У яких нормативних документах викладено вимоги до організації готівкових розрахунків?
Нормативні документи, в яких викладено вимоги до організації готівкових розрахунків, застосування реєстраторів розрахункових операцій (далі — РРО), дотримання порядку проведення готівкових розрахунків та розрахункових операцій:
1) ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI;
2) Указ №436 — Указ Президента від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки»;
3) Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»;
7) Наказ №547 — Наказ Мінфіну від 14.06.2016 р. №547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій»;
4) Наказ №13 — Наказ Мінфіну від 21.01.2016 р. №13, яким затверджено Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядок подання звітності, пов'язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форма №зВР-1 — Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок);
5) Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Нацбанку від 29.12.2017 р. №148;
6) Правила №200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління Нацбанку від 30.05.2007 р. №200.
Які обмеження встановлено на проведення готівкових розрахунків і на які операції вони поширюються?
Згідно з п. 6 Положення №148, суб'єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:
1) між собою — у розмірі до 10 000 грн включно;
2) з фізичними особами — у розмірі до 50 000 грн включно.
При цьому, готівковими розрахунками є платежі готівкою суб'єктів господарювання і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.
Варто додати, що обмеження встановлені не лише для юридичних осіб — суб'єктів господарювання, а й для фізичних осіб. За нормами п. 7 Положення №148 фізичні особи мають право здійснювати розрахунки готівкою:
1) із суб'єктами господарювання протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами — у розмірі до 50000 грн включно;
2) між собою за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню, у розмірі до 50000 грн включно.
Платежі на суму, що перевищує 50000 грн, здійснюються шляхом переказу коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення та/або переказу коштів на поточні рахунки (у тому числі на депозит нотаріуса на окремий поточний рахунок у національній валюті).
У п. 8 Положення №148 наведено перелік операцій, на які готівкові обмеження наведені вище не поширюються:
1) розрахунки суб'єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами;
2) добровільні пожертви та благодійна допомога;
3) використання готівки, виданої на відрядження.
Однак незважаючи на визначення готівкових розрахунків, податківці у своїй консультації наводять (https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/48480) інше бачення, за яким готівкове обмеження стосується виключно розрахунків за товари, роботи, послуги (тобто в межах так званого «торгового обороту»). Відповідно до цього, готівкові обмеження не застосовуються до виплат заробітної плати, авансу на господарські потреби, поворотної фінансової допомоги тощо.
Та все ж таки варто зважати, що Положенням №148 така позиція податківців не підкріплюється. Не згоден з нею і НБУ (ми про це писали тут). Тому якщо планується виплачувати заробітну плату готівкою у розмірі понад 50 тис. грн, необхідно отримати власну індивідуальну податкову консультацію і діяти за нею, або виплачувати таку заробітну плату в межах встановленого обмеження.
Чи поширюються обмеження щодо суми готівкових розрахунків, коли працівник придбаває товари (роботи, послуги) для роботодавця з використанням власних або підзвітних готівкових коштів?
Працівник, який придбаває для роботодавця товари (послуги, роботи), діє за дорученням підприємства. Підтвердженням витрат, здійснених працівником, є звіт про використання коштів від працівника (так званий «авансовий звіт»).
До авансового звіту обов'язково додаються оригінали підтверджуючих документів (товарних та касових чеків, квитанцій тощо), що засвідчують витрати.
Звертаємо увагу: видача готівки під звіт провадиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами (п. 19 Положення №148). Тому наступна сума готівки може видаватися працівнику лише після подання ним авансового звіту з одночасним поверненням до каси підприємства невикористаного залишку готівки, раніше виданої під звіт.
Якщо працівник на підставі доручення придбаває у власність підприємства товар (послуги, роботи) за власні готівкові кошти з оформленням відповідних документів від імені підприємства, то за таких умов підприємство повинне відшкодувати працівнику витрачені ним власні кошти (ст. 1007 ЦКУ).
Таким чином, обмеження стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівки, одержаної за допомогою електронного платіжного засобу.
Про компенсацію особистих коштів, використаних працівником на користь підприємства без доручення керівництва, див. тут, а про те, як працівник, придбавши товари за власні кошти, ще й сплатив ПДФО та військовий збір, тут.
Про те, як працівник може сплачувати від імені підприємства з подальшою компенсацією, докладніше див. тут.
Як розраховується ліміт каси?
Відповідно до визначення, наведеного у Положенні №148, ліміт залишку готівки в касі — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.
Для встановлення ліміту каси на підприємстві повинно бути складено два документи:
— відповідний наказ керівника про затвердження ліміту каси;
— розрахунок такого ліміту.
При цьому Положення №148 не містить у додатках форми розрахунку ліміту каси, тому підприємство може його оформлювати в довільній формі. При цьому не заборонено використовувати і форму розрахунку, яку було затверджено Положенням №637.
За п. 50 Положення №148 у розрахунку враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунок в банку, визначений відповідним договором банківського рахунку.
Встановлюється ліміт каси на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси. При цьому вимог щодо певного періоду, який має бути враховано в такому розрахунку, немає. Тобто підприємство визначає це у власному розрахунку.
Якщо ліміт каси не встановлено, то він вважається нульовим. Відповідно, вся сума готівки, що перебувала в касі на кінець дня і не була здана на наступний робочий день, — вважається понадлімітною.
Підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов'язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи (з дня першого готівкового розрахунку) ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками.
Ліміт каси, установлений з урахуванням прогнозних розрахунків, у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності.
Докладніше про це див. тут, тут або тут.
У яких випадках та протягом якого часу в касі може зберігатися готівка понад ліміт каси?
Згідно з п. 54 Положення №148, готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або видана для використання установою/підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку та одночасного отримання з каси банку) наступного дня на потреби, пов'язані з діяльністю установи/підприємства.
Готівка також не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона надійшла до кас підприємств у вихідні та святкові дні та здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного робочого дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.
Норми п. 18 Положення №148 дозволяють підприємствам зберігати понад установлені ліміти протягом 5 днів (включаючи день отримання) готівку, отриману з банку для виплат:
— що належать до фонду оплати праці;
— пенсій;
— стипендій;
— дивідендів (доходу).
Зверніть увагу, що зазначене не поширюється на готівку, яка одержана з банку на інші виплати. Такі суми видаються підприємством працівникам у той самий день. Кошти, що не використані за призначенням, повертаються до установи банку не пізніше наступного робочого дня банку (або можуть залишатися в касі в межах установленого ліміту).
Якщо виплати, які належать до фонду оплати праці, здійснюються за рахунок готівкової виручки, то зберігати понад установлений ліміт готівку можна протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки.
Як заповнювати касові ордери: реквізит «№ з/п»?
Запитання щодо заповнення реквізиту «№ з/п» у касових ордерах виникають через те, що раніше у формах цих ордерів такого реквізиту не було. А реєстраційний номер касових документів зазначався у реквізиті «номер документа».
Спроба дослідити історію цього реквізиту призвела до висновків, що реквізити «№ з/п» та «номер документа» є подвоєними. Тому записи у цих реквізитах мають бути однаковими. Докладніше про це див. тут.
Згодом надали роз'яснення Нацбанк у листі від 14.06.2018 р. №50-0007/32822 та Головне управління ДФС у м. Києві в листі від 25.05.2018 р. №24376/10/26-15-1409-12, про те, що прибуткові та видаткові касові ордери оформлюються на кожну операцію з приймання/видачі готівки, тому у реквізиті «№ з/п» завжди проставляється «1».
Докладніше про це див. тут та тут.
Як заповнювати касові ордери: реквізити у ВКО «Одержав», «Дата», «Сума»?
Чи обов'язково у видатковому касовому ордері одержувачу власноруч вказувати прописом належну йому до виплати суму грошей (гривень — літерами, копійок — цифрами), а також дату її отримання? Чи має право касир роздрукувати ВКО з вже надрукованою сумою у реквізиті «одержав» та датою у однойменному реквізити, а одержувач лише поставить свій підпис?
У п. 32 Положення №148 зазначено, що ПКО та квитанції до них, а також ВКО і видаткові відомості заповнюються бухгалтером (відповідальною особою, на яку покладено обов'язок з їх оформлення) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
«У будь-який спосіб» означає, що бухгалтеру дозволяється виписувати касові документи власноруч (кульковою або чорнильною ручкою), друкувати або роздруковувати вже сформовані з бухгалтерських програм.
Фізична особа у ВКО або видатковій відомості про одержання готівки розписується із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами). При цьому одержувачі пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, та розписуються у відповідній графі документа.
Таким чином, Положення №148 чітко визначає реквізити ВКО, які має заповнювати бухгалтер (у будь-який спосіб) та одержувач (із зазначенням одержаної суми прописом та власноруч).
Роздрукування ВКО з вже надрукованою сумою у реквізиті «Одержав» та датою у однойменному реквізити нормами Положення №148 не передбачено.
Докладніше про це див. тут.
Який алгоритм заповнення прибуткового касового ордера (ПКО) та квитанції до нього?
Порядок оформлення касових операцій визначено у р. III Положення №148.
Готівка приймається в касу підприємства за ПКО (додаток 2), який підписано головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником цього підприємства. До ПКО можуть додаватися документи, що є підставою для їх складання.
У п. 32 Положення №148 встановлено, що ПКО та квитанції до них заповнюються бухгалтером (відповідальною особою, на яку покладено обов'язок з їх оформлення) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У ПКО зазначається підстава для їх складання та перелічуються додані до них документи. Видача касових ордерів і видаткових відомостей на руки особам, які вносять або одержують готівку, забороняється. Готівка за ПКО приймається тільки в день їх складання. Виправлення в ПКО забороняються!
Норми п. 34 Положення №148 зобов'язують касира під час одержання ПКО перевірити:
— наявність та справжність підписів на документах;
— правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
— наявність перелічених у документах додатків.
У разі невиконання хоча б однієї з зазначених вище вимог касир повинен повернути документи для їх належного оформлення.
Про те, як заповнювати прибутковий касовий ордер: детальний алгоритм від редакції див. тут, а рекомендації Нацбанку тут.
Який порядок заповнення реквізитів видаткового касового ордера?
Порядок оформлення касових операцій визначено у р. III Положення №148.
На виконання вимог п. 32 Положення №148 ВКО та видаткові відомості заповнюються бухгалтером (відповідальною особою, на яку покладено обов'язок з їх оформлення) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну. Виправлення в ВКО та видаткових відомостях забороняються.
Особам, яких немає в штатному розписі, готівка видається за ВКО, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю (абз. 3 п. 27 Положення №148).
У ВКО зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача ВКО та видаткових відомостей на руки особам, які одержують готівку, забороняється.
Готівка видається за ВКО тільки в день їх складання. ВКО або видаткові відомості не приймаються для виведення залишку готівки в касі, якщо така видача не підтверджена підписом одержувача (абз. 2 п. 27 Положення №148).
Докладніше про алгоритм заповнення видаткового касового ордера — в деталях та зі зразками від редакції див. тут, а рекомендації Нацбанку тут.
Як касир має заповнити касові ордери при внесенні/поверненні розмінної монети до скриньки РРО?
ПКО і квитанції до них та ВКО заповнюються бухгалтером (відповідальною особою установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
Норми п. 34 Положення №148 зобов'язують касира під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей лише перевірити наявність підписів, правильність оформлення та наявність перелічених у документах додатків. У разі невиконання хоча б однієї з вище зазначених вимог касир повинен повернути документи для належного оформлення.
Положенням №148 не передбачено складання касиром ПКО, ВКО та видаткових відомостей.
Норми п. 38 Положення №148 зобов'язують керівників підприємств забезпечити облаштування каси та зберігання готівки у ній.
В абз. 5 п. 46 Положення №148 зазначено, що інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві в строки, установлені керівником, з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку.
У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
У разі якщо на підприємстві єдиний касир проводить готівкові розрахунки із застосуванням РРО, то складати касові ордери на внесення та повернення розмінної монети до скриньки РРО немає потреби. При цьому обов'язковою умовою є відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків:
— сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО;
— залишку готівки у касовій книзі.
Докладніше про це див. тут.
Як правильно підписувати касові документи?
Згідно з п. 25 Положення №148, прибутковий касовий ордер повинен бути засвідчений підписом головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства.
Видатковий касовий ордер підписується керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. Підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий, якщо на доданих до таких ордерів документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис (п. 26 Положення №148).
Також податківці роз'яснювали (https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/48395): у разі якщо прибутковий чи видатковий касовий ордер підписаний не головним бухгалтером, а особою, уповноваженою керівником підприємства на зазначені дії, то прізвище та ініціали вносяться саме особою, що фактично їх підписувала.
При цьому підписи можуть бути засвідчені відбитком печатки підприємства. Але використання печатки підприємством не є обов'язковим. Відповідно, відсутність печатки на касових документах не може вважатися порушенням правил їх складання.
Окреме питання виникає, якщо на підприємстві відсутня посада касира та головного бухгалтера: чи може директор підписувати касові документи одноосібно? За п. 45 Положення №148, підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника. Зважаючи на те, що директор підприємства є його працівником, обмеження щодо одноосібного підписання документів не встановлено.
Чи можуть два касири, які працюють у різних режимах, вести одну касову книгу?
Перш за все слід зазначити, що касова книга та книга обліку розрахункових операцій (КОРО) — це дві різні книги, їхнє призначення також різне.
Суб'єкт господарювання повинен забезпечити використання КОРО з тим РРО, до якого така книга зареєстрована.
У пункті 39 Положення №148 зазначено, що кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
Тому касову книгу повинен вести лише той працівник, на якого покладено виконання обов'язків касира щодо оприбуткування готівкової виручки та здавання її до установи банку. Докладніше про це див. тут.
Чи необхідно вести касову книгу відокремленому підрозділу, який проводить готівкові розрахунки з використанням РРО?
Норми п. 12 Положення №148 зобов'язують підприємства на підставі цього Положення розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі підприємства. А відповідно до пп. 1 п. 1-2 Постанови №54 суб'єкти господарювання мали це зробити до 30 червня 2018 року (включно).
Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам цього Положення та не суперечити законодавству України.
На виконання вимог п. 39 Положення №148 підприємства відображають у касовій книзі всі надходження і видачу готівки в національній валюті.
Відокремлені підрозділи підприємств ведуть касову книгу за умови проведення ними операцій з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її ПКО, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх ВКО та відомостями.
Відокремлені підрозділи підприємств не ведуть касової книги у разі здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО, але без проведення операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.
Нацбанк у листі від 07.03.2018 р. №50-0007/13560 повідомляє, що готівкова виручка відокремлених підрозділів (які не ведуть касової книги), що здається ними до кас банку через інкасаторів-збирачів, зараховується на рахунок підприємства — юридичної особи у безготівковому порядку та не потребує оприбуткування в касовій книзі підприємства — юридичної особи.
Про те, що і раніше не вимагалося ведення касової книги відокремленими підрозділами, докладніше див. тут та тут, а також тут.
Які наслідки будуть через касову книгу, яка велася за формою старого зразка за відсутності книг нового зразка?
З 01.06.2018 р. Постанову №148 було доповнено п. 1-1, відповідно до якого суб'єкти господарювання мають право до 30.06.2018 р. (включно) використовувати в своїй діяльності форми касових документів, зокрема касової книги, що установлені Положенням №637.
Норми цього пункту також поширюються на період з 05.01 по 31.05.2018 р. Пояснімо.
Порядок ведення касової книги та обов'язки касира викладено у розд. IV Положення №148. В п. 39 Положення №148 зазначено, що установи/підприємства відображають у касовій книзі всі надходження і видачу готівки в національній валюті (додаток 5).
Кожна юридична особа, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
Виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення підписуються касиром, а також головним бухгалтером або особою, яка його заміщує.
Чинним законодавством не передбачено переписування касової книги, яка за формою та змістом відтворює касову книгу в паперовому вигляді.
Докладніше про це див. тут.
На виконання норм п.35 Положення №148 касові документи після складання касиром звіту та його оброблення комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов'язок щодо їх зберігання.
Касові документи виносяться з приміщення установи/підприємства тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня такі документи обов'язково повинні бути повернуті до приміщення установи/підприємства.
На це звертає увагу Нацбанк у листах від 12.06.2018 р. №50-0007/32326 та від 14.06.2018 р. №50-0007/32822.
У п. 6.1 Положення №88 також передбачено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські та інші звітності підлягають обов'язковій передачі до архіву.
Ці документи та облікові регістри до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
За порушення законодавства з фінансових питань, зокрема, відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку статтею 164-2 КУпАП встановлено адміністративну відповідальність у вигляді штрафу від 8 до 15 н.м.д.г. (від 136 до 255 грн).
Які встановлено вимоги до ведення касової книги в електронному вигляді?
Можливість ведення касової книги в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів передбачена п. 41 Положення №148 (за умови належного зберігання касових документів).
При цьому програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення та роздрукування окремо кожної з двох частин аркуша касової книги:
— вкладного аркуша касової книги;
— звіту касира.
До записів, що здійснюються в касовій книзі в електронній формі, встановлено такі вимоги:
— здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів;
— мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня);
— повинні містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.
При роздрукуванні «Вкладного аркуша касової книги» наприкінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а при роздрукуванні в кінці року — їх загальна кількість за рік.
Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» та «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».
«Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи).
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання до архіву.
Який порядок виправлення помилок в касових ордерах та касовій книзі?
Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються (абз. 4 п. 32 Положення №148).
Крім того, норми п. 34 Положення №148 зобов'язують касира під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей перевірити:
— наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатками 2 та 3 до Положення №148, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
— правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
— наявність перелічених у документах додатків.
У разі невиконання хоча б однієї з цих вимог касир має повернути документи для оформлення.
Якщо помилився одержувач готівки при написанні прописом суми, яку йому належить одержати, то в такому випадку бухгалтер повинен виписати новий ВКО та передати його до каси. Зіпсований ВКО знищується.
Виправлення в касовій книзі не допускаються (але не забороняються). Зроблені виправлення підписуються касиром та головним бухгалтером або особою, яка його заміщує (абз. 7 п. 39 Положення №148).
В абз. 3 п. 23 Положення №148 зазначено, що касові документи можуть бути як паперовими, так і електронними. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу.
За умови забезпечення належного зберігання касових документів підприємства мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів (п. 41 Положення №148).
У ст. 5 Закону про електронні документи електронний документ визначено як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Електронний документообіг (обіг електронних документів) у ст. 9 Закону про електронні документи визначено як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Тому помилки, виявлені в електронних касових ордерах, виправляються шляхом створення нового ПКО чи ВКО з одночасним знищенням документа з помилками.
Так само виправляються помилки в аркушах електронної касової книги на стадії їх створення. Помилки, виявлені на стадії оброблення, виправляються в порядку, встановленому абз. 7 п. 39 Положення №148.
Рекомендації Нацбанку з цього питання наведені у листі НБУ від 13.10.2011 р. №25-113/2388-12062.
У яких випадках можна не застосовувати РРО?
Перелік випадків, в яких РРО та розрахункові книжки не застосовуються, наведено у ст. 9 Закону про РРО.
Крім того, ст. 10 Закону про РРО та Постановою №1336 затверджено:
— граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів (надання послуг), у разі перевищення якого застосування РРО є обов'язковим;
— перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО, але із обов'язковим використанням РК та КОРО (далі — Перелік №1336).
Докладніше можна ознайомитись у нашій аналітиці (https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/46530).
РРО також не застосовується у разі, якщо підприємство здійснює виключно безготівкові розрахунки.
Пунктом 296.10 ПКУ передбачено, що РРО не застосовується платниками єдиного податку:
— першої групи;
— другої і третьої груп — ФОП незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1 млн гривень.
Однак норми п. 296.10 ПКУ не поширюються на платників єдиного податку, які здійснюють реалізацію технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту.
Якою датою оприбутковується виручка від пасажироперевезень рейсовими автобусами в межах міста?
Відповідно до п. 13 Положення №148, підприємства та ФОП, яким Законом про РРО надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО з використанням відповідних книг обліку і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (зокрема, продаж проїзних і перевізних документів), оприбутковують готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у КОРО або РК.
Форму КОРО на РРО наведено в додатку 1 до Порядку №547, форму КОРО на господарську одиницю — у додатку 2 до цього Порядку.
Нагадаємо, що в Порядку №547 термін «господарська одиниця» вживається у такому значенні: стаціонарний або пересувний об'єкт, у т. ч. транспортний засіб, де реалізуються товари чи надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.
ДФС в ІПК від 31.01.2018 р. №367/6/99-99-14-05-01-15/ІПК повідомила, що використання форм товарно-касових книг (№11-АП) при наданні послуг пасажирським автомобільним транспортом у разі проведення розрахунків без застосування РРО припинено у зв'язку з втратою чинності наказом Мінтрансу від 31.05.2000 р. №279 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку бланків квитків на проїзд автомобільним транспортом та готівки, отриманої від перевезень пасажирів і багажу», відповідно до наказу Мінтрансу від 25.05.2006 р. №503 «Про затвердження Типових форм квитків на проїзд пасажирів і перевезення багажу на маршрутах загального користування» (далі — Наказ №503).
Наказом №503, зокрема, затверджено типові форми квитків на міські автобуси. При цьому нормативно не встановлено книг спеціальної форми та відповідного порядку їх заповнення для суб'єктів господарювання, які здійснюють перевезення пасажирів та багажу в автотранспорті.
ДФС до запровадження нової форми документа для відображення обліку бланків квитків на проїзд автомобільним транспортом та готівки, отриманої від перевезень пасажирів і багажу, суб'єктам господарювання, які здійснюють перевезення пасажирів та багажу, вважає за можливе використовувати форму КОРО на господарську одиницю, передбачену Порядком №547, здійснюючи в ній записи у зручний для суб'єкта господарювання спосіб, не порушуючи при цьому вимог чинного законодавства.
Виходячи з викладеного зазначимо, що датою оприбутковування виручки від пасажироперевезень рейсовими автобусами в межах міста є дата, вказана у КОРО, які зареєстровані на кожен транспортний засіб. Відповідно, операція здавання готівки водіями автобусів вранці наступного дня до каси підприємства вважатиметься внутрішнім переміщенням готівкових коштів.
Докладніше про це див. тут.
Якою датою оприбуткувати готівкову виручку та записати до касової книги та КОРО, якщо службову видачу та Z-звіт не встигли зробити до 24-00 годин?
У новій редакції п. 11 Положення №148 наведено вимоги для оприбуткування готівки, що надходить до кас підприємств (їх відокремлених підрозділів), в т. ч. які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО — в день її одержання в повній сумі.
Якщо службову видачу та Z-звіт відповідальна особа не встигла зробити до 24-00 годин, то готівкова виручка на підставі Z-звіту, який зроблено о 00-00-16 секунд наступного дня, записують до КОРО датою, зазначеною в цьому фіскальному звітному чеку. За цією ж датою складається ПКО, який записується до касової книги під час складання звіту касира, що відповідає вимогам п. 40 Положення №148.
З метою уникнення подібних порушень, підприємству необхідно внести зміни до Порядку оприбуткування та видачі готівки щодо часу друкування Z-звітів відповідальними особами.
Наприклад: відповідальні особи зобов'язані друкувати X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, щоденно не пізніше 23-50 годин. Наступна розрахункова операція із застосуванням РРО проводиться не раніше 00-03 годин наступного дня.
Докладніше про це див. тут.
Чи можна реалізувати квитки на спортивні змагання на стадіоні без застосування РРО?
У пункті 4 ст. 9 Закону про РРО зазначено, що РРО та розрахункові книжки не застосовуються, зокрема, при продажу квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів. При цьому обов'язковою умовою до квитків є нанесення на них друкарським способом серії, номера та номінальної вартості.
Головне управління ДФС у Житомирській області в листі від 08.10.2015 р. №757/06-30-22-05-12 розглянуло запит підприємства щодо застосування РРО при наданні платних послуг плавального басейну населенню. Надання цих послуг підтверджується видачею абонентів на місяць, які виготовлені друкарським способом з нанесеним друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю, що відповідає вимогам п. 4 ст. 9 Закону про РРО.
Статтею 9 Закону про РРО передбачено незастосування РРО та розрахункових книжок у випадках здійснення підприємницької діяльності, однак відсутня пільга щодо незастосування РРО при наданні послуг.
Тому з метою визначення необхідності застосування РРО варто зважати на характер операції. Якщо фактично суб'єкт господарювання продає квиток на відвідування культурно-спортивного заходу, то РРО можна не застосовувати. Однак якщо операція має характер надання послуги (доступ до відвідування басейну чи тренажерного залу), то РРО застосовується на загальних підставах.
Чи застосовується РРО при продажу вживаної техніки підприємцями — платниками ЄП 1 — 3 групи?
Пунктом 296.10 ПКУ встановлено, що касові апарати не застосовуються платниками єдиного податку 1 — 3 груп (фізичними особами — підприємцями) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1 млн гривень.
Однак в цьому пункті також міститься виняток, за яким норми п. 296.10 ПКУ не поширюються на платників єдиного податку, які здійснюють реалізацію технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту.
Податківці зазначали (http://mk.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/341585.html): винятків щодо можливості незастосування касових апаратів для техніки, яка була раніше у використанні, нормативно-правовими актами не передбачено. Тому незалежно від того, чи здійснюється продаж нових чи вживаних технічно складних побутових товарів, необхідно застосовувати РРО.
Та така позиція податківців є доволі спірною. Адже виняток, встановлений у п. 296.10 ПКУ, передбачає, що такі технічно складні побутові товари мають підлягати гарантійному ремонту.
Статтею 8 Закону про захист прав споживачів установлено, що стосовно непродовольчих товарів, які перебували у використанні та були реалізовані через роздрібні комісійні торговельні підприємства, вимоги споживача щодо гарантії на придбані товари задовольняються за згодою продавця.
Таким чином, продавець може не надавати гарантію при реалізації вживаних товарів. Однак тим, хто не бажає сперечатись із податківцями, радимо все ж таки застосовувати РРО при продажу технічно складних побутових товарів, що були у вжитку (навіть якщо на них гарантія не надається).
Чи зобов'язаний застосовувати РРО ФОП — платник єдиного податку (2-ї групи), який надає послуги?
Норми п. 6 ст. 9 Закону про РРО дозволяють не застосовувати РРО та розрахункові книжки при продажу товарів (крім технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту) (наданні послуг) ФОП, які відповідно до ПКУ відносяться до груп платників єдиного податку, що не застосовують РРО.
У п. 296.10 ПКУ передбачено незастосування РРО платниками єдиного податку другої і третьої груп (ФОП) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1 млн гривень.
У разі перевищення в календарному році вказаного обсягу доходу застосування РРО для такого платника єдиного податку є обов'язковим.
ФОП — платник єдиного податку (2-ї групи), який надає послуги та отримує оплату за них виключно шляхом он-лайн розрахунків за допомогою платіжних карт Visa/Master Card, Liqpay тощо, може не застосовувати РРО до досягнення ним протягом календарного року доходу до 1 млн гривень.
Докладніше про це див. тут.
Чи відображаються суми розрахунків через POS-термінал в розрахункових квитанціях (РК-1) та в КУРО (додаток 2)?
Відповідно до п. 1 розд. IV Положення №13, розрахункова квитанція — це розрахунковий документ, бланк якого виготовлений друкарським способом, а окремі реквізити заповнюються від руки або шляхом проставлення штампа при реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги) або при видачі коштів покупцеві у разі повернення товару, рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу та в інших випадках. Форма №РК-1 розрахункової квитанції наведена в додатку 3 до цього Положення.
Обов'язкові реквізити, які повинна містити відривна частина розрахункової квитанції, наведені в п. 3 цього розділу. До них належить напис «Сума розрахунку (грн, коп.)» та загальна вартість усіх товарів (послуг), оплачених за однією розрахунковою квитанцією (загальна суму виданих коштів).
Відображення суми розрахунків через POS-термінал у розрахункових квитанціях (ф. № РК-1) не передбачено.
Відповідно до п. 5 розд. 4 Порядку №547, використання КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю, передбачає:
— наявність КОРО в господарській одиниці, на яку ця книга зареєстрована, або на місці проведення розрахунків;
— здійснення записів про реквізити розрахункових квитанцій до початку використання РК та безпосередньо після закінчення її використання у межах робочого дня чи зміни;
— щоденне виконання записів про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців (клієнтів), та дані за сумами, виданими покупцям (клієнтам), записуються окремо.
Тобто відображення суми розрахунків через POS-термінал у КОРО також не передбачено.
Докладніше про це див. тут та тут.
Як провести відпуск палива на АЗС на власні потреби через РРО?
Підприємство на загальній системі оподаткування (платник ПДВ та акцизу) здійснює два види діяльності: надає послуги з автоперевезень та реалізує паливо через АЗС. При цьому власні автомобілі заправляються на власній АЗС.
Відповідно до пп. 10.3.1.1 Інструкції №281, під час відпуску нафтопродукту власникам автотранспорту за готівку розрахунки здійснюються на АЗС з використанням РРО.
Відпуск нафтопродуктів за безготівковим розрахунком за відомостями здійснюється АЗС на підставі договорів, укладених між підприємством та споживачем (пп. 10.3.2.1 Інструкції №281).
Кількість відпущеного нафтопродукту фіксується у відомості, яка ведеться безпосередньо на АЗС, що підтверджується підписами оператора АЗС та водія.
Підприємство має вести окремий облік відпуску пального за відомостями:
— на підставі договорів, укладених між підприємством та споживачем (з відображенням виручки, нарахуванням ПДВ та акцизного податку);
— заправляння власного автотранспорту (з відображенням внутрішнього переміщення пального, без включення до виручки, без нарахування ПДВ, але з нарахуванням акцизного податку).
У разі наявності технічної можливості касові чеки РРО можуть відображати окремим рядком операції внутрішнього переміщення. Це відповідає нормам п. 5 р. І Положення №13, в якому зазначено таке.
Розрахункові документи, що друкуються РРО на паперовому носії, можуть містити додаткові дані про проміжний підрахунок загальної суми за чеком, суму здачі та інші дані, зокрема інформацію, яка визначена технічними вимогами до спеціалізованих РРО.
Докладніше про це див. тут.
Як проводити через РРО розрахунки за товар з відстроченим платежем?
Норми ст. 3 Закону про РРО встановлюють обов'язок продавця проводити розрахункові операції за допомогою РРО, до яких, згідно з абз. 4 ст. 2 Закону про РРО, належать:
— приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг);
— видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу);
— у разі застосування банківської платіжної картки — оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця;
— у разі повернення товару (відмови від послуги) — оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця.
У разі проведення розрахунків за відстроченим платежем суб'єкти господарювання зобов'язані проводити розрахункові операції на повну суму прийнятих від покупця готівкових коштів через РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, та відповідають вимогам Закону про РРО.
Розрахункові операції у разі проведення розрахунків за попередню (авансову) оплату за товар (послугу) проводяться через РРО із зазначенням у касовому чеку «передоплата товарів» або, у разі проведення розрахунків за відстроченим платежем, проводяться через РРО з використанням режиму попереднього програмування «погашення кредиту».
Остаточний розрахунок готівкою за відстроченим платежем має бути проведений через РРО з використанням режиму попереднього програмування найменування (для пального із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД), цін товарів (послуг) та обліку їх кількості.
Яким чином оформлюється передання зміни касирів-операціоністів при цілодобовій роботі на одному РРО?
Підприємства (їх відокремлені підрозділи), які працюють 24 години сім днів на тиждень, мають керуватися, зокрема, п. 8 розд. 4 Порядку №547. Норми цього пункту дозволяють суб'єктам підприємництва протягом робочого дня роздруковувати на РРО декілька фіскальних звітних чеків. Усі вони вклеюються у відповідну КОРО.
Кожний фіскальний звітний чек у розд. 2 КОРО записується окремо. Якщо фіскальний звітний чек містить дані про операції службового внесення та службової видачі коштів, графи 3, 4 розд. 2 КОРО можна не заповнювати.
У разі зміни матеріально відповідальних осіб проведення інвентаризації є обов'язковим (п. 7 Положення №879).
Тобто касир попередньої зміни повинен передати під розписку касиру наступної зміни залишок готівки, що знаходиться у скриньці РРО, та оформити документальне підтвердження такої операції.
Передання зміни найкраще оформлювати друкуванням Z-звіту касиром, який здає зміну, з окремим записом у розд. 2 КОРО. Касир, який приймає зміну, на суму переданої йому готівки проводить операцію «службове внесення» для забезпечення відповідності сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків (у скриньці РРО).
У разі передання зміни шляхом друкування X-звіту касир, який передає залишок готівки, та касир, який його одержує повинні зафіксувати факт передання зміни, наприклад, записами на зворотному боці X-звіту щодо дати, часу, їх прізвищ та підпису кожного.
Докладніше про це див. тут.
Які дії суб'єкта господарювання у випадку виходу з ладу РРО (відключення електроенергії)?
У випадку виходу з ладу РРО суб'єкт господарювання застосовує:
— або резервний РРО (за наявності);
— або РК та КОРО.
Розглянемо обидва варіанти дії суб'єкта господарювання.
Насамперед варто зазначити, що наявність у суб'єкта резервного РРО не є обов'язком. Крім того, резервний РРО повинен бути зареєстрований у такому самому порядку, як і основний.
Алгоритм дій у разі застосування резервного РРО такий:
1) вноситься до скриньки резервного РРО готівка в місці проведення розрахунків за допомогою операції «Службове внесення»;
2) проводяться через резервний РРО розрахункові операції в загальному порядку його експлуатації. Всі ці операції необхідно зафіксувати в КОРО, що зареєстрована на цей РРО;
3) вилучається із скриньки резервного РРО готівка операцією «службова видача» і вноситься до скриньки основного РРО після відновлення його роботи операцією «службове внесення»;
4) заповнюються графи 6 і 7 розділу 4 КОРО на основний РРО. Представник ЦСО має заповнити графи 4 і 5 розділу 4 КОРО.
У разі якщо суб'єкт господарювання не має резервного РРО або відбулось відключення електроенергії, діяти треба за таким алгоритмом:
1) суб'єктом господарювання протягом робочого дня вноситься сума готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків до початку робочого дня або перебуває на місці проведення розрахунків на момент виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії, записується в корінець розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
2) проводяться розрахунки з покупцями з оформленням розрахункових квитанцій;
3) записується у корінець розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» сума готівки, що вилучається суб'єктом господарювання протягом робочого дня з місця проведення розрахунків.
При цьому використання КОРО передбачає такий порядок:
— у розділі 3 КОРО, зареєстрованої на РРО, обліковуються розрахункові квитанції, використані під час відключення електроенергії або в період ремонту РРО;
— графи 1 — 5 заповнюються до початку використання розрахункової книжки;
— графи 6 — 8 — до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії чи встановлення РРО після ремонту;
— якщо початок та закінчення одного циклу використання розрахункової книжки при відключенні електроенергії чи на період ремонту РРО припадають на різні робочі дні, за кожний робочий день у розділі 3 КОРО на РРО здійснюються окремі записи, при цьому графи 1, 2 заповнюються тільки в перший, а графа 8 — тільки в останній день одного циклу використання розрахункової книжки;
— на підставі даних розрахункових квитанцій щодня здійснюються записи в розділі 2; до запису за перший день слід включити дані про відповідні суми (графи 3 — 10) за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії. У записі за даними фіскального звітного чека, роздрукованого після відновлення роботи на РРО, необхідно зазначити, за які попередні дати підсумовані дані в цьому фіскальному чеку.
При цьому розрахункова книжка повинно бути належним чином зареєстрована в органах ДФС. Якщо вона застосовується вперше, то на реєстраційній сторінці книжки потрібно зазначити дату початку її використання.
Внесення записів до КОРО про відсутність електроенергії чи зв'язку з мережею Інтернет не передбачено.
Варто зазначити, що центр сервісного обслуговування зобов'язаний забезпечити відновлення роботи основного РРО протягом 72 годин.
У яких випадках застосовується РРО при розрахунках через Інтернет чи ПТКС?
Відповідно до визначення, наведеного у ст. 2 Закону про РРО, реєстратор розрахункових операцій — пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для подальшого переказу.
Розрахунковою операцією є приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг).
Варто звернути увагу щодо розрахунків покупця за товари картою:
— якщо покупець оплачує товар картою через інтернет-банкінг, то така операція визнається безготівковою і РРО може не застосовуватись;
— у разі здійснення розрахунків у безготівковій формі із використанням платіжних карток через платіжний термінал, ПТКС (які належать суб'єкту господарювання) банківський автомат застосування РРО є обов'язковим;
— якщо ж розрахунок здійснюється через ПТКС, що належить банку, то в такому випадку операція не є розрахунковою і через РРО її проводити не потрібно.
Читайте також:
— «Гроші за товар, оплачений платіжною карткою, можна повернути готівкою: позиція НБУ»: https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/40983;
— «Продаж кодів та ваучерів на послуги мобільного зв'язку через Інтернет: чи потрібен РРО?»: https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/48016;
— «Розрахунки через ПТКС потребують використання РРО» https://consulting.dtkt.ua/state/cash-handling/9498.
За яких умов та в якому порядку необхідно перереєструвати РРО?
Зареєстрований РРО суб'єкт господарювання повинен перереєструвати у таких випадках:
1) з метою використання РРО в іншій господарській одиниці;
2) у разі зміни місцезнаходження або місця проживання, включення/невключення суб'єкта господарювання до Реєстру великих платників податків, реорганізації контролюючих органів чи з інших причин, унаслідок яких змінюється контролюючий орган, в якому суб'єкт господарювання обліковується як платник податків за основним місцем обліку;
3) у разі зміни даних щодо суб'єкта господарювання, які зазначаються в реєстраційному посвідченні;
4) у разі зміни сфери застосування РРО;
5) у разі зміни версії внутрішнього програмного забезпечення РРО;
6) у разі встановлення розбіжностей чи помилок у записах реєстраційного посвідчення, втрати або непридатності його для використання;
У разі виникнення підстав 3 — 6 суб'єкт господарювання подає контролюючому органу документи на проведення перереєстрації протягом 5 робочих днів, що настають за днем, у якому виникли відповідні зміни. А от щодо причини, зазначеної у п. 1, то вважаємо за доцільне подати документи на перереєстрацію до початку застосування РРО на новій господарській одиниці.
Після отримання належним чином оформлених документів у разі відсутності підстав для відмови посадова особа контролюючого органу не пізніше двох робочих днів з дня подання реєстраційної заяви проводить перереєстрацію РРО шляхом внесення змін до інформаційної системи ДФС та видає суб'єкту господарювання нове реєстраційне посвідчення.
Для перереєстрації РРО суб'єкт господарювання подає до контролюючого органу такі документи:
— реєстраційну заяву з позначкою «Перереєстрація» із зазначенням причини перереєстрації;
— довідку про опломбування РРО (у разі внесення змін про місцезнаходження, які потребували переопломбування РРО);
— реєстраційне посвідчення.
Для перереєстрації РРО з причини зміни господарської одиниці суб'єкт господарювання подає такі документи:
— реєстраційну заяву з позначкою «Перереєстрація» із зазначенням причини перереєстрації;
— довідку про опломбування РРО (у разі внесення змін про місцезнаходження, які потребували переопломбування РРО);
— реєстраційне посвідчення;
— копію документа на право власності або документа, що дає право на розміщення господарської одиниці (договір оренди тощо), де буде використовуватися РРО;
— копію договору суб'єкта господарювання з ЦСО про технічне обслуговування та ремонт РРО;
Питання щодо проведення перереєстрації РРО в зв'язку з перейменуванням вулиці (чи населеного пункту) залишається відкритим. З одного боку, в чеках РРО повинна відображатись правильна адреса (зі змінами). З іншого боку — податківці зазначають (http://kyivobl.sfs.gov.ua/zahodi-dlya-platnikiv/253969.html), що перереєстрація РРО у разі зміни назви вулиці (населеного пункту) проводиться після внесення змін до документа на право власності або права на розміщення господарської одиниці. При цьому строків для внесення таких змін та відповідальності у разі нездійснення немає.
Таким чином, на нашу думку, правильним варіантом буде — після зміни назви вулиці (населеного пункту) внести зміни до документів на право власності (розміщення) господарської одиниці і в п'ятиденний термін провести перереєстрацію РРО.
Які дії касира у випадку помилкового проведення розрахункової операції через РРО?
Для виправлення помилково проведеної розрахункової операції через РРО необхідно зважати на те, коли була виявлена така помилка та на можливості РРО.
Скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку здійснюється шляхом реєстрації від'ємної суми.
Якщо алгоритм роботи РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків:
— дозволяється реєструвати видачу коштів (скасування помилкової суми) за допомогою операції «службова видача»;
— забороняється реєструвати через РРО від'ємні суми з використанням операції «сторно».
Зверніть увагу: якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 грн, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. В акті необхідно зазначити:
— дані документа, що встановлює особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги), відомості про товар (послугу);
— суму виданих коштів;
— номер, дату і час видачі розрахункового документа, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги).
Такий самий акт складається при скасуванні помилково проведеної через РРО суми розрахунку. В акті вказуються дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа.
Акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку передаються до бухгалтерії суб'єкта господарювання і зберігаються протягом трьох років. У разі відсутності у суб'єкта господарювання бухгалтерії зазначені акти підклеюються до останньої сторінки відповідної КОРО.
Який порядок проведення інвентаризації в касі?
Нестача коштів в касі підприємства може бути виявлена під час проведення інвентаризації. При цьому обов'язок проведення інвентаризації каси зазначено у п. 46 Положення №148. Також нагадаємо, що інвентаризація проводиться у випадках, передбачених п. 7 розд. І Положення №879.
Інвентаризації проводиться на підставі наказу керівника підприємства, яким визначається склад інвентаризаційної комісії.
Перед початком проведення інвентаризації з матеріально відповідальної особи необхідно отримати розписку за формою, що наведена у додатку 7 до Положення №148 (https://docs.dtkt.ua/doc/1045.16640.0#pn268).
Далі комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок.
Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
За результатами проведеної інвентаризації складається акт, який підписується головою та членами інвентаризаційної комісії, а також матеріально відповідальною особою. Акт складається у двох примірниках, один з яких передається до бухгалтерії, а другий надається матеріально відповідальній особі.
Якщо під час інвентаризації у касі було виявлено нестачу або надлишку цінностей, їх сума зазначається в акті та вказуються обставини їх виникнення.
Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідної/відповідного установи/підприємства.
Як проводиться податкова перевірка дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни?
Контроль за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою наведено у розд. VI Положення №148.
Під час проведення перевірок щодо дотримання порядку ведення операцій з готівкою установами/підприємствами ДФС (далі — контролюючий орган) застосовує вимоги цього розділу (п. 57 Положення №148).
Контролюючий орган за результатами проведеної перевірки складає акт про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою (далі — акт про перевірку) за формою, наведеною в додатку 8 до Положення №148. При цьому порушення і висновки, виявлені в результаті перевірки, зазначаються в розділах акта про перевірку.
Якщо стисло, то контролюючий орган під час проведення перевірки:
1) перевіряє дотримання порядку ведення касової книги та оформлення операцій з приймання та видачі готівки з каси, ведення відповідних касових документів;
2) перевіряє повноту та своєчасність оприбуткування в касах готівкових надходжень;
3) визначає наявність самостійно встановленого ліміту каси та його відповідність самостійно здійсненим розрахункам;
4) перевіряє обов'язковість забезпечення постійної наявності в касах підприємств у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, що перевіряються, монет для видачі решти;
5) звіряє з банківськими документами всі випадки одержання значних сум готівки;
6) перевіряє дотримання порядку витрачання готівкової виручки (готівки);
7) перевіряє дотримання порядку видачі готівки під звіт (у т. ч. на відрядження) та її використання;
8) перевіряє дотримання установлених обмежень під час здійснення готівкових розрахунків суб'єктами господарювання між собою та/або з фізичними особами;
9) перевіряє розрахункові операції суб'єкта господарювання.
Який порядок фактичної перевірки здійснених розрахункових операцій?
Фактичною вважається перевірка, що здійснюється за місцем фактичного провадження платником податків діяльності, розташування господарських або інших об'єктів права власності такого платника.
Така перевірка здійснюється без попередження платника податків (особи).
Метою фактичної перевірки є здійснення контролю за дотриманням норм законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій, наявності ліцензій, свідоцтв, у тому числі про виробництво та обіг підакцизних товарів, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).
Тривалість фактичної перевірки встановлено у п. 82.3 ПКУ — не більше 10 діб щодо суб'єктів малого підприємництва.
Посадові особи контролюючого органу для проведення фактичної перевірки повинні надати:
— направлення на проведення такої перевірки;
— копії наказу про проведення перевірки;
— службове посвідчення осіб, які зазначені в направленні на проведення перевірки.
При цьому, на виконання своїх обов'язків податківці мають право проводити контрольну розрахункову операцію. Нормами ПКУ не визначено виключне джерело коштів для здійснення контрольної розрахункової операції. Отже, така операція може бути проведена у будь-який спосіб (готівкою чи за допомогою платіжних карток). Але після того, як буде заявлено, що ця купівля була контрольною, товар повертається продавцю, а продавець повертає податківцям кошти. У разі неможливості повернення такого товару відшкодування витрат здійснюється відповідно до законодавства з питань захисту прав споживачів (пп. 20.1.11 ПКУ).
Чи можуть податківці проводити такі перевірки у вихідні чи святкові дні? У підкатегорії 136.03 ЗІР податківці роз'яснювали (https://news.dtkt.ua/law/inspections/48355), що працівники ДФС мають право здійснювати документальні (планові або позапланові; виїзні) чи фактичні перевірки протягом терміну, який визначений у направленні на перевірку, з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку платника податків. Таким чином, якщо у внутрішньому трудовому розпорядку підприємства встановлено, що вихідний чи святковий день є робочим, то податківці мають право проводити перевірку в цей день.
Після проведення фактичної перевірки складається акт (довідка) про результати фактичних перевірок у двох примірниках, підписується посадовими особами контролюючих органів, які проводили перевірку, та реєструється не пізніше наступного робочого дня після закінчення перевірки.