Iндивідуальна податкова консультація Державної податкової служби України від 21.12.2019 р. №2088/6/99-07-02-02-15/IПК
Щодо окремих питань податкового обліку, пов'язаних зі складанням первинних документів в електронній формі
Суттєво. Податкова дала зрозуміти, що під час перевірок вимагатиме засвідчені паперові роздруки електронних документів.
! Платникам податків
Державна податкова служба України розглянула звернення щодо окремих питань податкового обліку, пов'язаних зі складанням первинних документів в електронній формі, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), у межах повноважень повідомляє.
Щодо загальних питань оформлення електронних документів
Відповідно до ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року №996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон №996) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону №996, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.95 р. за №168/704, зі змінами та доповненнями (далі — Положення №88).
Відповідно до п. 2.5 Положення №88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22 травня 2003 року №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон №851).
Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 Закону №851).
Згідно зі ст. 6 Закону №851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Відповідно до ст. 7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 5 жовтня 2017 року №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон №2155).
Отже, враховуючи вимоги Закону №996, Закону №851 та Закону №2155, відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після його оформлення належним чином.
Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону №996).
Таким чином, з питань оформлення первинних документів в електронній формі з накладанням цифрового підпису, оформлення, зберігання та використання у господарській діяльності електронних документів, виправлення помилок в електронному документі, організації електронного документообігу для ведення бухгалтерського обліку доцільно звернутися до Міністерства фінансів України.
Щодо надання платниками податків документів у ході перевірки, то відповідний порядок встановлено ст. 85 Кодексу
Так, відповідно до вимог п. 85.2 ст. 85 Кодексу платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.
При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов'язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту.
Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська та інша звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері (п. 6.4 Положення №88).
У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (частина шоста ст. 9 Закону №996).
При цьому зазначаємо, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону №851).
Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ст. 85 Кодексу).
Отже, під час проведення перевірки контролюючими органами визнаватимуться та прийматимуться тільки ті первинні документи платника податків, складені в електронній формі, які належним чином оформлені та відповідають всім вимогам щодо їх створення, оформлення, відображення у бухгалтерському обліку.
Щодо особливостей визначення дати виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість з постачання товарів/послуг, якщо дата складання акта надання послуг/виконання робіт виконавцем та дата підписання його замовником послуг припадають на різні дати
Відповідно до п. 187.1 ст. 187 Кодексу датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:
а) дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню, а в разі постачання товарів/послуг за готівку — дата оприбуткування коштів у касі платника податку, а в разі відсутності такої — дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку;
б) дата відвантаження товарів, а в разі експорту товарів — дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства, а для послуг — дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку.
Таким чином, датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг у такому випадку вважається дата належним чином оформленого первинного документа, який засвідчує факт поставки послуг, у тому числі акта виконаних робіт/наданих послуг.
Згідно з п. 201.1 ст. 201 Кодексу на дату виникнення податкових зобов'язань платник податку зобов'язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН) у встановлений Кодексом термін.
Щодо особливостей визначення дати формування податкового кредиту з податку на додану вартість, якщо дата складання акта надання послуг/виконання робіт виконавцем та дата підписання його замовником послуг припадають на різні дати
Згідно з пп. «а» п. 198.1 ст. 198 Кодексу до податкового кредиту відносяться суми податку, сплачені/нараховані у разі здійснення операцій з придбання або виготовлення товарів та послуг.
Відповідно до п. 198.2 ст. 198 Кодексу датою віднесення сум податку до податкового кредиту вважається дата тієї події, що відбулася раніше: дата списання коштів з банківського рахунку платника податку на оплату товарів/послуг; дата отримання платником податку товарів/послуг.
Підставою для нарахування платником податку — покупцем товарів/послуг сум податку, що відносяться до складу податкового кредиту, відповідно до п. 201.10 ст. 201 Кодексу є податкова накладна, складена та зареєстрована в ЄРПН платником податку, який здійснює операції з постачання таких товарів/послуг.
Згідно з п. 198.6 ст. 198 Кодексу не відносяться до податкового кредиту суми податку, сплаченого (нарахованого) у зв'язку з придбанням товарів/послуг, не підтверджені зареєстрованими в ЄРПН податковими накладними/розрахунками коригування до таких податкових накладних чи не підтверджені митними деклараціями, іншими документами, передбаченими п. 201.11 ст. 201 Кодексу.
Разом з цим інформуємо, що з метою надання платникам податків індивідуальних податкових консультацій з обґрунтованим висновком щодо дати виникнення податкових зобов'язань з ПДВ та формування податкового кредиту за операціями з постачання послуг і уникнення при цьому неоднозначного трактування норм Кодексу ДПС підготовлено та направлено відповідний запит щодо правильності оформлення документа, який засвідчує факт постачання послуг, до Міністерства фінансів України як до центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, з проханням висловити свою позицію з порушеного питання.
Отриману від Міністерства фінансів України відповідь на порушене питання буде розміщено на офіційному вебпорталі ДПС.
Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.