Закриття періоду в сільському господарстві
Які дні у роботі бухгалтера найбільш напружені? Звичайно, це дні закриття періоду та підготовки звітності. У цей час бухгалтер перебуває у справжньому цейтноті: з одного боку, немає змоги зайнятися цією роботою раніше, ніж отримано всі первинні документи і закінчено відображення господарських операцій періоду, з іншого — потрібно вкластися у термін до дати подання звітності. Що допомагає бухгалтерові впоратися з цими завданнями?
На жаль, бухгалтери не можуть змінити дату здавання звітності. А вимагати з контрагентів надання вхідних первинних документів хоча й можливо, але дуже часто доволі проблематично. Проте вихід із цього становища є!
Коли контрагент «гальмує» звітність
Відповідно до національних стандартів бухгалтерського обліку, на відміну від МСФЗ, операція не може бути відображена в обліку без правильно оформленого первинного документа. У податковому обліку те саме. Отже, не отримавши вхідного акта і податкової накладної, не можна відобразити операцію. I це попри те, що операція відбулася першого числа місяця, який уже закінчився. До всього ще й лист з актом та податковою накладною не отримані. Наприклад, контрагент перебуває в іншому місті і надіслав звичайною поштою лист, та ще й індекс з помилкою написав — буває і таке. Ось і виходить: первинних документів немає, відобразити операцію не можна, а вплинути на контрагента практично неможливо. Доводиться сидіти і чекати, а термін здавання звітності невблаганно наближається!
Або інший приклад: документи від контрагента надійшли вчасно, але з помилкою в оформленні. Бухгалтер повідомляє про помилку контрагента і знову чекає, поки той надішле новий виправлений документ. Знову марнується час, знову все залежить від оперативності і точності партнера.
А ось забезпечити формування та відображення «день у день» власних первинних документів в оперативному режимі можна. I чимало підприємств цього вже домоглися завдяки запровадженню автоматизованих систем управління на базі продуктів серії «1С:Підприємство».
Розподілимо витрати автоматично
Нарешті отримано і акт виконаних робіт, і податкову накладну. Залишається останнє завдання: закриття періоду, в межах якого потрібно обробити всі відображені господарські операції, розподілити витрати і сформувати фінансовий результат. Особливо трудомістка ця процедура на сільгосппідприємствах. Проте автоматична обробка розподілу витрат і закриття періоду, реалізована у прикладних вирішеннях серії «1С:Підприємство 8», дозволяє прискорити і цей процес.
Розглянемо методику закриття року, розроблену методистами й автоматизовану програмістами «АБI Україна» на замовлення фірми «1С» для прикладного рішення «1С:Підприємство 8. Управління сільськогосподарським підприємством для України».
Для прикладу візьмемо рослинницьке сільгосппідприємство, автоматизоване за допомогою зазначеного вище прикладного рішення. Тут сільськогосподарський рік проходить таким чином. Протягом усього періоду (від початку підготовки до посівної до збору врожаю, його обробки й отримання готової продукції на склади компанії), в інформаційній базі формуються первинні документи для щоденного оперативного накопичення та обліку фактичних витрат. Друковані форми цих документів забезпечують правильне документальне оформлення господарської діяльності, а автоматично сформовані бухгалтерські проведення — правильне відображення операцій з погляду бухгалтерського та податкового обліку.
Створені відповідно до українських затверджених форм, ці документи постійно підтримуються розробниками в актуальному стані, і при зміні вимог до їх оформлення актуалізуються і друковані форми у конфігурації. Так, на початку лютого 2012 року вийшов новий реліз УСГПдУ, що включає нові правила оформлення податкової накладної.
Таким чином, протягом звітного періоду накопичуються витрати, що складаються з вартості насіння, засобів захисту рослин, добрив, пального, використаного під час посівної та в період догляду за посівами, амортизації сільгосптехніки, заробітної плати, що виплачується працівникам, безпосередньо зайнятим в основному виробництві, нарахувань на зарплату та інших прямих витрат. Облік витрат ведеться у розрізі:
- номенклатурних груп (культур);
- статей витрат;
- підрозділів (полів).
Прямі витрати відносяться безпосередньо на культуру.
При отриманні продукції, відповідно до НСБУ «Біологічні активи», в обліку констатується первісне її визнання — оцінка за справедливою вартістю. Пояснимо, що це означає.
Наприклад, виростили культуру сорту «Ячмінь Челябінський». Факт збору врожаю (кожного зважування) відобразили документом «Регистрация взвешиваний на току». За наслідками зважувань кнопкою Заполнить сформували табличну частину документа «Реестр приема зерна». Документ «Реестр приема зерна» автоматично сформує і заповнить документ «Отчет производства за смену». Після проведення документа «Отчет производства за смену» будуть сформовані проведення, показані в таблиці нижче.
Причому фраза «Оприходованы возвратные отходы» (у табличній частині документа) якраз і означає, що у термінах конфігурації «Управління виробничим підприємством для України», на базі якої розроблено УСГП, оприбутковано продукцію, для якої не розраховується собівартість. При цьому оприбуткування здійснюється за ціною, раніше заповненою у відповідному регістрі відомостей.
Саме до цього регістру бухгалтер і вніс значення справедливої вартості.
|
|
|
|
|
|
|
К-т |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
сума К-т |
|
|||||||
| 08.09.2011 0:00:00 |
|
|
Ячмінь Челябінський-99 зерно без класу |
|
Обкл. ПДВ |
|
Рослинництво | Обкл. ПДВ |
|
|
| Звіт виробництва за зміну ЮЖ000000038 від 08.09.2011 | Головний склад |
|
Ячмінь Челябінський-99 |
|
Оприбутковано зворотні відходи | |||||
| ТзОВ «Урожай» | Iнші мат-ли | |||||||||
Підготовка до закриття
Проте повернімося до нашого основного завдання — «закриття року».
Наступним етапом буде перевірка, наскільки правильно відображено всі операції з реалізації продукції. Якщо використовується ордерна схема обліку, то перевірити можна за звітом «Товары к передаче со складов». Якщо ордерна схема не використовується, то треба перевірити, чи всі документи «Реализаций товаров и услуг» проведено.
А якщо відвантаження відбувається лише за передоплатою, можна перевірити за звітом «Взаиморасчеты» з відбором за договорами на продаж сільгосппродукції. (Щоправда, це можливо, якщо відповідну ознаку не полінувалися проставити у договорах). У ньому борги підприємства — це якраз і буде недовідвантажена продукція. Якщо відвантаження здійснюють за замовленнями (використовується механізм «Заказы покупателей»), то можна побудувати звіт «Анализ Заказов». У принципі, конфігурація має багато можливостей для перевірки, і всі вони залежать від того, в якому обсязі використовується конфігурація.
Також потрібно буде перевірити:
- проведення всіх документів нарахування амортизації;
- проведення документів «Регистрация авансов в налоговом учете», «Отражение зарплаты в регламентированном учете»;
- відображення нарахування податків;
- проведення документа «Списание затрат будущих периодов».
Закриття звітного року
Якщо всі операції вводилися своєчасно, при цьому не було випадків відображення операцій «заднім числом», то після проведення останнього документа періоду можна приступати до його закриття.
Якщо ж усе-таки були випадки проведення операцій «заднім числом», то перед закриттям періоду потрібно, за допомогою сервісної обробки «Проведение документов», поновити правильну послідовність відображення операцій. В обробці потрібно натиснути кнопку Выполнить. Якщо при введенні документів «заднім числом» були допущені помилки, то при повторному проведенні документів обробкою у вікно повідомлень будуть виведені повідомлення про конкретні помилки. Бухгалтеру потрібно буде з ними ознайомитися і внести виправлення до документів, після чого повторно запустити обробку. Вона продовжить поновлення послідовностей з того документа, на якому зупинилася внаслідок помилки.
Коли правильні послідовності операцій поновляться аж до останнього документа поточного періоду, — завдання поновлення послідовності документів буде виконано остаточно.
Після цього треба буде провести документи «Корректировка стоимости списания товаров» для автоматичного коригування розрахунку середньої вартості списання для всіх партій, списаних за кожною організацією.
I, нарешті, можна переходити до найбільш трудомісткої операції (у разі ручного обліку), але повністю автоматизованої в «1С: Підприємство 8. Управління сільськогосподарським підприємством для України». Це операція розподілу витрат допоміжних підрозділів на витрати за культурами (у термінах найменувань аналітики на рахунку 23 плану рахунків прикладного рішення — за «номенклатурними групами»).
До витрат, що підлягають розподілу, можуть, залежно від облікової політики вашої організації, належати або всі витрати допоміжних підрозділів (і прямі, і непрямі), або тільки непрямі.
Розподіл прямих витрат
Відповідно до облікової політики, встановленої параметричним налаштуванням прикладного рішення, прямі витрати можуть відображатися По заказчику (тобто на підрозділ-замовник) (див. малюнок). Оскільки підрозділом-замовником виступає підрозділ основного виробництва, то при такому налаштуванні витрати відображаються відразу на поле і культуру, і додаткового розподілу не потрібно. Розподіляти у цьому разі слід лише витрати, які накопичувалися на весь підрозділ в цілому, тобто ті, які неможливо прямо пов'язати з конкретною номенклатурною групою основного виробництва (наприклад, зарплата начальника гаража, витрати на ремонт транспортних засобів тощо).
Якщо ж прямі витрати допоміжних підрозділів відносилися По исполнителю (див. малюнок), то і вони теж підлягають розподілу на номенклатурні групи.
Проте прямі витрати у цьому прикладному рішенні розподіляються не наприкінці періоду, а оперативно протягом періоду. При цьому розподіл прямих витрат провадиться за допомогою документів:
- «Отчет производства за смену»;
- «Учетный лист тракториста», «Путевой лист автотранспорта», що формуються при закритті кожного місяця.
Розподіл витрат провадиться автоматично відповідно до облікової політики підприємства, яка задається у системі параметричним способом (див. малюнки).
Пропорційний розподіл. Часто факт надання послуг основному виробництву з боку допоміжних підрозділів оперативно відображається документами «Отчет производства за смену». У цьому разі за допомогою документа «Расчет себестоимости» здійснюється автоматичний розподіл усіх витрат допоміжного виробництва на «номенклатурні групи» основного виробництва пропорційно до наданих допоміжними підрозділами послуг. При цьому буде визначено собівартість однієї послуги виходячи із загального випуску та загальної суми витрат, а відтак ця сума буде розподілена за «номенклатурними групами».
Непропорційний розподіл. Згідно з обліковою політикою витрати допоміжного виробництва можуть розподілятися не пропорційно до обсягу наданих послуг, а пропорційно до накопичених прямих витрат із заробітної плати основного виробництва. На цей випадок у такому прикладному рішенні передбачено простий варіант — достатньо зазначити опцію Распределять затраты пропорционально сумме основной зарплаты (див. малюнок вище).
Розподіл непрямих витрат
Після розподілу та відображення в обліку прямих витрат можна переходити до розподілу непрямих загальновиробничих витрат. Облікову політику організації щодо правил розподілу загальновиробничих витрат зазначають в інформаційній базі у регістрі «Способы распределения статей затрат организаций» (див. малюнок нижче).
У цьому прикладному рішенні способи розподілу можуть досить гнучко налаштовуватися користувачем для підтримки всіх положень затвердженої облікової політики підприємства. Для спрощення роботи користувачів у комплекті прикладного рішення є кілька обумовлених способів розподілу витрат.
По объему выпуска — базою розподілу буде обсяг випуску в натуральних одиницях вимірювання. За кількістю випуску можна розподіляти витрати, у разі якщо продукція у підрозділі випускається в однакових одиницях вимірювання, наприклад, завжди тонни або мішки однакової ваги.
По плановой себестоимости — базою розподілу буде вартість, записана у регістрі «Цены номенклатуры», це може бути справедлива або планова вартість чи планові ціни продажу.
По оплате труда — розподіл буде проведено пропорційно до суми оплати праці у собівартості випуску продукції, на який буде зроблено розподіл. У реквізиті База распределения зазначається По стоимости затрат, а на закладці Отбор вид витрат встановлюється як Оплата труда. Аналогічно користувач легко може створити спосіб розподілу за будь-яким іншим видом витрат, наприклад пропорційно до амортизації. Можна створити спосіб розподілу пропорційно до матеріальних витрат, як в обумовленому способі розподілу По материальным затратам.
По нормативам — базою розподілу буде планова собівартість, зазначена у регістрі «Плановая себестоимость номенклатуры».
По выручке от реализации — базою розподілу буде виручка від реалізації за фактичною ціною реалізації (можна встановити, за якою ціною, вибравши показник розподілу Цены номенклатуры.
Вручную — база розподілу задається вручну в документі «Установка базы распределения затрат».
Можливо створити спосіб розподілу та розподіляти витрати По основному сырью, встановивши базою розподілу натуральні вимірювання основної сировини у продукції. У реквізиті Основное сырье потрібно зазначити елемент довідника «Основное сырье» з основною сировиною та її аналогами.
На закладці Фильтры користувач може встановити фільтр — уточнити, для якої продукції або номенклатурної групи системі слід використовувати цей спосіб розподілу.
Автоматичний розподіл витрат за заданими правилами система виконує при проведенні документів «Распределение прочих затрат» і «Расчет себестоимости выпуска».
Формування фінансового результату
Після того як витрати розподілено, залишається остання процедура — формування фінансового результату сільськогосподарської діяльності. Ця процедура теж повністю автоматизована у конфігурації. Вона виконується за допомогою документа «Закрытие затрат с/х».
Документ виконує закриття як матеріальних, так і нематеріальних витрат, віднесених раніше на кожну «номенклатурну групу», та розподіл на рахунки фінансових результатів, визначаючи таким чином фінансовий результат сільськогосподарського року за кожною культурою без копіткої обробки бухгалтером кожного окремого проведення.
На цьому закриття періоду закінчено. Тепер можна готувати звітність.