Лист Національного банку України від 22.04.2013 р. №11-117/1363/4874
Одне зі старих питань щодо сфери документального оформлення операцій з готівкою стосується такого щомісячного явища, як виплата зарплати. I це при тому, що є, причому досить давно, декілька нормативних документів, які регламентують документальне оформлення касових операцій та відповідальність за їх порушення. Але питання практичної реалізації цих нормативних документів часто потребують пояснення з боку НБУ.
Наприклад, що робити у разі, якщо на підприємстві зарплата видається готівкою? Оформити видачу грошей з каси видатковим касовим ордером (далі — ВКО) за формою, затвердженою додатком 3 до Положення №6371.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
А якщо на такому підприємстві працює більше, ніж декілька осіб? Чинне законодавство дозволяє оформити таку видачу видатковою відомістю (див. п. 3.4 Положення №637) за формою, затвердженою додатком 1 до Положення №637. Чи потрібно при цьому оформляти ВКО? Здавалося б, просте запитання, але воно досі залишається актуальним, і НБУ продовжує давати на нього відповіді.
Звернімося до п. 3.4 Положень №637. У ньому сказано: «Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями». Повторює цю норму і п. 3.8 Положення №637: «Виплати, пов'язані з оплатою праці, проводяться касиром підприємства або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача чи за видатковими відомостями».
Так, можливо, запис до касової книги слід робити лише на підставі ВКО? Ось тут Положення №637 містить дві вказівки. Згідно з п. 4.3 Положення №637: «Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі». Тобто, з погляду п. 4.3 Положень №637, видаткова відомість на видачу готівки та ВКО — це дві самостійні підстави для внесення запису до касової книги.
Проте згідно з п. 3.9 Положення №637 касир зобов'язаний «здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю». Отже, видаткова відомість у цьому разі — документ вторинний, а підставою для запису до касової книги є саме ВКО.
Саме такого висновку доходить ось уже багато років НБУ, консультуючи бухгалтерів та касирів.
Але як оформити такий ВКО? Адже більшість реквізитів вимагають участі у складанні цього документа одержувача готівки, що є неможливим при колективному отриманні коштів.
Коментованим листом НБУ роз'яснив таке. У разі якщо ВКО оформляється на загальну суму коштів, що видаються, наприклад, за відомістю на виплату грошей працівникам підприємства, то:
1) у реквізиті «Видати» зазначається відповідний підрозділ підприємства, що одержує кошти. Якщо на підприємстві немає підрозділів (згідно зі встановленою організаційною структурою), то, з погляду автора, у цьому реквізиті нічого зазначати не потрібно;
2) реквізит «Одержав», в якому проставляється сума готівки, не заповнюється (це саме встановлено п. 3.10 Положення №637);
3) реквізит «Підпис одержувача» не заповнюється, бо одержувачі готівки ставлять свої підписи про отримання у видатковій відомості. Ця рекомендація логічна, адже якщо реквізит «Одержав» не заповнюється, то неможливо проставити у ВКО і підпис одержувача;
4) інші реквізити ВКО, а саме: дата, найменування, номер, дата і місце видачі документа, що посвідчує особу одержувача, — повинні заповнюватися відповідно до вимог Положення №637. Вимога вносити такі дані до ВКО встановлена п. 3.5 Положення №637 лише при видачі готівки окремим фізособам. При видачі готівки кільком особам за відомістю дані про документи, що посвідчували їхню особу, до ВКО не вносяться. В графі «Примітки» платіжної відомості ці дані не є обов'язковими і зазначаються тільки за потреби. А тому, на нашу думку, сама особа, що видає готівку, вирішує, чи потрібні їй такі дані у видатковій відомості.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»