Лист ДПСУ від 26.12.2011 р. №10406/7/18-4017
Насамперед звертаємо увагу на те, що до 06.08.2011 р. податкові органи могли надавати лише індивідуальні податкові консультації. Але з 06.08.2011 р. ст. 52 ПКУ доповнено п. 52.6, яким центральному податковому органу надано право періодично узагальнювати податкові консультації, які стосуються значної кількості платників податків або значної суми податкових зобов'язань. Такі узагальнюючі податкові консультації затверджуються наказом та підлягають оприлюдненню.
Незважаючи на це, ДПС України і надалі користується доволі цікавим способом доведення необхідної, на її думку, інформації до платників шляхом надання документів під загальною назвою «Пам'ятка». Наразі така пам'ятка надана платникам податків щодо ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів ДПС.
Отже, щодо використання електронних документів у господарський діяльності платника податків головний податковий орган звертає увагу на два аспекти:
1) органи ДПС можуть укладати договори, що визначають їх взаємовідносини у сфері електронного документообігу, зокрема визнання електронного цифрового підпису платників податків або посадових осіб платників податків лише за умови використання ними посилених сертифікатів відкритих ключів. При цьому єдина база податкових знань містить висновок про те, що сертифікати відкритих ключів, які отримано для підпису звітності в електронному вигляді, не можуть використовуватися платниками податків в іншій діяльності.
Таким чином, для ведення бухгалтерського, податкового та іншого обліку платнику податків слід дотримуватися загальних вимог чинного законодавства у сфері електронного документообігу — ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон №851) та ЗУ «Про електронний цифровий підпис» (далі — Закон №852);
2) ДПС України не заперечує щодо ведення платниками податків в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування, первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (подання їх до органу ДПС, зокрема, при проведенні перевірки) за умови дотримання платником податку вимог, визначених законодавством, а саме:
— такі документи підписуватимуться електронним цифровим підписом, посилений сертифікат якого надано платником податків до органу ДПС відповідно до договору про визнання електронних документів, укладеного з органом ДПС;
— при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС отримуватимуть від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.
Насправді ж ситуація виглядатиме дещо інакше. Відповідно до ст. 1 Закону №852 документом, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу, є сертифікат відкритого ключа, який видається центром сертифікації ключів.
Згідно з абз. 3 ст. 4 Закону №852 використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, установленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі. Статтею 7 Закону №851 визначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Причому під електронним документом, відповідно до ст. 5 Закону №851, розуміється документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. I створюється враження, що в коментованому листі податкові органи плутають електронний документ з документом, просто набраним на комп'ютері у різному форматі (.doc чи .xls). Електронний документ має бути створений у відповідному програмному забезпеченні, щоб його можна було підписати ЕЦП. Що в принципі важко сказати про документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, які створюються, для прикладу, в якихось спеціалізованих бухгалтерських програмах. А про первинні документи взагалі складно зрозуміти. Можливо, це все перспективи майбутнього, які хотіли би бачити податкові органи.
Але коли все ж таки маємо справу з електронним документом, то документ, підписаний електронним підписом (за допомогою сертифіката відкритого ключа), цілком відповідає вимогам п. 2 ст. 9 Закону №996 та п. 2.4 Положення №88, якими встановлені обов'язкові реквізити для первинних документів та надання їм юридичної сили і доказовості.
Проте як ці документи надати для перевірки та дотримати вимог пунктів 85.2, 85.4, 85.8 ст. 85 ПКУ? Згадайте історію з ЕВМД, коли, незважаючи на оформлення ВМД в електронному вигляді на митниці, все-таки банк бажав отримати паперову копію.
Тож і на документи фінансово-господарської діяльності чекає така сама доля. Оскільки до перевірки мають надаватись оригінали документів, то ведення документообігу в електронному вигляді може створити деякі проблеми. Наприклад, якщо йдеться про планову перевірку, то, можливо, бухгалтер й допустить перевіряльників до комп'ютерної бази таких електронних документів і виготовлятиме копії лише тих документів, що свідчать про порушення вимог податкового чи іншого законодавства. Якщо перевірка тематична (позапланова, фактична тощо), то тут відразу ж після початку перевірки надаватимуться копії документів, що належать до предмета перевірки.
Такий висновок напрошується виходячи з аналізу положень п. 6 ст. 9 Закону №996, яким установлено, що в разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників госпоперацій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Щодо завірення копій електронних документів, то тут слід погодитися з висновком ДПС України: має надаватися не просто паперова копія електронного документа, а засвідчені в порядку, встановленому постановою КМУ від 26.05.2004 р. №680, його електронні дані на певний момент часу.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»