До листа Державної фіскальної служби України від 04.05.2016 р. №4582/Л/99-95-42-01-14
Питання щодо права платників податків використовувати факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах, а також при складенні звітності залишаються актуальним досить тривалий час. На підприємствах із великим документообігом факсимільний підпис може використовуватися для таких документів, як накази, розпорядження, видаткові та внутрішні накладні на відпуск товарів, рахунки. Тож питання щодо законних підстав підпису документів у такий спосіб є достатньо важливим. Обмеження кола використання факсимільного підпису в загальному документообігу є складовою загальної безпеки підприємства, адже неправильно оформлені документи стануть підставою для виявлення порушень під час перевірки, зіграють злий жарт при вирішенні спірних питань із контрагентами тощо.
Чинним законодавством не встановлено чіткого визначення термінів «факсиміле» та «факсимільний підпис», а також не врегульовано питання щодо порядку їх використання. Але підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого первинного документа (згідно з абз. 7 ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88). Неправильно зазначений обов'язковий реквізит або його відсутність є підставою, наприклад, для виключення витрат за такими документами. Про це не раз зазначали податківці (див. лист від 10.02.2016 р. №2759/6/99-95-42-01-15) та Мінфін (див. лист від 22.04.2016 р. №31-11410-06-5/11705). Про важливу роль належного оформлення документів ми писали в «ДК» №19/2016.
Щодо використання факсимільного підпису податківці вже давали роз'яснення у листах від 24.11.2015 р. №25027/6/99-95-42-03-15, від 24.11.2015 р. №25028/6/99-95-42-03-15, від 28.12.2015 р. №27862/6/99-95-42-03-15, від 04.09.2015 р. №18936/5/99-99-10-03-02-15, від 11.02.2016 р. №2895/6/99-95-42-01-15. Відповідь на досить конкретні запитання щодо факсимільного відтворення підпису надаються податківцями в Узагальнюючій податковій консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, що затверджена наказом ДПСУ від 22.11.2012 р. №1047. У цій УПК податківці чітко вказували на неможливість використання факсимільного підпису при складенні податкової звітності та при оформленні ПН. Крім того, вони зазначали, що й посадові особи органів ДПС не мають права використовувати факсиміле в податковому повідомленні-рішенні, податковій вимозі, наказі та направленні на проведення перевірки.
Відповідно до ч. 2 ст. 1 ЦКУ цивільне законодавство не застосовується до податкових відносин.
Приписами ч. 3 ст. 207 ЦКУ передбачено, що використання при здійсненні операцій факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою угодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.
У коментованому листі податківці також апелюють до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. №1000/5 (далі — Правила №1000/5). Згідно з п. 12 розділу 7 Правил №1000/5, факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається. Отже, підприємства, які використовують факсимільне відтворення підпису в наказах, розпорядженнях або інших документах внутрішнього обліку, повинні звернути увагу на коментований лист та зробити належні висновки.
Також податківці підкреслюють, що вимоги Правил №1000/5 щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання (пункт 4 розділу 1 Правил №1000/5).
На підставі зазначених норм чинного законодавства податківці вкотре наголошують, що використання факсимільного відтворення підпису є можливим при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів (наприклад, в актах надання послуг, видаткових накладних, ТТН). Але така можливість не стосується випадків використання первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису (наприклад, ПН).
Олександра ОЛЕФІРЕНКО, «Дебет-Кредит»