Лист Міністерства фінансів України від 11.09.2013 р. №31-08410-07-10/26621
Щодо збереження первинних документів в електронному вигляді на захищених дата-центрах за межами України
Суттєво. Мінфін визнав себе некомпетентним відповісти на запитання, чи первинні документи в електронному вигляді можуть зберігатися на захищених дата-центрах за межами України.
! Бухгалтерам
Міністерство фінансів України розглянуло звернення <...> щодо збереження первинних документів в електронному вигляді на захищених дата-центрах за межами України та в межах компетенції повідомляє.
Згідно з частиною другою статті 6 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон) Міністерство фінансів України здійснює регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності через затвердження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку та інших нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку.
Відповідно до статті 9 Закону підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які можуть бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. У разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88 (далі — Положення).
Згідно з пунктом 2.3 Положення первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Пунктом 6.4 Положення передбачено, що первинні документи, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов'язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Питання захисту персональних даних, здійснення міжнародно-правового співробітництва у сфері захисту персональних даних та віднесення інформації до різних видів таємниць не віднесені до функцій і повноважень Міністерства фінансів України, визначених Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим Указом Президента України від 08.04.2011 р. №446.
Перший заступник міністра А. МЯРКОВСЬКИЙ