Коментар

Затверджено наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. №481

Нова Книга обліку доходів і витрат

Для фізосіб-підприємців (крім тих, що обрали спрощену систему оподаткування) та для фізосіб, які провадять незалежну професійну діяльність, Міндоходів пропонує нову Книгу обліку доходів і витрат та новий Порядок її заповнення¹ (див. «ДК» №42/2013).

Електронна або паперова Книга обліку

Одне з найважливіших нововведень — можливість вести Книгу в електронному вигляді та спрощення самої форми Книги. Крім того, її форма тепер не передбачає ведення обліку товарів.

Спершу про електронну форму Книги. У разі обрання такого варіанта ведення обліку підприємець повинен отримати в АЦСК² посилені сертифікати відкритих ключів (якщо ще їх не має) та укласти з Міндоходів договір про визнання електронних документів (у паперовому або електронному вигляді). Схема отримання ключів та укладання договору — аналогічна до тієї, яка застосовується для подання податкових декларацій засобами електронного зв'язку в електронній формі. Далі формується та надсилається за місцем податкового обліку заява на отримання книги. Згідно з вимогами Порядку, податкова має зареєструвати вашу Книгу протягом 3-х робочих днів. Саме у цей термін вам має надійти повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням її реєстраційного номера та дати реєстрації.

¹ Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. №481. Наказ набирає чинності з дня офіційного опублікування. На момент підписання номера до друку офіційна публікація очікувалась в «ОВУ» від 18.10.2013 р. №78.

² Акредитований центр сертифікації ключів.

Після отримання такого повідомлення підприємець має право вести Книгу в електронному вигляді згідно з вимогами Порядку. Електронний вигляд книги не виключає можливості виправлення помилок або коригування вже внесеної інформації. Це відбувається шляхом доповнення рядка, в якому відображається від'ємне або додатне значення.

Ті, хто веде та хоче продовжувати вести паперовий варіант Книги, повинні перейти на нову спрощену форму, бо стара форма втратила чинність. Як і раніше, паперова Книга реєструється за основним місцем обліку підприємця. Згідно з Порядком, у разі потреби реєстрації нової Книги протягом податкового (звітного) періоду (протягом року) записи у ній продовжуються наростаючим підсумком. Попередня Книга залишається у самозайнятої особи. На нашу думку, цю норму слід застосувати при переході на нову спрощену форму Книги. Отже, після реєстрації нової Книги стару (затверджену наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. №1025) лишаємо у себе, а записи у новій продовжуємо наростаючим підсумком.

Нове у новій Книзі обліку

Як уже зазначалося вище, нова форма Книги не містить колонок, де слід було відображати залишки та інформацію про внутрішнє переміщення товарів та запасів. У межах обліку витрат новий Порядок передбачає тепер лише зазначення суми:

— витрат, пов'язаних із придбанням товарів (робіт, послуг) (графа 6);

— витрат на оплату праці найманих осіб (графа 7), у т. ч. нарахувань на оплату праці найманих осіб, понесених у звітному місяці;

— інших витрат, пов'язаних з одержанням доходу (графа 8). Тут йдеться про витрати, пов'язані з одержанням доходу, які не зазначені у графах 6 та 7, зокрема витрати на сплату послуг, зв'язку, орендних та комунальних платежів тощо.

У графі 5 зазначаємо реквізити документів (номер, дата, назва), що підтверджують понесені витрати. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт, послуг. Нагадаємо, що роздрукованих електронних квитків тепер також достатньо для підтвердження витрат на дорогу, понесених у межах госпдіяльності підприємця.

Вимоги п. 177.4 ПКУ не змінилися, тож підприємець має право зменшити оподатковуваний дохід лише на операційні витрати (визначаються згідно з п. 138.4, 138.6 — 138.9, пп. 138.10.2 — 138.10.4 та п. 138.11 ПКУ). Отже, на нашу думку, в Книзі слід зазначати лише ті витрати, які допомогли отримати дохід у звітному періоді. Увага: витрати за придбаними товарами показуємо у періоді, коли відбулася реалізація відповідних ТМЦ. До речі, підприємець має право і на витрати, понесені під час перебування на іншій системі оподаткування, якщо дохід він отримав та оподатковує за загальною системою. Про це говорять роз'яснення Міндоходів, розміщені в Єдиній базі податкових знань.

Iще одна новація — введено графу, де можна відобразити суму повернутих підприємцем коштів за товари (роботи та послуги) та/або повернутої передоплати (графа 3). Отже, у графі 4 наводимо розрахункову величину: різницю між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернення коштів (графа 3).

Новий порядок вже не вимагає ведення окремих книг працівниками підприємця, які здійснюють готівкову реалізацію товару. Записи у новій Книзі ведуться у гривнях з копійками, на відміну від попередньої форми, де суми заповнювались у гривнях.

Переходимо на нову форму Книги обліку

Та повернімося до переходу на нову Книгу. Краще переходити на неї з початку календарного місяця. Оскільки Книга заповнюється наростаючим підсумком з початку року, то підсумкові квартальні та річні рядки у новій Книзі враховуватимуть суми за колонками старої Книги, показані у таблиці.

Таблиця

Відповідність колонок старої форми¹ Книги обліку та нової для заповнення підсумкових даних за квартальний та річний періоди

¹ Затверджена наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. №1025.

Підсумкові рядки

Стосовно підсумкових рядків. Взагалі про вимогу заповнення загального підсумку — за місяць, квартал та рік — йдеться тільки у порядку заповнення графи 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності».

Крім цього, про звітні періоди згадується у коментарі до заповнення графи 7 та графи 9.

У графі 7 відображають витрати на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих осіб, понесені у звітному місяці. У графі 9 — суму чистого оподатковуваного доходу. Вона розраховується як різниця між сумою доходу за звітний період (графа 4) та сумою понесених витрат від провадження господарської або незалежної професіональної діяльності (графи 6, 7, 8).

У розділі ПКУ, який регулює оподаткування підприємців на загальній системі та самозайнятих осіб, йдеться лише про річний звітний податковий період. Виняток — для підприємців, які щойно зареєструвалися або повернулися на загальну систему зі спрощеної. Такі підприємці подають податкову декларацію за результатами звітного кварталу, в якому розпочата така діяльність або відбувся перехід на загальну систему оподаткування. Отже, для них першим звітним періодом є квартал.

Зважаючи на наведене, вважаємо, що краще рахувати підсумки за всіма графами щомісяця або щокварталу. Це буде зручно для підбиття річних підсумків та допоможе уникнути зайвих претензій податкової, яка посилатиметься на вимогу «місячних» підсумків, про які йдеться у Порядку заповнення графи 2¹.

¹ Зверніть увагу, у графі 2 відображається, зокрема, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).

Важливо знати, що Книга зберігається у самозайнятої особи протягом 3-х років після закінчення звітного періоду, в якому зроблено останній запис.

Відповідальність

I нагадаємо про відповідальність. ПКУ зобов'язує фізосіб-підприємців вести Книгу обліку доходів і витрат та мати підтвердні документи щодо походження товару (п. 177.10 ПКУ). Ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їхніх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягне за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень (згідно зі ст. 121 ПКУ). Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Крім цього, передбачено й адміністративну відповідальність. Неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов'язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу у розмірі від трьох до восьми н. м. д. г. (51 — 136 грн) (ст. 164-1 КУпАП). Дії, передбачені частиною першою цієї статті, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі від п'яти до восьми н. м. д. г. (85 — 136 грн).

Міндоходів вважає, що аналогічні санкції застосовуються також у разі, якщо підприємець не зареєструє у встановленому порядку Книгу обліку.

Наталія КАТЕРИНЕЦЬ, «Дебет-Кредит»