До листа ДФСУ від 20.11.2015 р. №24797/6/99-99-22-04-02-15
Надана у коментованому листі індивідуальна податкова консультація стосується проблеми, актуальної у всі часи для всіх платників податків, — відновлення втрачених документів, що є предметом перевірки, у тому числі норм законодавства, на яких ґрунтується вимога про надання документів щодо взаємовідносин з контрагентами за межами 1095-денного терміну їх зберігання.
У своїх податкових консультаціях фіскали давно та послідовно стверджують, що період перевірки не обмежений жодним нормативним документом, у т. ч. і ПКУ.
Приписи п. 102.1 ПКУ стосуються не періоду проведення перевірки, а строків визначення податкових зобов'язань, які обмежуються саме періодом у 1095 днів (або 2555 днів у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до ст. 39 ПКУ1).
1 З урахуванням позиції ВАСУ, висловленої в ухвалі від 29.09.2015 р. №К/800/7406/15, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/52078813.
Проте не все так просто.
По-перше, як зазначає ДФСУ у коментованому листі, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ).
І такий строк не визначений чітко, адже він прямо пов'язаний зі строками адміністративного і судового оскарження прийнятого за результатами перевірки податкового повідомлення-рішення (п. 44.4 ПКУ) — до винесення остаточного рішення суду платник податків зобов'язаний зберігати первинні документи, а ці строки можуть бути далеко поза межами трьох років.
По-друге, за приписами п. 6.6 Положення №88 строк зберігання документів з метою відображення їх у бухобліку обчислюється в порядку, визначеному наказом Мін'юсту №578/51. Згідно з п. 2.10 Переліку №578/5, строки зберігання документів відлічуються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання бухгалтерських документів за всі місяці 2012 р., з січня до грудня, почнеться з 1 січня 2013 р. Зберігати їх треба буде до 31.12.2015 р. Таким чином, документи за січень 2012 р. зберігатимуться майже чотири роки2.
Отже, формально напрошується висновок про те, що строки зберігання первинних документів мають становити не менше 1095 днів, але не більше строків, визначених Переліком №578/5.
Утім, ПКУ не пов'язує загальний строк зберігання документів, визначений Переліком №578/5, з:
1) можливістю застосування штрафу у розмірі 510 грн за порушення вимог ст. 44 ПКУ (п. 121.1 ПКУ);
2) обов'язком виконати вимоги щодо повідомлення податкового органу про втрату, пошкодження чи знищення документів (п. 44.5 ПКУ). Адже це повідомлення пов'язане з документами, які мають бути надані до перевірки. При цьому у ПКУ не сказано, чи стосується це документів, які вже пройшли перевірку та/або зберігаються на підприємстві протягом установлених Переліком №578/5 термінів. Факт надання такого повідомлення пов'язаний з обов'язком фіскального органу перенести перевірку на строк до 90 днів3.
1 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5.
2 Докладніше див. у статті «Строки зберігання документації» в «ДК» №51-52/2013.
3 Див. також позицію ВАСУ щодо застосування штрафів за п. 121.1 ПКУ в ухвалі від 21.07.2015 р. №К/800/7757/15, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/47786395.
Крім того, ДФСУ говорить про те, що відповідно до п. 6.10 Положення №88 у разі втрати, пошкодження чи знищення первинних документів слід створити комісію, запросити представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Копію акта про результати роботи комісії слід надіслати органу, в сфері управління якого перебуває підприємство (установа), а також ДПІ (для підприємств) та місцевому фінансовому органу (для установ) у 10-денний строк. На нашу думку, це стосується лише підприємств державної та комунальної власності — адже саме вони створені державними органами або органами місцевого самоврядування та перебувають у сфері їх управління. Приватних підприємств це не стосується.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»