Лист Міністерства доходів і зборів України від 22.04.2013 р. №1317/6/99-99-18-06-05-15
Як нагадує Міндоходів, його підрозділи, зокрема податкові органи, надають на сьогоднішній день як мінімум два види електронних сервісів: приймання звітності та листування з платниками податків в електронному вигляді.
З процесом створення і відправки до податкового органу електронних документів щомісяця стикаються ті платники податків, які подають податкову звітність в електронному вигляді. Слід зазначити, що правильно створений електронний документ, зі всіма передбаченими законодавством обов'язковими реквізитами, має ту саму юридичну силу, що й документ, який було складено на папері.
Проте можливість заощадити робочий час і кошти на придбання бланків, оперативно відстежувати зміни у формах звітності, скоротити кількість візитів до податкових органів, а також уникнути черг у територіальних органах, про які згадує Міндоходів, це тільки один бік медалі. Електронний документообіг потребує:
а) ретельної перевірки правильності складання електронного документа. До них ми поки що тільки звикаємо, а тому схильні не помічати відсутності обов'язкових реквізитів у таких документах або помилки під час їх складання. Але, як зазначає Міндоходів у листі №2521/6/99-99-18-06-05-15, невиконання платником податків наведених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, які ведуться в електронному вигляді, є підставою для невизнання їх підтвердними документами. З цим можна зіткнутися під час податкової перевірки, під час приймання податкової звітності чи розгляду Міндоходів кореспонденції від платників податків;
б) створення умов і дотримання правил зберігання електронних документів. Оскільки п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88, установлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи і електронний документообіг. А зберігання первинних документів і звітності — один з обов'язків юрособи з метою ведення бухобліку і платників податків та зборів для підтвердження даних, відображених у податковій звітності (ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік1, п. 44.3 ПКУ).
1 Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Крім того, як нагадує Міндоходів у коментованому листі, підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовляти копії електронних документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів і відповідних органів у межах їхніх повноважень, що передбачені законом (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік). Попереджаючи запитання, Міндоходів нагадує, що ст. 85 ПКУ не вимагає при податковій перевірці виготовлення таких копій саме в паперовому вигляді. Однак на практиці, як правило, йдеться все-таки саме про паперові копії електронних документів, причому засвідчені згідно з Порядком засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженим постановою КМУ від 26 травня 2004 року №680.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»