЗ подавалась у звітності загальною сумою, без персоніфікації, як у новій формі.

У рядку «Військовий збір» під час проведення коригування показників 4ДФ за минулі періоди зазначається період, за який була подана звітність, що коригується. При цьому коригування показників за періоди до 1 січня 2021 року у розділі I графи 5а, 5 не заповнюються. Для видалення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір — виключення» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.

Висновки

Якщо треба виправити «недохідні» дані про працівника (наприклад, податковий номер), то подаються «Звітний новий» або «Уточнюючий» типи:

— щодо ПДФО та ВЗ для цього підійде комбінація «основна частина + 4ДФ». При цьому оскільки сума доходу не зміниться, то в основній частині буде заповнено лише «шапку» та відомості про поданий додаток (те, що ми зазвичай називаємо «пустушкою»);

— щодо персоніфікації з ЄСВ, для цього підійде комбінація «основна частина + Д1). А якщо «недохідні» дані стосуються кадрової інформації — то разом подаватимуться «основна частина + Д5».

Помилки щодо «дохідних» даних виникають, як правило, в усіх частинах звіту, тому подавати треба буде увесь пакет звітного нового або уточнюючого типу.

А ось якщо в одному звіті в додатку Д1 виникли помилки як «дохідні», так і «недохідні» і граничний строк подання цього звіту вже минув, то виправляти їх доведеться окремо (тобто, треба буде подавати один звіт «Уточнюючий», в комбінації «основна частина + Д1», у якому виправляємо «дохідні» помилки, і другий «Уточнюючий» — із виправленням «недохідних» помилок)! Цього вимагає пп. 7 п. 9 розділу V нового Порядку.

А тепер про винятки…

Якщо ви утримали ПДФО більше або менше ніж треба (а щодо ЄСВ та інших помилок не було), то виправити це можна шляхом перерахунку.

Це може бути річний перерахунок, перерахунок при звільненні працівника (вони проводяться обов'язково) або за будь-який інший період за бажанням податкового агента (це передбачено п. 169.4 ПКУ).

Перерахунок сум доходів провадиться в такій послідовності:

Етап 1. Уточнюють суми нарахованих доходів працівникам за кожен місяць розрахункового періоду, а також інші виплати, які входять до складу зарплати згідно з Iнструкцією №5.

Етап 2. Перевіряють правильність розподілу перехідних відпусткових і допомоги з тимчасової непрацездатності за місяцями, за які вони нараховані, для виявлення того, чи не відображені в одному місяці виплати, які належать до різних місяців.

Етап 3. Перевіряють правильність застосування ПСП. Для цього розраховану помісячно суму оподатковуваного доходу порівнюють із граничним доходом, який дає право на застосування ПСП. Також перевіряють наявність підстав для застосування ПСП. Якщо ПСП застосовується на двох і більше дітей, потрібно перевірити за свідоцтвом про народження, чи не виповнилося комусь із дітей 18 років. ПСП на дітей застосовується до кінця року, в якому дитина досягає 18 років, а у разі її смерті до досягнення зазначеного віку — до кінця року, на який припадає смерть. Право на отримання такої ПСП втрачається у разі позбавлення платника податку батьківських прав або якщо він відмовляється від дитини чи передає її на державне утримання, у тому числі у закладах для дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, незалежно від того, чи береться плата за таке утримання, чи ні, а також якщо дитина стає курсантом на умовах її повного утримання, починаючи з податкового місяця, в якому відбулася така подія. Звісно, що про всі ці події працівник зобов'язаний повідомляти роботодавця. Крім того, перевіряють наявність заяв та копій документів працівників, які мають право на ПСП до доходу.

Етап 4. Проводять остаточне оподаткування розрахованого (уточненого) оподатковуваного доходу щомісяця і визначають уточнену суму ПДФО до сплати для кожного місяця окремо.

Етап 5. Обчислюють остаточну річну суму ПДФО, що складається зі сум податку, визначених за результатами перерахунку кожної окремої місячної оподатковуваної суми доходу.

Етап 6. Порівнюють загальну суму ПДФО, обчислену внаслідок перерахунку, з фактично утриманим ПДФО протягом розрахункового періоду.

Етап 7. Відображають результати перерахунку у єдиній звітності за той квартал і місяць, у якому проведено перерахунок.

Останній етап — найголовніший. Адже за допомогою нього можна виправити суму ПДФО і не сплачувати за це штраф! I жодних уточнень звітності минулих періодів робити не треба.

Подали єдину звітність за неуповноважений підрозділ замість головного підприємства: як виправити?

Податківці в IПК від 12.08.2021 р. №2993/IПК/99-00-04-03-03-05 навели найпоширеніші помилки щодо рядка 033:

не заповнено рядок 033 заголовної частини Розрахунку;

у звітах за відокремлений підрозділ зазначено показники з ЄСВ.

Так, у разі незаповнення цього рядка у Розрахунку він вважається поданим платником податку як за головне підприємство — юридичну особу. Відповідно, якщо такий неправильно заповнений «звітний» Розрахунок був прийнятий ПФУ першим, то він трактується як поданий за юридичну особу, а приймання ще одного «звітного» Розрахунку за юридичну особу в інформаційно-телекомунікаційних системах ПФУ не передбачено.

Тож для подання Розрахунку за головне підприємство, як вимагають податківці, необхідно подати Розрахунок з типом «Уточнюючий».

При цьому податківці нагадали, що в разі встановлення помилок при заповненні Розрахунку (у тому числі за відокремлені підрозділи) та додатку №4ДФ проводяться коригування відповідно до розділу 5 Порядку №4.

Відповідно до п. 2 розділу 5 Порядку №4 поданим і прийнятим до граничного строку подання вважається Розрахунок, який прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного Розрахунку за такий звітний (податковий) період.

На підставі такого Розрахунку здійснюється коригування необхідних реквізитів та показників як у межах звітного (податкового) періоду, так і поза його межами.

Водночас у разі необхідності проведення коригувань Розрахунку з типом «Звітний» до закінчення строку його подання подається Розрахунок з типом «Звітний новий» (п. 3 розділу 5 Порядку).

У разі необхідності проведення коригувань Розрахунку з типом «Звітний новий» до закінчення строку його подання подається Розрахунок з типом «Звітний новий» (п. 4 розділу 5 Порядку). При цьому згідно з п. 5 розділу 5 Порядку №4 Розрахунок з типом «Уточнюючий» подається після закінчення строку подання розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий». Уточнюючий Розрахунок може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди.

Як виправити помилку в ідентифікаційному номері працівника?

Якщо в Розрахунку треба виправити «недохідні» дані про працівника (наприклад, ідентифікаційний номер), то подаються «Звітний новий» (якщо помилку виявлено до закінчення граничного строку подання звітності) або «Уточнюючий» типи.

Iдентифікаційний номер фізособи зазначається в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, як правило, лише в додатках (крім кодів керівника та головного бухгалтера, які зазначаються наприкінці кожної частини звітності). Проте подати окремо додаток для виправлення в ньому помилки не вийде. Кожного разу треба буде подавати основну частину звітності (тобто безпосередньо податковий розрахунок), яка буде порожня, а до неї додавати додатки, у яких було зазначено помилковий інкод.

Щодо 4ДФ, то відповідно до п. 10 розд. V Порядку №4 коригування показників цього додатка проводиться таким чином. У розділі I для заміни помилкової інформації на правильну потрібно повністю заповнити два рядки, один з яких видаляє попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію.

У такому разі:

у першому рядку повторюються раніше наведені дані щодо такої фізособи (і правильні, і неправильні), при цьому в графі 10 ставиться «1» — рядок на видалення;

у другому треба навести усі правильні дані про таку фізособу, а в графі 10 проставити «0» — рядок на введення.

Щодо додатка 1, то в ньому ця помилка виправляється аналогічно наведеному вище, тільки роль графи 10 у таблиці відіграє графа 25 (із тими самими ознаками 1 і 0).

У додатку 5 ця помилка теж виправляється аналогічно, а роль графи 10 відіграє графа 20.

Тобто правила виправлення «недохідних» помилок у таблицях єдиної звітності уніфікували. I тепер вони всі виправляються однаково.

Чи заповнювати при уточненні даних у додатку №4ДФ рядок «Всього»?

У разі подання додатка 4ДФ до Розрахунку з типом форми «Звітний новий» або «Уточнюючий» та заповнення рядків на вилучення одного помилкового рядка з попередньо внесеною інформацією і введення нового або пропущеного рядка підсумковий рядок «Всього» за графами 3а, 3, 4а, 4, 5а та 5 розд. I не заповнюється.

Як виправити помилку в рядку 09 «Ознака платника ЄВ» заголовної частини Розрахунку?

Раніше щодо помилок у заголовній частині Звіту з ЄСВ або форми №1ДФ (якщо не йшлося про обов'язкові реквізити) податківці казали, що виправити їх неможливо, втім, до штрафів такі помилки не призведуть.

Але щойно ці звіти поєднали, чомусь ставлення до необов'язкових реквізитів Розрахунку стало іншим. Податківці вже не вперше кажуть, що такі помилки треба виправляти.

Ну, треба то треба. Але в Порядку №4 не передбачено шляху для їх виправлення! Тож роботодавцям доводиться звертатися до податківців за роз'ясненнями. А останнє роз'яснення таке (категорія 201.06.01, ЗIР).

У податківців запитали: як провести коригування реквізитів рядка 09 «Ознака платника ЄВ» заголовної частини Розрахунку?

I вони відповіли, що пунктом 1 розд. III Порядку визначено, що у рядку 09 «Ознака платника єдиного внеску» заголовної частини Розрахунку позначкою «Х» зазначається відповідна ознака платника податків:

091 — роботодавець — якщо Розрахунок подається юридичною особою або фізичною особою — підприємцем, що використовує працю найманих працівників;

092 — бюджетна установа;

093 — підприємство, організація всеукраїнської громадської організації осіб з інвалідністю, зокрема, товариств УТОГ, УТОС;

094 — підприємство, організація громадської організації осіб з інвалідністю.

Порядок проведення коригувань Розрахунку визначено розд. V Порядку.

Враховуючи зазначене, коригуванню підлягають показники, що зазначені у розділах I, II та III Розрахунку, тобто рядок 09 «Ознака платника єдиного внеску» заголовної частини Розрахунку можливо скоригувати лише у разі коригування помилки у розділах I або II, III Розрахунку.

Під «скоригувати», очевидно, податківці мають на увазі зазначити правильне значення рядка 09. Оскільки іншого шляху коригування, крім навести правильну інформацію, в цьому випадку немає. При цьому якщо не буде що виправляти у табличній частині звіту, то цю нечислову помилку не виправити жодним чином.

Залишається лише розвести руками. Адже нам більше до вподоби був старий підхід податківців, які пропонували помилки в необов'язкових реквізитах не виправляти (максимум, що можна було зробити, це надати податківцям листа із поясненням, у чому полягала помилка, із проханням виправити її у них в базі).

Не подавали в минулих роках ф. №1ДФ та звіт з ЄСВ: як зараз відзвітувати?

Як зазначено у пп. 9 п. 9 розд. V Порядку №4, якщо Розрахунок не подавався за попередній звітний (податковий) період, платник податків зобов'язаний подати Розрахунок у поточному звітному (податковому) періоді за формою, що діє на день подання такого розрахунку.

Таким чином, якщо податковий агент Розрахунок не подавав за попередні звітні (податкові) періоди, в тому числі до 01.01.2021 р., то він зобов'язаний подати Розрахунок у поточному звітному (податковому) періоді за формою, що діє на день подання такого Розрахунку.

Яка звітність подається до ФСС

Починаючи з I кварталу 2019 року страхувальники, які мають заборгованість зі сплати страхових коштів до Фонду соцстрахування, подають звіт до Фонду за новою формою.

Адже правлінням ФСС тоді була прийнята постанова від 12.12.2018 р. №28, якою встановлено форму Звіту із заборгованості страхувальника зі сплати страхових коштів до Фонду соціального страхування України.

При цьому було визнано такими, що втратили чинність, постанову правління ФСС від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України №31 та постанову правління ФСС з тимчасової втрати працездатності від №4. Постанова №28 набирає чинності з 1 січня 2019 року.

Таким чином, в останнє, за підсумками 2018 року, страхувальники подавали до відділень робочих органів виконавчої дирекції Фонду:

до 21 січня 2019 року Звіт по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням (форма №Ф4-ФСС з ТВП) відповідно до Порядку №4;

до 25 січня 2019 року Звіт щодо сплати заборгованості зі сплати страхових коштів до ФСС від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України відповідно до постанови №31.

Починаючи зі звіту за I квартал 2019 року тільки страхувальники, які мають заборгованість зі сплати страхових коштів на загальнообов'язкове держсоцстрахування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та/або на загальнообов'язкове держсоцстрахування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності, щокварталу до 10 квітня, 10 липня, 10 жовтня, 15 січня, подають до відділень робочих органів виконавчої дирекції Фонду Звіт щодо заборгованості страхувальника зі сплати страхових коштів до ФССУ до повного погашення заборгованості за формою, наведеною у додатку до Постанови №28.

При цьому ФСС зазначає, що у разі погашення страхувальником заборгованості зі сплати страхових коштів до Фонду до кінця звітного періоду звітність до Фонду не подається.

Строки та способи подання

Звіт потрібно подавати у такі строки: до 10 квітня, 10 липня, 10 жовтня, 15 січня.

Звіт подається до відділень робочих органів виконавчої дирекції Фонду в один із таких способів:

— на паперових носіях;

— поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення. У такому разі страхувальник зобов'язаний здійснити таке відправлення на адресу відповідного відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду не пізніше ніж за п'ять днів до закінчення граничного строку подання звіту.

Зміст Звіту

Звіт складається наростаючим підсумком з початку року в гривнях з копійками. Він завіряється підписами керівника та головного бухгалтера (за наявності такої посади у страхувальника) та скріпляється печаткою (за наявності).

Звіт складається із заголовної частини та двох таблиць.

У заголовній частині Звіту відображаються:

— податковий номер страхувальника (код за ЄДРПОУ або реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється контролюючими органами, або реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізичної особи) або серія та/або номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта),

— найменування страхувальника або прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи,

— місцезнаходження (місце проживання), телефон, назва Звіту та період, за який його складено.

Увага! ФСС розробив Методичні рекомендації, у яких, крім іншого, детально описано, як заповнювати рядки таблиць 1 та 2 Звіту. Ми навели ці рекомендації наприкінці цього розділу книги.

Штрафи та пеня при обчисленні та сплаті ЄСВ, ПДФО та військового збору

В 2021 році триває карантин, і більшість роботодавців не звертає увагу на штрафи, оскільки переважна частина їх потрапляє під мораторій. До останнього числа місяця, у якому закінчиться карантин, можна буде виправляти помилки з ПДФО, ВЗ та ЄСВ без фінансових санкцій.

Навіть зі «самоштрафами» ситуація дуже лояльна. Податківці в ЗIР роз'яснюють: у разі самостійного виправлення помилок, виявлених у податкових деклараціях (крім ПДВ, рентної плати) за звітний (податковий) період протягом періоду проведення заходів, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19) (до останнього календарного дня місяця (включно), в якому завершується дія карантину) платник податку на суму заниженого податкового зобов'язання не нараховує штрафні санкції, передбачені п. 50.1 ПКУ, та пеню.

Проте, коли карантин закінчиться, доведеться повертатися до сплати штрафів, а вони вже більші, ніж раніше.

Пунктом 119.1 ПКУ встановлена відповідальність податкового агента за неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов'язань платника податку та/або до зміни платника податку, у розмірі 1020 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 гривень.

Зауважимо, що Законом №115 (яким встановлено правила подання єдиної звітності) визначено, що аналогічні штрафи будуть застосовуватися й у разі подання нової звітності, в т. ч. щодо помилок з ЄСВ.

Увага! Передбачені п. 119.1 ПКУ штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), виникли у зв'язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ, тобто внаслідок перерахунку, про який ми говорили вище.

I ще! За п. 119.3 ПКУ штрафи, передбачені п. 119.1 ПКУ, не застосовуються у випадках, якщо помилки щодо ідентифікаційного номера у Звіті були виправлені податковими агентами самостійно, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.

I щодо адмінштрафів мораторію на час карантину немає. Про це вже неодноразово наголошувалося у роз'ясненнях ДПС. Тому роботодавцю, який швидко не виправить таку помилку, загрожує адміністративний штраф за ст. 165-1 КУпАП від 510 до 680 грн.

Офіційна думка