За допомогою тандема «1С:Бухгалтерія для України» та кошторисного програмного комплексу АВК
Проблема ціноутворення у будівництві — одна з найскладніших. Попри те, що ще 2000 року Держбуд України проголосив ресурсний спосіб як офіційно прийнятий, на практиці він не набув загального поширення. Ось чому здійснення взаєморозрахунків за виконані роботи без застосування комп'ютерів та спеціального програмного забезпечення, навіть у невеликих будівельних організаціях, — справа доволі скрутна.
Запровадження однорівневої ресурсної системи ціноутворення у будівництві ускладнило взаєморозрахунки за виконані роботи без застосування комп'ютерів і спеціального програмного забезпечення навіть у невеликих будівельних організаціях.
Серед програмних комплексів для визначення вартості будівництва, що застосовуються в Україні, АВК (Автоматизований Випуск Кошторисiв), певно, найпоширеніший кошторисний комплекс. Програмний комплекс АВК застосовується:
- при розробленні інвесторської кошторисної документації;
- при перетворенні інвесторських кошторисів на документ «Договорная цена»;
- при складанні «Актів вартості виконаних будівельних робіт КБ-2В» та всіх супровідних документів, що обгрунтовують (КБ-3. КБ-6. М-29, IВР тощо).
Складання таких документів є не лише трудомістким завданням через великі обсяги оброблюваної інформації, а й специфічним у сенсі вимог податкових органів. Автоматизація бухгалтерського обліку в будівельних організаціях і коректне проведення взаєморозрахунків за виконані будівельні роботи наполегливо вимагає зістикування відповідних програм. Таке об'єднання зумовило б значне скорочення трудовитрат при взаємоув'язці бухгалтерської та кошторисної інформації.
Об'єднані програмні ресурси
Поєднання «кошторисних» можливостей програмного комплексу «АВК» та облікових спроможностей програмного комплексу «1С:Бухгалтерія для України» дозволить автоматизувати розрахунки вартості будівництва на всіх етапах інвестиційного циклу й оперативно вирішувати чимало управлінських та логістичних завдань.
Поєднуючи два програмні комплекси, бухгалтерський та кошторисний, ви отримаєте єдиний інформаційний простір у своїй будівельній компанії. Це дозволить коректно обробляти будь-які форми звітності, сформовані при взаєморозрахунках із замовником, здійснювати імпорт і експорт даних для отримання необхідних документів бухгалтерської звітності щодо планової та фактичної витрати матеріалів. Автоматизований обмін інформацією між програмними комплексами дозволить у кошторисному комплексі «АВК» враховувати в «Акті КБ-2В» ціни матеріальних ресурсів, зафіксовані у «1С:Бухгалтерії». А також видавати Підсумкову відомість ресурсів та «Звіт М-29» у номенклатурі, відображеній в облікових бухгалтерських документах будівельної організації.
Поєднання «1С:Бухгалтерії для України» та АВК дозволяє:
- формувати звітні документи при взаєморозрахунках за виконані будівельні роботи на основі реальних цін на матеріально-технічні ресурси;
- формувати документи «Звіт М-29» та Підсумкову відомість ресурсів як у номенклатурі ресурсів «АВК-3», так і «1С:Бухгалтерія для України»;
- списувати матеріали, зафіксовані в «1С:Бухгалтерія для України», за їх реальною витратою, врахованою в М-29 та Акті КБ-2В.
Як поєднати бухгалтерське та кошторисне господарство?
Для здійснення експорту-імпорту даних між АВК та 1С до конфігурації «Бухгалтерський облік для України» додаються такі метадані:
- Константи (КаталогАВК, МашиныИМеханизмы, ЗатратыТруда, ТранспортныеЗатраты, СкладскиеЗатраты);
- Забалансовий рахунок «РА» (ресурси АВК);
- Види субконто (Стройки, Объекты);
- Довідники:
-
- «Соответствие ТМЦ в АВК». У цьому довіднику зберігаються відповідності і коефіцієнт переведення з базової одиниці вимірювання 1С в одиницю вимірювання АВК (наприклад, кг > т Коефіцієнт = 1000). При завантаженні даних у документ «Ведомость ресурсов АВК» цей довідник автоматично поповнюватиметься ресурсами. Для цього потрібно буде вказати кожному ресурсу АВК відповідність в «1С»;
- «Стройки», «Объекты». У них зберігаються будови та їхні об'єкти, вони автоматично поповнюються при завантаженні даних у документ «Ведомость ресурсов АВК»;
- «Загруженные файлы АВК». При завантаженні даних у документ «Ведомость ресурсов АВК» програма контролює за даними цього довідника, чи завантажувався цей файл до інших документів;
- «Номенклатура». У цьому довіднику конфігурації «Бухгалтерський облік для України» міститься інформація про ТМЦ фірми, як передана з АВК, так і матеріали, що вводяться за прибутковою накладною;
- Журнал «Ведомость ресурсов»;
- Документ «Ведомость ресурсов АВК».
Ці метадані додаються шляхом об'єднання конфігурації «Бухгалтерський облік для України», яка встановлена у вас, та конфігурації, що поставляється, з налаштуваннями під програмний комплекс «АВК».
Увага! Конфігурація, що поставляється, сама собою непрацездатна і призначена лише для об'єднання з типовою конфігурацією. У ній є лише метадані, необхідні для успішного об'єднання конфігурацій.
Процедура об'єднання конфігурацій стандартна і здійснюється у режимі Конфігуратора. У вікні режиму Объединение конфигураций потрібно лише перевірити, щоб у групі Приоритет конфигурации було встановлено перемикач Текущая конфигурация, а у групі Метод объединения — перемикач Замещать объекты.
Після завершення роботи у вікні Конфигурация залишиться зробити таке:
1. У групі Справочники, у властивостях довідника Стройки встановіть для реквізиту Договор тип значення Документ.Договор.
2. У групі Планы счетов:
- додайте до плану рахунків Основной забалансовий рахунок РА (Ресурсы АВК), на запитання Счет будет иметь субсчета? відповідайте Нет.
- поставте ознаки рахунка: кількісний, забалансовий і
- встановіть вид Субконто 1 = Стройки;
- встановіть вид Субконто 2 = Объекты;
- встановіть вид Субконто 3 = ТМЦ;
3. У документі «Ведомость ресурсов» встановіть прапорець Бухгалтерский учет.
4. Збережіть зміни — і конфігурація «Бухгалтерський облік для України» готова до роботи з кошторисним комплексом АВК.
Після поєднання конфігурацій у вашій «Бухгалтерії для України» з'явиться весь необхідний інструментарій для коректного ведення бухгалтерського обліку та формування документів і звітів щодо планової та фактичної витрати матеріалів. Перед початком роботи у конфігурації треба буде заповнити службові константи, створивши у довіднику «Номенклатура» два службові каталоги ТМЦ «Машины и механизмы» та «Затраты труда».
Ресурси одним документом
Основний документ, що формує кошторис будь-якого будівництва, — «Ведомость ресурсов». Для коректної взаємоув'язки всіх характеристик ресурсів, що використовуються у кошторисі, документ має додаткову закладку АВК, на якій зосереджено весь необхідний набір інструментів. Алгоритм заповнення документа буде зрозумілий для бухгалтера, але ми стисло пояснимо деякі особливості.
Заповнення форми документа слід почати з вибору складу, з якого буде проведено списання матеріалів, витратного рахунка, на який буде списано облікову вартість об'єктів, а також відповідних статей витрат, об'єктів аналітики цього рахунка.
На закладці АВК слід вибрати файл імпорту даних з АВК і натиснути кнопку Загрузить. Внаслідок цього таблична частина документа заповниться даними щодо списуваних матеріалів (ресурсів). Якщо увімкнути прапорець на пункті При отсутствии соответствий, создавать новый ТМЦ, то у довіднику «Номенклатура» з'явиться папка «Ресурсы АВК», в якій будуть створені елементи довідника, відповідні ресурсам АВК.
Відтак встановлюється відповідність ресурсів АВК і фактично введених матеріалів з довідника «Номенклатура» у конфігурації «Бухгалтерський облік для України». Фактично куплені матеріали вводяться за прибутковою накладною постачальника за допомогою документа «Приходная накладная».
Після цього у довіднику «Соответствия в АВК» кожному ресурсу АВК ставиться у відповідність матеріал з довідника «Номенклатура» і за потреби задається коефіцієнт переведення для одиниць вимірювання. Наприклад, якщо ресурс АВК задавався у тоннах, а фактично куплений матеріал за прибутковою накладною отримувався у кілограмах. Якщо одному запису з АВК відповідає декілька матеріалів «1С», то у довіднику слід створити декілька рядків, зазанчивши необхідні матеріали з «1С:Бухгалтерії для України». Наприклад, у ресурсах АВК зазначено «Болты, гайки, шайбы», а в 1С це відповідає трьом позиціям: Болт d0,2, Гайка d0,2, Шайба d0,2.
Автоматичне заповнення номенклатури документа. Після встановлення відповідностей можна повторно завантажити дані з АВК, для того щоб програма автоматично заповнила відповідності, відтак провести документ «Ведомость ресурсов» (кнопка Провести). При цьому в табличній частині документа зазначаються власна назва списуваних ТМЦ та їх аналог у програмному комплексі АВК, із зазначенням їхніх партій та кількості списуваних одиниць. Графи Сумма-, НДС і Сумма+ недоступні для редагування, їх значення розраховуються автоматично при проведенні документа, відповідно до списуваних партій ТМЦ.
Списання відбувається як за конкретними партіями, так і за одним із методів автоматичного списання, FIFO або LIFO. Для автоматичного списання обирається Партия по умолчанию. Якщо вибрано автоматичне списання, і ТМЦ списується декількома партіями, графи Сумма-, НДС і Сумма+ будуть розраховуватися як середньозважена сума цих партій.
Увага! Якою б бухгалтерською програмою ви не користувалися, у програмному комплексі АВК є функція виведення даних в «OUTBOX». Вона вивантажує дані з АВК у «відкритому» вигляді, з описом структури, що дозволяє користуватися ними у будь-якій програмі.
При проведенні документа формуються проведення за забалансовим рахунком РА з аналітикою за субконто Стройки, Объекты, ТМЦ. Формуючи стандартні бухгалтерські звіти за цим рахунком, ви зможете отримувати необхідну інформацію про розподіл матеріалів за будовами й об'єктами.
Вимоги для встановлення ПК АВК-5:
1. Мінімальні системні вимоги:
ОЗУ — не менше 256 МБ;
тактова частота — не менше 1 ГГц;
обсяг вільного дискового простору — не менше 512 МБ;
операційна система: Windows XP/Vista/ Windows 7.
2. АВК-5 не працює на віртуальних машинах і в термінальному режимі (тонкий клієнт тощо).
Увага! Для коректної роботи ПК АВК помістіть папку, в яку ви встановили програму, в «довірену зону» вашої антивірусної програми.
Після проведення документа «Ведомость ресурсов» за допомогою кнопки Выгрузить можна вивантажити дані до програмного комплексу АВК. До нього будуть вивантажені такі дані:
- код ресурсу АВК/1С;
- найменування ресурсу АВК/1С, одиниця вимірювання ресурсу АВК/1С;
- кількість ресурсу АВК;
- ознака зворотного матеріалу;
- коефіцієнт переведення;
- залишок ресурсу в «1С»;
- ціна ресурсу в «1С»;
- обгрунтування ціни;
- ознака ціни (відпускна або кошторисна).
Порядок оновлення налаштувань АВК, вбудованих у вашу конфігурацію, теж стандартний. Достаньо запустити Конфігуратор і в режимі Объединение конфигураций встановити перемикач Замещать объекты, вибравши прапорці лише для елементів, що належать до АВК.